істощіння знань - то кров будь-якої організації. Ці ресурси, процеси та секретний інгредієнт, які дозволяють компанії бути на кроці вперед. Це документація та інформація, на яку розраховують усі ми, щоб виконувати свою роботу. Незважаючи на її важливість, внутрішні знання часто оптимізуються недостатньо, оскільки багато організацій не розуміють наслідків погано продуманого підходу до управління знаннями. Вони припускають, що будь-яке "рішення" - чи відсутнє - яке вони мають на місці, є досить ефективним. Ми тут, щоб сказати вам, що це не так. Кожна організація піддається недооцінці управління знаннями, а наслідки цього поширюються далеко за її межі.

Що, не думаєте, що ваша організація має проблему з підтримкою знань? Подумайте ще раз.

Ось топ-8 ознак того, що ваша організація скористається культурою обміну знаннями:

1. Ви не впевнені, що те, що ви знайшли, було оновлено недавно
2. Вам потрібно шукати окремі місця одне за одним, щоб знайти потрібне
3. Воно існує тільки у голові експерта з певної галузі
4. Це існує в системі, до якої не всі мають доступ
5. Ваші знання є пасивними, неактивними
6. Неформальні знання не фіксуються
7. Це існує в статичних документах, з якими важко та незручно працювати та оновлювати
8. Ви не знаєте, які знання використовуються ефективно

1. Ви не впевнені, що те, що ви знайшли, було оновлено недавно

Важливо знати, що використовуються точні та актуальні ресурси. Якщо ви витрачаєте час на сканування документів, щоб впевнитися, що вони є найновішими версіями - або гірше, поділитися застарілими ресурсами зовнішні - це означає, що у вас проблеми знань. Покладання на основну структуру папок або правила найменування файлів лише створює невизначеність стосовно контролю версій, і не гарантує, що знання всередині ресурсу було оновлено недавно. Коли користувачі не можуть довіряти інформації у вашій системі, вони не будуть нею користуватись. Це робить їм легше звертатися до когось ще, щоб попросити про останню версію, ніж визначити, чи знайдене ними дійсно точне.

Без рішення з управління знаннями ви можете бачити, коли файли востаннє оновлювали, але це не означає, що колега підтвердив, що інформація "довірена". Наприклад, Guru зобов'язує авторів відповідати за створену ними інформацію. Якщо хтось додає знання в Guru, його ім'я додається до нього і він відповідає за перевірку точності інформації на певній каденції. З рішенням щодо знань користувачі не мають сумнівів, що знайдене ними є недавнім; вони знають з впевненістю, коли було востаннє перевірено певний ресурс і хто це зробив. Надійність ваших знань надихне вашу команду працювати з впевненістю.

2. Вам потрібно шукати окремі місця одне за одним, щоб знайти потрібне

Без універсального джерела з універсальною функцією пошуку для ресурсів вашої компанії пошук знань завжди буде вправою на неефективність. Ви знаєте, що певна інформація існує де-небудь, але ви не впевнені, де саме. У вас є ключове слово або відрізок тексту у голові, за яким ви можете шукати, але без підказки, де інформація проживає, вам доведеться бути готовим шукати на своєму робочому столі, у вашій пошті, в Slack, на вашій службі зберігання файлів та на будь-якому іншому онлайн-сховищі, де існує знання.

Коли вся ваша інформація перебуває в одному місці, вам достатньо одного пошуку, щоб знайти те, що ви шукаєте. І не просто будь-який пошук, але один прямо в програмі, в якій ви вже працюєте. Незалежно від того, на якому сайті ви знаходитесь, розширення браузера, таке як Guru's, завжди поруч з вами, готове надати вам потрібну інформацію. Те саме стосується Slack. Проста дія у Slack підтягує бота Guru для повернення інформації, яку ви шукаєте прямо в своєму додатку Slack. Забудьте про витрачання часу на пошук більше одного разу по кількох місцях - вам потрібен лише один клік.

Дізнайтеся більше про те, як ваша організація може використовувати інструменти керування знаннями для поліпшення обміну знаннями.

3. Це існує лише у голові експерта з певної галузі знань

Експерти з певних галузей знань (SMEs) схожі на людські енциклопедії. Вони настільки добре знають свої області експертизи, що можуть відповісти на будь-яке питання миттєво. На жаль, більшість SMEs

не отримують грошей, щоб сидіти і служити енциклопедіями своїм колегам. Зазвичай вони повинні виконувати важливу роботу своєї власної і призупиняти їхні робочі процеси для відповіді на питання від колег відволікає їх від надання реальної цінності. Ми вже допомагали клієнтам робити розрахунки, і сума коштів, яку вони витрачають на те, щоб цінні SMEs витратили час на відповідь на повторні питання замість концентрації на власній роботі, виглядає ледве не налякливо. Тисячі доларів втрачаються щотижня ледве не налякливо.

