“Yeni normal”ımız pek “normal” hissettirmiyor.  Takımlar küresel olarak Evden Çalışma hayatına geçerken, işimizi yapabilmemiz için ihtiyacımız olan araçlarla donatılmamız daha da önemli hale geliyor.

Yeni uzaktan çalışma gerçeğimizde; “su sohbetleri” yok, Zoom toplantıları Brady Bunch entrosu gibi görünüyor ve mutfak masalarımız ev ofisleri olarak hizmet veriyor. Çalışma şeklimiz bir anda değişti, fiziksel yakınlık olmadan sosyal bağlantıların yeni standartlarının oluşmasını sağladı. Uzaktan çalışma politikaları olmayan şirketler hızla hız artırıyor ve telafi ediyorlar. Şimdi, uzaktan çalışma güçlüğünü en aza indirerek dağıtılmış bir ekip olarak işlevsel bir geleceğe hazır hale getirmenin zamanı.

Guru'da, 2015'ten beri uzak takımların etkin olmasını sağlıyoruz, ve onların en iyi nasıl birlikte çalıştıklarını görmek bizlere nasip oldu. Siz ya da kuruluşunuz aynı sayfada olmak için çırpınıyorsa, uzaktan çalışmaya geçiş için gereken araçlar konusunda kesintisiz bir rehber hazırladık.

Verimliliği artırmak için uzak takımlar arasında iletişim anahtardır. Yüz yüze iletişim mümkün olmadığında, araçlarınızın hızlı yanıt süreleri, resmi olmayan dil, sözel olmayan ipuçları ve içgüdüsellik gibi aynı avantajları sağlaması gerekiyor, bunlar iş akışlarımıza doğal gelen bir şekilde hissettirilmelidir.

Uzaktan çalışmanın beraberinde getirdiği #1 zorluk olarak “İşbirliği ve iletişim” 2020'nin Uzaktan Çalışma Durumu'nda listelendi Buffer 2020 Uzaktan Çalışma Durumu. 2019'dan #3'e yükseldi.

Uzaktan çalışma teknoloji yığınızda neler olmalı?

Basit ve etkili bir teknoloji yığını inşa etmek için üç temel unsuru içerdiğine inanıyoruz: kaliteli video konferans, gerçek zamanlı mesajlaşma iletişimi ve birleştirici bilgi yönetimi.

1. Video konferans (ör. Zoom)  

Yüz yüze toplantılar mümkün olmadığında, gerçek zamanlı video sohbeti en iyi alternatif oluyor. Web kamerası açık politikasını benimsemek uzaktaki toplantıları daha etkili ve kişisel hale getirecektir. Kameralar açıksa, daldırılmak veya dikkatinizi dağıtmak çok daha zordur ve birlikte olma hissini normal hissetmek çok daha kolaydır.

Video konferansın sorunsuz bir şekilde ilerlemesi için birkaç ipucu:

• Konuşmadığınız zaman kendinizi sessizde tutun. Bu arka plandaki gürültüyü azaltacak ve toplantılarınızın sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlayacaktır.
• Sosyal olun! Takımınız ve ofis arkadaşlarınızla sanal öğle yemekleri veya keyifli saatler düzenleyin, böylece atıştırmalık molaların etrafında gerçekleşen kişisel konuşmaları kaçırmazsınız.
• Video iletişimi için şirket genelinde normlar belirleyin Bu, konuşmaya hazır olduğunda “el kaldırma”, aracınızın sohbet özelliğinden yararlanma vb. gibi şeyleri içerebilir.

İpucu: Herkesi aynı sayfada tutmak için kurumsal genel sanal toplantı nezaket standartları ile bir Kart oluşturun.

2. Takım iletişimi ve mesajlaşma (ör. Slack)

Koridor sohbetleri mümkün olmadığında, ekiplerinizin yeni, hızlı ve verimli iletişim yöntemine ihtiyacı olacaktır. Merkezi bir sohbet ağı olmadan, ekipleriniz serbest dolaşabilir. Farklı departmanların, e-posta, metin mesajı, G Chat vb. aracılığıyla iletişim kurması, temel paydaşları habersiz bırakır. İçeride, çalışanlar iletişim kurmak için başka kanallar kullanmaya başlayabilir. İş günlerine daha fazla müdahale ve zaten ağır teknoloji yığını yüklenmesi ekleyerek.

Şirket genel bir sohbet aracı kurmak, karmaşayı ve tekrarı ortadan kaldırır ve liderlik ekibinize sürekli değişim zamanında tüm organizasyonunuza verimli bir şekilde iletişim kuracağı bir alan sağlar.

İletişim aracınızı en iyi şekilde nasıl kullanabilirsiniz  aracı:

• Bir format oluşturun kanal ve grup sohbet başlıkları için. Örneğin, Guru'da proje tabanlı Slack kanalları önek "#proje-" kullanır. Bu, kenar çubuğunuza özgü organize etmenize yardımcı olur ve önümüzdeki haftalar boyunca birkaç yeni kanal başlatıyorsanız özellikle faydalıdır.
• Tüm özellikleri kullanın! Slack, bir durum belirtmenize, bildirimleri duraklatmanıza, Clockwise gibi verimlilik uygulamalarıyla entegre olmanıza olanak tanır ve daha fazlasını yapmanıza olanak tanır. Bu özellikler, sohbet aracınızın iş akışınızın daha entegre bir parçası gibi hissetmesine ve daha az bir dikkat dağıtıcı olmasına yardımcı olabilir.
• Yanıtları ipuçlarına göre düzenleyin. Kanallar gürültülü hale gelir ve konuşmalar karışıklığa karışır. Şeyleri düzenli tutmak ve akıl sağlığını korumak için iplik içinde yanıt verdiğinizden emin olun.

