Thực sự có ý nghĩa gì khi một nhân viên mới gia nhập công ty của bạn? Thường thì, điều này chỉ ra rằng bạn muốn một góc nhìn mới, cần có máu mới, đang trong tình huống cần thay thế một số vị trí đã nghỉ việc, hoặc sẵn sàng thêm một số chuyên gia thực sự vào tổ chức của bạn. Chúng tôi biết onboarding có nghĩa gì đối với nhân viên mới: sự hào hứng, quà tặng, và một lượng lớn bối rối. Chúng tôi biết điều đó có nghĩa gì đối với người quản lý của họ và phần còn lại của đội ngũ: quy trình làm việc bị gián đoạn, tăng cường sự gián đoạn. Nhưng ngoài những tác động công việc ngay lập tức, điều gì tốn kém cho doanh nghiệp của bạn khi tuyển dụng một người mới, và có khả năng giảm thiểu chi phí đó không?

Chi phí thực sự của việc đào tạo nhân viên mới

Chi phí thực tế của việc onboarding và đào tạo một nhân viên mới khoảng $2,000 cho các doanh nghiệp nhỏ đến hơn $3,000 cho các doanh nghiệp lớn. Đó là chỉ khi họ đã gia nhập công ty, và tính thêm chi phí tuyển dụng nội bộ/ngoại bộ, có thể bao gồm các hạng mục rõ ràng như lương của người tuyển dụng hoặc phí đại lý, cũng như các chi phí ẩn như phí quảng cáo việc làm hoặc phí kiểm tra lý lịch. Khoản $2000 đó cũng là thêm vào lương hàng năm và các phúc lợi của nhân viên.

Giữa chi phí trang thiết bị, giấy phép phần mềm, gián đoạn kinh doanh cho đội ngũ tức thời và thời gian mỗi nhân viên mới cho bộ phận nhân sự xử lý tài liệu, những chi phí đó có thể vọng lại xuống các bộ phận khác của doanh nghiệp. Hơn nữa, ngay cả những công ty thành công nhất cũng có thể mất vài tháng để hoàn tất onboarding cho nhân viên mới, có nghĩa là hầu hết các nhân viên mới không đạt được năng suất tối đa trong nhiều tuần liền.

Tổng hợp lại, những chi phí này có ảnh hưởng định lượng đến lợi nhuận: các nhân viên mới (và người chuyển giao!) có thể giảm tổng doanh thu từ 1 đến 2.5%. Dù quy mô công ty của bạn là gì, đó là một tỷ lệ phần trăm doanh thu đáng kể sẽ mất trong quá trình cải thiện doanh nghiệp của bạn.

Sử dụng quản lý tri thức để giảm chi phí onboarding tổng thể

Mặc dù không thể hoàn toàn loại bỏ những chi phí này và gián đoạn kinh doanh, vẫn có một số cách để giảm thiểu ảnh hưởng của nó trong khi đồng thời cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên mới, sự tham gia của nhân viên, và thời gian để đạt năng suất. Sự thật là cách tốt nhất để giảm chi phí là hệ thống hóa trải nghiệm onboarding bằng cách cung cấp cho mọi người quyền truy cập vào thông tin mà họ cần. Đây là cách thực hiện:

Khám phá Cơ hội Văn Hóa Dựa trên Tri Thức

Nhận báo cáo

Giảm chi phí bằng cách tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên mới và sự tham gia của nhân viên

Nếu bạn làm đúng, onboarding nhân viên mới có thể mất từ 8 tuần cho các vai trò văn phòng đến hơn 20 tuần cho các vai trò chuyên nghiệp. Và ngay cả trong trường hợp đó, những nhân viên mới đó không bắt đầu làm việc với năng suất tối đa cho đến khoảng 8 tháng sau. Vì vậy, khi một phần ba nhân viên mới tìm kiếm một công việc trong 5 tháng đầu tiên và một phần tư rời bỏ trước khi hết năm, bạn đang xem xét một chu kỳ năng suất lên đến 2 năm khi bạn phải thay thế một nhân viên mới bằng một nhân viên mới khác. (Nguồn)

Nhân viên mới rời đi vì nhiều lý do giống như bất kỳ nhân viên nào: sự không hài lòng chung với vị trí hiện tại của họ và khả năng gia tăng lương hoặc phúc lợi ở nơi khác, với vị trí cũng có thể ảnh hưởng. Vì vậy, qua việc xem xét tỷ lệ nghỉ việc, chúng ta có thể giải quyết một số vấn đề chính về tỷ lệ giữ chân nhân viên mới.

