Có điều gì vui hơn việc triển khai phần mềm mới tại nơi làm việc không? Chúng tôi có thể nghĩ đến vài điều: các cuộc họp vào lúc 4:30 chiều thứ Sáu và việc lấy tủy răng lập tức xuất hiện trong đầu.

Thực tế mà nói: mọi người thích có những công cụ mới giúp công việc dễ hơn, nhưng việc chuyển từ chương trình này sang chương trình khác có thể gây căng thẳng nhất là trong trường hợp tồi tệ. Đó là lý do tại sao điều cần thiết là phải có một kế hoạch triển khai phần mềm vững chắc giúp mọi người có thể nắm bắt các thay đổi phần mềm mới nhất của bạn.

Chúng tôi không có ý khoe khoang (chà… có thể một chút), nhưng chúng tôi biết vài điều về cách giới thiệu phần mềm mới đúng và sai ở nơi làm việc. Ngoài việc dạy khách hàng cách tốt nhất để triển khai Guru tại công ty của họ, chúng tôi còn có rất nhiều nhu cầu phần mềm trong nội bộ cần quản lý.

Chúng tôi không thể đảm bảo rằng mọi người sẽ yêu thích phần mềm mới của bạn, nhưng chúng tôi có thể giúp bạn viết một kế hoạch triển khai phần mềm hợp lý để giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Đây là những gì bạn cần biết để tạo ra một kế hoạch triển khai vững chắc cho riêng mình.

Tại sao việc triển khai phần mềm lại quan trọng

Có ai từng cài đặt phần mềm mới lên máy tính công ty và để mọi người tự do chạy thử không? Nếu có, chúng tôi nghi ngờ rằng họ đã sống để kể lại câu chuyện. Đi theo dòng chảy thì tuyệt cho các ban nhạc jam và những buổi hẹn hò đầu tiên, nhưng thực sự không phải là tâm trạng thích hợp để đưa toàn bộ phòng ban hay công ty làm quen với phần mềm mới.

Thái độ thờ ơ và triển khai phần mềm không thể hòa hợp

Giải phóng phần mềm mới cho một công ty chưa chuẩn bị không chỉ căng thẳng, mà còn rất không hiệu quả. Bạn sẽ tốn quá nhiều thời gian để giải quyết vấn đề, trả lời câu hỏi và dập tắt các sự cố có thể đã được tránh bằng một chút lập kế hoạch. Một kế hoạch triển khai phần mềm được suy nghĩ kỹ càng sẽ giúp bạn tạo ra một thời gian hợp lý để theo dõi và giúp bạn đặt ra các cột mốc mà bạn có thể sử dụng để đo lường sự thành công.

Các vấn đề bất ngờ và phát hành phần mềm thường đi đôi với nhau. May mắn thay, kế hoạch triển khai của bạn có thể là một sự trợ giúp đáng kể khi nói đến việc khắc phục sự cố. Chúng tôi không thể hứa với bạn rằng kế hoạch triển khai của bạn sẽ bảo vệ bạn khỏi internet chậm, một tuần làm việc căng thẳng, hoặc ai đó ghét học công nghệ mới. Dù vậy, chúng tôi có thể nói rằng việc tạo ra một kế hoạch triển khai cho phép bạn suy nghĩ một cách có hệ thống về các vấn đề có thể phát sinh và xử lý sự cố trước khi chúng xảy ra.

Quan trọng nhất, kế hoạch triển khai sẽ giúp thiết lập cho mọi người thành công. Các module đào tạo, cột mốc và các câu hỏi thường gặp bạn tạo ra được thiết kế để giúp người dùng tận dụng tối đa phần mềm mới. Nó cũng giúp bạn tránh cơn đau đầu to lớn và giúp bạn giữ lại một chút bình tĩnh. Tính tất cả mọi thứ vào, chúng tôi sẽ gọi đó là một kịch bản win-win rõ ràng.

Mẹo cho việc triển khai phần mềm

Chúng tôi đã nêu lý do tại sao các kế hoạch triển khai phần mềm là một phần quan trọng trong bất kỳ việc phát hành nào. Giờ hãy chuyển sang và tập trung vào cách bạn có thể tạo ra một kế hoạch triển khai vững chắc cho riêng mình.

Xác định thành công từ sớm

Bạn đã có cơ hội ngồi xuống và nghĩ xem tại sao bạn đang làm một kế hoạch triển khai đầy đủ từ ban đầu chưa? Xin lỗi, nhưng “Quản lý của tôi nói vậy” không phải là một câu trả lời tốt ở đây.

Kế hoạch thái độ/ăn uống vững chắc

Nếu bạn muốn tạo ra một kế hoạch triển khai hiệu quả, hãy xem xét cách bạn có thể đo lường sự thành công. Trừ khi nơi làm việc của bạn thích mua phần mềm mới chỉ vì sự hồi hộp của việc này, chúng tôi chắc rằng bạn đang tìm kiếm phần mềm mới vì có một vấn đề cần được giải quyết.

