Есть ли что-то более увлекательное, чем развертывание нового программного обеспечения на работе? Мы можем подумать о нескольких вещах: собрания в 16:30 в пятницу иRoot каналы сразу приходят на ум. 

Давайте будем честными: людям нравится получать новые инструменты, которые облегчают их работу, но переход от одной программы к другой может быть в лучшем случае напряжённым, а в худшем - катастрофическим. Вот почему абсолютно необходимо иметь солидный план внедрения программного обеспечения, который поможет всем адаптироваться к последним изменениям. 

Мы не стремимся к хвастовству (ну... может быть, немного), но мы знаем пару вещей о правильных и неправильных способах введения новой программы на работу. Помимо обучения наших клиентов лучшим способам внедрить Guru в их компаниях, у нас также есть множество собственных потребностей в программном обеспечении, которые нужно управлять. 

Мы не можем гарантировать, что всем понравится ваше новое программное обеспечение, но мы можем помочь вам составить разумный план внедрения программного обеспечения, который облегчит вашу жизнь. Вот что вам нужно знать для создания собственного солидного плана реализации. 

Почему важно внедрение программного обеспечения

Кто-нибудь когда-нибудь просто установил новое программное обеспечение на компьютеры компании и позволил людям просто работать с ним? Если так, то сомневаемся, что они пережили, чтобы рассказать об этом. Следовать течению хорошо для джем-групп и первых свиданий, но это действительно не то настроение, которое нужно для обучения целого отдела или компании новому программному обеспечению. 

Апатия и внедрение программного обеспечения - это несовместимые вещи

Внедрение нового программного обеспечения в неподготовленном коллективе не только станет стрессом, но и будет ошеломляюще неэффективным. Вы потратите слишком много времени на решение проблем, ответы на вопросы и устранение неполадок, которые можно было бы избежать с немного планирования. Хорошо продуманный план внедрения программного обеспечения позволяет вам выработать разумный график и помочь вам установить контрольные точки, которые можно использовать для измерения успеха. 

Неожиданные проблемы и развертывание программного обеспечения, как правило, идут рука об руку. К счастью, ваш план внедрения может существенно помочь в устранении неполадок. Мы не можем обещать, что ваш план внедрения защитит вас от медленного интернета, стрессовой недели на работе или человека, который ненавидит изучение новых технологий. Несмотря на это, мы можем сказать, что создание плана внедрения позволяет вам критически мыслить о возможных проблемах и решать их до того, как они возникнут. 

Превыше всего, ваш план внедрения помогает всем достичь успеха. Модули обучения, контрольные точки и часто задаваемые вопросы, которые вы создаете, предназначены для того, чтобы пользователи получили максимум от своего нового программного обеспечения. Это также экономит вам массу головной боли и помогает сохранить немного большего спокойствия. Принимая во внимание все обстоятельства, мы бы назвали это очевидным выигрышным вариантом. 

Советы по внедрению программного обеспечения 

Мы изложили свои доводы о том, почему планы внедрения программного обеспечения являются важной частью любого развертывания. Теперь давайте переключим внимание и сосредоточимся на том, как вы можете создать солидный план внедрения самостоятельно. 

Определите успех заранее 

Вы уже успели сесть и подумать, почему вы сначала создаете всесторонний план реализации? Извините, но "Сказал мой менеджер" - это не лучший ответ здесь. 

Солидный план/диета

Если вы хотите создать план внедрения, который сработает, подумайте о том, как вы можете измерить успех. Если только ваше рабочее место не является тем, кто любит покупать новое программное обеспечение просто из-за остроты процесса, мы предполагаем, что вы ищете новое программное обеспечение, чтобы решить какую-то проблему. 

Подумайте, какие проблемы новое программное обеспечение должно было решить, и установите метрически, чтобы вы могли измерить, как хорошо оно справляется с решением этих проблем. Прохождение этого упражнения может помочь вам определить, выбрали ли вы правильное программное обеспечение, и нужно ли вам возвращаться к рисованию. 

Создайте свой процесс внедрения 

Теперь мы переходим к самой сути того, зачем вы здесь: собственно план реализации. 

План внедрения программного обеспечения, который вы создадите, должен быть в состоянии управлять ожиданиями и для руководства, и для сотрудников, а также четко очерчивать сроки выполнения каждого этапа. Этот раздел важен, потому что он не просто описывает весь ваш процесс. Хорошо продуманный план может помочь устранить отклонение от объёма и облегчить всем движение по графику и соблюдение сроков. 

Ваш план реализации уникален и будет отличаться в зависимости от того, чем вы занимаетесь; несмотря на это, есть некоторые вещи, которые каждая полная версия плана должна содержать:

Основная информация

Рассматривайте это как 5W и 1H вашего плана, который вы можете показать любому принимающему решение, чтобы они кивнули головой и сказали "хорошо, классно". Опишите, какое программное обеспечение вы используете, причины, по которым вы делаете этот переход, и любые сопутствующие расходы.

Команда внедрения

Может быть, это только вы, может быть, это вся IT-команда, может быть, есть кто-то со стороны компании-разработчика программного обеспечения, который поможет с переходом. Несмотря на то, кто участвует, убедитесь, что вы подробно объяснили, кто они и какие у них обязанности. 

