Ви не хочете хвалькуватися, але ваше робоче місце справді на шляху до створення справжньої культури, що ґрунтується на знаннях. У вас є інструменти, у вас є ентузіазм, і у вас навіть є співробітники, які люблять доповнювати вашу базу знань. Є тільки одна річ, якої вам не вистачає: перевірений керівник знань.

Ми знаємо, про що ви думаєте. «Усі люблять Guru/ ваше ПЗ для управління знаннями (яке, мабуть, і є Guru)! Здається, що багато команд вже використовують його, чи нам справді потрібно запроваджувати керівника знань?"

Ми відповімо на це питання ентузіастичною «так»! Керівники знань можуть робити набагато більше, ніж просто тримати ваші картки і базу знань в порядку. Насправді, найм одного може мати багато несподіваних переваг.

Покращити доступ до інформації та знань

Ми знаємо, що багато співробітників вже користуються вашим програмним забезпеченням для обміну знаннями, але керівник знань дійсно може допомогти підняти ваше управління знаннями на новий рівень. Ваші команди вже добре справляються із пошуком способів обміну знаннями в рамках вашої системи, але керівник знань може допомогти зробити все ще доступнішим і більш спільним. Вони є експертами в організації та розповсюдженні важливої інформації, і вони знають, як перетворити «досить добру» систему на «справжньо чудову».

Важливо також знати, що управління знаннями не обмежується лише створенням контенту для обміну. Справжній керівник знань може допомогти полегшити інші види обміну знаннями та наставляти інших на правильний спосіб поширення інформації.

Не впевнений, що ми маємо на увазі? Ми дозволимо Aprill Allen з Knowledge Bird пояснити:

Я вважаю, що управління знаннями є важливою можливістю, де керівник знань виступає в ролі тренера та фасилітатора, підштовхуючи команди та індивідуумів до покращення їхніх практик обміну знаннями.

Вони роблять це, забезпечуючи більш гладкий потік інформації між інструментами, але також створюючи умови для обміну знаннями між людьми. Ці умови можуть включати неформальні можливості для зборів, а також формальні структури, такі як навчання в парах та наставництво.

Спростити процес ухвалення рішень

Який найкращий спосіб оформлення карток, які описують процес продажу? Як змінити назву та систему тегів, щоб людям було легше знаходити інформацію?

Ваше робоче місце не страждає від нестачі хороших ідей. Проблема полягає в тому, щоб визначити, яка хороша ідея отримає розвиток. Іноді найпростіший спосіб зробити щось - це просто щоб хтось сказав «так» або «ні».

Краса у тому, що маєте керівника знань, проявляється в двох аспектах. Ви отримуєте когось, хто може бути офіційним «приймаючим рішення», і ви маєте когось з експертизою, необхідною для ухвалення цих рішень. Замість того, щоб призначати безкінечні планувальні зустрічі та отримувати десятки думок, тепер у вас є одна людина, до якої ви можете звернутися, щоб ухвалити обґрунтовані рішення.

Сприяйте організаційній інновації та змінам

Чи є компанія, яка не хоче бути більш інноваційною? Усі хочуть сказати, що їхня компанія зробила наступну «велику» річ у своїй галузі. Управління знаннями є важливим етапом на шляху до інновацій, а правильна людина може допомогти вам досягти ваших цілей.

Уявіть, що ви винайшли "Вівсяну вівторок" у вашій галузі

Пам'ятайте, управління знаннями - це більше, ніж просто збирати та організовувати важливу інформацію. Це також допомагає спонукати обмін ідеями та співпрацю між співробітниками та командами. Коли ви наймаєте керівника знань, ви наймаєте когось, хто може сприяти інноваціям. Ваш керівник знань може допомогти організувати обговорення, організувати важливі знання та допомогти сприяти співпраці між командами.

Покращити ефективність у різних відділах

Ви будете здивовані, наскільки більш ефективними можуть бути справи, коли всі мають інформацію, необхідну для роботи. Тоді, раптово, виконання основних завдань займає набагато менше часу, оскільки все, що вам потрібно, доступно.

Те ж саме

Подумайте, що насправді можуть зробити ваші команди, якщо у них буде достатньо часу та ресурсів для роботи над різними завданнями. Нові проекти можуть бути започатковані, сеанси мозкового штурму стають нормою, і всі працюють в унісон, оскільки офіс набагато організованіший та ефективніший!

Як підготувати вашого керівника знань до успіху

Ми припустимо, що ви вже остаточно вирішили найняти керівника знань, тож давайте поговоримо про те, як ви можете підготувати їх до справжнього успіху. Робочі місця, які хочуть, щоб їхній керівник знань досяг успіху, повинні зробити трохи зусиль, щоб створити найкраще середовище. Якщо ви серйозно налаштовані найняти керівника знань, ось що вам потрібно зробити.

