Vấn đề với việc luôn “bật"

Báo cáo Chỉ số Xu hướng Công việc mới nhất của Microsoft gọi đó là "ngày làm việc vô tận"—cảm giác khó chịu rằng công việc dường như không bao giờ kết thúc. Nhân viên đăng nhập sớm hơn, kiểm tra tin nhắn muộn vào ban đêm và quản lý thông báo liên tục. Cuộc họp, email, trò chuyện và chuyển đổi ứng dụng chồng chất, khiến việc tìm thời gian tập trung trở nên khó hơn bao giờ hết.

Nhưng nếu các công cụ của bạn không chỉ làm tăng sự hỗn loạn mà thực sự giúp bạn cắt đứt nó thì sao?

Guru được thiết kế để làm đúng điều đó. Với các tính năng được hỗ trợ bởi AI, nơi thông tin đáng tin cậy được đặt chính xác tại nơi mà các nhóm cần, Guru giúp mọi người lấy lại thời gian và sự chú ý của mình.

Những nguyên nhân gốc rễ của ngày làm việc vô tận

Không có nguyên nhân duy nhất nào đứng sau văn hóa luôn bật, nhưng có một vài thủ phạm thường xuyên. Hiểu điều gì đang tiếp thêm sức mạnh cho sự quá tải là bước đầu tiên để giải quyết nó.

Quá tải thông tin

Người lao động tri thức trung bình phải chịu hàng trăm tin nhắn mỗi ngày qua nhiều nền tảng khác nhau. Cố gắng tìm câu trả lời đúng thường có nghĩa là phải đào bới qua email, các chủ đề trên Slack hoặc tài liệu cũ, một cái hố thời gian đã làm tăng thêm hàng giờ cho ngày làm việc. Và khi thời gian ngắn, ngay cả những sự chậm trễ nhỏ trong việc thu thập thông tin cũng có thể dẫn đến giảm năng suất.

Thiếu thời gian tập trung

Sự gián đoạn là thường xuyên. Chuyển đổi ngữ cảnh là điều bình thường. Khi kiến thức phân tán và quyền sở hữu không rõ ràng, mọi người mất nhiều thời gian hơn để hỏi câu hỏi hơn là thực hiện công việc thực tế của họ. Nếu không có quy trình làm việc được xác định rõ ràng và dễ dàng truy cập vào câu trả lời, việc tập trung sâu trở thành một điều xa xỉ thay vì là điều bình thường.

Ranh giới mờ nhạt

Khi các câu hỏi không được trả lời trong suốt cả ngày, nhân viên thường đăng nhập lại vào ban đêm hoặc vào cuối tuần để bắt kịp. Điều này là không bền vững. Sự xói mòn ranh giới giữa công việc và thời gian cá nhân dẫn đến kiệt sức và giảm hiệu suất theo thời gian. 

Những tính năng AI của Guru giúp bạn lấy lại thời gian của mình

Guru không chỉ lưu trữ thông tin, mà còn giúp bạn sử dụng tốt hơn. Dù bạn đang tìm kiếm kiến thức, tài liệu hóa những hiểu biết, tinh chỉnh nội dung hiện có, hay chia sẻ nó với nhóm của bạn, Guru được xây dựng để hỗ trợ toàn bộ hành trình của kiến thức trong công ty bạn. Dưới đây là cách mà các tính năng được điều khiển bằng AI của nó làm giảm tiếng ồn, khôi phục sự tập trung và khiến công việc kiến thức thực sự có hiệu quả.

Tìm kiếm hỗ trợ AI giúp loại bỏ sự tìm kiếm

Guru kết nối với các ứng dụng của công ty bạn—Google Drive, Slack, Salesforce, và nhiều hơn nữa—và đánh chỉ số chúng thành một nguồn thông tin duy nhất. Nhưng nó không chỉ dừng lại ở tìm kiếm. Các Đại lý Kiến thức của Guru cung cấp các câu trả lời đã được chọn lọc, cụ thể cho vai trò mà hiểu ngữ cảnh, vì vậy đội ngũ nhân sự của bạn không phải lục lọi qua các thông số sản phẩm mà đội bán hàng của bạn cũng không đọc các chính sách pháp lý.

