Identify and Utilize Subject Matter Experts at Work

Kunskapsförvaltning spelar en viktig roll för att säkerställa att alla kan göra sitt bästa arbete, men många saker behöver förenas för att ha en effektiv strategi.

Du har stöd från avdelningarna, du har stadigt bekämpat kunskapsinhämtning, och du kanske till och med har ögonen på kunskapsförvaltningsprogramvara. Det enda du saknar är ämnesexperterna.

Vad är ämnesexperter?

Din ämnesexpert (även känd som SME) är en auktoritet inom något viktigt i din organisation. De kan vara din in-house tekniska expert, veta hur man implementerar och förbättrar processer, eller bara ha en massa kunskap om ett visst område eller ämne.

Ämnesexperter är vanligtvis personer som har varit i sina roller så länge att deras kunskap mer eller mindre kommer som en självklarhet. Många chefer kan uppfylla krav på att vara en ämnesexpert, men det är också möjligt (och ännu mer troligt) att anställda utanför ledningen kan vara ämnesexperter. Dina SMEs kan vara tekniska ledare, individuella bidragsgivare, analytiker och mer!

Varför ämnesexperter spelar roll

Din organisation är full av talangfulla och kompetenta personer, så vad är poängen med att välja ut just en som din ”gå till” på ett ämne?

Det finns några högpresterare i din organisation, men de kan inte hantera varje enskild uppgift i sin avdelning. Istället för att försöka sprida folk tunt och kräva expertis för varje ämne under solen, förlita dig på ämnesexperter för vissa saker.

När du har SMEs, har du en pålitlig informationskälla om de saker som är viktigast för ditt företag. Deras expertis kan hjälpa till att informera nya processer, expandera till olika marknader, eller fokusera på de bästa sätten att växa din organisation.

En av de största fördelarna med ämnesexperter är hur de kan gynna nästan varje avdelning eller nisch du kan tänka dig. Marknadsföring kan ha sin SME för allt som rör Hubspot. HR kan ha en SME som vet allt om rätt sätt att onboarda och offboarda anställda. Om det finns ett viktigt behov för ditt företag, kan du hitta en SME som ger dig den information och insikt du behöver.

När du börjar använda SMEs, kan du börja bevittna en positiv halo-effekt i hela din verksamhet. Någon som har en verklig djup förståelse för saker kan låta dig veta vad du kan missa och ha idéer om hur man kan göra förändringar. Plötsligt finns det nya och förbättrade processer, idéer för projekt och mer effektiva anställda. Och allt detta hände för att du identifierade rätt SMEs.

3 egenskaper hos en ämnesexpert

Hur kan du identifiera ämnesexperter när du arbetar med så många potentiella kandidater? Kolla inte bara de senaste prestationsöversikterna för att se vem som fick de bästa poängen.

Tro det eller ej, det finns en skillnad mellan högpresterare och verkliga ämnesexperter på jobbet. Olika egenskaper och förmågor behöver komma samman för att vara en effektiv SME. Om du börjar din sökning, överväg att titta på dessa tre viktiga egenskaper.

1. Erfarenhet

Vissa organisationer vill att deras mest betrodda SMEs ska ha år av erfarenhet på företaget bakom sig.  Dina kanske beslutar att år av erfarenhet inom ett valt område är mer viktigt än hur länge en anställd har varit med företaget.  Andra organisationer lägger stor vikt vid meriter. Din SME kan ha en doktorsexamen, examensbevis, en mängd certifikat eller en kombination av alla tre.

Det är alltid en bra idé att gå med en blandning av båda. Kom ihåg, att bara hålla på ett jobb eller ha en vägg av inramade certifikat och grader gör någon inte automatiskt till en SME. Använd ditt bästa omdöme, och se till att överväga andra positiva saker när du gör ditt val.

2. Engagemang

Vi älskar en SME som är helt involverad på jobbet. Detta är personer som inte bara är kunniga inom vissa ämnen, de är också aktiva deltagare när de är på jobbet.

Engagemang är viktigt på jobbet för alla, men det är särskilt sant för ämnesexperter. SMEs bör älska att dyka ner i sina ämnesområden, samarbeta med sitt team och erbjuda lite vägledning när det behövs.

