Bilgi, herhangi bir kuruluşun hayati suyudur. Şirketi harekete geçiren kaynaklar, süreçler ve gizli sos olmaktadır. Görevlerimizi yerine getirmek için güvendiğimiz belgeler ve bilgilerdir. Önemi rağmen, iç bilgi genellikle optimize edilmemekte, birçok kuruluş kötü düşünülmüş bir bilgi yönetimi yaklaşımının sonuçlarını görmemekte başarısız olmaktadır. Var olan herhangi bir 'çözümün' - ya da olmadığı durumlarda - yeterli olduğunu varsayarlar. Bu durumun böyle olmadığını size bildirmek için buradayız. Her kuruluş, bilgi yönetiminde hata yapmaya açıktır ve etkileri göründüğünden daha geniştir.

Kuruluşunuzun bir bilgi sorunu olmadığını mı düşünüyorsunuz? Tekrar düşün.

İşte kuruluşunuzun bir bilgi paylaşım kültüründen faydalanacağı en iyi 8 gösterge:

1. Bulduğunuz şeyin tam olarak güncellenip güncellenmediğinden emin değilsiniz
2. Arananı bulmak için ayrı ayrı varış noktalarına bakmanız gerekmektedir
3. Yalnızca konu uzmanının kafasında mevcuttur
4. Herkesin erişimine sahip olmadığı bir sistemde bulunmaktadır
5. Bilginiz pasif, değil aktiftir
6. Gayri resmi bilgi yakalanmamaktadır
7. Çalışması ve güncellemesi zor olan statik belgelerde bulunmaktadır
8. Hangi bilginin etkili bir şekilde kullanıldığını bilmiyorsunuz

1. Bulduğunuz şeyin tam olarak güncellenip güncellenmediğinden emin değilsiniz

Kullandığınız kaynakların doğru ve güncel olduğunu bilmek önemlidir. En son sürümler olduğundan emin olmak için belgeleri tarama zamanı harcıyorsanız - ya da daha da kötüsü, güncellenmemiş kaynakları dışarı paylaşıyorsanız - bir bilgi sorununuz var demektir. Sadece bir klasör veya dosya adlama kuralına dayanmak, sürüm kontrolü hakkında belirsizlik yaratır ve bir kaynağın içindeki bilginin güncellendiğini belirtmez. Kullanıcılar sistemdeki bilgiye güvenemezlerse, onu kullanmazlar. Bu da, ne bulduklarının gerçekten doğru olup olmadığını belirlemek yerine, en son sürümü istemek için bir başkasını rahatsız etmelerini kolaylaştırır.

Bir dosyanın en son ne zaman güncellendiğini görebilirsiniz, ancak bir iş arkadaşının bilginin 'güvenilir' olduğunu doğruladığını görmekle aynı değildir. Örneğin, Guru, yazarları oluşturdukları bilgilerden sorumlu tutar. Birisi Guru'ya bir bilgi eklerse, onun adı eklenir ve bilginin doğru olduğunu belirleme sorumluluğunu belirli bir sıklıkta üstlenir. Bir bilgi çözümü ile, kullanıcılar bulduklarının ne zaman güncellendiğinden emin olmak zorunda kalmazlar; bir kaynağın son ne zaman doğrulandığını ve kim tarafından doğrulandığını kesinlikle bilirler. Bilginize güvenilirlik aşılamak, takım arkadaşlarınızı özgüvenle çalışmaya yetkin kılar.

2. Arananı bulmak için ayrı ayrı varış noktalarına bakmanız gerekmektedir

Şirket kaynakları için evrensel bir arama özelliğine sahip evrensel bir ana sayfanız olmaması durumunda, bilgi aramak her zaman verimsiz bir deneyim olacaktır. Belirli bir bilgi parçasının varolduğunu biliyorsunuz, ancak nerede olduğundan emin değilsiniz. Aklınızda bir anahtar kelime veya metin parçası var ki onu arayabilirsiniz, ancak bilginin nerede olduğu konusunda hiçbir fikriniz olmadan masaüstünüzü, gelen kutunuzu, Slack'i, dosya barındırma hizmetinizi ve bilginin bulunduğu diğer herhangi bir çevrimiçi havuzu aramaya hazır olmalısınız.

Tüm bilgilerinizin tek bir yerde bulunmasına dair tek arama ile aradığınız şeyi bulmanız yeterli. Ve sadece bir arama değil, zaten çalıştığınız uygulama içinde doğru olan bir arama. Hangi sitede olursanız olun, Guru gibi bir tarayıcı eklentisi yanınızda, aradığınız bilgiyi sunmaya hazır bir şekilde bekliyor. Aynısı Slack için de geçerlidir. Basit bir Slack eylemi, Guru botunu aradığınız bilgiyi direkt Slack uygulamanızda bulmaya yönlendirir. Birden fazla hedef arasında birden fazla aramadan geçme konusunda zaman kaybetmeyi unutun - ihtiyacınız olan tek şey bir tıklama.

