Ділитися – це піклуватися, коли мова йде про знання на робочому місці. Ми чемпіони знань, заснованих на культурі, і ми знаємо, що є безліч причин, чому організації повинні інвестувати у розподіл знань, замість того, щоб їх накопичувати.

Ви пам'ятаєте, що сталося в останній раз, коли "велика риба" покинула вашу компанію? Залежно від того, наскільки ваша компанія цінує обмін знаннями, ми вважаємо, що з вами сталося одне з двох:

• Попри те, що всім було сумно, що велика риба йде, всі бажали їм успіхів. Більшість запитували своїх керівників, чи є щось, що вони можуть зробити, поки заповнюють цю вакансію, і, можливо, пішли на веселу вечірку.
• Менеджери та співробітники впали в повну паніку, поки команди опинилися в хаосі, адже ніхто не знав, що робити. "Велика риба" провела свої останні дні, записуючи "все, що потрібно знати людям", після того як вони пішли, але її записи не дуже допомогли.

Хаос у другому сценарії не виник з-за того, що всім просто було тяжко через відхід співробітника. Вся провина за цю неприємність лежить на накопиченні знань.

Чому накопичення знань відбувається на роботі

Знання не призначаються для того, щоб їх мали лише кілька ключових учасників. Воно призначене для того, щоб ділитися ним, щоб усі могли виконувати свою роботу найкращим чином. Наведенний вище приклад є лише однією з проблем, що виникають через накопичення знань. Безліч інших процесів та важливих справ страждають, коли знання не є доступними тим, хто їх найбільше потребує.

Компанії, які дійсно хочуть впроваджувати інновації, рівність та різноманітність, повинні очолити кампанію за обмін знаннями.

Сказання про те, що знання – це сила, є дуже правдивим у середньому робочому середовищі. Коли умови роботи вирівняні, і люди мають інформацію, необхідну для виконання своїх обов'язків, легше досліджувати нові ідеї, залучати людей з різних прошарків суспільства та створювати умови для успіху.

Тепер важливо як ніколи, щоб працівники працювали синхронно на правильних проектах та процесах, коли вони є частиною дистрибуційної робочої сили. Тенденція до більш гнучких та віддалених робочих середовищ могла змусити деякі компанії критично та стратегічно подумати про те, як вони діляться знаннями.

Отже, якщо обмін знаннями такий чудовий, чому так багато компаній борються з накопиченням знань? Попри те, що ви можете думати, більшість менеджерів та працівників не є мачіавелліанськими лиходіями, які намагаються підкопувати своїх колег. Насправді накопичення знань відбувається з кількох дуже нудних (і виправних) причин.

Обмін знаннями – це нудно

Ви хочете поділитися важливим оновленням про проект. Ви можете використовувати звичайне програмне забезпечення для управління проектами, але це насправді більше для відстеження роботи, ніж для передачі повідомлень. Електронний лист або повідомлення Slack можуть спрацювати, але оскільки деякі люди не з вами, ви турбуєтеся, що ваше оновлення загубиться серед інших. Можливо, наступна групова зустріч спрацює, але вам дійсно потрібно це зробити зараз.

Коли ви думаєте про кращий спосіб поділитися новинами, ви розумієте, що витратили значну частину вашого півгодинного вільного часу, думаючи про те, як надіслати повідомлення. Ви відмахнулися і вирішили знайти спосіб поширити ваше оновлення після наступної зустрічі, але вас втягнули в щось важливе, і вам потрібно почекати до завтра.

Але почекайте, завтра вам потрібно переключитися на інший проект, тому, можливо, після вихідних ви зможете відправити своє повідомлення…

Ви не можете очікувати, що працівники будуть готові ділитися знаннями, якщо це супроводжуватиметься такими високими витратами. Коли організації не налаштовані на обмін знаннями, іноді навіть обмін найпростішими новинами стає великою витратою часу та грошей. Обмін знаннями повинен бути простим, нескладним і відносно швидким.

Є нагорода у накопиченні

Нам боляче визнати, але деякі робочі місця справді чудово заохочують співробітників накопичувати знання. Ми говорили про це вже, і нам приємно підняти цю стару приповість знову: знання – це сила, і це дуже правдиво в сфері праці.

Люди, які тримають важливу інформацію близько до себе, стають фактичними лідерами на роботі. Кожне завдання, незалежно від його розміру, повинно проходити через них для виконання. З часом накопичувачі знань повільно починають вважатися експертами з предмета, навіть якщо вони є лише "експертами" в тому, щоб тримати людей подалі. Вони отримують кращі проекти, починають брати на себе управління і продовжують тримати знання близько до себе, щоб зберегти свою владу.

Він розуміє (в найбільш жахливий спосіб)

Ми розуміємо, що для того, щоб все проходило гладко, потрібно розподіл знань на роботі. Адже всі не можуть знати все про певні теми та проекти. Проблема виникає, коли здається, що є лише одна людина, яка має відповіді на все.

Люди караються за обмін знаннями

Ми знаємо, про що ви думаєте. "Це абсурд!" "Я б / Мій офіс ніколи не покарав би співробітника, який допомагає іншим!"

...Так...про це...

Чи ви або ваш менеджер коли-небудь:

• Упіймали співробітника за надто довгий час пояснення чогось колезі?
• Відмовилися розширити вашу базу знань як "необхідну"
• Розглядали скарги про плутанину щодо процесів і проектів як провину співробітників, а не систем, які вони використовують?

Можливо, ви не планували цього, але ви багато чого робите, щоб зашкодити обміну знаннями на роботі. Як можуть співробітники взяти на себе ініціативу документувати та пояснювати речі, якщо їх за це покарають?