Рішення по керуванню знаннями дозволяють SMEs розгортати свої знання в «розумний» онлайн-ресурс, який можна оновлювати та редагувати за власним бажанням. Таким чином, коли у членів команди виникають питання, вони можуть звертатися прямо до джерела для відповідей, не турбуючи справжнє джерело. Крім того, функція підтвердження, подібна до Guru's, повідомляє користувачів, що доступна інформація є надійною та актуальною, усуваючи будь-яку необхідність подвійно перевіряти з SME.

4. Це перебуває в системі, до якої не всі мають доступ

За мірою зростання організацій та розвитку окремих команд різні інструменти часто не співпрацюють через улюблені. Можливо, ваша маркетингова команда розміщує свої файли у Dropbox, але ваша виробнича команда працює виключно у Trello. Представники клієнтів потребують доступу до інформації з цих команд, але можуть не мати доступу до жодного інструменту. Це залишає їх залежними від інших команд та надто складно у доступі до інформації, коли вони її потребують.

Розміщення всіх ресурсів вашого робочого місця в одному місці будує міцну внутрішню мережу знань і надає можливість особистостям знаходити інформацію, яка потрібна для виконання їхніх обов'язків, не турбуючи інших. У Guru всі наші команди зберігають свої ресурси в Guru, і ми всі користуємося спільними знаннями. Наші команди, які знаходяться у прямому контакті з клієнтами, мають доступ до важливої інформації, що належить маркетингу, інженерії, навіть безпеки та відповідності. Дов empowering навчають перепродити знання, які їм потрібні швидко, є вирішальним, особливо коли клієнти та потенційні клієнти чекають на лінії. Відсутність знань є роздратуванням як для представників, так і для клієнтів.

Чим більше інформації мають доступ до ваших команд, тим краще вони будуть обслуговувати всі запити швидко та ефективно.

5. Ваші знання пасивні, а не активні

Можливо, ваші знання добре організовані. Ви задоволені своєю структурою папок і вважаєте, що ваші ресурси легко знаходяться людьми. Але все, що воно робить, це сидить пасивно, чекаючи, поки люди його знайдуть. Пошук в пасивної бази знань працює добре, коли у вас є певний результат у мозку, але що тоді, коли ви не впевнені, що саме вам потрібно? Зі звичайним пошуком ви обмежені рамками своїх пошукових термінів. Якщо торговий представник знає, що певна вивчена вами у базі знань допоможе довести точку клієнтові, він шукатиме цю вивчену справу і надішле її. Але що, якщо він не знає, що є також стара стаття в блозі на ту саму тему, яка б далі уточнила точку, яку він намагається довести? Хоча це пов'язано, ця стаття в блозі не вийде при звичайному пошуку вивченого вибірково, і ваш торговий представник просто пропустить ключову можливість.

Рішення управління знаннями, які працюють за допомогою штучного інтелекту, перетворюють знання з пасивного на активне. В Guru ми любимо казати, що ми не в справі корисних знань, а в тому, щоб робити знання корисним. Ми вважаємо, що інформація не повинна просто знаходитися в вашій базі знань; вона повинна знайти вас у потрібний момент і допомогти вам працювати розумніше. Технологія AI Suggest від Guru надає відповідні знання прямо у вашому існуючому робочому процесі, на основі контексту, який вона збирає з вашої веб-сторінки. Якщо ви пишете електронний лист про певну функцію, AI Suggest запропонує відповідні знання, які стосуються цієї функції. AI від Guru стає розумнішим з часом, оскільки він вивчає індивідуальні та організаційні закономірності, зроблюючи кожен шматок наданого знання відповідним і корисним. З AI, який робить все важке навантаження по виблику знань, люди залишаються фокусуватися на тому, що вони роблять краще за все: радуючи клієнтів.

Псс! Використовуйте діагностику знань від Guru, щоб дізнатися, чи активний чи пасивний ваша база знань.

6. Неформальні знання не захоплюються

Думаючи про управління знаннями, зазвичай на увазі формальні знання. До формальних знань входять ресурси, такі як блоги, вивчені вами вибірково і одна сторінка, створені командами, такими як маркетинг, спеціально для широкого поширення. Але формальні знання - лише одна частина інформації, яка складає ефективну базу знань. Неформальні знання так само важливі, але часто про них забувають. До неформальних знань входить таке як навчання на робочому місці та інсайти, отримані особами, часто з розмов та взаємодій.

Наприклад, новий працівник надсилає слак своєму керівнику з запитанням про певний процес, і його менеджер набирає обдуману відповідь. Потім менеджер згадує, що якщо його новачок мав це питання, ймовірно, інші нові працівники мають таке саме питання. Він використовує бот Slack Guru,щоб зберегти свою набрану відповідь в Guru, що надає всім співробітникам доступ до відповіді, яку він тільки що витратив час, щоб набрати. Замість того, щоб мати той розмову допомогти одному співробітнику і потім втратиться в довгій Slack гілці, бот Guru дозволяє користувачам зберігати неформальні знання, роблячи його корисним для всіх співробітників.

