Vår "nya normal" känns inte särskilt "normal".  Medan team över hela världen övergår till hemarbete är det viktigare än någonsin att vi är utrustade med de verktyg vi behöver för att utföra våra jobb - var vi än arbetar.

I vår nya verklighet med distansarbete; "vattenkylarsnack" är obefintligt, Zoom-möten ser ut som intro till Brady Bunch, och våra köksbord fungerar som hemmakontor. Sättet vi arbetar har förändrats över en natt och banar väg för nya standarder av social sammanhållning utan fysisk närhet. Företag utan redan befintliga policys för distansarbete rusar för att öka och kompensera. Nu är det dags att få dina distansarbetande team uppdaterade och förberedda för en funktionell framtid som ett distribuerat team.

På Guru har vi möjliggjort för distanslag sedan 2015 och har haft förmånen att se på första parkett hur de bäst arbetar tillsammans. Om du eller din organisation kämpar för att komma överens, har vi satt ihop en snabbguide om vilka verktyg du behöver för att övergå till distansarbete med minimal störning.

Kommunikation är nyckeln för att stärka effektiviteten hos distanslag. När ansikte mot ansikte-kommunikation inte är möjlig måste dina verktyg underlätta samma fördelar, såsom; snabba svarstider, informellt språk, icke-verbala signaler, och spontanitet, på ett sätt som känns naturligt för våra arbetsflöden.

"Samarbete och kommunikation" listades som det främsta problemet med att arbeta på distans i Buffers State of Remote Work 2020. Upp från #3 år 2019.

Vad ska ingå i din teknikstack för distansarbete?

Vi tror att en enkel och effektiv teknikstack består av tre nyckelelement: kvalitativ videokonferens, kommunikation i realtid och enhetlig kunskapshantering.

1. Videokonferens (t.ex. Zoom)  

När möten in person inte är ett alternativ är realtidsvideokonferens det näst bästa alternativet. Att anta en webbkamerapå-policy kommer att göra att distansmöten känns mer engagerande och personliga. Med kamerorna på är det mycket svårare att tappa koncentrationen eller bli distraherad, och mycket lättare att känna en känsla av samhörighet och normalitet.

Några tips för att underlätta videokonferenser:

• Håll dig själv ljudlös när du inte talar. Detta minskar bakgrundsljud och håller dina möten smidiga.
• Gör det socialt! Ha virtuella luncher eller fingerfester med ditt team och kontorskollegor så att du inte missar de mellanmänskliga samtalen som brukade ske runt fikapauser.
• Upprätta företagsvida normer för videokommunikation. Detta kan inkludera att "lyfta handen" när du är redo att tala, använda din verktygs chattrum, osv.

Tips: SkapaKort med företagsomfattande standarder för virtuell mötesetikett för att hålla alla synkroniserade.

2. Teamkommunikation och meddelanden(t.ex. Slack)

När korridorssnack inte är möjligt behöver dina team en ny form av snabb och effektiv kommunikation. Utan en central chatt-hubb; dina team kommer gå sin egen väg. Olika avdelningar som kommunicerar isolerat (vare sig det är via e-post, sms, G Chat etc.) lämnar nyckelintressenter ovetande. Internt kan anställda börja använda andra kanaler för kommunikation. Bidrar till deras arbetsdagsturbulens och deras redan överbelastade teknikstack.

Att etablera ett, företagsomfattande chattverktyg eliminerar förvirring och upprepning och ger ditt ledningsteam en plats att effektivt kommunicera till hela din organisation i en tid av ständig förändring.

Hur du gör det mesta av ditt meddelande  verktyg:

• Etablera ett format för kanal- och gruppkonvoluttitlar. Till exempel, på Guru har projektbaserade Slack-kanaler prefixet “#project-”. Detta hjälper dig att självorganisera din sidofält och är särskilt användbart om du startar upp flera nya kanaler de kommande veckorna.
• Använd alla funktioner! Slack tillåter dig att ställa in en status, pausa notifikationer, integrera med produktivitetsappar som Clockwise och mer. Dessa funktioner kan bidra till att ditt chattverktyg känns som en mer integrerad del av din arbetsflöde och mindre av en distraktion.
• Tråda dina svar. Kanaler blir bullriga och samtal går förlorade i virrvarret. Se till att svara i tråden för att hålla ordning och bevara förnuftet.

