Чи є щось більш веселе, ніж впроваджувати нове програмне забезпечення на роботі? Можна назвати кілька речей: зустрічі о 16:30 в п’ятницю після обіду та видалення зубів без анестезії відразу приходять на розум. 

Скажемо чесно: людям подобається отримувати нові інструменти, які полегшують їх роботу, але перехід з однієї програми на іншу може бути стресовим, в кращому разі, і катастрофічним, в гіршому. Ось чому абсолютно необхідно мати надійний план впровадження програмного забезпечення, який може допомогти всім освоїти зміни вашого останнього програмного забезпечення. 

Ми не маємо на меті вихвалятися (ну… може, трохи), але ми знаємо кілька речей про правильні та неправильні способи впровадження нової програми в роботі. Окрім навчання наших клієнтів кращим способам впровадження Guru в їх компаніях, у нас є багато власних потреб у програмному забезпеченні, які потрібно управляти. 

Ми не можемо гарантувати, що всім сподобається ваше нове програмне забезпечення, ми можемо допомогти вам написати пристойний план впровадження програмного забезпечення, який полегшить ваше життя. Ось що вам потрібно знати, щоб створити надійний план впровадження. 

Чому має значення впровадження програмного забезпечення

Чи хтось коли-небудь просто встановлював нове програмне забезпечення на комп'ютери компанії та дозволяв людям просто користуватися ним? Якщо так, ми сумніваємося, що вони дожили, щоб розповісти про це. Іти за течією чудово для джем-бендів і для перших побачень, але це зовсім не той підхід, який слід використовувати, щоб підготувати цілий відділ або компанію до новогопрограмного забезпечення. 

Аппатія та впровадження програмного забезпечення не поєднуються

Запуск нового програмного забезпечення на непідготовлену компанію буде не лише стресовим, він також жахливо неефективний. Ви витратите занадто багато часу на виправлення проблем, відповіді на запитання і гасіння пожеж, яких можна було б уникнути, прийнявши правильний план. Добре продуманий план впровадження програмного забезпечення дозволяє вам встановити розумний графік і допомагає визначити контрольні точки, які ви можете використовувати для оцінки успіху. 

Несподівані проблеми та впровадження програмного забезпечення, як правило, йдуть рука об руку. На щастя, ваш план впровадження може бути значною допомогою, коли йдеться про усунення неполадок. Ми не можемо обіцяти, що ваш план впровадження захистить вас від повільного інтернету, стресового тижня на роботі чи від когось, хто ненавидить вивчати нові технології. Не дивлячись на це, ми можемо сказати, що створення плану впровадження дозволяє вам критично подумати про можливі проблеми і усунути їх ще до їх виникнення. 

Перш за все, ваш план впровадження допомагає підготувати всіх до успіху. Модулі навчання, контрольні точки та часті запитання, які ви створюєте, призначені для того, щоб допомогти користувачам максимально використовувати нове програмне забезпечення. Це також заощадить вам величезні головні болі та допоможе зберегти трохи більше вашого розуму. Враховуючи все це, ми б назвали це чітким виграшем для всіх. 

Поради щодо впровадження програмного забезпечення 

Ми довели, чому плани впровадження програмного забезпечення є важливою частиною будь-янього впровадження. Тепер давайте перемкнемося на те, як ви можете створити надійний план впровадження його самостійно. 

Визначте успіх на початку 

Чи мали ви можливість сісти і подумати про те, чому ви створюєте детальний план впровадження взагалі? Вибачте, але «Мій менеджер так сказав» не є хорошою відповіддю у цьому випадку. 

Солідний план установки/дієти

Якщо ви хочете створити план впровадження, який працює, подумайте про те, як ви можете виміряти успіх. Якщо ваш робочий місце не любить купувати нове програмне забезпечення просто заради задоволення, ми ставимо на те, що ви досліджуєте нове програмне забезпечення, тому що є якась проблема, яку потрібно вирішити. 

Подумайте про те, які проблеми нове програмне забезпечення повинно було вирішити, і встановіть метрики, щоб ви могли виміряти, наскільки добре це працює. Ця вправа може допомогти вам визначити, чи ви вибрали правильне програмне забезпечення і чи потрібно повертатися до чорновика. 

Створіть свій процес впровадження 

Тепер ми переходимо до суті вашої присутності тут: фактичного плану впровадження. 

План впровадження програмного забезпечення, який ви створите, повинен бути здатний забезпечити обґрунтовані очікування як для керівництва, так і для співробітників, а також чітко окреслити, коли кожен крок має матися. Цей розділ важливий, оскільки він не просто викладає весь ваш процес. Добре продуманий план може допомогти усунути надмірності в обсязі та полегшити підтримку всіх на шляху до мети та дотримання термінів. 

Ваш план впровадження унікальний і буде відрізнятися в залежності від того, що ви робите; незважаючи на це, є речі, які повинні бути в кожному повному плані:

Основна інформація

Розглядайте це як 5W і 1H вашого плану, який ви можете показати будь-якому рішенню, щоб вони кивнули головою і сказали «Добре, круто». Вкажіть, яке програмне забезпечення ви використовуєте, причину, чому ви здійснюєте перехід, та будь-які пов'язані витрати.

Команда впровадження

Можливо, це лише ви, можливо, це вся команда ІТ, можливо, є хтось з боку компанії програмного забезпечення, хто допоможе з переходом. Незалежно від того, хто залучений, переконайтеся, що ви вказали, хто вони і які їхні обов'язки тут. 

