Guru's Guide to Successful Software Implementation
Den rätta programvaruimplementeringsplanen kan göra att lägga till det nästa nyaste verktyget i din teknikstack blir en barnlek. Här är vår guide för hur du skapar en egen.
Finns det något roligare än att lansera ny programvara på jobbet? Vi kan tänka på några saker: möten klockan 16:30 på fredag eftermiddagar och rotfyllningar dyker omedelbart upp i tankarna.
Låt oss erkänna: folk älskar att få nya verktyg som gör deras jobb enklare, men att gå från ett program till ett annat kan vara stressande i bästa fall och katastrofalt i värsta fall. Detta är varför det är absolut nödvändigt att ha en solid plan för programvaruimplementation som kan hjälpa alla att komma igång med dina senaste programvaruförändringar.
Vi menar inte att skryta (nåja... kanske lite), men vi vet en sak eller två om rätt och fel sätt att introducera ett nytt program på jobbet. Förutom att lära våra kunder de bästa sätten att lansera Guru på deras företag, har vi gott om egna programvarubehov att hantera.
Vi kan inte garantera att alla kommer att älska din nya programvara, men vi kan hjälpa dig att skriva en gedigen implementeringsplan för programvaran som kan göra ditt liv enklare. Här är vad du behöver veta för att skapa en solid implementeringsplan av ditt eget.
Varför programvaruimplementation är viktigt
Har någon någonsin bara installerat ny programvara på företagsdatorer och låtit folk köra med det? Om de har, tvivlar vi på att de har överlevt för att berätta historien. Att följa med strömmen är bra för jam-band och första dejter, men det är verkligen inte rätt inställning för att få hela en avdelning eller företag att komma igång med ny programvara.
Apati och programvaruimplementation blandas inte
Att släppa ny programvara till ett oförberett företag kommer inte bara att vara stressigt, det är också chockerande ineffektivt. Du kommer att spendera för mycket tid på att lösa problem, svara på frågor och släcka bränder som alla kunde ha undvikits med lite planering. En väl genomtänkt programvaruimplementeringsplan låter dig komma upp med en rimlig tidslinje att följa och hjälper dig att sätta upp milstolpar som du kan använda för att mäta framgång.
Ovissheter och programvarulanseringar går ofta hand i hand. Som tur är kan din implementeringsplan vara en betydande hjälp när det gäller felsökning. Vi kan inte lova dig att din implementeringsplan kommer att skydda dig från långsam internet, en stressig vecka på jobbet eller någon som hatar att lära sig ny teknik. Trots det kan vi säga att skapandet av en implementeringsplan gör att du kan tänka kritiskt på vilka problem som kan uppstå och åtgärda problem innan de inträffar.
Framför allt hjälper din implementeringsplan att förbereda alla för framgång. Utbildningsmodulerna, milstolparna och vanliga frågor som du skapar är utformade för att hjälpa användarna få ut det mesta av sin nya programvara. Det sparar också en stor huvudvärk och hjälper dig att behålla lite mer av din sans. Allt övervägt, skulle vi kalla det ett tydligt win-win-scenario.
Tips för programvaruimplementation
Vi har gjort vårt fall för varför programvaruimplementeringsplaner är en viktig del av vilket lansering som helst. Nu låt oss byta fokus och koncentrera oss på hur du kan skapa en solid implementeringsplan på egen hand.
Definiera framgång tidigt
Har du haft en chans att sätta dig ner och tänka på varför du gör en grundlig implementeringsplan från början? Förlåt, men "Min chef sa så" är inte ett bra svar här.
Solid attityd/kostplan
Om du vill göra en implementeringsplan som fungerar, tänk på hur du kan mäta framgång. Om inte din arbetsplats gillar att köpa ny programvara bara för spänningens skull, så är vi villiga att satsa på att du letar efter ny programvara för att det finns ett problem som behöver lösas.
Tänk på vilka problem den nya programvaran skulle lösa och sätt upp mått så du kan mäta hur bra den går att lösa dem. Att gå igenom denna övning kan hjälpa dig att avgöra om du har valt rätt programvara och om du behöver gå tillbaka till ritbordet.
Skapa din implementeringsprocess
Nu kommer vi till kärnan av varför du är här: den faktiska implementeringsplanen.
