มีอะไรที่สนุกไปกว่านี้ไหม เมื่อมีการนำซอฟต์แวร์ใหม่มาใช้ที่ทำงาน? เราคิดว่าเรามีหลายสิ่งที่สามารถคิดถึงได้: การประชุมเวลา 16:30 ในวันศุกร์และการทำรากฟันเท่าๆ กันเราทำให้คุณนึกถึงทันที 

เราต้องเผชิญกับความจริง: ผู้คนชอบที่จะได้รับเครื่องมือใหม่ๆ ที่ทำให้ทำงานง่ายขึ้น แต่การเปลี่ยนจากโปรแกรมหนึ่งไปอีกโปรแกรมหนึ่งอาจส่งผลให้เกิดความเครียดได้มากที่สุดและล้มเหลวในสภาพที่เลวร้ายที่สุด นี่คือเหตุผลที่จำเป็นอย่างยิ่งในการมีแผนการนำซอฟต์แวร์ที่แน่นหนาซึ่งสามารถช่วยทุกคนให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงซอฟต์แวร์ล่าสุดของคุณ 

เราไม่ได้หมายถึงการโอ้อวด (ดี...บางทีสักนิดหนึ่ง) แต่เรารู้สิ่งหนึ่งหรือสองอย่างเกี่ยวกับวิธีการที่ถูกต้องและไม่ถูกต้องในการแนะนำโปรแกรมซอฟต์แวร์ใหม่ที่ทำงาน นอกจากการสอนลูกค้าเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดในการนำเสนอ Guru ที่บริษัทของพวกเขา เรายังมีความต้องการซอฟต์แวร์ในบ้านของเราที่ต้องจัดการมากมาย 

เราไม่สามารถรับประกันได้ว่าทุกคนจะชอบซอฟต์แวร์ใหม่ของคุณ แต่เราสามารถช่วยคุณเขียนแผนการนำซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมที่สามารถทำให้งานของคุณง่ายขึ้นได้ นี่คือสิ่งที่คุณต้องรู้เพื่อสร้างแผนการนำเสนอตัวเองที่เป็นทางการ 

ทำไมการนำซอฟต์แวร์จึงมีความสำคัญ

มีใครเคยแค่ติดตั้งซอฟต์แวร์ใหม่บนคอมพิวเตอร์ของบริษัทแล้วให้ทุกคนใช้งานเลยไหม? หากพวกเขาทำ เราไม่ค่อยเชื่อว่าพวกเขาจะรอดมาเล่าเรื่องราวได้ การทำไปเรื่อยๆ เป็นเรื่องที่ดีสำหรับวงดนตรีและการออกเดทครั้งแรก แต่จริงๆ แล้วมันไม่ใช่ทัศนคติที่ถูกต้องในการทำให้ทั้งแผนกหรือบริษัททั้งหมดปรับตัวเข้ากับซอฟต์แวร์ใหม่ 

ความเฉยเมยและการนำซอฟต์แวร์ไม่เข้ากัน

การปล่อยซอฟต์แวร์ใหม่ให้กับบริษัทที่ไม่มีการเตรียมการไม่เพียงแต่จะเครียด ยังเป็นสิ่งที่ไม่ค่อยมีประสิทธิภาพด้วย คุณจะใช้เวลากับการแก้ไขปัญหา ตอบคำถาม และดับไฟที่ทั้งหมดสามารถหลีกเลี่ยงได้ด้วยการวางแผนเพียงเล็กน้อย แผนการนำซอฟต์แวร์ที่รอบคอบจะช่วยให้คุณสร้างกำหนดการที่สมเหตุสมผลสำหรับการปฏิบัติและช่วยให้คุณตั้งเป้าหมายที่คุณสามารถใช้ในการวัดความสำเร็จ 

ปัญหาที่ไม่คาดคิดและการเปิดตัวซอฟต์แวร์มักมาควบคู่กัน โชคดีที่แผนของคุณสามารถช่วยอย่างมากเมื่อพูดถึงการแก้ไขปัญหา เราก็ไม่สามารถรับประกันได้ว่าแผนการนำซอฟต์แวร์ของคุณจะปกป้องคุณจากอินเทอร์เน็ตที่ช้า สัปดาห์ที่ตึงเครียดที่ทำงาน หรือใครสักคนที่ไม่ชอบเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ ทั้งนี้เรายังสามารถกล่าวได้ว่า การสร้างแผนการนำซอฟต์แวร์ช่วยให้คุณคิดอย่างมีวิจารณญาณเกี่ยวกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและแก้ไขปัญหาก่อนที่จะเกิดขึ้น 