Конструктивна критика - це одна річ, надмірне прискіпування і відверта негативність – зовсім інша. Замість того, щоб постійно знаходити недоліки в тому, як все працює, спробуйте придумати пропозиції для покращення речей.

Важливість боротьби з накопиченням знань

"Це велика справа", - думаєте ви. "Все тут в основному є загальною скаргою на роботу. Справа виглядає нормально, навіщо мені інвестувати в так багато змін?"

Ну, продуктивність, перш за все.

Компанії, що мають культуру, засновану на знаннях, мають тенденцію працювати на повну потужність. Процеси документуються, важливі знання діляться, і всі мають інформацію, яка їм потрібна для роботи.

Насправді, у нас є дослідження, яке свідчить, що 94% компаній з культурами, заснованими на знаннях, досягають або перевищують свої цілі. Більш того, 84% повідомляють, що вони задоволені залученістю своїх працівників.

Коли ви виконуєте роботу на відмінно, задоволення клієнтів звичайно не відстає. Раптово служба підтримки не повинна витрачати дорогоцінні хвилини на пошук правильної відповіді, щоб допомогти незадоволеному клієнту. Люди, що займаються виконанням, мають все необхідне, щоб легко підвищити виробництво або перейти на іншу службу доставки. Оскільки все йде гладко, клієнти отримують вигоду.

4 простих способи зупинити накопичення знань

Ми знаємо, що ви хочете, щоб ваша компанія завжди була на висоті, тому ми допоможемо вам боротися з накопиченням знань у правильний спосіб. Якщо ви серйозно налаштовані зупинити накопичення, ми знаємо, що вам потрібно зробити.

Станьте на рівень Діани Локхарт

1. Зробіть документацію простою

Однією з найбільших перешкод, з якими компанії стикаються, оцінюючи свою базу знань, є організація всього. Знайти найкращий спосіб отримати величезну кількість знань, які має кожен експерт, не буде легким завданням.

Ми настійно рекомендуємо використовувати шаблони. Коли ви використовуєте шаблони, ви можете легко ділитися повторюваними процесами і спростити людям слідування їм. Не забувайте, що для правильної документації потрібно час. Але з правильним фундаментом це стає набагато легше.

Підвищте продуктивність за допомогою безкоштовних шаблонів Guru

Досліджуйте шаблон

2. Визнайте заслуги

Вам не хочеться повідомляти "Голлу" знань на роботі, що їм потрібно відмовитися від свого дорогоцінного. Попри всю критику накопичення знань, ми розуміємо, чому відмовитися від нього може бути важко. Адже люди все ще хочуть отримати визнання за те, що вони зробили.

О, не треба :)

Вірте чи ні, ви можете все ще мати експертів без перетворення їх на накопичувачів. Наша система для карток може дати людям, які розробили важливі процеси та документацію, визнання, одночасно спростивши людям оновлення важливих знань.

Ми також є прихильниками того, щоб менеджери та інші зацікавлені особи були найбільшими вболівальниками працівників. Знайдіть способи підкреслити внески людей у працю, щоб було трохи легше відпустити частину накопичених знань.

3. Зробіть обмін простим

Ви втомилися від перешкод і переривань, які заважають роботі? Скоротіть обмін знаннями під час роботи.

Слова, якими ми живемо в Guru

Зробіть обмін знаннями та споживання природною частиною робочого дня, даючи людям час, необхідний для читання, написання та спілкування. Заохочуйте людей налаштовувати "фокусні години" протягом дня, щоб бути зосередженими на спілкуванні.

Чи пов'язані ви з 60 або 30-хвилинними зустрічами? Поверніть людям частину їх часу та зробіть зустрічі більш ефективними, скоротивши їх. Зробіть попереднє читання частиною великих зустрічей, щоб люди приходили підготовленими з запитаннями та ідеями. Дати людям 5-15 хвилин, щоб налаштуватися, може зробити чудеса для продуктивності.

4. Очищення вашої культури

Якщо ви бачили хоча б одне з наступного:

• Люди бояться ставити запитання, оскільки не хочуть, щоб їх вважали непрофесійними.
• Раніше у вас був активний експерт, але після того, як їхні останні 2 великі перемоги залишилися невизнаними, вони втратили інтерес до роботи.
• Співробітники настільки перевантажені і вражені своїми наступними термінами, що навіть не хочуть ставити запитання.

Е, здається, у вас є деякі проблеми, які йдуть набагато глибше, ніж накопичення знань.

Якщо чесно, рада повідомити вам

Якщо ви справді хочете мати робочий простір, заснований на знаннях, і зменшити число накопичувачів, працюйте над створенням позитивної культури для всіх.

Ставте на перше місце креативність та заохочуйте людей приходити з новими ідеями, незважаючи на те, наскільки вони добре продумані. Чим більше люди діляться І відчувають себе комфортно під час обміну, тим кращими будуть знання, які вони вироблять. Чим більше людей ділиться І відчуває себе комфортно з діленням, тим кращими будуть знання, які вони виробляють.

Ласкаво просимо в нову еру

Накопичення знань є мовчазним вбивцею обіцяючих робочих місць, і може бути важко його виявити, якщо ви не знаєте знаків. Ми багато говорили про речі, які ви можете зробити в межах вашого управління та культури, щоб допомогти, але є одне очевидне рішення, про яке ми не згадали: мати правильне програмне забезпечення.

Вам потрібно побудувати вашу нову культуру обміну знаннями на твердому фундаменті. Починайте все правильно, використовуючи нову базу знань.