Programvaruimplementeringsplanen du kommer på borde kunna hantera förväntningar för både ledning och anställda samt tydligt beskriva när varje steg ska äga rum. Denna sektion är viktig eftersom den inte bara skisserar din hela process. En väl genomtänkt plan kan hjälpa till att eliminera omfattande krångligheter och göra det enklare att hålla alla på rätt spår och att nå deadlines.
Din implementeringsplan är unik och kommer att skilja sig beroende på vad du gör; trots detta bör det finnas några saker som varje komplett plan borde ha:
Grundläggande information
Tänk på detta som 5W:s och 1H i din plan som du kan visa för vilken beslutsfattare som helst så att de nickar och säger "okej, bra". Skissera vilken programvara du använder, skälen bakom varför du gör bytet och vilka kostnader som är kopplade till det.
Implementeringsteam
Kanske är det bara du, kanske är det hela IT-teamet, kanske finns det någon på programvaruföretagets sida som kommer att hjälpa till med övergången. Oavsett vem som är involverad, se till att du beskriver vilka de är och vilka ansvar de har här.
Förväntad tidslinje
Hur lång tid kommer allt att ta och när förväntas du nå vissa milstolpar? Kom ihåg, de bästa planerna har alltid en del marginal i tidslinjen för att ta hänsyn till eventuella justeringar av dina planer.
Förberedelsearbete
Vad behöver göras för att få dina nuvarande system redo för ny programvara? Vissa personer kan behöva göra några OS-uppdateringar, andra kan behöva överväga en komplett systemuppgradering. Oavsett vad du behöver, är det nu dags att lägga fram allt.
#### Förväntade resultat
Kommer denna nya programvara att öka försäljningen med 15% under de kommande 3 kvartalen? Kommer detta nya program att ta plats för två andra program som du har förlitat dig på? Denna sektion kan spela en nyckelroll i att stämma av intressenter och sätta förväntningar för arbetet.
Potentiella problem
I en perfekt värld skulle varje programvarulansering gå enkelt, men vi vet att vi inte lever i en perfekt värld. Tänk på vad som kan behöva fixas eller justeras när din nya programvara är införlivad.
Påverkade anställda
Kommer ditt nya program att användas av hela företaget, eller bara ett team eller två? Skissera vilka som kommer att påverkas mest av din förändring i denna sektion.
Utbildningsplan
Hur ska alla komma ikapp med den nya programvaran? Nämn eventuella utbildningsmoduler och andra resurser du kommer att använda, tillsammans med hur du planerar att mäta framgången av utbildningen.
Rensa data
Det är mycket enkelt för företag att samla saker de inte behöver. Gamla program som tar upp värdefullt minne och data som inte har varit relevant på åratal är bara några saker som dyker upp i tankarna. Som tur är kan en ny programvaruimplementeringsplan vara den perfekta möjligheten att ta itu med några av dessa problem.
Detta är en Tanner-nivå städevent.
Det är möjligt att implementeringen av din nya programvara innebär att vissa gamla saker kommer att lämnas bakom. Ta lite tid för att göra lite vårstädning och bli av med lite av det gamla skräpdatan och programmen innan du går över till ditt nya system. Detta har bonusen av att potentiellt skapa nya möjligheter till att organisera viktig information.
Skapa individuella lanseringsplaner
Ingenjörsteamet och UX-teamet använder samma nya programvaruprogram, men de använder dem av mycket olika anledningar. HR kan vänta några veckor eller till och med en månad eller två innan de får utbildning i det nya programmet, men försäljning behöver utbildas igår.
Vi vet att du inte vill skapa mer arbete för dig själv, men att skapa olika lanseringsplaner för olika team och scenarier kan göra den övergripande implementeringen enklare. Tänk på alla som måste använda detta nya program och hur du kan anpassa din plan till deras behov. Känn dig fri att nå ut till ledningen för att se hur behoven skiljer sig mellan varje team.
Hitta dina programvaruhjältar
En av de viktigaste sakerna att tänka på under denna process är att programvara bara är ett verktyg. Att helt enkelt existera och vara tillgänglig för användare betyder inte att det kommer att användas. Det är ganska välkänt att folk tenderar att vara naturligt motstridiga till förändringar, så att börja med några förespråkare vid din sida kan vara en stor hjälp under implementeringsprocessen.
