Att upprätthålla pålitlig kunskap under en övergång till distansarbete är avgörande. Ta reda på hur Guru kan underlätta övergången till en helt distansarbetande arbetsstyrka.
Vi vet att det har skett en massiv, plötslig övergång till distansarbete med COVID-19-pandemin. Som med alla plötsliga förändringar finns det många rörliga delar – och många frågor. Det är avgörande för både dina anställdas välbefinnande och din verksamhets kontinuitet att minska förvirringen. Så här kan Guru hjälpa till.
1. För att snabbt övergå till distansarbete, använd Guru för att vidarebefordra pålitlig information om förändringen, inklusive:
När övergången kommer att börja
Hur länge den förväntas pågå
Vad anställda behöver veta om den större händelsen
Hur de bör förvänta sig att strukturera sina dagar
När man kan förvänta sig uppdateringar
Om den här informationen likställs med ett långt dokument, ett mejl eller en @ kanalmärkning, kan den bli begravd och svårt att hitta och verifiera som aktuell, och en krisövergång är inte tiden för rykten, förvirring, oljud eller oändligt skrollande. Guru-kort visar deras förtroendestatus högst upp, så det kan inte bli något utrymme för misstolkning.
Peka på Guru-korten som den enda källan till sanning, dra upp dem i Slack när frågor ställs, och använd webbläsartillägget för att göra dem tillgängliga var som helst.
Kom ihåg, detta är en skrämmande tid för alla, och rykten sprider sig snabbt - särskilt när folk inte är på samma plats för att enkelt rätta till uppgifterna. Förtroende är avgörande i en snabbt föränderlig arbetsövergång drivet av kris.
Var så kortfattad som möjligt. Varje kort ska ta itu med ett specifikt ämne eller tema. Tänk på små bitar. Du vill minska den tid det tar för läsaren att hitta det svar de letar efter, och öka den hastighet med vilken de förstår det.
Istället för en lång FAQ som täcker varje ämne, skapa ett kort för reseinformation, ett för tidpunkten, ett för kontorsstädning
Om du skickar ut e-postkommunikation, fånga dem också i Guru så att du kan referera till dem och behålla en lätt-tillgänglig logg över vad som har delats och när. På så sätt, om saker blir begravda i eller tas bort från en inkorg, har du en alternativ plats att peka på, samt att göra dem lätta att dela i Slack. Läs mer om hur Guru integreras med Slack för att effektivisera delningsprocessen.
Välj rätt ämnesexpert (SME) ansvarig för verifiering. I en snabbt föränderlig arbetsövergång rekommenderar vi att ha en verifierare som äger relaterad kunskap. På så sätt, om personer har omedelbara frågor, kan de kommentera kortet för att få frågan direkt till SME.
Dessutom, i distansarbete, är det bästa alternativet att kommunicera övertygande. Kunskap som annars skulle passera muntligen kommer inte att göra det. Även om det är något informellt (”Det bästa sättet att svara på en kundfråga idag”) kan Guru hantera det – faktiskt är det så vi delar informell kunskap internt själva.
3. Hur man meddelar folk om förändringar i kritisk information
Om instruktioner ändras, använd Gurus meddelande för att trycka ut uppdateringen till användare, samt spåra vem som har, och inte har läst det. Följ upp med dem som inte har gjort det för att se till att den nya informationen når dem.
En av de uppenbara utmaningarna med att ha ett stort team som arbetar på distans är att hålla innehållet uppdaterat och se till att eventuella förändringar delas med rätt publik. Meddelanden är en av de funktioner i Guru som jag litar på för att hjälpa mig att göra det. Oavsett om det handlar om att informera vår personal om en ny intern process eller procedur, eller att kommunicera något externt och mer globalt, säkerställer jag att skriva ett snabbt, informativt kort och skicka det via ett meddelande till rätt publik som informeras snabbt och utan att vara påträngande. — Bonnie Lynne Smith, Curriculum and Learning Analyst, Trilogy Education Services
💡Tips: Har olika instruktioner för olika team eller geografiska områden? Du kan skicka instruktioner till specifika grupper baserat på behov.
I distansmiljöer är förtroende och kommunikation avgörande. Även om team och individer kan hitta den kunskap de behöver för att navigera åtminstone en stor (eller liten!) förändring, om de inte kan lita på den, kommer de i slutändan att fråga kollegor ändå. Detta är där missförstånd kan komma in i bilden och komplicera ansträngningarna att bibehålla lugn och effektivitet. Det är otroligt enkelt att verifiera ett kort. Så här gör du:
5. Använd Gurus mallar för distansarbete
Guru har skapat färdiga mallar för distansarbetskort som ingår i en importbar ram. Lär dig vad som ingår här, och upptäck hur du importerar en samlingram.
6. Para ihop lanseringen av Guru med ett virtuellt möte för att diskutera:
Varför beroendet av en enda sanningskälla är avgörande under en kris
Hur du använder förtroende för att navigera förvirring och rädsla som företag
Vill du ta reda på hur Guru kan hjälpa ditt team att övergå till distansarbete? Kontakta oss här.