Очікуваний графік

Скільки часу займе все і коли очікується досягнення певних контрольних точок? Пам’ятайте, кращі плани завжди мають невеликий запас часу, щоб врахувати будь-які корективи ваших планів.  

Попередня робота

Що потрібно зробити, щоб підготувати ваші поточні системи до нового програмного забезпечення? Дехто може потребувати провести кілька оновлень ОС, інші можуть потребувати повного оновлення системи. Незалежно від того, що вам потрібно, настав час все це викласти. 

#### Очікувані результати

Чи збільшить це нове програмне забезпечення продажі на 15% протягом наступних трьох кварталів? Чи стане ця нова програма заміною для двох інших програм, якими ви користувалися? Цей розділ може відігравати ключову роль у приведенні зацікавлених сторін до одного знаменника та встановленні очікувань для роботи. 

Можливі проблеми

У ідеальному світі кожне впровадження програмного забезпечення проходить легко, але ви знаєте, що ми не живемо в ідеальному світі. Подумайте про те, що може потребувати ремонту або коригування, коли нове програмне забезпечення буде впроваджено. 

Залучені співробітники

Чи буде ваша нова програма використовуватися всією компанією, чи лише кількома командами? Вкажіть, хто найбільше постраждає від вашої зміни в цьому розділі.

План навчання

Як усі освоять нове програмне забезпечення? Згадайте будь-які навчальні модулі та інші ресурси, які ви будете використовувати, разом із тим, як ви плануєте виміряти успіх навчання. 

Упорядкуйте дані

Для бізнесу дуже легко накопичувати все, що їм не потрібно. Старе програмне забезпечення, яке займає precious пам'ять, і дані, які не були актуальними протягом років, лише кілька речей, які приходять на розум. На ваше щастя, новий план впровадження програмного забезпечення — це ідеальна можливість вирішити деякі з цих проблем. 

Це подія прибирання на рівні Таннер 

Цілком ймовірно, що впровадження вашого нового програмного забезпечення означає, що деякі старі речі залишаться позаду. Приділіть трохи часу, щоб провести весняне прибирання і позбутися частини старих даних та програм, перш ніж перейти до нової системи. Це має додаткову перевагу, оскільки це може створити нові можливості для організації важливої інформації. 

Створіть індивідуальні плани впровадження 

Команда інженерів і команда UX користуються однією й тією ж новою програмою, але кожна з них користується нею з різних причин. HR може почекати кілька тижнів або навіть місяць чи два, перш ніж почнуть навчання в новій програмі, але продажам потрібно було пройти навчання вчора. 

Ми знаємо, що ви не хочете створювати більше роботи для себе, але створення різних планів впровадження для різних команд і сценаріїв може зробити загальне впровадження легшим. Подумайте про всіх, хто повинен використовувати цю нову програму та про те, як ви можете адаптувати свій план до їхніх потреб. Не соромтеся звертатися до менеджменту, щоб дізнатися, як відрізняються їхні потреби в кожній команді.

Знайдіть свої програмні чемпіони 

Одне з найважливіших, що слід пам'ятати під час цього процесу, це те, що програмне забезпечення — лише інструмент. Просто існування та доступність для користувачів не означає, що його будуть використовувати. Добре відомо, що люди, як правило, природно схильні до змін, тому почати з кількох прихильників може бути великою допомогою під час процесу впровадження. 

Кожен може бути прихильником нового програмного забезпечення. Визначте людей, які підтримують зміни та розуміють програмне забезпечення, щоб допомогти вашій офісній культурі прийняти нововведення. 

Ми не стверджуємо, що вам потрібно знаходити когось, хто буде ходити по офісу і стверджувати, наскільки вони люблять ваше нове програмне забезпечення для HR (хоча це було б досить кумедно). Просто мати людей, які природно пропонують поради з використання програмного забезпечення та вихваляють нову програму, може зробити багато для допомоги цьому процесу. 

Підготуйтеся до майбутнього 

Несмотря на деякі труднощі, схоже, що всі вже освоїли та легко користуються новинками вашої технологічної стеки. Ваші почуття величезного задоволення та досягнення не мають меж, і ви можете бути спокійні, знаючи, що принесли щось нове та корисне вашій команді. 

Отже… що далі?

Ми відчуваємо вашу біль

Завжди важливо думати про майбутнє, коли ви працюєте над своїм планом впровадження. Оскільки надзвичайно легко, щоб більша частина роботи та прийняття рішень випадала на одну людину, так само легко, щоб успішне тривале використання програми залежало від одного співробітника. 

Немає нічого гіршого, ніж програмне забезпечення, яке падає в забуття, тому що хтось залишає свою роль або бере на себе нові обов'язки. Полегшуйте життя кожному в IT, щоб навчитися програмі та приймати рішення і зміни, коли це буде необхідно. 

Збирайте відгуки

Ви думаєте, що склали досить солідний план впровадження, але чи погодиться з цим решта команди?

Ми розуміємо, що у кожного є свій спосіб вимірювання успіху, але процес впровадження, який досягає своєї кінцевої мети, але також примушує всіх відчувати себе незручно, не є нашим визначенням успіху. Ось тут і може зіграти силу думки. 

Кожен, хто брав участь у процесі впровадження, може надати вам дієві відгуки. Запитайте про їхні думки щодо процесу, їхнє схвалення та несхвалення, а також чи є у них які-небудь пропозиції, які можуть полегшити справи.

Легко дивитися на речі з погляду вашого IT-мозку. Вислухавши думки інших, можна легше спланувати майбутні впровадження.

‍