Anställning av nya medarbetare är för viktigt för att överlämnas till ett fåtal möten och en presentationsbild. Vi uppmanar inte bara våra användare att få ut det mesta av onboardingupplevelsen med Guru, vi praktiserar det vi predikar internt. Det krävs mycket planering, empati och avsikt i varje anställningsupplevelse för anställda på Guru. Vi pratade med vår Lead People Operations Specialist Bobby Lundquist för att ta reda på vad han gör för att säkerställa att nya membra av Guru-teamet får en fantastisk onboardingupplevelse.

När det gäller den upplevelsemässiga delen av onboardingprocessen

För mig gillar jag att tänka på onboardingprocessen som att skapa en upplevelse. Jag jobbade tidigare inom hotellbranschen innan jag kom till Guru. Jag var verkligen fokuserad på att skapa upplevelser för människor oavsett om det var på en restaurang eller under en spännande semester. Jag gillar att tänka på att kurera en upplevelse under onboardingprocessen eftersom det är en resa för människor som börjar på företaget.

Det finns många känslor kopplade till att lämna sitt tidigare jobb och börja ett nytt, det är ett helt nytt kapitel i någons liv. Det är därför jag gillar att tänka på onboarding som att sätta scenen för att skapa en minnesvärd och bestående upplevelse som kommer att få någon att känna att de fattade rätt beslut att komma till Guru.

Om att använda Guru för att lugna informationsöversvämningen

När du börjar onboardingprocessen finns det två huvudtyper av information: vad du får och måste bearbeta, och vad du inte vet och måste leta efter. Guru och verktygen vi använder med det spelar en stor roll för att göra det enkelt att dela och förstå kunskap.

Guru är det perfekta verktyget för att hålla saker organiserade, uppdaterade och lätta att bearbeta. Nya anställda är verkligen översvämmade med information när de börjar arbeta. Du lär dig hur verktygen fungerar, dyker ner i projektarbete och försöker förstå små nyanser i företagskulturen. Anställda måste snabbt komma ikapp med allt de behöver veta för att utmärka sig i sina jobb, och onboardingprocessen måste respektera det.

Det är lika viktigt att ha vad du behöver göra organiserat på ett sätt som känns rimligt och som kan utvecklas över tid när du växer med företaget. Våra nya anställda kan se en grundlig plan för sina första 90 dagar av arbete, men vi organiserar det på ett sätt som gör att de inte känner att de har 50 uppgifter som väntar på att slutföras i Asana.

Om fördelarna med att ha en enda källa till sanning

Ett av de största problemen som folk upplever när de börjar ett jobb är att förstå vad de behöver veta. Du behöver lära dig allt detta om företaget, hur det fungerar, om din roll, om hur ditt team gör saker. De flesta företag lagrar denna viktiga information över flera dokument, men de är inte det bästa sättet att få folk att komma ikapp. Långa Google-dokument och företags-wiki-artiklar är inte bara svåra att bläddra igenom, det är också svårt att avgöra om de är aktuella utan att ge dem en djupgående läsning. Upptäck hur man onboarding nya medarbetare mer effektivt.

Att ha Guru som en enda källa till sanning eliminerar en del av den förvirring som följer med att börja ett nytt jobb. När du använder Guru får du lätt sökbara, små bitar av information.

Vår Verifieringsfunktion gör det enkelt att se om det du läser är uppdaterat. Om du råkar hitta ett gammalt kort kan du enkelt nå ut till rätt person för att verifiera det eller svara på frågor.

Om behovet av mänsklig kontakt

Jag vill inte att hela onboardingprocessen ska bli, "Okej, du har all information du behöver för att göra ditt jobb i Guru; tveka inte att störa dina kollegor." Det är mer som, "Du kan titta på information i Guru, men kan ha några frågor om vad du läser. Här är hur du kan ta reda på vad du behöver.” Jag tycker att det är verkligen annorlunda än att bara fråga någon "Vad är det här?" och att sedan låta dem svara. Det är så du får mer meningsfulla samtal med dina kollegor.

Jag tror att det finns viss information som kommuniceras bättre genom personliga interaktioner. Rick [Nucci], vår VD, ger en översikt över kärnvärdena för alla nya anställda. Han pratar om vad som inspirerade värden, vad de betyder för oss, och tar sig också tid att samla in feedback om folks onboardingupplevelse och svara på frågor.

Vår onboardingprocess innehåller en uppgift där vi ber folk att läsa igenom företagets värderingar i ett Guru-kort, men det är en helt annan upplevelse när man har en rundabordssamtal med VD:n. Det finns en balans man kan uppnå mellan att ha information delad på en plats och att skapa mänsklig kontakt genom att ha livekommunikation.

Om den negativa effekten av dålig onboarding

Det är viktigt att se bortom hur onboardingupplevelsen påverkar nya anställda och överväga hur den påverkar hela teamet. Låt oss säga att en ny anställd börjar och de kan inte hitta den information de behöver för att börja arbeta. De blir starkt beroende av sin chef eller kollegor och spenderar större delen av dagen med att ställa dem frågor. Se hur man minskar den genomsnittliga kostnaden för onboarding samtidigt som man skapar en bra upplevelse.

Nu känner sig chefen och teammedlemmarna inte som att de har tid att fokusera och få sitt arbete gjort. Detta får dem att oroa sig för den nya anställdas förmåga att arbeta självständigt och undra om de fattade rätt beslut. Å andra sidan känner den nya anställde sig mycket förlorad och stressad på sin första dag, och nu undrar de om de kommer att stanna på företaget. Ser du hur många potentiella negativa konsekvenser som kan komma från ett enkelt misstag under onboarding?

Onboardingprocessen är en anställds första djupgående erfarenhet med ett företag. Om du har en process som är för förvirrande, saknar rätt information, eller bara får anställda att känna sig ovälkomna, har du ett stort problem. Det kan skapa långvarig skada.

Om kraften av anställdes autonomi under onboarding

Efter anställning är den främsta uppgiften att stödja nya anställda och coacha dem om vad som händer härnäst istället för att bara ge dem information och svara på frågor. Det är viktigt att ge nya anställda autonomi och frihet under onboarding så att de kan knyta kontakter med sitt team och etablera sig som en del av företaget.

Att använda Guru, särskilt med andra uppgiftshanteringsverktyg, ger chefer och deras direkta rapporter mer av sin tid tillbaka. Det minskar stressen under onboardingprocessen och ger folk den tid och energi de behöver för att fokusera på vad de gör bäst.

Att ge nya anställda mer autonomi gör att de kan få saker gjorda på sitt eget sätt. Alla behöver lite vägledning när de är nya, men du vill inte hamna i mikrostyrning. Vi går inte in i onboardingprocessen och tänker: "Gör det exakt så här vid den här tiden eller så är du efter." Istället är det mer som, "Du har autonomin att hantera det här och styra den här processen själv eftersom vi litar på att du hanterar det på det sätt som fungerar bäst för dig."

Om hur företag kan förbättra sin onboardingprocess

Innan du går in på taktiker, fråga dig själv vilken upplevelse du vill skapa. Tänk på det i termer av att utforma en resa för den anställde och ha riktigt tydliga mått så att du kan avgöra framgång. När du har listat ut det kan du dyka ner i problem du kan lösa. Ser du smärtpunkter som är direkt relaterade till antalet verktyg du använder? Är det svårt för folk att hitta den information de behöver? Finns det luckor i din kommunikation som leder till förvirring? Börja stort, bryt sedan ner saker i handlingsbara steg.