Vem som helst kan vara en förespråkare för ny programvara. Identifiera personer som stöder förändringen och förstår programvaran för att hjälpa till att få din kontorskultur ombord.
Vi säger inte att du behöver finna någon som går runt på kontoret och slumpmässigt börjar berätta för folk hur mycket de älskar din nya HR-programvara (även om det skulle vara ganska roligt). Bara ha människor som naturligt nämner programvarutips och sjunger lovsånger om det nya programmet kan göra mycket för att hjälpa processen.
Förbered dig för framtiden
Trots några gupp på vägen ser det ut som alla har onboardingats och enkelt använder den senaste tillskottet i din teknikstack. Dina känslor av enorm tillfredsställelse och prestation har inga gränser, och du kan slappna av veta att du har fört något nytt och hjälpsamt till ditt team.
Så... vad är nästa steg?
Vi känner din smärta
Det är alltid viktigt att tänka på framtiden när du arbetar med din implementeringsplan. Eftersom det är otroligt lätt för mestadelen av arbetet och beslutsfattandet att falla på en person, är det lika lätt för den framgångsrika fortsatta användningen av ett program att bero på en anställd.
Det finns inget värre än programvara som faller i glömska för att någon lämnar sin roll eller får nya ansvarsområden. Gör det lätt för alla i IT att lära sig om programmet och fatta beslut och göra ändringar när det behövs.
Samla in feedback
Du tycker att du har satt ihop en ganska solid implementeringsplan, men skulle resten av teamet hålla med?
Vi förstår att alla har sina egna sätt att mäta framgång, men en implementeringsprocess som når sitt slutmål men också har fått alla andra att bli galna är inte vår definition av framgång. Detta är där opinionskraften kan komma in i bilden.
Alla som deltog i implementeringsprocessen kan hjälpa dig med handlingskraftig feedback. Fråga om deras åsikter om processen, deras gillanden och ogillanden, och om de har några förslag som kan göra saker smidigare.
Det kan vara lätt att se saker genom din IT-hjärna. Att höra om saker ur andra människors perspektiv kan göra planeringen av framtida implementeringar enklare.
Finns det något roligare än att lansera ny programvara på jobbet? Vi kan tänka på några saker: möten klockan 16:30 på fredag eftermiddagar och rotfyllningar dyker omedelbart upp i tankarna.
Låt oss erkänna: folk älskar att få nya verktyg som gör deras jobb enklare, men att gå från ett program till ett annat kan vara stressande i bästa fall och katastrofalt i värsta fall. Detta är varför det är absolut nödvändigt att ha en solid plan för programvaruimplementation som kan hjälpa alla att komma igång med dina senaste programvaruförändringar.
Vi menar inte att skryta (nåja... kanske lite), men vi vet en sak eller två om rätt och fel sätt att introducera ett nytt program på jobbet. Förutom att lära våra kunder de bästa sätten att lansera Guru på deras företag, har vi gott om egna programvarubehov att hantera.
Vi kan inte garantera att alla kommer att älska din nya programvara, men vi kan hjälpa dig att skriva en gedigen implementeringsplan för programvaran som kan göra ditt liv enklare. Här är vad du behöver veta för att skapa en solid implementeringsplan av ditt eget.
Varför programvaruimplementation är viktigt
Har någon någonsin bara installerat ny programvara på företagsdatorer och låtit folk köra med det? Om de har, tvivlar vi på att de har överlevt för att berätta historien. Att följa med strömmen är bra för jam-band och första dejter, men det är verkligen inte rätt inställning för att få hela en avdelning eller företag att komma igång med ny programvara.
Apati och programvaruimplementation blandas inte
Att släppa ny programvara till ett oförberett företag kommer inte bara att vara stressigt, det är också chockerande ineffektivt. Du kommer att spendera för mycket tid på att lösa problem, svara på frågor och släcka bränder som alla kunde ha undvikits med lite planering. En väl genomtänkt programvaruimplementeringsplan låter dig komma upp med en rimlig tidslinje att följa och hjälper dig att sätta upp milstolpar som du kan använda för att mäta framgång.
