Vad betyder det egentligen när en nyanställd kommer in i ditt företag? Vanligtvis innebär det att du vill ha ett nytt perspektiv, behöver nytt blod, befinner dig i en position för att fylla en omsättning av personal, eller är redo att lägga till riktiga specialister i din organisation. Vi vet vad onboarding innebär för den nya anställda: spänning, swag och en hel del förvirring. Vi vet vad det betyder för deras chef och resten av teamet: störningar i arbetsflöden, ökade avbrott. Men bortom de omedelbara arbetsmässiga effekterna, vad kostar det ditt företag att ta in någon ny, och är det möjligt att minska den kostnaden?

Den verkliga kostnaden för att utbilda nya medarbetare

Den verkliga kostnaden för onboarding och utbildning av en ny medarbetare ligger på omkring $2,000 för mindre företag till mer än $3,000 för större företag. Det är bara när de har anslutit sig till företaget, och är ovanpå interna/externa rekryteringskostnader, vilka kan inkludera synliga kostnader som rekryterarlöner eller agenturavgifter, samt dolda kostnader som avgifter för jobbportaler eller bakgrundskontroller. De där $2000 kommer också ovanpå medarbetarens årliga lön och förmåner.

Mellan utrustning, programvarulicenser, affärsavbrott för det omedelbara teamet och den tid som HR behöver per nyanställd för att bearbeta dokumentation, kan dessa kostnader ekonera genom resten av företaget. Dessutom kan även de mest framgångsrika företagen spendera månader på att helt onboarda nya medarbetare, vilket innebär att de flesta nyanställda inte når full produktivitet på många, många veckor.

När allt detta läggs samman har dessa kostnader en mätbar effekt på resultatet: nya anställda (och överföringar!) kan minska totala intäkterna med mellan 1 och 2.5 %. Oavsett storleken på ditt företag, är det en betydande procentandel av intäkterna som går förlorade i processen av att förbättra ditt företag.

Att använda kunskapshantering för att minska de totala onboardingkostnaderna

Även om det inte är möjligt att helt eliminera dessa utgifter och affärsavbrott, finns det några sätt att signifikant minska dess påverkan samtidigt som du förbättrar nyanställdas kvarhållande, medarbetarengagemang och tid till produktivitet. Sanningen är att det bästa sättet att minska kostnaderna är att systematisera onboardingupplevelsen genom att ge alla tillgång till den information som de behöver. Så här gör du:

Upptäck möjligheten till en kunskapsdriven kultur

Få rapporten

Minska kostnaderna genom att öka nyanställdas kvarhållande och medarbetares engagemang

Om du gör det rätt, tar onboarding av nyanställda allt från 8 veckor för administrativa roller till mer än 20 veckor för professionella. Och även då börjar dessa nya anställda inte arbeta med maximal kapacitet förrän efter cirka 8 månader. Så när en tredjedel av nyanställda söker ett jobb inom sina första 5 månader, och en fjärdedel lämnar före årets slut, ser du en potentiell 2-årig cykel av förlorad produktivitet när du måste ersätta en nyanställd med en annan nyanställd. (Källa)

Nyanställda lämnar av många av samma anledningar som alla anställda: övergripande missnöje med sin nuvarande position och potentialen för löne- eller förmånsökningar någon annanstans, med plats också potentiellt spelande en faktor. Så genom att titta på den övergripande anställdas omsättning kan vi ta itu med några av de viktigaste problemen med nyanställdas kvarhållande.

Den första faktorn, missnöje med nuvarande position, kan direkt kopplas till den anställdes engagemangsnivå. Engagerade anställda — de som inte är intresserade av övergripande eller personlig prestation, förändringar i befintliga strukturer eller arbetsflöden, eller den större beslutsprocessen — har ingen särskild investering i att bidra med sina färdigheter eller kunskaper till organisationen. De kan få inga belöningar för att göra det, deras bidrag kan bli avfärdade, och de kan få kritik för att störa kollegor när de letar efter information eller förtydligande.

Kunnighetsdrivna kulturer, å sin sida, motverkar aktivt dessa typer av negativa konsekvenser, vilket direkt ökar engagemangsnivåerna. Faktum är att företag med kunskapsdrivna kulturer var mer än dubbelt så sannolika att rapportera sig vara nöjda eller mycket nöjda med sina nivåer av medarbetarengagemang än resten.

Upptäck möjligheten till en kunskapsdriven kultur

Få rapporten

Tillståndet för kunskapshantering, samarbete, vad som är viktigt och vad man ska göra med det

Minska utbildningskostnaderna genom att minska tiden till produktivitet

Även om full onboarding tar större delen av ett år kan du fortfarande minska tiden till produktivitet. Trots allt, "fullständigt onboarding" betyder inte bara 100% produktiv - det innebär att vara helt inskolad i den övergripande företagskulturen. Tre faktorer ingår i vad vi anser vara "att vara produktiv":

• Att kunna lösa problem kreativt
• Att använda tiden effektivt
• Att veta när man ska be om hjälp — och när man ska erbjuda hjälp

Utbildningsprogram för anställda fokuserar ofta på helt andra saker, som att skissera stora organisationsdiagram som har liten inverkan på en persons dagliga arbete eller vart man ska hitta IT eller hjälpdisk. I verkligheten, 70% av jobbutbildningen sker… när någon faktiskt gör jobbet!

Genom att förändra vad vi förstår som "utbildningsprogram" för jobb till att ge någon alla bitar de behöver för att lära sig genom en robust kunskapsbas, kan du skala onboardingprogram och låta människor komma in i sin roll på det sätt som passar dem bäst — istället för att isolera dem i ett rum i en vecka medan en företagsutbildare förklarar hur man loggar in i Salesforce ifall en person av de tio i rummet inte har arbetat med det tidigare.

Att samla all arbetsrelaterad kunskap på ett ställe gör att du kan få anställda på plats i sina roller under de första dagarna med de verktyg de behöver både i det omedelbara ögonblicket och för längre sikt, vilket gör att de kan lita på experterna i företaget utan att avbryta dem. Detta gör inte bara den nya anställda mer effektiv, utan även alla som den nya anställda interagerar med.

Kunnighetsdrivna kulturer är framtiden

Engagerade, informerade anställda är det som verkligen skapar en positiv företagskultur, och dessa typer av kulturer överträffar fältet. Om du ger en ny anställd — eller till och med en befintlig anställd i en ny roll — de verktyg de verkligen behöver för att excelera i sina jobb, istället för vad träningskonsulter vill sälja, kan du inte bara spara budget utan också minska tiden det tar för dem att bli engagerade och produktiva, med ett intresse för hur deras team, organisation och företag presterar. Kostnader som rekryteringsavgifter, nya datorer och nya programvarulicenser kommer inte att försvinna, men du kommer att kunna säkerställa att de används på ett bra sätt, snabbare, och allvarligt minska påverkan på ditt resultat.