Надання вашій команді засобів для захоплення неформальних знань є критичним для побудови внутрішньої мережі знань. Чи відомості походять зовнішньої взаємодії або внутрішнього чату, можливість швидко додати цю інформацію до мережі знань допомагає представникам допомагати один одному. Просто надаючи особам можливість обмінюватися специфічними відомостями, ви збільшите знання, яким ваша команда має працювати стрибками та прискоками.

7. Це зберігається в статичних документах, з якими важко працювати та оновлювати

Ви це зробили: ви знайшли точний відрізок інформації, яку ви шукали. Єдиний проблема полягає в тому, що він знаходиться всередині 20-сторінкового PDF. Або в презентації. Щоб просто вийняти факт, який вам потрібний, вам доведеться завантажити файл, відкрити нову програму, просіяти усі сторінки або слайди, а потім скопіювати інформацію, яка вам потрібна. Зберігання інформації виключно в незручних документах, таких як PDF або PPT, ускладнює доступ до її частин. Ці типи файлів також є статичними і не піддаються легкому редагуванню. А що, якщо, після всіх тих зусиль у пошуках статистики, ви усвідомите, що вона цитує джерело з 2015 року? Щоб оновити цей PDF, вам доведеться з'ясувати, кому належить ресурс, потім підключитися до цієї особи та попросити її відредагувати файл для вас.

Модульна структура знань дає вам можливість зберігати всю необхідну інформацію у доступних, легкоусвоюваних шматочках. Основні теми, статистика і фігури з PDF, які вам потрібні, можуть бути всі зведені до маркірованого списку для спрощення копіювання. Організація інформації в динамічних форматах полегшує користувачам пошук необхідного та сприяє оновленню вмісту Експертами З певними умовами. Пам'ятаєте ту статистику з 2015 року? Якщо використання модульної структури, подібної до Guru, ви можете легко запросити перевірку знань в Guru, і SME, хто додав це, буде сповіщений, що щось, що вони написали, застаріло. Вони можуть вставити нову статистику, і проблема вирішується, не потрібно редагувати PDF. І для таких випадків, коли документи, такі як PDF або PPT, є правильними носіями інформації, Guru дозволяє вбудовувати документи також.

8. Ви не знаєте, які знання використовуються ефективно

З розповсюдженням ресурсів навколо вашої організації, як ви можете бути впевнені, що документ, який ви обрали, є найкращим для цієї роботи? Чи є у вас спосіб вимірювати, які ресурси і активи впливають на можливості? Чи у вас є уявлення, який контент ваші колеги вважають успішним? Чи може ваше маркетингове відділення розрахувати ROI на ту інформацію, яку воно створює?

Аналітика про те, як використовуються ваші знання, дозволяє цим знанням працювати важче для вас. З аналітикою Guru, наприклад, ви можете бачити, яка інформація переглядається, копіюється і надсилається потенційним клієнтам та командам. Ви можете пов'язати матеріали з можливостями та зрозуміти, які частини вмісту впливають на бізнесові цілі. Існує також файли активності, де детально вказано, які ресурси відправляють ваші колеги. Побачення того, який матеріал використовують продавці для певних перспектив, може допомогти інформувати статегії продажів. Якщо інший перспективний об’єкт в галузі X відкрив конкретний документ, то, можливо, ще один кооперативний об’єкт в галузі X також знайде цінність у цьому документі.

Маркетингові команди можуть отримувати узагальнену інформацію з аналітики Guru. Розуміння того, які ресурси використовуються найбільше, надає цінне уявлення про те, яку підтримку в розв’язанні заявок та угод потребують представники. Guru також надає аналітику з пошуків, які не дали результатів. Бачити, що кілька представників здійснили пошук за запитом «безпека», говорить маркетингу про те, що є потреба в знаннях про політику безпеки вашої компанії. Ваше спілкування знань може бути двостороннім; дозвольте йому сказати вам, де воно успішне, а де має прогалини.

Чому вам потрібно переосмислити вашу стратегію управління знаннями

Ви все ще вважаєте, що ваша організація не має проблем зі знаннями? Немає компанії, яка була б невразливою до болючих моментів, які потребують впровадження стратегії управління знаннями. Якщо ваша компанія зростає та інновує, якщо час ваших експертів-практиків надзвичайно цінний, якщо вам є кого радувати, вам потрібне рішення управління знаннями. Є кількісна цінність в оптимізації ресурсів вашої компанії, щоб зробити їх доступні та дієві. Не задовольняйтеся «досить добре», коли мова йде про життєву силу вашої організації. Дізнайтеся, як рішення управління знаннями, подібне Guru, може допомогти вашій організації керувати своїми знаннями та підвищувати дохід.