Ovissheter och programvarulanseringar går ofta hand i hand. Som tur är kan din implementeringsplan vara en betydande hjälp när det gäller felsökning. Vi kan inte lova dig att din implementeringsplan kommer att skydda dig från långsam internet, en stressig vecka på jobbet eller någon som hatar att lära sig ny teknik. Trots det kan vi säga att skapandet av en implementeringsplan gör att du kan tänka kritiskt på vilka problem som kan uppstå och åtgärda problem innan de inträffar.
Framför allt hjälper din implementeringsplan att förbereda alla för framgång. Utbildningsmodulerna, milstolparna och vanliga frågor som du skapar är utformade för att hjälpa användarna få ut det mesta av sin nya programvara. Det sparar också en stor huvudvärk och hjälper dig att behålla lite mer av din sans. Allt övervägt, skulle vi kalla det ett tydligt win-win-scenario.
Tips för programvaruimplementation
Vi har gjort vårt fall för varför programvaruimplementeringsplaner är en viktig del av vilket lansering som helst. Nu låt oss byta fokus och koncentrera oss på hur du kan skapa en solid implementeringsplan på egen hand.
Definiera framgång tidigt
Har du haft en chans att sätta dig ner och tänka på varför du gör en grundlig implementeringsplan från början? Förlåt, men "Min chef sa så" är inte ett bra svar här.
Solid attityd/kostplan
Om du vill göra en implementeringsplan som fungerar, tänk på hur du kan mäta framgång. Om inte din arbetsplats gillar att köpa ny programvara bara för spänningens skull, så är vi villiga att satsa på att du letar efter ny programvara för att det finns ett problem som behöver lösas.
Tänk på vilka problem den nya programvaran skulle lösa och sätt upp mått så du kan mäta hur bra den går att lösa dem. Att gå igenom denna övning kan hjälpa dig att avgöra om du har valt rätt programvara och om du behöver gå tillbaka till ritbordet.
Skapa din implementeringsprocess
Nu kommer vi till kärnan av varför du är här: den faktiska implementeringsplanen.
Programvaruimplementeringsplanen du kommer på borde kunna hantera förväntningar för både ledning och anställda samt tydligt beskriva när varje steg ska äga rum. Denna sektion är viktig eftersom den inte bara skisserar din hela process. En väl genomtänkt plan kan hjälpa till att eliminera omfattande krångligheter och göra det enklare att hålla alla på rätt spår och att nå deadlines.
Din implementeringsplan är unik och kommer att skilja sig beroende på vad du gör; trots detta bör det finnas några saker som varje komplett plan borde ha:
Grundläggande information
Tänk på detta som 5W:s och 1H i din plan som du kan visa för vilken beslutsfattare som helst så att de nickar och säger "okej, bra". Skissera vilken programvara du använder, skälen bakom varför du gör bytet och vilka kostnader som är kopplade till det.
Implementeringsteam
Kanske är det bara du, kanske är det hela IT-teamet, kanske finns det någon på programvaruföretagets sida som kommer att hjälpa till med övergången. Oavsett vem som är involverad, se till att du beskriver vilka de är och vilka ansvar de har här.
Förväntad tidslinje
Hur lång tid kommer allt att ta och när förväntas du nå vissa milstolpar? Kom ihåg, de bästa planerna har alltid en del marginal i tidslinjen för att ta hänsyn till eventuella justeringar av dina planer.
Förberedelsearbete
Vad behöver göras för att få dina nuvarande system redo för ny programvara? Vissa personer kan behöva göra några OS-uppdateringar, andra kan behöva överväga en komplett systemuppgradering. Oavsett vad du behöver, är det nu dags att lägga fram allt.
#### Förväntade resultat
Kommer denna nya programvara att öka försäljningen med 15% under de kommande 3 kvartalen? Kommer detta nya program att ta plats för två andra program som du har förlitat dig på? Denna sektion kan spela en nyckelroll i att stämma av intressenter och sätta förväntningar för arbetet.
Potentiella problem
I en perfekt värld skulle varje programvarulansering gå enkelt, men vi vet att vi inte lever i en perfekt värld. Tänk på vad som kan behöva fixas eller justeras när din nya programvara är införlivad.
Påverkade anställda
Kommer ditt nya program att användas av hela företaget, eller bara ett team eller två? Skissera vilka som kommer att påverkas mest av din förändring i denna sektion.