Vi säger inte att sociala fjärilar är de enda som kan vara experter på vissa ämnen på jobbet. Engagerade anställda är inte bara medvetna om vad som händer på jobbet, de kan också fylla i sina egna kunskapsluckor och hjälpa andra runt omkring dem. Det är utmärkta egenskaper för både anställda och SMEs!

3. Kommunikation

Dina SMEs kommer inte att arbeta för sig själva. Om du vill få ut det mesta av din SME vill du att de ska involveras med andra anställda och på andra projekt. Detta är varför det är viktigt att välja någon som är en effektiv kommunikatör.

Kunskap är avsedd att delas! En ämnesexpert som kan sprida värdefull kunskap till andra kommer att vara en god passform för rollen.

All dokumenterad expertis i att skriva, presentera eller föreläsa är alltid ett stort plus. Prata med chefer och kollegor för att få deras synpunkt på din potentiella SMEs arbets- och kommunikationsstil för att få en uppfattning om hur de skulle samarbeta med andra.

Hur man använder sin SME

Efter din långa sökning efter en SME har du äntligen funnit den! Nu är det dags att berätta för dem de goda nyheterna.

“Vi tycker att du är så bra på ditt jobb att vi har utsett dig till SME! Alla kommer att förlita sig på dig för allting nu eftersom du är vår go-to. Gör dig redo att bli dragen in i fler möten och samtal!”

…Det låter inte så tilltalande va? Det finns rätt och fel sätt att få den nivå av stöd och engagemang du vill ha från dina identifierade SMEs. Här är vad du behöver veta.

Involvera, förlita dig inte

Skapar du ett nytt onboardingprogram för din SMEs avdelning? Är det ett nytt projekt på horisonten? Involvera din SME ASAP! Att få dem involverade från början gör att de kan bidra med sin expertis från dag ett och vara medvetna om eventuella förväntade resultat.

Din SME kommer att vara involverad, men kom ihåg att du fortfarande har chefer och andra beslutsfattare. Du är bara en prioritet för din SME, de har fortfarande andra uppgifter och projekt på sitt bord. Överbelasta dem inte med uppgifter som är bättre lämpade för andra.

Om du vill försäkra dig om att du inte tar upp för mycket av deras tid, planera regelbundna avstämningar så att du kan se till att du är medveten om deras aktuella prioriteringar och se hur dina behov passar in med deras (och känn dig fri att använda någon av våra hjälpsamma mötesmallar för att se till att ditt möte löper smidigt).

Acknowledge their efforts

Lönesänkningar är ett bra sätt att visa SMEs att du värderar deras hårda arbete, men de är bara ett sätt att visa uppskattning. Var säker på att visa ämnesexperter och andra i organisationen hur mycket deras arbete betyder.

Ge alltid erkännande där det är förtjänat. Låt dina ämnesexperter veta vilken påverkan deras arbete har och hur det kommer att hjälpa till med framtida initiativ. Låt chefer veta när SMEs har gjort något värt att nämna och sprid ordet till deras team.

Acceptera deras feedback

En av anledningarna till att du har en SME är så att du kan få deras synpunkt på vad du gör. Ibland kommer de att tycka att du är på rätt kurs, men andra gånger kanske du inte har så mycket tur.

De kanske tycker att detta nya projekt inte borde vara prioritet just nu. Eller så kanske de tycker att det är dags att gå vidare till något helt annat.

Olika åsikter kan vara en bra sak när du arbetar med nya initiativ. De kan hjälpa dig att se problem på olika sätt och komma med innovativa lösningar. Oavsett vad deras feedback är, lyssna på vad de har att säga.

Dokumentera deras kunskap

SMEs är redan tillräckligt upptagna på jobbet. Det sista de behöver är fler axeltaps och avbrott som stör ett späckat schema.

Kom ihåg, du vill inte att dina ämnesexperter ska behålla sin kunskap för sig själva. De bör hitta sätt att få sin expertis i händerna på andra anställda.

Dokumentation är en viktig del av kunskapsförvaltning. Hitta ett pålitligt system som du kan använda för att göra det enkelt att dokumentera och hitta viktig information.