เหนือสิ่งอื่นใด แผนการนำซอฟต์แวร์ของคุณช่วยตั้งทุกคนให้ประสบความสำเร็จ โมดูลการฝึกอบรม เป้าหมาย และคำถามที่พบบ่อยที่คุณสร้างขึ้นได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยผู้ใช้ในการใช้ซอฟต์แวร์ใหม่ของพวกเขาอย่างเต็มที่ นอกจากนี้ยังช่วยลดอาการปวดหัวใหญ่และช่วยให้คุณสามารถรักษาสติได้มากขึ้น โดยรวมแล้วเราจะเรียกว่านี่เป็นสถานการณ์ที่ดีสำหรับทุกฝ่าย 

เคล็ดลับสำหรับการนำซอฟต์แวร์ 

เราได้สร้างกรณีของเราเกี่ยวกับเหตุผลที่แผนการนำซอฟต์แวร์เป็นส่วนสำคัญในทุกการเปิดตัว ตอนนี้ให้เปลี่ยนทิศทางและมุ่งเน้นไปที่วิธีที่คุณสามารถสร้างแผนการนำที่แข็งแกร่งด้วยตัวคุณเอง 

กำหนดความสำเร็จในตอนต้น 

คุณเคยมีโอกาสนั่งลงและคิดว่าทำไมคุณถึงทำแผนการนำอย่างละเอียดรอบคอบในที่แรกไหม? ขอโทษครับ แต่ “ผู้จัดการของฉันบอกอย่างนั้น” ไม่ใช่คำตอบที่ดีในที่นี้ 

แผนทัศนคติ/อาหารที่แข็งแกร่ง

หากคุณต้องการสร้างแผนการนำที่มีประสิทธิภาพ ให้พิจารณาว่าคุณจะวัดความสำเร็จได้อย่างไร เว้นแต่ที่ทำงานของคุณชอบซื้อซอฟต์แวร์ใหม่เพียงเพื่อความตื่นเต้น เราคิดว่าคุณกำลังมองหาซอฟต์แวร์ใหม่เพราะมีปัญหาที่ต้องแก้ไข 

คิดเกี่ยวกับปัญหาที่ซอฟต์แวร์ใหม่ควรจะช่วยแก้ไขและตั้งตัวชี้วัดเพื่อให้คุณสามารถวัดได้ว่ามันสามารถทำหน้าที่ในการแก้ปัญหาได้ดีเพียงใด การทำแบบนี้สามารถช่วยให้คุณระบุได้ว่าคุณเลือกซอฟต์แวร์ที่ถูกต้องหรือไม่ และถ้าคุณต้องกลับไปยังจุดเริ่มต้น 

สร้างกระบวนการนำซอฟต์แวร์ของคุณ 

ตอนนี้เรากำลังเข้าสู่เนื้อหาที่สำคัญที่สุดที่คุณอยู่ที่นี่: แผนการนำที่แท้จริง 

แผนการนำซอฟต์แวร์ที่คุณคิดขึ้นควรสามารถจัดการความคาดหวังทั้งสำหรับฝ่ายบริหารและพนักงาน รวมถึงการชี้แจงให้ชัดเจนเมื่อไหร่ที่แต่ละขั้นตอนควรจะเกิดขึ้น ส่วนนี้สำคัญมากเพราะไม่ได้แค่ระบุขั้นตอนทั้งหมดของคุณ แผนที่มีการคิดอย่างรอบคอบสามารถช่วยลดการขยายขอบเขต และทำให้ทุกคนรักษาเส้นทางและการทำงานตามเส้นตายได้ง่ายขึ้น 

แผนการนำซอฟต์แวร์ของคุณเป็นเอกลักษณ์และจะแตกต่างกันไปตามสิ่งที่คุณทำ แต่ถึงกระนั้นก็ยังมีบางสิ่งที่แผนที่ครบถ้วนทุกแผนควรมี:

ข้อมูลพื้นฐาน

ถือว่านี่คือ 5W’s และ 1H ของแผนการที่คุณสามารถแสดงให้ผู้ตัดสินใจเห็นเพื่อให้พวกเขายิ้มและพูดว่า “โอเค เจ๋ง” ระบุว่าใช้ซอฟต์แวร์ใด เหตุผลเบื้องหลังในการเปลี่ยนแปลง และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง

ทีมงานในการนำซอฟต์แวร์

อาจจะมีแค่คุณ อาจจะเป็นทั้งทีม IT อาจมีคนจากฝั่งบริษัทซอฟต์แวร์ที่จะมาช่วยในช่วงเปลี่ยนแปลงก็ได้ ไม่ว่าจะมีใครบ้าง ให้แน่ใจว่าคุณบอกให้ชัดเจนว่าใครคือผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบที่นี่ 

