İş yerinde yeni yazılım çıkarma kadar eğlenceli başka bir şey var mı? Birkaç şey düşünebiliriz: Cuma öğleden sonraları saat 4:30 toplantıları ve kök kanal tedavileri hemen aklımıza geliyor. 

Gerçekçi olalım: İnsanlar işlerini kolaylaştıran yeni araçlar almayı çok sever, ancak bir programdan diğerine geçiş en iyi ihtimalle stresli, en kötü ihtimalle felaket olabilir. Bu nedenle, herkesin son yazılım değişikliklerinizle uyum sağlamasına yardımcı olabilecek sağlam bir yazılım uygulama planına sahip olmak kesinlikle gereklidir. 

Övünmek istemiyoruz (yani... belki biraz), ama iş yerinde yeni bir yazılım programı tanıtmanın doğru ve yanlış yollarını biliyoruz. Müşterilerimize Guru'yu şirketlerinde uygulamanın en iyi yollarını öğretmenin yanı sıra, kendimizin yönetmesi gereken birçok dahili yazılım ihtiyacımız var. 

Herkesin yeni yazılımınızı sevmesini garanti edemeyiz, ama hayatınızı kolaylaştıracak decent bir yazılım uygulama planı yazmanıza yardımcı olabiliriz. Kendi sağlam uygulama planınızı oluşturmak için bilmeniz gerekenler şunlardır. 

Yazılım uygulamasının önemi

Birisi şirket bilgisayarlarına yeni yazılım yükleyip insanları bununla baş başa bıraktı mı? Yaptılarsa, o hikayeyi anlatacak kadar yaşayacaklarını sanmıyoruz. Akışa uymak harika olabilir ama bu, bütün bir departmanı veya şirketi yeni yazılımla hızlandırmak için doğru zihniyet değil. 

İlgi kaybı ve yazılım uygulaması karışmaz

Hazırlıksız bir şirkete yeni yazılım sunmak sadece stresli değil, aynı zamanda şok edici şekilde ama etkisizdir. Sorunları düzeltmeye, soruları yanıtlamaya ve önlenebilmesi gereken yangınları söndürmeye çok zaman harcayacaksınız. İyi düşünülmüş bir yazılım uygulama planı, izleyeceğiniz makul bir zaman çizelgesi oluşturmanızı sağlar ve başarıyı ölçmek için kullanabileceğiniz kilometre taşları ayarlamanıza yardımcı olur. 

Beklenmedik sorunlar ve yazılım uygulamaları el ele gider. Neyse ki, uygulama planınız sorunların çözümünde önemli bir yardımcı olabilir. Uygulama planınızın yavaş internetten, işte stresli bir haftadan veya yeni teknolojileri öğrenmeyi sevmeyen birinden sizi koruyacağını vaat edemeyiz. Buna rağmen, bir uygulama planı oluşturmanın, ortaya çıkabilecek sorunlar hakkında eleştirel düşünmenize olanak tanıdığını ve sorunları önceden çözmenize yardımcı olduğunu söyleyebiliriz. 

Her şeyden önce, uygulama planınızın herkesin başarı için hazırlanmasına yardımcı olur. Oluşturduğunuz eğitim modülleri, kilometre taşları ve SSS'ler, kullanıcıların yeni yazılımlarından en iyi şekilde yararlanmalarına yardımcı olacak şekilde tasarlanmıştır. Ayrıca büyük bir baş ağrısını yok eder ve biraz daha akıl sağlığınızı korumanıza yardımcı olur. Tüm bunlar göz önüne alındığında, bunu net bir kazan-kazan senaryosu olarak adlandırırız. 

Yazılım uygulaması için ipuçları 

Yazılım uygulama planlarının herhangi bir çıkış için önemli bir parça olduğunu kanıtladık. Şimdi konuyu değiştirip, kendi başınıza sağlam bir uygulama planı nasıl oluşturabileceğinize odaklanalım. 

Başarıyı erken tanımlayın 

Disiplinli bir uygulama planı yapmaya ne sebep olduğunu düşünme şansınız oldu mu? Üzgünüm, ama "Yöneticim öyle dedi" burada iyi bir cevap değil. 