Organizasyonunuzun nasıl bilgi paylaşımı için bilgi yönetimi araçlarını kullanabileceğine dair daha fazla bilgi edinin.

3. Sadece bir konu uzmanının kafasında var.

Konu uzmanları (SME'ler) insan ansiklopedileri gibidir. Kendi uzmanlık alanlarını öyle bir denli iyi bilirler ki anında herhangi bir soruyu yanıtlayabilirler. Ne yazık ki, çoğu SME

meslektaşlarına ansiklopedi olarak hizmet etmek ve etrafında oturup zaman geçirmek için ödenmezler. Genellikle kendi önemli işleriyle ilgilenmeleri gerekir ve akışlarını durdurarak meslektaşlarından gelen soruları cevaplamak onları gerçek değer sunmaktan uzaklaştırır. Müşterilerin, değerli SME'lerin kendi işlerine odaklanmaları yerine tekrarlayan soruları cevaplamak için zaman harcamalarına ne kadar maliyeti olduğunu önceden hesapladık ve korkunç olduğunu gördük. Haftalık olarak binlerce doların israf edildiğini görmek korkutucu.

Bilgi yönetimi çözümleri SME'lerin uzmanlıklarını bir çevrimiçi kaynakta beyin dökmesine izin verir ve istedikleri gibi güncellenebilir ve düzenlenebilir. Bu şekilde, takım üyeleri soruları olduğunda yanıtlar için doğrudan kaynağa gitme özgürlüğüne sahip olabilir ve gerçek kaynağı rahatsız etmeden yanıtları alabilirler. Ayrıca, Guru gibi bir doğrulama özelliği kullanıcıları bilginin güvenilir ve güncel olduğunu belirler, böylece konuyu tekrar SME'ye kontrol etme gereksinimini ortadan kaldırır.

4. Herkesin erişimine sahip olmadığı bir sistemde yaşar.

Kuruluşlar büyüdükçe ve bireysel ekipler kendi süreçlerini geliştirdikçe, farklı araçlar benimsenirken kopukluklar genellikle meydana gelir. Belki pazarlama ekibiniz dosyalarını Dropbox'ta barındırırken, ürün ekibiniz tamamen Trello'da çalışır. Müşteri temsilcileri, bu ekiplerden gelen bilgilere erişime ihtiyaç duyar ancak her iki araca da girişleri olmayabilir. Bu, onları diğer ekiplere bağımlı bırakır ve ihtiyaç duyduklarında ihtiyaç duyduklarında bilgiye ulaşamazlar.

Tüm ekiplerinizin kaynaklarını tek bir yerde barındırmak güçlü bir iç bilgi ağı oluşturur ve bireylere işlerini yapabilmeleri için ihtiyaç duydukları bilgiyi başkalarına başvurmadan bulma yetkisi verir. Guru'da, tüm ekiplerimiz kaynaklarını Guru'da tutar, ve paylaşılan bilgiden hepimiz faydalanırız. Müşteriyle ilgili ekiplerimiz, pazarlama, mühendislik ve hatta güvenlik ve uyumluluk tarafından sahip olunan hayati bilgiye erişime sahiptir. Temsilcilere hızlı bir şekilde ihtiyaç duydukları bilgiyi bulma imkanı sağlamak, özellikle müşterilerin ve potansiyel müşterilerin hattan beklediği durumlarda hayati önem taşır. Bilgi eksikliği, temsilciler ve müşteriler için aynı derecede sinir bozucudur.

Ekiplerinizin erişim sağladığı bilgi miktarı arttıkça, tüm talepleri hızlı ve verimli bir şekilde karşılama becerileri de artar.

5. Bilginiz pasiftir, aktif değil

Belki bilginiz iyi düzenlenmiştir. Klasör yapınızdan memnunsanız ve kaynaklarınızın insanların kolayca bulabileceğini düşünüyorsanız. Ancak, tek yaptığı insanların bulmasını beklemek için pasif bir şekilde oturmaktır. Pasif bir bilgi tabanını aramak, belirli bir sonucu aklınızda tuttuğunuzda iyi çalışır, ancak tam olarak neye ihtiyacınız olduğundan emin olmadığınızda ne olacak? Geleneksel arama yöntemi ile yalnızca arama terimlerinin sınırları içinde kalırsınız. Bir satış temsilcisi, bilgi tabanınızdaki belirli bir vaka çalışmasının bir olasılığına bir kanıt sağlayacağını bildiğinde, o vaka çalışmasını arayacak ve iletecektir. Ancak, aynı konuyla ilgili daha ayrıntılı bir noktayı sahneye koymaya çalıştıklarında aynı konuda eski bir blog yazısı olduğunu bilmediklerinde ne yapacaklar? İlgili olabilir fakat bu blog yazısı bir vaka çalışması için basit bir aramada gözükmez ve satış temsilciniz önemli bir fırsatı kaçırır.