เวลาที่คาดหวัง

ทุกอย่างจะใช้เวลานานแค่ไหนและเมื่อไรคุณคาดว่าจะพบกับเป้าหมายบางอย่าง? จำไว้ว่าการวางแผนที่ดีที่สุดมักจะมีเวลาที่ต้องมีการปรับเปลี่ยนบ้างเพื่อรองรับการปรับแผนของคุณ  

งานเตรียมการ

ต้องทำอะไรเพื่อให้ระบบปัจจุบันของคุณพร้อมให้ใช้ซอฟต์แวร์ใหม่? บางคนอาจจะต้องอัปเดต OS บางคนอาจต้องพิจารณาการอัปเกรดระบบอย่างสมบูรณ์ ไม่ว่าสิ่งที่คุณต้องการคืออะไร ขณะนี้เป็นช่วงเวลาที่จะต้องพูดคุยกันทั้งหมด 

#### ผลลัพธ์ที่คาดหวัง

ซอฟต์แวร์ใหม่นี้จะเพิ่มยอดขายได้ 15% ในช่วงไตรมาสต่อไปหรือไม่? โปรแกรมใหม่นี้จะมาทดแทนโปรแกรมอื่นสองโปรแกรมที่คุณเคยพึ่งพาหรือไม่? ส่วนนี้สามารถมีบทบาทสำคัญในการปรับเรียงหรือกำหนดความคาดหวังในการทำงาน 

ปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

ในโลกที่สมบูรณ์แบบ ทุกการเปิดตัวซอฟต์แวร์จะผ่านไปได้อย่างง่ายดาย แต่คุณรู้ว่าเราก็ไม่ได้อาศัยอยู่ในโลกที่สมบูรณ์แบบ คิดเกี่ยวกับสิ่งที่อาจต้องการการแก้ไขหรือปรับแต่งเมื่อซอฟต์แวร์ใหม่ถูกนำไปใช้งาน 

พนักงานที่จะได้รับผลกระทบ

โปรแกรมใหม่ของคุณจะถูกใช้โดยทั้งบริษัทหรือแค่ทีมสองทีม? ให้ระบุว่าใครที่ต้องพบกับการเปลี่ยนแปลงที่มากที่สุดในตอนนี้

แผนการฝึกอบรม

ทุกคนจะมีวิธีใดบ้างในการทำความเข้าใจกับซอฟต์แวร์ใหม่ ระบุโมดูลการฝึกอบรมและทรัพยากรอื่น ๆ ที่คุณจะใช้รวมถึงวิธีที่คุณวางแผนจะวัดความสำเร็จของการฝึกอบรม 

ทำความสะอาดข้อมูล

มันง่ายมากที่ธุรกิจจะสะสมสิ่งที่ไม่มีความจำเป็น ซอฟต์แวร์เก่าที่ใช้พื้นที่สำคัญและข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องเป็นเวลาหลายปีเป็นเพียงไม่กี่สิ่งที่มานึกถึง โชคดีสำหรับคุณ แผนการนำซอฟต์แวร์ใหม่ถือเป็นโอกาสที่ดีในการจัดการกับปัญหาเหล่านี้ 

นี่คือเหตุการณ์การทำความสะอาดระดับ Tanner 

มันเป็นไปได้ว่า การดำเนินการซอฟต์แวร์ใหม่ของคุณอาจหมายถึงว่าบางสิ่งเก่าจะถูกทิ้งไป หาระยะเวลาเล็กน้อยในการทำความสะอาดแบบสปริงแล้วกำจัดข้อมูลเก่าและโปรแกรมบางอย่างก่อนที่คุณจะย้ายไปยังระบบใหม่ของคุณ นี่มีข้อดีที่อาจสร้างโอกาสใหม่ในการจัดระเบียบข้อมูลที่สำคัญ 

สร้างแผนการเปิดตัวส่วนบุคคล 

ทีมวิศวกรรมและทีม UX ใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์ใหม่เดียวกัน แต่พวกเขาใช้มันด้วยเหตุผลที่แตกต่างกันมาก ทีม HR สามารถรอได้เป็นเวลาไม่กี่สัปดาห์หรือเดือนหรือสองเดือนก่อนที่จะได้รับการฝึกอบรมในโปรแกรมใหม่ แต่การขายจำเป็นต้องได้รับการฝึกอบรมเมื่อวานนี้ 

เรารู้ว่าคุณไม่ต้องการสร้างงานมากขึ้นให้กับตัวเอง แต่การสร้างแผนการเปิดตัวที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละทีมและสถานการณ์สามารถทำให้ง่ายต่อการนำโดยรวม คิดเกี่ยวกับทุกคนที่ต้องใช้โปรแกรมใหม่และวิธีที่คุณสามารถปรับแผนของคุณให้เข้ากับความต้องการของพวกเขา ไม่ต้องเกรงใจในการติดต่อฝ่ายบริหารเพื่อดูว่าความต้องการมีความแตกต่างกันอย่างไรระหว่างแต่ละทีม