Ожидаемая временная линия

Сколько времени все будет занимать и когда ожидается, что вы достигнете определенных контрольных точек? Помните, что лучшие планы всегда имеют немного свободы во временной линии, чтобы учесть любые поправки к вашим планам.  

Предварительная работа

Что нужно сделать, чтобы подготовить ваши текущие системы к новому програмному обеспечению? Некоторым людям может понадобиться сделать несколько обновлений ОС, другим может понадобиться рассмотреть альтернативу - полное обновление системы. Несмотря на то, что вам потребуется, сейчас самое время все подробно изложить. 

#### Ожидаемые результаты

Увеличит ли это новое программное обеспечение продажи на 15% за следующие три квартала? Заменит ли эта новая программа две другие программы, на которые вы полагались? Этот раздел может сыграть ключевую роль в выравнивании интересов сторон и установке ожиданий к работе. 

Потенциальные проблемы

В идеальном мире каждая развертка программного обеспечения пройдет гладко, но мы же не живем в идеальном мире. Подумайте о том, что может потребоваться исправить или проверить после развертывания нового программного обеспечения. 

Затронутые сотрудники

Будет ли ваша новая программа использоваться всей компанией или только одной или двумя командами? Опишите, кто больше всего пострадает от ваших изменений в этом разделе.

План тренинга

Как все смогут быстро освоить новое программное обеспечение? Упомяните любые учебные модули и другие ресурсы, которые вы будете использовать, а также как вы планируете измерить успех тренинга. 

Очистка данных

Очень легко для бизнеса накапливать ненужные вещи. Старое программное обеспечение, которое занимает драгоценную память, и данные, которые не имеют отношения к делу на протяжении многих лет, - это лишь несколько вещей, которые приходят на ум. К счастью, план внедрения нового программного обеспечения - это идеальная возможность решить некоторые из этих проблем. 

Это событие на уровне Таннер. 

Возможно, внедрение нового программного обеспечения означает, что некоторые старые вещи останутся позади. Потратьте немного времени на то, чтобы провести весеннюю очистку и избавиться от старых данных и программ перед переходом на новую систему. Это имеет бонус, поскольку, возможно, создаст новые возможности для организации важной информации. 

Создайте индивидуальные планы развертывания 

Инженерная команда и команда UX используют одну и ту же программу нового программного обеспечения, но используют их по очень разным причинам. HR может подождать несколько недель или даже месяц-два, прежде чем они будут обучены новой программе, но отдел продаж должен был обучиться вчеру. 

Мы знаем, что вы не хотите создавать больше работы для себя, но создание различных планов развертывания для различных команд и сценариев может упростить общий процесс внедрения. Подумайте о всех, кто должен использовать эту новую программу, и о том, как вы можете адаптировать свой план к их потребностям. Не стесняйтесь обратиться к руководству, чтобы узнать, как различаются потребности каждой команды.

Найдите своих чемпионов программного обеспечения 

Одно из самых важных вещей, о которых следует помнить в этом процессе, - это то, что программное обеспечение всего лишь инструмент. Просто существование и доступность для пользователей не означает, что оно будет использоваться. Не секрет, что людям свойственно быть по своей природе устойчивыми к изменениям, поэтому начинать с нескольких сторонников в вашем углу может быть большой помощью во время процесса внедрения. 

Кто угодно может быть сторонником нового программного обеспечения. Идентифицируйте людей, которые поддерживают изменения и разбираются в программном обеспечении, чтобы помочь вашему офисному культуре поддерживать.

Мы не говорим, что вам нужно найти кого-то, кто будет носиться по офису и случайно говорить людям, как сильно им нравится ваше новое программное обеспечение для HR (хотя это было бы довольно забавно). Просто присутствие людей, которые естественно говорят о советах по программному обеспечению и восхваляют новую программу, может сильно помочь в процессе. 

Подготовьтесь к будущему 

Несмотря на некоторые препятствия, похоже, что все уже наравне с использованием последнего дополнения к вашему стеку технологий. Ваши чувства огромного удовлетворения и достижения не имеют границ, и вы можете спокойно лежать, зная, что вы принесли что-то новое и полезное своей команде. 

Итак...что дальше?

Мы чувствуем вашу боль

Всегда важно думать о будущем, когда вы работаете над своим планом внедрения. Поскольку удивительно легко для большинства работы и принятия решений оказаться на одном человеке, так же легко, чтобы успешное продолжение использования программы зависело от одного сотрудника. 

Нет ничего хуже, чем программное обеспечение, которое теряется из-за того, что кто-то покидает свои обязанности или принимает на себя новые обязанности. Убедитесь, что каждому в IT удобно учиться о проекте и принимать решения и изменения по мере необходимости. 

Соберите отзывы

Вы думаете, что составили довольно хороший план внедрения, но согласна ли остальная команда?

Мы понимаем, что у каждого есть свой способ измерения успеха, но процесс внедрения, который достиг своей конечной цели, но также заставил всех остальных нервничать, не является нашим определением успеха. Вот где может сыграть роль мнение. 

Каждый, кто участвовал в процессе внедрения, может помочь дать вам практическую обратную связь. Спросите об их мнениях о процессе, их предпочтениях и неприятием, а также есть ли у них какие-либо предложения, которые могут облегчить процесс.

Легко смотреть на вещи из своей точки зрения в IT. Слушая о вещах с точки зрения других людей, можно упростить планирование будущих внедрений.

‍