Utbildningsplan
Hur ska alla komma ikapp med den nya programvaran? Nämn eventuella utbildningsmoduler och andra resurser du kommer att använda, tillsammans med hur du planerar att mäta framgången av utbildningen.
Rensa data
Det är mycket enkelt för företag att samla saker de inte behöver. Gamla program som tar upp värdefullt minne och data som inte har varit relevant på åratal är bara några saker som dyker upp i tankarna. Som tur är kan en ny programvaruimplementeringsplan vara den perfekta möjligheten att ta itu med några av dessa problem.
Detta är en Tanner-nivå städevent.
Det är möjligt att implementeringen av din nya programvara innebär att vissa gamla saker kommer att lämnas bakom. Ta lite tid för att göra lite vårstädning och bli av med lite av det gamla skräpdatan och programmen innan du går över till ditt nya system. Detta har bonusen av att potentiellt skapa nya möjligheter till att organisera viktig information.
Skapa individuella lanseringsplaner
Ingenjörsteamet och UX-teamet använder samma nya programvaruprogram, men de använder dem av mycket olika anledningar. HR kan vänta några veckor eller till och med en månad eller två innan de får utbildning i det nya programmet, men försäljning behöver utbildas igår.
Vi vet att du inte vill skapa mer arbete för dig själv, men att skapa olika lanseringsplaner för olika team och scenarier kan göra den övergripande implementeringen enklare. Tänk på alla som måste använda detta nya program och hur du kan anpassa din plan till deras behov. Känn dig fri att nå ut till ledningen för att se hur behoven skiljer sig mellan varje team.
Hitta dina programvaruhjältar
En av de viktigaste sakerna att tänka på under denna process är att programvara bara är ett verktyg. Att helt enkelt existera och vara tillgänglig för användare betyder inte att det kommer att användas. Det är ganska välkänt att folk tenderar att vara naturligt motstridiga till förändringar, så att börja med några förespråkare vid din sida kan vara en stor hjälp under implementeringsprocessen.
Vem som helst kan vara en förespråkare för ny programvara. Identifiera personer som stöder förändringen och förstår programvaran för att hjälpa till att få din kontorskultur ombord.
Vi säger inte att du behöver finna någon som går runt på kontoret och slumpmässigt börjar berätta för folk hur mycket de älskar din nya HR-programvara (även om det skulle vara ganska roligt). Bara ha människor som naturligt nämner programvarutips och sjunger lovsånger om det nya programmet kan göra mycket för att hjälpa processen.
Förbered dig för framtiden
Trots några gupp på vägen ser det ut som alla har onboardingats och enkelt använder den senaste tillskottet i din teknikstack. Dina känslor av enorm tillfredsställelse och prestation har inga gränser, och du kan slappna av veta att du har fört något nytt och hjälpsamt till ditt team.
Så... vad är nästa steg?
Vi känner din smärta
Det är alltid viktigt att tänka på framtiden när du arbetar med din implementeringsplan. Eftersom det är otroligt lätt för mestadelen av arbetet och beslutsfattandet att falla på en person, är det lika lätt för den framgångsrika fortsatta användningen av ett program att bero på en anställd.
Det finns inget värre än programvara som faller i glömska för att någon lämnar sin roll eller får nya ansvarsområden. Gör det lätt för alla i IT att lära sig om programmet och fatta beslut och göra ändringar när det behövs.
Samla in feedback
Du tycker att du har satt ihop en ganska solid implementeringsplan, men skulle resten av teamet hålla med?
Vi förstår att alla har sina egna sätt att mäta framgång, men en implementeringsprocess som når sitt slutmål men också har fått alla andra att bli galna är inte vår definition av framgång. Detta är där opinionskraften kan komma in i bilden.
Alla som deltog i implementeringsprocessen kan hjälpa dig med handlingskraftig feedback. Fråga om deras åsikter om processen, deras gillanden och ogillanden, och om de har några förslag som kan göra saker smidigare.
Det kan vara lätt att se saker genom din IT-hjärna. Att höra om saker ur andra människors perspektiv kan göra planeringen av framtida implementeringar enklare.
Upplev kraften i Guru-plattformen förstahands - ta vår interaktiva produktturné