Визначте свої кінцеві цілі

Надання всім дієвих цілей є важливим для успіху на робочому місці, і ваш майбутній керівник знань не є винятком. Вступити в цю роль в організаціях, які вперше починають розуміти цінність управління знаннями, може бути дещо схожим на те, щоб «проварити океан». Тому, перш ніж ви їх наймете, подумайте про те, чого ви хочете, щоб ваш керівник знань досяг.

Уявіть, як приємно буде відзначити виконання цих завдань

Багато вражаючих результатів, які ви отримуєте від вашого керівника знань, може бути важко кількісно оцінити з точки зору жорстких бізнес-результатів. Отже, замість того, щоб думати про речі з точки зору доходів та цілей продажу, подумайте про те, як вони можуть покращити структурування та обмін знаннями.

Ставте за мету, щоб фахівці з предметної області були ідентифіковані та повністю інтегровані у вашу систему управління знаннями протягом шести місяців з моменту, коли ви наймете керівника знань. Доручіть своєму керівнику знань запропонувати нову структуру контенту для карток до їхнього 90-денного огляду. Незалежно від того, що ви придумаєте, переконайтеся, що ви даєте їм досяжні та дієві цілі.

Зрозумійте, що вони можуть, а що не можуть робити

Ваш керівник знань може багато зробити, щоб допомогти збирати, організовувати та розповсюджувати важливу інформацію серед ваших працівників. Вони можуть бути експертними комунікаторами, архітекторами інформації та майстрами організації та розповсюдження.

Керівники знань можуть бути багатьма речами, але, на жаль, вони не є чудотворцями.

Ми не рекомендуємо їсти стресові нотатки (незалежно від того, наскільки вони смачні)

Пам'ятайте, управління знаннями є відповідальністю всіх на роботі, але роль керівника знань полягає в тому, щоб впевнитися, що кожен може виконати цю відповідальність. Вони можуть допомогти з основними принципами підтримання знань в організованому вигляді та їх розповсюдженні. Однак, щоб це спрацювало, менеджери та інші працівники повинні бути готові вносити зміни в інформацію.

Цілком можливо, щоб це сталося, вам може знадобитися внести деякі зміни у вашу організацію. Але не хвилюйтеся, ми про це поговоримо трохи згодом.

Говоріть з членами команди про їх потреби в управлінні знаннями

Що хочуть бачити ваші команди від керівника знань? Наприклад, HR може захотіти переглянути ієрархію контенту, а продажі можуть захотіти кращий спосіб організації їхніх потенційних клієнтів. Незалежно від того, що вони хочуть, єдиний спосіб дізнатися - це запитати.

Як ми вже казали раніше, ми хочемо уникати того, щоб ваш новий керівник знань відчував, ніби він «проварює океан», тому пріоритети є ключовими. Подумайте про найефективніші зміни, які керівник знань може внести, ставлячи команді вірні питання.

Що полегшить день вашим агентам підтримки? Чи може ви щось зробити внутрішньо, щоб покращити досвід клієнтів? Що допоможе команді інженерів швидше розробляти код? Коли ви зосереджуєтеся на речах, які можуть мати найбільший вплив, легше почати роботу з вашим керівником знань занадто.

Створити привітне середовище

Вам буде важко зробити свій внесок у базу знань вашої компанії, коли ви перенавантажені справами за тиждень та отримуєте незадоволені погляди від свого менеджера, коли бачить, що ви не займаєтеся проектною роботою. Часто перехід до більш орієнтованого на знання робочого місця передбачає більше культурних змін, аніж нічого іншого. Якщо ви дійсно хочете підготувати свого керівника знань до успіху, зробіть процес роботи разом легшим.

Встановіть очікування з менеджерами та членами команди, що управління знаннями не є необов'язковою діяльністю.  Щоб це працювало ефективно, кожен має витратити час та зусилля для внесення змін.

Правила з фільмів жахів з багатьох причин застосовуються до робочих ситуацій.

Дайте кожному час, що їм потрібен, щоб створити і організувати знання. Вам не потрібно виділяти години щодня, щоб заохочувати людей доповнювати та покращувати вашу базу знань. Лише виділення 15-30 хвилин для внесення змін і додавання нової інформації може бути цілком достатнім.

Хочете справді спростити день вашого керівника знань? Допоможіть їм виявити ваших чемпіонів знань з різних тем і команд. Вони відіграватимуть важливу роль у допомозі вашому керівнику знань і у будуванні вашої бази знань.

Підготуйте їх до роботи з правильними технологіями

Ваш керівник знань буде мати багато спадкових знань, які потрібно проаналізувати. Зробіть це простіше для них, підказуючи їм про всі різні області, в яких наразі існують знання у вашій компанії. Залучайте менеджерів з різних команд, щоб переконатися, що жоден аспект не буде проігнорований.

Знання того, де ваші знання існують, може полегшити знайдення правильних інструментів та інтеграцій. Коли ви це дізнаєтеся, ви можете почати використовувати дійсно чудову базу знань.