Yapay zekâ ile desteklenen bilgi yönetimi çözümleri, bilgiyi pasiften aktife taşır. Guru'da, yararlı bilgiye sahip olmakla değil, bilgiyi kullanışlı hale getirmekle uğraştığımızı söylemeyi seviyoruz. Bilginin sadece bilgi tabanınızda yaşamamasını, ihtiyaç duyduğunuzda sizi bulmasını ve daha akıllıca çalışmanıza yardımcı olmasını sağlamalı. Guru'nun AI Öneri teknolojisi, web sayfanızdan elde ettiği bağlamla mevcut iş akışınızın içinde doğrudan ilgili bilgiler sunar. Belirli bir özellik hakkında bir e-posta yazıyorsanız, AI Öneri, o özellikle ilgili konuşan ilgili bilgiler sunacaktır. Guru'nun AI'sı zamanla daha akıllı hale gelir, bireysel ve kurumsal kalıpları öğrenir, sunulan her bilgi parçasını ilgili ve faydalı hale getirir. AI tüm bilgi ortaya çıkarma işini yaparken, insanlar en iyi yaptıkları işlere odaklanır: müşterileri memnun etmeye.

Psst! Guru'un bilgi teşhis kullanarak bilgi tabanınızın aktif veya pasif olup olmadığını öğrenin.

6. Resmi olmayan bilgi yakalanmaz

Bilgi yönetimi düşünüldüğünde, genellikle biçimsel bilgi akla gelir. Biçimsel bilgi, genellikle pazarlama gibi ekipler tarafından özellikle geniş dağıtım için oluşturulan blog gönderileri, vaka çalışmaları ve tek sayfalar gibi kaynakları içerir. Ancak biçimsel bilgi, etkili bir bilgi tabanını oluşturan bilgilerin sadece bir parçasıdır. Resmi olmayan bilgi de aynı derecede önemlidir, ancak genellikle göz ardı edilir. Resmi olmayan bilgi, çoğunlukla işte öğrenme ve bireyler tarafından konuşmalardan ve etkileşimlerden elde edilen görüşler gibi şeyleri içerir.

Örneğin, yeni bir çalışan, yöneticisine belirli bir süreç hakkında bir soru sorar ve yöneticisi düşünceli bir yanıt yazar. Yönetici, yeni çalışanının bu soruya sahip olması gerektiğini fark eder ve muhtemelen diğer yeni çalışanların da aynı soruya sahip olabileceğini düşünür. Guru'nun Slack botunu kullanarak yazdığı cevabını Guru'da kaydediyor, bu da tüm çalışanların yazdığı cevaba erişim sağlar. Uzun bir Slack konuşmasında kaybolmak yerine, Guru botu kullanıcılarına gayrı resmi bilgileri kaydetme gücü verir, böylece her çalışan tarafından kullanılabilir hale getirir.

Takımınıza gayrı resmi bilgileri yakalama imkanı sağlamak, içeride bir bilgi ağı oluşturmak için çok önemlidir. Bu bilgi, dış bir etkileşimden veya iç bir sohbetten geliyorsa, bu bilgiyi hızla bir bilgi ağına ekleyebilmek, temsilcilerin birbirine yardım etmesine yardımcı olur. Bireylere niche bilgileri paylaşma olanağı sağlamak, takımınızın işlemek için sahip olduğu bilgiyi büyük ölçüde arttıracaktır.

7. Çalışması zor ve güncellenmesi zor olan statik belgelerde yaşar.

İşte bu: aradığınız tam bilgi parçasını buldunuz. Tek sorun şu ki, bu bilgi 20 sayfalık bir PDF içinde yaşıyor. Ya da bir slayt sunusu. İhtiyacınız olan gerçeği çıkarmak için, dosyayı indirmek, yeni bir uygulama açmak, tüm sayfaları veya slaytları karıştırmak ve ardından ihtiyacınız olan bilgiyi kopyalamak zorundasınız. Bilgileri yalnızca PDF'ler veya PPT'ler gibi zor belgelerde saklamak, onun parçalarına erişimi zorlaştırır. Bu tür dosya türleri aynı zamanda statiktir ve kolayca düzenlenemezler. 2015'ten alıntı yapan bir kaynaktan alıntı olduğunu fark ettiğinizde ne yaparsınız? PDF'nin güncellenmesini isterseniz, kaynağın kimin olduğunu bulmanız, o kişiyi uyarmanız ve dosyayı sizin için düzenlemesini istemeniz gerekecektir.

