Guru ger intäktsgrupper kraft genom att tillhandahålla den kunskap de behöver för att utföra sina jobb när de behöver det. Ju mer kunskap som finns i Guru – från försäljnings- och marknadsföringsmaterial till HR och säkerhetspolicyer – desto effektivare är nätverket på att ge makt åt användarna. När man tänker på att migrera en kunskapsbas till Guru är en vanlig fråga som uppstår: "Var exakt kommer den datan att lagras?"

Vi på Guru förstår oron för datasäkerhet och erbjuder därför alternativ för att begränsa den data som Guru tar in, vilket håller din känsliga information på plats och utanför Gurus arbetsflöde helt och hållet. Här är hur Guru aktivt arbetar för att skydda data och ge sinnesro till säkerhetsmedvetna team.

Först och främst är din data säker… Period

Med Guru kan du vara säker på att all data som lagras i vår moln är säker. Vi tar datasäkerhet på stort allvar och har ett dedikerat team som ansvarar för vår säkerhetspolicy. Vi utnyttjar inte bara verktyg för att kryptera data i vila och under transport, utan vi begränsar också produktionstillgångar noggrant och säkerställer att endast de med behov av att veta har rätt läs-/skrivbehörigheter i Guru. Läs mer om Gurus säkerhetsfunktioner här.

Datasäkerhet är också en viktig övervägning i all produktutveckling på Guru och den lins genom vilken vi ser potentiella nya funktioner. Vårt säkerhetsprogram går längre än att bara uppnå certifieringar som SOC 2; vi integrerar säkerhetsdiskussioner i varje steg av vår produktutvecklingsprocess.

Ändå förstår vi kunders oro när det gäller att migrera känslig kunskap till Guru, särskilt för de leverantörer som stödjer stora varumärkeskunder med strikta efterlevnadskrav.

Den känslan av synkronisering

Bland de första besluten du kommer att fatta i att begränsa din känsliga data är att välja vilken kunskap du synkroniserar till Guru-molnet. Gurus synkroniseringsfunktion gör det möjligt för team att extrahera kunskap från externa källor som Zendesk och Confluence och fylla den kunskapen i en skrivskyddad samling inom Guru. På så sätt kan Guru-användare söka både intern och extern kunskap från en plats.

Synkronisering tillåter dig att göra heltäckande exporter av din egen kunskap till synkroniserade Guru-kort – som hela ditt hjälpcenter. Guru gör det tunga arbetet genom att automatiskt dra in all den kunskap som finns på en separat plats och göra den tillgänglig genom Guru. Denna funktionalitet kan ge kundinriktade Guru-användare realtidsåtkomst till teknisk kunskap som icke-kundinriktade team skapar på andra platser utan att störa arbetsflödet för något av teamen.

För vissa datalagringsplatser, som Confluence, ger Guru användare mer frihet att välja vilka delar av kunskapen som ska synkroniseras och vilka som ska behållas i sin nuvarande moln. Detta gör det möjligt att sortera kunskap och synkronisera endast de Confluence-arbetsytor som anses "säkra" för export. Genom att ge dig kontroll över vilken kunskap som synkroniseras till Guru kan du vara säker på att rätt information finns på rätt plats.

Maskering och hantering av vad Guru lagrar

Förutom att synkronisera och lagra kunskap är en av Gurus nyckelprodukter AI Suggest, en maskininlärningsdriven funktion som automatiskt ger kontextuellt relevanta kunskapsförslag baserat på innehållet på en given webbsida. AI Suggest arbetar kontinuerligt bakom kulisserna i e-post, chat och ticketing-miljöer, analyserar användarmönster och serverar lämplig kunskap. Istället för att representanter måste söka svaret på en kundfråga föreslår AI Suggest intelligent bitar av kunskap som det tror kommer att hjälpa representanter att ge ett svar. Denna funktionalitet representerar ett kraftfullt samarbete mellan AI och kunskapshantering, men om det görs fel riskerar det att dra in känslig data som kreditkorts- eller personnummer.

Datamaskering i Guru gör att du kan hålla denna känsliga information utanför Gurus databaser helt och hållet genom att automatiskt dölja alla siffersträngar över fyra siffror eller ta bort e-postadresser. Du kan också modifiera denna datamaskeringsfunktion för att fungera för olika värden och skräddarsy den för återkommande dataformat inom din specifika miljö. All denna maskering sker på webbläsarnivå innan Guru ser datan. Detta säkerställer att känslig information aldrig lämnar säkerheten i dina egna nätverk och att Guru endast får den relevanta informationen för att aktivera AI Suggest.

I slutet av 2018 kommer Guru-användare att kunna kontrollera hur länge AI Suggest-data lagras, så att efter en viss tidsperiod är datan helt borta. Även om detta innebär en maskininlärningsoffert (AI-motorer behöver mycket data för att vara effektiva), gör det att du kan uppnå rätt balans mellan användarupplevelse och säkerhet, och göra justeringar när du går. Under tiden kan Guru hjälpa dig att manuellt ta bort gammal data baserat på dina specifikationer. I slutänden är det inte vårt mål att få tillgång till data längre än vad som behövs, så vi arbetar med dig för att hålla din data där den hör hemma.

För mycket information? Inte längre

Det är ofta så att mer är bättre när det gäller kunskap, men Guru förstår de grundläggande bekymren med att dela data. Att dela din känsliga information med en tredje part som Guru – även om det bara är för att ge enklare åtkomst till dina egna anställda – kan väcka frågor från företagsstyrelser, interna revisionsteam eller efterlevnadspersonal. Tack vare initiativ som modifierad synkronisering och datamaskering sätter vi på Guru kontrollen i dina händer och låter dig dra nytta av allt bra med Guru utan att oroa dig för delning av känslig data.

För mer information om att hålla kunskapen säker i Guru, besök våra Säkerhets-FAQ eller kontakta oss på privacy@getguru.com.