Hãy nghĩ về những vấn đề mà phần mềm mới này sẽ giải quyết và đặt ra các chỉ số để bạn có thể đo lường xem nó đang giải quyết chúng như thế nào. Việc thực hiện bài tập này có thể giúp bạn xác định xem bạn đã chọn đúng phần mềm hay chưa và liệu bạn có cần quay lại bàn vẽ hay không.

Tạo quy trình triển khai của bạn

Bây giờ chúng ta đang đi vào trọng tâm của lý do bạn ở đây: kế hoạch triển khai thực tế.

Kế hoạch triển khai phần mềm bạn tạo ra nên có thể quản lý kỳ vọng cho cả ban lãnh đạo và nhân viên cũng như nêu rõ khi nào mỗi bước nên diễn ra. Phần này rất quan trọng bởi vì nó không chỉ nêu rõ toàn bộ quy trình của bạn. Một kế hoạch được suy nghĩ kỹ lưỡng có thể giúp giảm thiểu sự lấn chiếm phạm vi và làm cho việc giữ mọi người theo dõi và hoàn thành thời hạn dễ dàng hơn.

Kế hoạch triển khai của bạn là duy nhất và sẽ khác nhau tùy thuộc vào việc bạn đang làm gì; bất chấp điều này, vẫn có một số điều mà mọi kế hoạch hoàn chỉnh nên có:

Thông tin cơ bản

Hãy coi điều này là 5W và 1H của kế hoạch của bạn mà bạn có thể cho bất kỳ quyết định nào biết để họ gật đầu và nói “được rồi” cũng được. Nêu rõ phần mềm mà bạn đang sử dụng, lý do phía sau quyết định chuyển đổi và bất kỳ chi phí liên quan nào.

Nhóm triển khai

Có thể chỉ là bạn, có thể là toàn bộ nhóm IT, có thể có ai đó ở phía công ty phần mềm sẽ giúp đỡ trong quá trình chuyển tiếp. Bất kể ai liên quan, hãy đảm bảo bạn nêu rõ họ là ai và trách nhiệm của họ ở đây.

Thời gian kỳ vọng

Mọi thứ sẽ mất bao lâu và khi nào bạn dự kiến ​​đạt được các cột mốc cụ thể? Nhớ rằng, những kế hoạch tốt nhất luôn có chút sự linh hoạt trong thời gian biểu để tính đến bất kỳ thay đổi nào trong kế hoạch của bạn.

Công việc chuẩn bị

Cần làm gì để chuẩn bị cho hệ thống hiện tại của bạn cho phần mềm mới? Một số người có thể cần thực hiện vài bản cập nhật hệ điều hành, trong khi những người khác có thể cần xem xét việc nâng cấp hệ thống hoàn toàn. Bất kể bạn cần làm gì, bây giờ là thời điểm để làm rõ mọi thứ.

#### Kết quả dự kiến

Liệu phần mềm mới này có tăng doanh số lên 15% trong ba quý tới không? Chương trình mới này có thay thế hai chương trình khác mà bạn đã sử dụng không? Phần này có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc hoặc kết nối các bên liên quan và thiết lập kỳ vọng cho công việc.

Các vấn đề tiềm ẩn

Trong một thế giới hoàn hảo, mọi đợt phát hành phần mềm sẽ diễn ra suôn sẻ, nhưng bạn biết rằng chúng ta không sống trong một thế giới hoàn hảo. Hãy nghĩ về những gì có thể cần sửa chữa hoặc điều chỉnh một khi phần mềm mới của bạn được triển khai.

Nhân viên bị ảnh hưởng

Chương trình mới của bạn có được sử dụng bởi toàn bộ công ty, hay chỉ bởi một hoặc hai đội thôi? Nêu rõ ai sẽ bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi sự thay đổi của bạn trong phần này.

Kế hoạch đào tạo

Mọi người sẽ làm thế nào để nhanh chóng làm quen với phần mềm mới? Đề cập đến bất kỳ module đào tạo và tài nguyên khác mà bạn sẽ sử dụng, cùng với cách bạn dự định đo lường sự thành công của việc đào tạo.

Dọn dẹp dữ liệu

Các doanh nghiệp rất dễ dàng tích lũy những thứ họ không cần. Phần mềm cũ đang chiếm giữ bộ nhớ quý giá và dữ liệu đã không còn liên quan trong nhiều năm là một vài điều mà chúng tôi nhớ lại. May mắn cho bạn, một kế hoạch triển khai phần mềm mới là cơ hội hoàn hảo để giải quyết một số vấn đề này.