3. Bilgi yönetimi (ör. Guru)

Aniden uzaktan çalışmaya geçmenin en büyük sürprizlerinden biri, işimizi yapmak için meslektaşlarımıza omuz omuza vurma ihtiyacına ne kadar bağımlı olduğumuzu fark etmektir. Dolaylı omuz vurmaların masada olmadığı bir ortamda, ekibinizin konu uzmanları (SME'ler), uzaktan tek tek tekrarlanan sorularla karşılaşmayacakmış gibi. Muhtemelen daha fazla. Bu nedenle, şirket FAQs, politikaları, ürün soruları vb. hakkında tek gerçek bir kaynak kurmak, uzaktan çalışan ekipler için birinci önceliktir. Şirketinizin iç bilgilerini merkezileştirmek, SME verimliliğini (ve sağlığını), ekip güvenini ve genel organizasyon uyumunu destekleyecektir.

Bilgi yönetim aracınızdan en iyi şekilde yararlanmanın yolları:

• Bilgi yönetimini  tüm ekibinizin mevcut iş akışlarına dahil edin. Slack entegrasyonumuz, Chrome eklentisi ve G Suite Eklentisi ekiplerin ihtiyaç duyduğu bilgiyi nerede çalışıyor olurlarsa olsunlar getirmek için tasarlanmıştır. Bu verimliliğe yardımcı olur ve değerli sekme alanı tasarrufu sağlar.
• Her şeyi belgele, hatta geçici politika ve prosedürleri bile. KM aracınızı tüm şirket bilgileri konusunda doğru kaynak olarak görmelerinin herkes için önemli olması. Özellikle hızlı politika veya prosedür değişikliklerinin yaşandığı zamanlarda. Doğrulanmış bir bilgi tabanı, ekibinize güvendikleri, zamanında, güvenilir ve dinamik bir şekilde bilgi sağlamak için harika bir yerdir.
• Bilgiyi işbirlikçi bir çaba haline getirin! Sıfırdan bir bilgi tabanı oluşturmak zor görünebilir. Liderlerin takım özel içerik sağlamaları için belirlemeler yapmaları ve yapılandırmayı geliştirmek ve bilgiyi güncel ve düzenli tutmak için bir bilgi yönetim ekibi oluşturmaları. Bilgi yönetimini paylaşılan bir sorumluluk haline getirmek, sadece yükü çok daha hafifletecek, aynı zamanda sürekli başarı için hazırlayacak.

Bir sonraki adım, uzaktan teknoloji yığınınızın üç direğinin uyum içinde çalıştığını sağlamaktır. Bu araçların yeteneklerini birleştirmek için birkaç ipucu burada:

• Zoom + Slack: Eğer kendinizi Slack üzerinde dairesel, uzun bir konuşmada bulursanız, gerçek zamanlı olarak tartışmak için hızlı bir Zoom çağrısına katılın. Hemen bir toplantı planlama aracına gitmeden ve resmi olarak bir toplantı planlamadan Slack içindeki Zoom entegrasyonunu kullanarak hemen bir arama başlatabilirsiniz.
• Slack + Guru: Bilgi paylaşımı etrafında alışkanlıklar oluşturarak Slack'te mevcut olanları göstererek başlayın. Bir takım arkadaşının bir kanalda bir soru sorması durumunda, uygulamadan çıkmadan doğrudan bir Kartla yanıtlayabilmek için Guru entegrasyonunu kullanın. Bu sadece meslektaşınıza sorusunun cevabını vermekle kalmaz, aynı zamanda ileride bir soruları olduğunda ilk olarak Guru'ya bakmalarını teşvik eder.
• Guru + Zoom: Hem iç hem de dış yönlü aramalarda, o an cevaplayamayacağınız sorular ortaya çıkar. Değerli zamanı kaybetmek yerine veya daha sonra takip etmeyi taahhüt etmek yerine, Guru kullanarak gerçek zamanlı olarak hızla cevaplar bulun. Tek seferlik soruları kendinizden emin bir şekilde cevaplamak için hazırda bulunan sindirilebilir, parça parça bilgiler yardımcı olacaktır.

Ve bu sadece başlangıç. İnsanlar, uzaktan çalışma teknoloji yığınınızı oluşturan araçlara alıştıkça, bu pratikler ikinci doğa haline gelecek ve çeşitli teknoloji yığınlarıyla daha verimli çalışmanın daha fazla yolunu bulacaksınız. Ancak, değişimi yönetmek ve yeni araçların devreye alınması beraberinde zorluklar getirir.

Yeni araçları devreye almak özellikle takımınızın günlük yaşamlarında zaten görülmemiş bir kesinti yaşadığı durumlarda sıkıcı olabilir. Vurgu, iş akışlarını geliştirmeye — onları daha da karmaşıklaştırmaya değil — koymalıdır. Uzaktan çalışanlara yeni bir aracın kullanımı sezgisel, basit olmalı ve mevcut süreçlere tartışmasız bir iyileştirme olarak hizmet etmelidir. Değer katkısını hemen gösterdiğinizden emin olun. Loom gibi bir kayıt aracını kullanmak, rampa sürecini hızlandıracak ve benimsemeyi teşvik edecektir. Büyüme ağrıları kaçınılmazdır ancak güçlü değişim yönetimi uygulayarak hızla yeni alışkanlıklar geliştirebileceksiniz.

Yeni normalimizi desteklemek için yeni araçları benimseyerek, uzaktan çalışma döneminin sona ermesinden sonra bile daha güçlü, iyi hizalı iletişimciler ekibine dönüşeceksiniz.