ค้นหาผู้สนับสนุนซอฟต์แวร์ของคุณ 

หนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สุดที่ต้องคำนึงถึงในระหว่างกระบวนการนี้คือซอฟต์แวร์คือแค่เครื่องมือ การมีอยู่เพียงอย่างเดียวและการเปิดให้ผู้ใช้ใช้งานไม่ได้หมายความว่าจะได้รับการใช้จริง มันเป็นที่รู้กันดีว่าคนมักจะ ต่อต้านการเปลี่ยนแปลง โดยเริ่มต้นจากการมีผู้สนับสนุนบางรายในมุมของคุณจึงสามารถช่วยในการดำเนินการได้มาก 

ทุกคนสามารถเป็นผู้สนับสนุนซอฟต์แวร์ใหม่ ระบุคนที่สนับสนุนการเปลี่ยนแปลงและเข้าใจซอฟต์แวร์เพื่อช่วยสร้างวัฒนธรรมสำนักงานของคุณให้เข้ากัน 

เราไม่ได้บอกว่าคุณต้องหาคนมาบอกกับที่ทำงานว่าเขาชอบซอฟต์แวร์ HR ใหม่ของคุณมากแค่ไหน (แม้ว่ามันจะตลกแบบนั้น) แค่มีคนที่พูดถึงเคล็ดลับของซอฟต์แวร์และสรรเสริญโปรแกรมใหม่สามารถช่วยในการดำเนินการได้มาก 

เตรียมพร้อมสำหรับอนาคต 

แม้จะมีอุปสรรคเล็กน้อย แต่ดูเหมือนว่าทุกคนได้เริ่มต้นและใช้งานฟีเจอร์ใหม่ล่าสุดในเทคโนโลยีของคุณอย่างง่ายดาย ความรู้สึกที่คุณมีความพึงพอใจอย่างมากและรู้สึกประสบความสำเร็จไม่น้อย และคุณสามารถนอนหลับสบายใจรู้ว่าคุณได้นำสิ่งใหม่และ hữu íchมาสู่ทีมของคุณ 

แล้ว...จะเกิดอะไรขึ้นต่อ?

เรารู้ว่าคุณรู้สึกเจ็บปวด

เป็นสิ่งสำคัญเสมอที่จะคิดเกี่ยวกับอนาคตเมื่อคุณทำงานบนแผนการนำของคุณ เนื่องจากมันง่ายมากที่จะทำให้การทำงานและการตัดสินใจส่วนใหญ่ตกอยู่ที่บุคคลหนึ่ง นอกจากนี้ยังง่ายมากสำหรับการใช้โปรแกรมให้ประสบความสำเร็จอย่างต่อเนื่องที่จะ ขึ้นอยู่กับ พนักงานคนหนึ่ง 

ไม่มีอะไรแย่กว่าซอฟต์แวร์ที่เสียไปเพราะมีคนออกจากตำแหน่งหรือรับผิดชอบที่ใหม่ ทำให้มันง่ายสำหรับใครก็ตามใน IT ที่จะเรียนรู้เกี่ยวกับโปรแกรมและตัดสินใจและทำการเปลี่ยนแปลงตามที่จำเป็น 

รวบรวมข้อเสนอแนะ

คุณคิดว่าคุณได้จัดทำแผนการดำเนินการที่เชื่อถือได้ แต่ทีมที่เหลือจะเห็นด้วยไหม?

เรารู้ว่าทุกคนมีวิธีการวัดความสำเร็จของตนเอง แต่กระบวนการนำที่บรรลุเป้าหมายสุดท้ายของมันแต่กลับทำให้ทุกคนประสาทเสียไม่ใช่คำจำกัดความของความสำเร็จของเรา นี่คือจุดที่พลังของความคิดเห็นสามารถเข้ามาเล่น 

ทุกคนที่เข้าร่วมในกระบวนการนำสามารถช่วยให้คุณได้รับข้อเสนอแนะที่ใช้งานได้จริง ถามเกี่ยวกับความคิดเห็นของพวกเขาเกี่ยวกับกระบวนการ ความชอบและไม่ชอบของพวกเขา และว่าพวกเขามีข้อเสนอแนะใดๆ ที่สามารถทำให้สิ่งต่างๆ ราบรื่นขึ้นได้หรือไม่

มันอาจง่ายที่จะมองสิ่งต่างๆ ผ่านมุมมองของ IT ของคุณ การได้ยินเกี่ยวกับสิ่งต่างๆ จากมุมมองของคนอื่นสามารถทำให้การวางแผนการดำเนินการครั้งถัดไปง่ายขึ้น

‍