Kết quả là: ít tìm kiếm hơn, câu trả lời nhanh hơn và ít thời gian hơn để đào bới. Nó cũng có nghĩa là nhân viên có thể tin tưởng rằng những gì họ tìm thấy là chính xác và liên quan.

Gợi ý thông minh giúp giảm thiểu các câu hỏi lặp lại

Guru chủ động cung cấp thông tin đúng nơi cần thiết. Có ai đó hỏi một câu hỏi trên Slack? Guru đưa ra câu trả lời đã được xác minh. Làm việc trong một công cụ hỗ trợ như Zendesk? Tiện ích mở rộng trình duyệt của Guru bao gồm Gợi ý Thông minh giúp người dùng có được câu trả lời tốt hơn, nhanh hơn. Các gợi ý này được thiết kế để hướng dẫn người dùng về những gì nên hỏi công cụ trả lời được hỗ trợ bởi AI của Guru dựa trên các câu hỏi phổ biến, các mẫu trong nội dung hoặc ngữ cảnh của những gì họ đang làm.

Nó cũng theo dõi các câu hỏi đang thịnh hành, giúp bạn phát hiện ra những khoảng trống kiến thức trước khi chúng trở thành vấn đề mất thời gian với toàn đội. Theo cách đó, bạn có thể khắc phục các vấn đề trước khi chúng trở thành rộng rãi.

AI Assist giúp việc tài liệu kiến thức trở nên dễ dàng

Hầu hết các nhóm đều biết họ cần tài liệu tốt hơn, nhưng họ đơn giản là không có thời gian để tạo ra nó. Guru thay đổi điều đó. Khi ai đó đặt câu hỏi mà chưa được trả lời, tính năng Hỗ trợ nội dung AI của Guru có thể nhanh chóng tạo một bản nháp. Các chuyên gia chỉ cần xem xét, điều chỉnh và xuất bản.

Điều này có nghĩa là tài liệu diễn ra trong dòng công việc, không phải như một công việc tách biệt. Và vì nó bắt đầu với nhu cầu thực sự của người dùng, nó sẽ có khả năng hữu ích và được cập nhật hơn.

Con người trong vòng lặp = AI đáng tin cậy

Trung tâm Đại lý AI của Guru đảm bảo rằng bạn luôn biết nơi câu trả lời đến từ đâu. Các chuyên gia có thể xem xét những câu hỏi bị đánh dấu, chỉnh sửa các phản hồi được tạo bởi AI và nâng cao các nguồn đáng tin cậy, tạo ra một vòng cải tiến liên tục.

Đây là AI mà bạn có thể thực sự tin tưởng, vì các chuyên gia của bạn là một phần của quá trình. Sự kết hợp giữa tự động hóa và giám sát của con người giúp duy trì chất lượng và tính nhất quán ở quy mô lớn.

Những gì các nhóm đạt được khi AI thực sự hữu ích

Khi thông tin đúng dễ tìm thấy—và thậm chí dễ tin tưởng hơn—mọi người đều được hưởng lợi. Các tính năng AI của Guru dẫn đến:

• Nhiều thời gian hơn cho công việc sâu và tập trung: Ít thời gian tìm kiếm hoặc hỏi có nghĩa là nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ có ý nghĩa.
• Ít thông báo, câu hỏi và sự phân tâm hơn: Khi kiến thức dễ truy cập, các câu hỏi lặp lại giảm.
• Sự tự tin rằng thông tin họ cần luôn nằm trong tầm tay: Niềm tin vào công cụ sẽ chuyển sang việc giảm thiểu vòng nghi ngờ.
• Ranh giới rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân: Khi công việc hoàn thành trong giờ làm việc, các nhóm có thể thực sự ngắt kết nối sau đó.

Bạn không thể thoát khỏi ngày làm việc hiện đại, nhưng bạn có thể khiến nó hoạt động vì bạn

Thực tế là, công việc tri thức không đơn giản hơn chút nào. Nhưng với Guru, điều đó có thể trở nên thông minh hơn nhiều. Khi nhóm của bạn dành ít thời gian tìm kiếm và nhiều thời gian thực hiện, "ngày làm việc vô tận" bắt đầu cảm thấy hạn chế hơn rất nhiều.

Xem bản demo của chúng tôi và xem nhóm của bạn có thể tiết kiệm được bao nhiêu thời gian.

‍