Đây là một sự kiện dọn dẹp cấp Tanner

Có thể rằng việc triển khai phần mềm mới của bạn có nghĩa là một số điều cũ sẽ bị để lại phía sau. Hãy dành chút thời gian để dọn dẹp mùa xuân và loại bỏ một số dữ liệu và chương trình cũ trước khi bạn chuyển sang hệ thống mới. Điều này có lợi ích phụ là có thể tạo ra cơ hội mới để tổ chức thông tin quan trọng.

Tạo các kế hoạch phát hành cá nhân

Nhóm kỹ thuật và nhóm UX đang sử dụng cùng một chương trình phần mềm mới, nhưng họ đang sử dụng nó cho những lý do rất khác nhau. HR có thể đợi một vài tuần hoặc thậm chí một hoặc hai tháng trước khi họ được đào tạo về chương trình mới, nhưng bộ phận bán hàng cần được đào tạo ngay hôm qua.

Chúng tôi biết bạn không muốn tạo thêm việc cho chính mình, nhưng việc tạo các kế hoạch phát hành khác nhau cho các đội và tình huống khác nhau có thể làm cho việc triển khai tổng thể dễ dàng hơn. Hãy nghĩ về tất cả những ai cần sử dụng chương trình mới này và cách bạn có thể điều chỉnh kế hoạch của mình để phù hợp với nhu cầu của họ. Hãy liên hệ với ban quản lý để xem nhu cầu khác nhau giữa các đội như thế nào.

Tìm các nhà vô địch phần mềm của bạn

Một trong những điều quan trọng nhất cần nhớ trong quá trình này là phần mềm chỉ là một công cụ. Chỉ đơn giản tồn tại và có sẵn cho người dùng không có nghĩa là nó sẽ được sử dụng. Rất được biết rằng mọi người thường có xu hướng kháng cự thay đổi, vì vậy bắt đầu với một vài người ủng hộ có thể là một sự trợ giúp lớn trong quá trình triển khai. 

Bất kỳ ai cũng có thể là một người ủng hộ cho phần mềm mới. Xác định những người ủng hộ sự thay đổi và hiểu phần mềm để giúp văn hóa văn phòng của bạn hòa nhập.

Chúng tôi không nói rằng bạn cần tìm một ai đó để đi quanh văn phòng và ngẫu nhiên bắt đầu nói với mọi người về việc họ yêu thích phần mềm HR mới của bạn (mặc dù điều đó cũng hơi buồn cười). Chỉ cần có những người thường nói về mẹo phần mềm và ca ngợi những lợi ích của chương trình mới có thể tạo ra rất nhiều sự trợ giúp cho quá trình.

Chuẩn bị cho tương lai

Mặc dù có vài vấp ngã, có vẻ như mọi người đã được onboard và dễ dàng sử dụng phần bổ sung mới nhất vào bộ công nghệ của bạn. Cảm giác thỏa mãn và thành tựu lớn lao không có giới hạn, và bạn có thể yên tâm rằng bạn đã mang đến điều gì đó mới và hữu ích cho nhóm của mình.

Vậy… điều gì tiếp theo?

Chúng tôi hiểu nỗi đau của bạn

Luôn quan trọng để suy nghĩ về tương lai khi bạn làm việc trên kế hoạch triển khai của mình. Vì thật dễ dàng cho hầu hết công việc và quyết định rơi vào một người, cũng dễ dàng để việc duy trì sử dụng liên tục của một chương trình phụ thuộc vào một nhân viên. 

Không có gì tệ hơn phần mềm giảm sút sự chú ý vì một ai đó rời khỏi vai trò của họ hoặc đảm nhận trách nhiệm mới. Hãy làm cho bất kỳ ai trong bộ phận IT dễ dàng tiếp cận để học hỏi về chương trình và thực hiện quyết định cũng như thay đổi khi cần thiết.

Thu thập phản hồi

Bạn nghĩ rằng bạn đã đưa ra một kế hoạch triển khai khá vững chắc, nhưng nhóm còn lại có đồng ý không?

Chúng tôi hiểu rằng mọi người có cách đo lường sự thành công của riêng mình, nhưng một quy trình triển khai đạt được mục tiêu cuối cùng mà cũng khiến tất cả mọi người phát điên không phải là định nghĩa của chúng tôi về sự thành công. Đây là nơi sức mạnh của những ý kiến có thể có vai trò.

Mọi người tham gia vào quá trình triển khai có thể giúp cung cấp phản hồi hành động. Hãy hỏi về ý kiến của họ về quá trình, điều họ thích và không thích, và liệu họ có bất kỳ gợi ý nào giúp mọi việc trở nên dễ dàng hơn.

Có thể dễ dàng nhìn mọi thứ từ góc độ công nghệ. Nghe những điều từ góc nhìn của người khác có thể giúp lên kế hoạch cho những triển khai trong tương lai dễ dàng hơn.

‍