Yếu tố đầu tiên, sự không hài lòng với vị trí hiện tại, có thể liên quan trực tiếp đến mức độ tham gia của nhân viên đó. Những nhân viên không tham gia — những người không quan tâm đến hiệu suất tổng thể hoặc cá nhân, thay đổi trong cấu trúc hoặc quy trình làm việc hiện tại, hoặc quá trình ra quyết định lớn hơn — không có sự đầu tư cụ thể vào việc đóng góp kỹ năng hoặc kiến thức của họ cho tổ chức. Họ có thể không được thưởng cho việc đó, những đóng góp của họ có thể bị bỏ qua, và họ có thể bị khiển trách vì làm gián đoạn đồng nghiệp khi tìm kiếm thông tin hoặc làm rõ.

Các văn hóa dựa trên tri thức, ngược lại, tích cực chống lại những hệ quả tiêu cực như vậy, trực tiếp làm tăng tỷ lệ tham gia. Thực tế, những công ty có văn hóa dựa trên tri thức có khả năng hơn gấp đôi để báo cáo mức độ hài lòng hoặc rất hài lòng với mức độ tham gia của nhân viên so với những công ty còn lại.

Khám phá Cơ hội Văn Hóa Dựa trên Tri Thức

Nhận báo cáo

Trạng thái của quản lý tri thức, sự cộng tác, những gì quan trọng, và những gì cần làm về vấn đề này

Giảm chi phí đào tạo bằng cách giảm thời gian để đạt năng suất

Dù onboarding đầy đủ mất một khoảng thời gian tốt phần năm, bạn vẫn có thể giảm thời gian để đạt năng suất. Dù sao đi nữa, “đã hoàn tất onboarding” không chỉ có nghĩa là năng suất 100% — nó có nghĩa là hoàn toàn hiểu về văn hóa công ty tổng thể. Ba yếu tố gộp lại thành những gì chúng ta nghĩ là “đang có năng suất”:

• Có khả năng giải quyết vấn đề một cách sáng tạo
• Sử dụng thời gian một cách hiệu quả
• Biết khi nào cần yêu cầu sự giúp đỡ — và khi nào nên cung cấp nó

Các chương trình đào tạo nhân viên thường tập trung hoàn toàn vào những điều khác, như phác thảo các sơ đồ tổ chức lớn mà không có tác động lớn đến công việc hàng ngày của một người hoặc nơi để tìm IT hay bộ phận hỗ trợ. Trên thực tế, 70% đào tạo công việc diễn ra… khi ai đó thực sự thực hiện công việc!

Bằng cách dịch chuyển những gì chúng ta hiểu về “các chương trình đào tạo công việc” để cung cấp cho ai đó tất cả các phần họ cần để học thông qua một cơ sở tri thức mạnh mẽ, bạn có thể mở rộng các chương trình onboarding và cho phép mọi người nhanh chóng tiến bộ theo cách tốt nhất cho họ — thay vì hạn chế họ trong một phòng trong một tuần khi một giảng viên doanh nghiệp giải thích cách đăng nhập vào Salesforce trong trường hợp một người trong mười người trong phòng chưa từng làm việc trong đó trước đây.

Việc đặt tất cả kiến thức liên quan đến công việc vào một chỗ cho phép bạn đưa nhân viên vào vai trò của họ trong vài ngày đầu tiên với những công cụ họ cần cả trong khoảnh khắc ngay lập tức và lâu dài, cho phép họ tin tưởng vào các chuyên gia của công ty mà không làm gián đoạn họ. Điều này không chỉ cho phép nhân viên mới, mà cả mọi người mà nhân viên mới đó tương tác cũng trở nên năng suất hơn.

Các văn hóa dựa trên tri thức là con đường phía trước

Nhân viên được tham gia, thông thái là những gì thực sự tạo ra một văn hóa công ty tích cực, và những loại văn hóa này thường vượt trội hơn hẳn trong ngành. Nếu bạn cung cấp cho một nhân viên mới — hoặc thậm chí một nhân viên hiện tại trong một vai trò mới — những công cụ mà họ thực sự cần để xuất sắc trong công việc của mình, thay vì những gì mà các nhà tư vấn đào tạo muốn bán, bạn không chỉ tiết kiệm ngân sách, bạn cũng giảm thiểu thời gian cần thiết để họ tham gia và trở nên năng suất, với một sự quan tâm đến việc hiệu suất của nhóm, tổ chức và công ty. Các hạng mục như phí người tuyển dụng, máy tính mới, và giấy phép phần mềm mới sẽ không biến mất, nhưng bạn sẽ có thể đảm bảo rằng chúng đang được sử dụng hiệu quả hơn, nhanh chóng, và giảm thiểu ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn.