Наш "новий звичай" не виглядає дуже "звичайно".  Поки команди по всьому світу переходять до життя #WFH, надзвичайно важливо, щоб ми були забезпечені інструментами, які нам потрібні для виконання нашої роботи - де б ми не працювали.

У нашій новій реальності віддаленої роботи; "спілкування біля водопою" не існує, зустрічі в Zoom нагадують початок серіалу "Брейді Банч", а наші кухонні столи подвоюються як домашні офіси. Спосіб, як ми працюємо, змінився напередодні, відкриваючи шлях новим стандартам соціальної взаємодії без фізичної близькості. Компанії, які не мали політик віддаленої роботи на місці, поспішають впровадити їх та робити компенсації. Зараз настав час підготувати ваші віддалені робочі сили до роботи в майбутньому як розподілену команду.

У Guru ми дозволяємо віддаленим командам працювати з 2015 року і маємо унікальну можливість бачити особисто, як вони найкраще співпрацюють разом. Якщо ви або ваша організація поспішаєте долучитися до загальної концепції, ми підготували швидкий путівник з описом інструментів, які вам потрібні для переходу до віддаленої роботи з мінімальними перервами.

Спілкування відіграє важливу роль у підвищенні ефективності віддалених команд. Коли обличчям до обличчя спілкування неможливе, ваші інструменти повинні забезпечувати ті ж переваги, такі як; швидкий час відповіді, неформальна мова, невербальні сигнали та спонтанність, таким чином, щоб це було натуральним для наших робочих процесів.

"Співпраця та спілкування" були вказані як головні труднощі, які супроводжували віддалену роботу в Доповіді про стан віддаленої роботи 2020 року. З позиції №3 у 2019 році.

Що повинно бути у вашому технологічному стеку для віддаленої роботи?

Ми вважаємо, що простий та ефективний технологічний стек складається з трьох ключових елементів: якісна відеоконференція, спілкування в реальному часі через повідомлення та єдина система управління знаннями.

1. Відеоконференція (наприклад, Zoom)  

Коли особисті зустрічі не варіант, реальний час відео чату є наступною кращою альтернативою. Впровадження політики ввімкнені веб-камери зробить віддалені зустрічі більш зацікавленими та особистими. З увімкненими камерами важче відсторонюватися або відволікатися, і набагато легше відчувати почуття єднання та звичності.

Декілька порад, як допомогти відеоконференції пройти гладко:

• Тримайте себе на беззвучці, коли ви не говорите. Це допоможе уникнути фонового шуму та забезпечити плавний перебіг вашіх зустрічей.
• Зробіть це соціальним! Це Організовуйте віртуальні обіди або щасливі години з вашою командою та друзями з офісу, щоб не пропустити ці міжособисті розмови, які колись відбувались під час перерв на перекус.
• Встановіть компанійні норми для відеоспілкування. Це може включати "підняття руки" під час готовності говорити, використання функції чату вашого інструменту та ін.

Порада: Створіть картку зі стандартами етикету віртуальних зустрічей для всієї організації, щоб усі були на одній сторінці.

2. Комунікація та повідомлення команди (наприклад, Slack)

Коли запізнювання в коридорах неможливо, ваші команди потребуватимуть нового способу швидкого та ефективного спілкування. Без центрального чату, ваші команди підуть на свою голову. Різні відділи, які спілкуються у власних куточках (чи то електронною поштою, смс-повідомленнями, G Chat і т. д.), залишають ключових зацікавлених сторін. Внутрішньо, працівники можуть почати використовувати інші канали для спілкування. Це додає до порушення робочого дня та їх вже перевантаженого технічного стеку.

Створення одного, компанійного чатового інструменту усуває плутанину та повторення і надає вашій лідерській команді простір для ефективного спілкування з цілою вашою організацією в часи постійних змін.

Як найкраще використовувати ваш інструмент для спілкування  :

• Створіть формат для назв каналів та групових чатів. Наприклад, в Guru, канали Slack на основі проекту мають префікс "#project-". Це допомагає самоорганізувати вашу бічну панель і особливо корисно, якщо ви запускаєте кілька нових каналів у наступні тижні.
• Використовуйте всі можливості! Slack дозволяє встановлювати статус, призупиняти сповіщення, інтегруватися з продуктивними додатками, такими як Clockwise, та інших. Ці функції можуть допомогти вашому чатовому інструменту відчувати себе більш інтегрованою частиною вашого робочого процесу і менше відволікати.
• Розпочніть вітку ваші відповіді. Канали стають шумними і розмови загубляються в гамірі. Будьте впевнені, що ви відповідаєте в темі, щоб все було організовано та збережено здоровий глузд.

3. Управління знаннями (наприклад, Guru)

Можливо, одним із найбільших шоків з раптовим переходом на віддалену роботу є відчуття того, як ми залежимо від плескання по плечу наших колег, щоб отримати інформацію, яка нам потрібна для виконання своїх обов'язків. Хоча буквальні плескання по плечу відбуваються в іншому місці, це не означає, що експерти з предметних питань вашої команди не будуть отримувати питання спеціалізованої тематики здалеку. Можливо, навіть більше, ніж раніше. Тому створення єдиного джерела інформації про запитання компанії, політики, питання щодо продукту і т. д. є першочерговим завданням для віддалених команд. Централізація внутрішньої інформації вашої компанії підтримає продуктивність експертів з предметних питань (і здоровий глузд), впевненість команди та вирішування завдань для всієї організації.

Способи найкраще використовувати ваш інструмент управлінням знаннями:

• Внесіть управлінням знаннями  в усі існуючі робочі процеси вашої команди. Наша інтеграція з Slack, розширення для Chrome та додаток G Suite розроблені для того, щоб надавати вашій команді знання, які їм потрібні, де б вони не працювали. Це сприяє продуктивності і економить цінне місце на вкладках.
• Документуйте все, навіть тимчасові політики та процедури. Важливо, щоб всі бачили ваш інструмент KM як джерело правди для всіх знань компанії. Особливо під час стрімкі зміни політики або процедур We could mark external resources with backslash \/. Перевірена база знань - це відміне місце для надання вашій команді інформації таким чином, щоб вони могли довіряти вчасності, надійності та динамізму.
• Зробіть знання колаборативним зусиллям! Ґледіть створити базу знань з нуля, може здатися таким, що ви намагаєтеся взяти на себе занадто багато. Призначте лідерів для створення вмісту, що є специфічним для команди, та створіть команду для управління знаннями, щоб структурувати та підтримувати знання в актуальному і організованому вигляді. Зроблення управління знаннями спільною відповідальністю допоможе не тільки полегшити завдання, але й підготують вас до подальшого успіху.

Наступним кроком є забезпечення того, що три стовпи вашого віддаленого технічного стеку працюють разом злагоджено. Ось кілька порад, як комбінувати можливості цих інструментів:

• Zoom + Slack: Якщо ви побачите, що обговорення у Slack стає круговим та триває тривалий час, перейдіть на швидкий дзвінок Zoom, щоб обговорити в реальному часі. Скористайтесь інтеграцією Zoom у Slack, щоб почати дзвінок безпосередньо, не переходячи до свого календарного інструменту та формально не плануючи зустріч.
• Slack + Guru: Встановіть звички навколо обміну знаннями, демонструючи, що доступно у Slack. Якщо член команди задає питання в каналі, скористайтеся інтеграцією Guru, щоб відповісти безпосередньо за допомогою картки - не покидаючи додаток. Це не лише дасть вашому колезі відповідь на його питання, але й заохочуватиме людей звертатися до Guru перш за все наступний раз, коли вони запитають.
• Guru + Zoom: Під час внутрішніх та зовнішніх дзвінків виникають питання, на які ви не можете відповісти на льоту. Замість того, щоб витрачати важливий час або зобов’язуватися відповісти пізніше, швидко знаходьте відповіді в реальному часі, використовуючи Guru. Зручна короткочасна інформація на службі допоможе відповісти на ті одноразові запитання з впевненістю.

Це лише початок. Коли люди зручно використовують інструменти, що входять до складу вашого технічного стеку віддаленої роботи, ці практики стануть вторинними природою, і ви виявлятимете ще більше способів ефективно працювати з різноманітним технічним стеком. Проте управління зміною та впровадження нових інструментів супроводжуються своїми труднощами.

Запуск нових інструментів може бути втомлювальним, особливо коли ваша команда вже зазнає небувалого переривання в їхньому щоденному житті. Акцент потрібно робити на поліпшенні - не ускладнюючи - їхнє робоче середовище. Введення нового інструмента для віддалених робочих груп повинно бути інтуїтивним, простим і служити як безсуперечне покращення поточних процесів. Переконайтеся, що ви демонструєте перевагу якнайшвидше. Використання інструменту запису, такого як Loom, прискорить процес адаптації та заохочує прийняття. Зростаючі болі неминучі, але, практикуючи тверде управління змінами, ви зможете швидко сформувати нові звички.

Адаптуючи нові інструменти для підтримки нашого "нового нормалу", ви вийдете на інший бік як сильна команда добре узгоджених комунікаторів - навіть після закінчення віддаленої періоду.