Modüler bir bilgi yapısı, ihtiyacınız olan tüm bilgileri ulaşılabilir, lokma büyüklüğünde parçalar halinde saklama fırsatı tanır. İhtiyacınız olan PDF'den gelen ana temaları, istatistikleri ve rakamları daha basit kopyalamak için madde madde sıralayabilirsiniz. Bilgileri dinamik formatlarda düzenlemek, kullanıcıların ihtiyaç duyduklarını bulmalarını kolaylaştırır ve Uzmanlar için içeriği güncellemeyi kolaylaştırır. 2015'ten gelen istatistikleri hatırlıyor musunuz? Guru gibi modüler bir yapı kullanıyorsanız, Guru'daki bilginin doğruluğunu talep edebilir ve eklediği uzman, yazdığı bir şeyin artık güncel olmadığı bilgisi ile bilgilendirilir. Yeni bir istatistik ekleyebilirler ve sorun çözülür, PDF düzenleme gerektirmez. Ve PDF'ler ve PPT'ler gibidokümanların doğru ortamlar olduğu kullanım durumları için, Guru size belgeleri gömmenize de olanak tanır.

8. Hangi bilginin etkili bir şekilde kullanıldığını bilmiyorsunuz

Kuruluşunuzda dolanan kaynakların çoğalması ile, seçtiğiniz belgenin iş için en iyi seçenek olduğundan nasıl emin olabilirsiniz? Hangi kaynak ve varlıkların fırsatları etkilediğini ölçme yolunuz var mı? Hangi içeriklerin meslektaşlarınızın başarılı bulduğunu bilgi sahibi misiniz? Pazarlama ekibiniz, oluşturdukları bilgi üzerinde ROI hesaplayabiliyor mu?

Bilginizin nasıl kullanıldığına dair analizler, bilginizin sizin için daha fazla çalışmasını sağlar. Örneğin, Guru'nun analizleri ile, hangi bilginin en çok görüntülendiğini, kopyalandığını ve müşteri ve müşterilere gönderildiğini görebilirsiniz. Koşulları ve hedefleri etkileyen içeriğin parçalarını anlama ve fırsatlarla bağlantılı olarak destekleyebilme. Meslektaşlarınızın gönderdiği kaynakları detaylı bir etkinlik günlüğü de mevcut. Belirli müşteriler için satış temsilcilerinin hangi kollaterali kullandığını görmek, satış stratejilerini bilgilendirmenize yardımcı olabilir. Eğer başka bir kişinin X sektöründeki fırsatı belirli bir belge açtıysa, belki X sektöründeki başka bir takım arkadaşı da o belgede değer bulurdu.

Pazarlama ekipleri Guru analizlerinden bilgi edinebilir. En çok kullanılan kaynakların hangileri olduğunu anlamak, temsilcilerin destek taleplerini ve anlaşmaları kapatması için değerli içgörüler sağlar. Guru ayrıca sonuç vermeyen aramalara ilişkin analizler sunar. Birkaç temsilcinin "güvenlik" konusunda arama yaptığını görmek, pazarlamaya şirketinizin güvenlik politikaları hakkında bilgiye ihtiyaç duyulduğunu söyler. Bilgiyle olan ilişkiniz iki yönlü bir cadde olabilir; başarılı olduğu ve eksikliklerinin olduğu noktaları belirlemesine izin verin.

Bilgi yönetimi stratejinizi yeniden düşünmeniz gerektiğinin nedenleri

Hala organizasyonunuzun bilgi sorunu olmadığını mı düşünüyorsunuz? Hiçbir şirket, bilgi yönetimi çözümünü uygulamayı gerektiren büyüme zorluklarından muaf değildir. Şirketiniz büyüyor ve yenilik yapıyorsa, uzmanların zamanı son derece değerliyse, memnun edilecek müşterileriniz varsa, bir bilgi yönetimi çözümüne ihtiyacınız vardır. Şirketinizin kaynaklarını optimize etmenin, bunları erişilebilir ve işlenebilir hale getirmenin ölçülebilir bir değeri vardır. Organizasyonunuzun yaşam damarıyla ilgili olduğunda "yeterince iyi" ile yetinmeyin. Öğrenin, Guru gibi bir bilgi yönetimi çözümünün organizasyonunuzun bilgisini yönetmesine ve gelir elde etmesine nasıl yardımcı olabileceğini keşfedin.