Sağlam bir tutum/diyet planı

İşleyen bir uygulama planı yapmak istiyorsanız, başarıyı nasıl ölçeceğinizi düşünün. Çalışma alanınız yeni yazılımı sadece heyecan için satın almayı seviyorsa, yeni yazılıma olan ilginizin arkasındaki bir sorunu çözmekte olduğunuzu düşünüyoruz. 

Yeni yazılımın çözmesi gereken kaç sorun olduğunu düşünün ve bunları nasıl ölçebileceğinize dair metrikler belirleyin. Bu alıştırmayı gerçekleştirmek, doğru yazılımı seçip seçmediğinizi ve geri dönüp dönmeyeceğinizi belirlemenize yardımcı olabilir. 

Uygulama sürecinizi oluşturun 

Şimdi buradaki asıl şeye geliyoruz: gerçek uygulama planı. 

Geliştirdiğiniz yazılım uygulama planı, hem yönetimin hem de çalışanların beklentilerini yönlendirmekle birlikte, her adımın ne zaman yapılacağını net bir şekilde özetlemelidir. Bu bölüm önemlidir çünkü tüm sürecinizi sadece özetlemekle kalmaz. İyi düşünülmüş bir plan kapsam kaymasını azaltmaya yardımcı olabilir ve herkesin doğru yolda kalmasını sağlamak ve teslim tarihlerini karşılamak için işleri daha kolay hale getirebilir. 

Uygulama planınız kendine özgüdür ve yaptığınız şeye bağlı olarak farklılık gösterecektir; bununla birlikte, her tamamlanmış planda olması gereken bazı şeyler vardır:

Temel bilgiler

Bunu planınızın 5N1K’sı olarak düşünün; bu bilgileri herhangi bir karar verene gösterebilirsiniz, böylece başını sallayıp "tamam, güzel" diyebilirler. Kullandığınız yazılımı, değişimin nedenini ve ilişkili maliyetleri özetleyin.

Uygulama ekibi

Belki sadece siz varsınız, belki tüm BT ekibisiniz, belki de geçişte yardım edecek yazılım şirketinin bir temsilcisi var. Kimlerin dahil olduğunu bilmek, burada kimlerin sorumlulukları olduğunu belirtmek çok önemlidir. 

Beklenen zaman çizelgesi

Her şeyin ne kadar süreceği ve hangi belirli kilometre taşlarını ne zaman karşılamanız gerektiğini belirleyin. Unutmayın, en iyi planlar her zaman takviminizde bazı esneklik yer bırakır.

Hazırlık çalışması

Yeni yazılım için mevcut sistemlerinizi hazırlamak için ne yapılması gerekiyor? Bazı insanlar birkaç işletim sistemi güncellemesine ihtiyacı olabilir, diğerleri ise tamamen bir sistem yükseltmesi düşünmek zorunda kalabilir. Ne yapmak gerektiği önemli değil, şimdi her şeyi netleştirme zamanı. 

#### Beklenen sonuçlar

Bu yeni yazılım, önümüzdeki 3 çeyrek içinde satışları %15 artıracak mı? Bu yeni program, güvendiğiniz iki diğer programın yerini alacak mı? Bu bölüm, paydaşların hizalanmasında ve iş için beklentilerin belirlenmesinde önemli bir rol oynayabilir. 

Potansiyel sorunlar

Mükemmel bir dünyada her yazılım uygulaması kolayca geçecek, ama mükemmel bir dünyada yaşamadığımızı biliyorsunuz. Yeni yazılımın dağıtımından sonra neyin düzeltilmesi veya ayarlanması gerektiğini düşünün. 

Etkilenen çalışanlar

Yeni programınız tüm şirket tarafından mı kullanılacak, yoksa sadece birkaç ekip mi kullanacak? Değişiminizden en çok etkilenecek olanları bu bölümde belirtin.

Eğitim planı

Herkes yeni yazılım ile nasıl uyum sağlayacak? Kullanmayı düşündüğünüz eğitim modülleri ve diğer kaynakları belirtin ve eğitimin başarısını nasıl ölçeceğinizi açıklayın. 

Verileri temizleyin

İşletmelerin ihtiyaç duymadıkları şeyleri biriktirmesi çok kolaydır. Değerli belleği kaplayan eski yazılım ve yıllardır alakalı olmayan veriler de akla gelen birkaç şeydir. Sizin için şanslıdır ki, yeni bir yazılım uygulama planı, bu sorunlardan bazılarını ele almak için mükemmel bir fırsattır. 

