Bilgi yönetimi, herkesin en iyi işini yapabilmesini sağlamak için önemli bir rol oynar, ancak etkili bir strateji oluşturmak için birçok şeyin bir araya gelmesi gerekir.

Departmanlardan destek aldınız, sürekli olarak bilgi birikimini engellemek için çalıştınız, hatta bilgi yönetimi yazılımına göz atıyor olabilirsiniz. Eksik olan tek şey konu uzmanları.

Konu uzmanları nedir?

Konu uzmanınız (aynı zamanda SME olarak da bilinir), organizasyonunuzda önemli bir konuda otoritedir. Onlar, süreçleri uygulayabilen ve geliştirebilen yerleşik teknik uzmanınız veya belirli bir alan veya konu hakkında çok fazla bilgiye sahip kişilerdir.

Konu uzmanları genellikle rollerinde çok uzun süre kalan insanlardır, böylece bilgilerinin çoğu içgüdüsel olarak gelir. Pek çok yönetici, bir konu uzmanı olma tanımına uyabilir, ancak yönetim dışındaki çalışanların da konu uzmanı olma olasılığı daha yüksektir. Konu uzmanlarınız teknik liderler, bireysel katkı sağlayanlar, analistler ve daha fazlası olabilir!

Konu uzmanlarının önemi

Organizasyonunuz yetenekli ve yetkin insanlarla dolu, o zaman bir konuyu ana “başvurunuz” olarak neden sadece birine odaklanıyorsunuz?

Örgütünüzde bazı yüksek performans gösterenler var, ancak her bir görevi departmanlarında yerine getiremeyecekler. İnsanları yıpratmaya çalışmak ve her konuda uzmanlık talep etmek yerine, belirli konular için konu uzmanlarına güvenin.

Ellerinde SME'ler olduğunda, işinizle ilgili önemli olan konularda güvenilir bir bilgi kaynağına sahip olursunuz. Uzmanlıkları, yeni süreçlerin biçimlenmesine, farklı pazarlara genişlemeye veya organizasyonunuzu büyütmenin en iyi yollarına odaklanmanıza yardımcı olabilir.

Konu uzmanlarının en iyi özelliklerinden biri, neredeyse her departmana ya da düşünabileceğiniz herhangi bir nişe fayda sağlamalarıdır. Pazarlama, Hubspot ile ilgili her şeyde SME'sine sahip olabilir. İK, çalışanları işe almanın ve işten çıkarmanın doğru yolu ile her şeyi bilene bir SME'ye sahip olabilir. Şirketiniz için önemli bir ihtiyaç varsa, size gerekli bilgileri ve içgörüleri sunacak bir SME bulabilirsiniz.

SME'leri kullanmaya başladığınızda, işinizde olumlu bir halo etkisini de görmeye başlayabilirsiniz. Gerçekten konularla ilgili derin bir anlayışa sahip biri, neleri kaçırabileceğinizi söyleyebilir ve değişiklik yapma konusunda fikirler sunabilir. Birden yeni ve geliştirilmiş süreçler, projeler için fikirler ve daha verimli çalışanlar ortaya çıkabilir. Ve tüm bunlar doğru SME'leri belirlediğiniz için oldu.

3 konu uzmanının özelliği

Çok sayıda potansiyel adayla çalışırken, konu uzmanlarını nasıl tanımlayabilirsiniz? En iyi puanları kimin aldığını görmek için en son performans incelemelerine bakmayı ihmal etmeyin.

İnanın ya da inanmayın, iş yerinde yüksek performans gösterenler ile gerçek konu uzmanları arasında bir fark vardır. Etkili bir SME olmak için farklı niteliklerin ve özelliklerin bir araya gelmesi gerekir. Aramaya başlıyorsanız, bu üç önemli özelliği göz önünde bulundurmayı düşünün.

1. Deneyim

Bazı organizasyonlar, en güvenilir SME'lerinin şirket içinde yıllarca deneyime sahip olmasını ister.  Sizin şirketiniz ise, bir alanda yılların deneyiminin, bir işçinin şirkette ne kadar süre çalıştığından daha önemli olduğunu düşünebilir.  Diğer organizasyonlar ise, yeterliliklere büyük önem verirler. Konu uzmanınızın bir doktora, bir derece, çeşitli sertifikalar veya bunların bir kombinasyonuna sahip olması mümkün.

Her iki durum için bir karışım kullanmak her zaman iyi bir fikirdir. Unutmayın, bir işe sahip olmak veya duvarda çerçevelenmiş sertifikaların ve diplomaların bir duvarına sahip olmak, otomatik olarak birinin SME olmasını sağlamaz. En iyi yargınızı kullanın ve seçim yaparken diğer olumlu şeyleri göz önünde bulundurun.

2. Katılım

İş yerinde tamamen aktif olan bir SME'yi severiz. Bunlar, belirli konular hakkında sadece bilgili olmakla kalmayıp, aynı zamanda çalışma saatlerinde aktif katılımcılardır.

Herkes için işte katılım önemlidir, ancak bu özellikle konu uzmanları için geçerlidir. SME'ler, uzmanlık alanlarına dalmayı, ekipleriyle iş birliği yapmayı ve ihtiyaç duyulduğunda biraz yönlendirme yapmayı sevmelidirler.