Vi vet att det har skett en massiv, plötslig övergång till distansarbete med COVID-19-pandemin. Som med alla plötsliga förändringar finns det många rörliga delar – och många frågor. Det är avgörande för både dina anställdas välbefinnande och din verksamhets kontinuitet att minska förvirringen. Så här kan Guru hjälpa till.
1. För att snabbt övergå till distansarbete, använd Guru för att vidarebefordra pålitlig information om förändringen, inklusive:
När övergången kommer att börja
Hur länge den förväntas pågå
Vad anställda behöver veta om den större händelsen
Hur de bör förvänta sig att strukturera sina dagar
När man kan förvänta sig uppdateringar
Om den här informationen likställs med ett långt dokument, ett mejl eller en @ kanalmärkning, kan den bli begravd och svårt att hitta och verifiera som aktuell, och en krisövergång är inte tiden för rykten, förvirring, oljud eller oändligt skrollande. Guru-kort visar deras förtroendestatus högst upp, så det kan inte bli något utrymme för misstolkning.
Peka på Guru-korten som den enda källan till sanning, dra upp dem i Slack när frågor ställs, och använd webbläsartillägget för att göra dem tillgängliga var som helst.
Kom ihåg, detta är en skrämmande tid för alla, och rykten sprider sig snabbt - särskilt när folk inte är på samma plats för att enkelt rätta till uppgifterna. Förtroende är avgörande i en snabbt föränderlig arbetsövergång drivet av kris.
Var så kortfattad som möjligt. Varje kort ska ta itu med ett specifikt ämne eller tema. Tänk på små bitar. Du vill minska den tid det tar för läsaren att hitta det svar de letar efter, och öka den hastighet med vilken de förstår det.
Istället för en lång FAQ som täcker varje ämne, skapa ett kort för reseinformation, ett för tidpunkten, ett för kontorsstädning
Om du skickar ut e-postkommunikation, fånga dem också i Guru så att du kan referera till dem och behålla en lätt-tillgänglig logg över vad som har delats och när. På så sätt, om saker blir begravda i eller tas bort från en inkorg, har du en alternativ plats att peka på, samt att göra dem lätta att dela i Slack. Läs mer om hur Guru integreras med Slack för att effektivisera delningsprocessen.
Välj rätt ämnesexpert (SME) ansvarig för verifiering. I en snabbt föränderlig arbetsövergång rekommenderar vi att ha en verifierare som äger relaterad kunskap. På så sätt, om personer har omedelbara frågor, kan de kommentera kortet för att få frågan direkt till SME.
Dessutom, i distansarbete, är det bästa alternativet att kommunicera övertygande. Kunskap som annars skulle passera muntligen kommer inte att göra det. Även om det är något informellt (”Det bästa sättet att svara på en kundfråga idag”) kan Guru hantera det – faktiskt är det så vi delar informell kunskap internt själva.
3. Hur man meddelar folk om förändringar i kritisk information
Om instruktioner ändras, använd Gurus meddelande för att trycka ut uppdateringen till användare, samt spåra vem som har, och inte har läst det. Följ upp med dem som inte har gjort det för att se till att den nya informationen når dem.
En av de uppenbara utmaningarna med att ha ett stort team som arbetar på distans är att hålla innehållet uppdaterat och se till att eventuella förändringar delas med rätt publik. Meddelanden är en av de funktioner i Guru som jag litar på för att hjälpa mig att göra det. Oavsett om det handlar om att informera vår personal om en ny intern process eller procedur, eller att kommunicera något externt och mer globalt, säkerställer jag att skriva ett snabbt, informativt kort och skicka det via ett meddelande till rätt publik som informeras snabbt och utan att vara påträngande. — Bonnie Lynne Smith, Curriculum and Learning Analyst, Trilogy Education Services
💡Tips: Har olika instruktioner för olika team eller geografiska områden? Du kan skicka instruktioner till specifika grupper baserat på behov.
I distansmiljöer är förtroende och kommunikation avgörande. Även om team och individer kan hitta den kunskap de behöver för att navigera åtminstone en stor (eller liten!) förändring, om de inte kan lita på den, kommer de i slutändan att fråga kollegor ändå. Detta är där missförstånd kan komma in i bilden och komplicera ansträngningarna att bibehålla lugn och effektivitet. Det är otroligt enkelt att verifiera ett kort. Så här gör du:
5. Använd Gurus mallar för distansarbete
Guru har skapat färdiga mallar för distansarbetskort som ingår i en importbar ram. Lär dig vad som ingår här, och upptäck hur du importerar en samlingram.
6. Para ihop lanseringen av Guru med ett virtuellt möte för att diskutera:
Varför beroendet av en enda sanningskälla är avgörande under en kris
Hur du använder förtroende för att navigera förvirring och rädsla som företag