Bu, tıpkı Tanner Seviye temizlik etkinliği 

Yeni yazılımın uygulanmasının, bazı eski şeylerin geride bırakılması anlamına geleceği mümkündür. Yeni sisteminize geçmeden önce, biraz bahar temizliği yapın ve eski verileri ve programları temizleyin. Bu, önemli bilgileri düzenlemek için yeni fırsatlar oluşturma avantajını da getirir. 

Bireysel dağıtım planları oluşturun 

Mühendislik ekibi ve UX ekibi aynı yeni yazılım programını kullanıyor, ancak bunu çok farklı nedenler için kullanıyorlar. İK birkaç hafta veya hatta bir iki ay boyunca yeni programda eğitim almayı bekleyebilirken, satışlar bir gün önce eğitilmek zorundadır. 

Daha fazla iş yaratmak istemediğinizi biliyoruz, fakat farklı ekipler ve senaryolar için farklı dağıtım planları oluşturmak genel uygulamayı kolaylaştırabilir. Bu yeni programı kullanacak herkes hakkında düşünün ve planınızı onların ihtiyaçlarına göre nasıl uyarlayabileceğinizi değerlendirin. İhtiyaçların her ekip arasında nasıl farklılık gösterdiğini görmek için yönetimle iletişim kurmaktan çekinmeyin.

Yazılım şampiyonlarınızı bulun 

Bu süreçte aklınızda bulundurmanız gereken en önemli şeylerden biri, yazılımın sadece bir araç olmasıdır. Sadece var olmak ve kullanıcılara ulaşabilir olmak, kullanılacağı anlamına gelmez. İnsanların genellikle değişime karşı dirençli olduğu oldukça iyi biliniyor, bu nedenle köşenizde birkaç savunucu ile başlamanız uygulama sürecinde size büyük bir yardım olabilir. 

Yeni yazılım için bir savunucu olabilirsiniz. Değişimi destekleyen ve yazılımı anlayan kişileri belirleyin ve ofis kültürünüzü bu değişime hazırlamaya yardımcı olun. 

Yeni İK yazılımınızı ne kadar sevdiğinizi ofiste rastgele anlatarak dolaşacak birini bulmanız gerektiğini söylemiyoruz(bu komik olurdu). Yazılım ipuçlarını doğal olarak öne çıkaran ve yeni programın övgülerini söyleyen kişilerin varlığı süreci desteklemede çok faydalı olabilir. 

Geleceğe hazırlanın 

Birkaç kazaya rağmen, herkesin yeni teknoloji yığınına kolayca katıldığı görülüyor. Büyük bir tatmin ve başarı hissi sınırsızdır ve ekibinize yeni ve faydalı bir şey kattığınızdan emin olursunuz. 

Öyleyse, sıradaki ne?

Acınızı hissediyoruz

Uygulama planınız üzerinde çalışırken her zaman geleceği düşünmek önemlidir. Çünkü çoğu iş yükü ve karar verme süreçlerinin tek bir kişi üzerine düşmesi oldukça kolay olduğu gibi, bir programın sürekli kullanımına olan bağlılığın da bir çalışana bağlı olması oldukça kolaydır. 

Birinin görevini bırakması ya da yeni sorumluluklar alması durumu yazılımın göz ardı edilmesinden daha kötü bir şey yoktur. BT'de herhangi birinin program hakkında bilgi almasını sağlamak ve gerektiğinde kararlar ve değişiklikler yapmasını sağlamak için kolay bir yol oluşturun. 

Geri bildirim toplayın

Şu anda sağlam bir uygulama planı hazırladığınızı düşünüyor musunuz, ancak ekipten başka herkes de aynı fikirde mi?

Herkesin başarıyı ölçmesinin kendi yolunun olduğunu biliyoruz, ancak bir uygulama süreci amacına ulaştığında fakat başkalarını deli etme sürecine dayanıyorsa, bu bizim başarı tanımımız değil. Burada görüş gücünün etkisi devreye girebilir. 

Uygulama sürecine katılan herkes size eyleme geçirilebilir geri bildirim sağlama konusunda yardımcı olabilir. Proje yönetiminde bakış açınızı görmek kolay olabilir.

IT zekânızla şeylere bakmak kolay olabilir. Diğer insanların bakış açılarından duyduklarınız, gelecekteki uygulamaları planlamayı kolaylaştırabilir.

‍