Sosyal kelebeklerin, iş yerinde belirli konularda uzman olabilecek tek kişiler olduğu söylemiyoruz. Katılımcı çalışanlar, sadece iş yerinde neler olup bittiği hakkında bilgi sahibi olmakla kalmaz, aynı zamanda kendi bilgi boşluklarını doldurabilir ve çevresindekilere yardımcı olabilirler. Bu, hem çalışanlar hem de SME'ler için harika niteliklerdir!

3. İletişim

SME'ler tek başlarına çalışmayacaklar. Eğer SME'nizden en iyi şekilde yararlanmak istiyorsanız, kendilerini diğer çalışanlarla ve diğer projelerde de yer almasını istemelisiniz. Bu yüzden etkili bir iletişimci seçmek önemlidir.

Bilgi paylaşılmak içindir! Değerli bilgileri diğerlerine yayabilen bir konu uzmanı, bu rol için mükemmel bir uyum olacaktır.

Yazma, sunum yapma veya konuşma konusundaki her türlü kanıtlanmış uzmanlık her zaman büyük bir artı götürür. Potansiyel SME'nizin iş ve iletişim tarzını öğrenmek için yöneticilerle ve ekip arkadaşlarınızla görüşün.

SME'nizi nasıl kullanacağınız

Bir SME için uzun arayışınızın ardından, nihayet birini buldunuz! Artık onlara iyi haberi verme zamanı.

“İşinizi o kadar iyi yaptığınızı düşünüyoruz ki, sizi SME olarak belirledik! Şimdi her şey için sizin güveneceğimiz kişi olacaksınız. Daha fazla toplantı ve çağrıya katılmaya hazır olun!”

…Çok çekici gelmiyor, değil mi? Tanımladığınız SME'lerden istediğiniz düzeyde destek ve katılım elde etmenin doğru ve yanlış yolları vardır. Bilmeniz gerekenler burada.

Dahil edin, güvenmeyin

SME'nizin departmanı için yeni bir işe alma programı mı oluşturuyorsunuz? Yeni bir projeniz var mı? SME'nizi mümkün olan en kısa zamanda dahil edin! Onları başlangıçtan itibaren dahil etmek, ilk günden itibaren uzmanlıklarını katmalarına ve beklenen sonuçlar hakkında bilgi sahibi olmalarına izin verir.

SME'niz dahil olacak, ancak unutmayın, hâlâ yöneticiler ve diğer karar vericiler var. SME'niz için tek bir öncelik değilsiniz, hâlâ başka görevlerinin ve projelerinin olduğunu unutmayın. Onları, başkalarının yapması daha uygun olan görevlerle fazla yüklemeyin.

Zamanlarını almadığınızdan emin olmak istiyorsanız, düzenli kontroller düzenleyin, böylece mevcut önceliklerini görebilir ve ihtiyaçlarınızın nasıl konumlandırıldığını öğrenebilirsiniz (ve toplantınızın sorunsuz geçmesini sağlamak için yardımcı toplantı şablonlarımızdan herhangi birini kullanın).

Çabalarını kabul edin

Maaş artışları, SME'lere sıkı çalıştıklarını gösteren harika bir yoldur, ancak bu takdir göstermenin tek yolu değildir. Konu uzmanlarına ve organizasyondaki diğer insanlara yaptıkları işin ne kadar önemli olduğunu göstermeyi ihmal etmeyin.

Her zaman hak edildiği yerde ödül verin. Konu uzmanlarınızın işlerinin etkisini ve bunun gelecekteki girişimlerle nasıl yardımcı olacağını bilin. SME'lerin yaptığı dikkate değer bir şey olduğunu yöneticilerine bildirin ve ekiplerine yayılmasını sağlayın.

Geri bildirimlerini kabul edin

Bir SME'ye sahip olmanın en önemli nedenlerinden biri, ne yaptığınız hakkında onların değerlendirmelerini alabilmektir. Bazen, doğru yönde olduğunuzu düşüneceklerdir, ancak diğer zamanlarda şanslı olmayabilirsiniz.

Bu yeni projenin şu anda öncelik olmaması gerektiğini düşünebilirler. Ya da belki de tamamen farklı bir şeylere geçme zamanı olduğunu düşünüyorlardır.

Farklı görüşler, yeni girişimlerde çalışırken iyi bir şey olabilir. Sizi farklı şekillerde sorunları görmenize ve yenilikçi çözümler üretmenize yardımcı olabilirler. Geri bildirimin ne olursa olsun, söylediklerini dinleyin.

Bilgilerini belgeleyin

SME'ler zaten işte yeterince meşguldür. Onların ihtiyaç duydukları son şeylerin arasında, dolu bir programa engel olacak daha fazla omuz vurma ve dikkatin dağıtılması da vardır.

Unutmayın ki konu uzmanlarınızın bilgilerini içlerine kapatmalarını istemiyorsunuz. Uzmanlıklarını diğer çalışanların eline geçirecek yollar bulmalılar.

Belgelendirme, bilgi yönetiminin önemli bir parçasıdır. Kullanabileceğiniz güvenilir bir sistem bulmak, önemli bilgileri belgelemenin ve bulmanın kolaylığını sağlamalıdır.