3. Kunskapshantering (t.ex. Guru)

Kanske en av de största chockerna med en plötslig övergång till distansarbete är att inse hur mycket vi är beroende av att knacka våra kollegor på axeln för att få informationen vi behöver för att göra våra jobb. Medan ordagrant axeltapp inte är tillgängliga, betyder det inte att ditt teams ämnesexperter inte kommer att bli uppvaktade med enstaka, upprepade frågor på distans. Förmodligen mer än tidigare. Därför är det att etablera en enda sanningskälla om företagets FAQ, policys, produktfrågor etc. en hög prioritet för distansteam. Centralisering av ditt företags interna information kommer att stödja SMEs produktivitet (och förnuft), teamets självförtroende och organisationens breda inriktning.

Sätt att dra nytta av ditt kunskapshanteringverktyg:

• För in kunskapshantering  i alla dina teams befintliga arbetsflöden. Vår Slack-integration, Chrome-tillägg, och G Suite-tillägg är alla utformade för att ge ditt team den kunskap de behöver, var de än arbetar. Detta hjälper produktiviteten och sparar värdefull flikplats.
• Dokumentera allt, även tillfälliga policys och rutiner. Det är viktigt att alla ser din KM-verktyg som sanningen om all företagskunskap. Speciellt under tider av snabb policy- eller procedurförändring. En verifierad kunskapsbas är en bra plats att ge ditt team information på ett sätt de litar på att vara aktuellt, pålitligt och dynamiskt.
• Gör kunskap till ett samarbetsinsats! Det kan verka överväldigande att bygga upp en kunskapsbas från grunden. Tillsätt ledare för att bidra med teamspecifikt innehåll och skapa ett kunskapsstyrningsteam för att strukturera och hålla kunskapen aktuell och organiserad. Att göra kunskapshantering till ett gemensamt ansvar kommer inte bara att göra bördan mycket lättare, utan också sätta dig upp för fortsatt framgång.

Nästa steg är att se till att de tre pelarna i din teknikstack för distansarbete fungerar sammanhängande. Här är några tips för att kombinera funktionerna hos dessa verktyg:

• Zoom + Slack: Om du hamnar i en cirkulär, utdragen konversation på Slack, hoppa på ett snabbt Zoom-samtal för att diskutera i realtid. Använd Zoom-integrationen i Slack för att starta ett samtal omedelbart, utan att behöva navigera till din kalendertjänst och formellt schemalägga ett möte.
• Slack + Guru: Bygg vanor kring kunskapsdelning genom att visa vad som är tillgängligt i Slack. Om en kollega ställer en fråga i en kanal, använd Guru-integrationen för att svara direkt med ett kort — utan att lämna appen. Detta ger inte bara din kollega svaret på deras fråga, men uppmuntrar också folk att först vända sig till Guru nästa gång de har en fråga.
• Guru + Zoom: På både interna och externa samtal dyker frågor upp som du inte kan svara på direkt. Istället för att slösa värdefull tid eller åtaga sig att följa upp senare, hitta snabbt svar i realtid med Guru. Lättillgänglig, smidig information kommer att hjälpa dig att besvara de där enstaka frågorna med självförtroende.

Och det är bara början. När människor blir bekanta med verktygen som utgör din teknikstack för distansarbete kommer dessa metoder att bli andra natur och du kommer att hitta ännu fler sätt att arbeta effektivt med en varierad teknikstack. Men att hantera förändringen och utrullningen av nya verktyg har sina hastighetsbegränsningar.

Utrullningen av nya verktyg kan vara tråkig, särskilt när ditt team redan upplever en oöverträffad avbrott i sina dagliga liv. Tyngdpunkten bör ligga på att förbättra — inte ytterligare komplicera — deras arbetsflöde. Att introducera ett nytt verktyg för distansarbetsstyrkor måste vara intuitivt, enkelt och fungera som en oantastlig förbättring av nuvarande processer. Se till att visa det ökade värdet redan från början. Att använda en inspelningsteknik som Loom kommer att påskynda ramp-processen och uppmuntra användningen. Växtvärk är oundviklig men genom att öva på en stark förändringsledning kommer du snabbt att kunna bygga nya vanor.

Genom att anta nya verktyg för att stödja vår "nya normalitet" kommer du att komma ut på andra sidan som ett starkare team av väl samordnade kommunikatörer, även efter att din distansperiod har tagit slut.