How to Use Guru to Transition to Remote Work
Chúng tôi biết rằng với đại dịch COVID-19, đã có một sự thay đổi lớn và đột ngột sang làm việc từ xa. Như với bất kỳ sự thay đổi đột ngột nào, có rất nhiều điều cần xem xét — và rất nhiều câu hỏi. Điều quan trọng là giảm bớt sự nhầm lẫn cho cả sức khỏe của nhân viên và sự liên tục của doanh nghiệp. Dưới đây là cách mà Guru có thể giúp.
1. Để chuyển sang làm việc từ xa ngay lập tức, hãy sử dụng Guru để truyền tải thông tin đáng tin cậy về sự thay đổi này, bao gồm:
- Khi nào sự chuyển đổi sẽ bắt đầu
- Thời gian nó dự kiến sẽ kéo dài bao lâu
- Những điều nhân viên cần biết về sự kiện lớn hơn
- Cách mà họ nên tổ chức một ngày làm việc
- Khi nào mong đợi cập nhật
Nếu được đưa vào một tài liệu dài, email hoặc đề cập @ kênh, thông tin này có thể bị chôn vùi và có thể khó tìm và xác minh tính cập nhật, và việc chuyển giao khủng hoảng không phải là lúc cho tin đồn, sự nhầm lẫn, tiếng ồn hoặc cuộn không ngừng. Thẻ Guru hiển thị trạng thái tin cậy của chúng ngay trên đầu, vì vậy không có chỗ cho sự hiểu lầm.
Hãy dẫn mọi người đến Thẻ Guru như nguồn thông tin chính xác, kéo chúng lên trong Slack khi có câu hỏi, và sử dụng tiện ích mở rộng trình duyệt để làm cho chúng có thể truy cập từ bất cứ đâu.
Hãy nhớ rằng, đây là một khoảng thời gian đáng sợ cho mọi người, và tin đồn bay nhanh — đặc biệt là khi mọi người không ở cùng một chỗ để có thể làm rõ thông tin. Sự tin tưởng là cần thiết trong một cuộc chuyển đổi công việc nhanh chóng được thúc đẩy bởi khủng hoảng.
Hãy thử dùng Guru một lần.
2. Cách tổ chức kiến thức của bạn
Hãy ngắn gọn nhất có thể. Mỗi Thẻ nên đề cập đến một chủ đề hoặc chủ đề cụ thể. Hãy nghĩ về kích thước nhỏ. Bạn muốn giảm thời gian mà người đọc cần tìm câu trả lời họ đang tìm kiếm, và tăng tốc độ mà họ hiểu nó.
- Thay vì một câu hỏi thường gặp dài bao phủ mọi chủ đề, hãy tạo một Thẻ cho thông tin đi lại, một cho thời gian, một cho việc dọn dẹp văn phòng
- Nếu bạn đang gửi các thông báo qua email, hãy ghi lại chúng vào Guru để bạn có thể tham khảo và duy trì một bản ghi dễ tìm về những gì đã được chia sẻ và khi nào. Theo cách này, nếu mọi thứ bị chôn vùi hoặc bị xóa khỏi hộp thư đến, bạn có một nơi thay thế để tham chiếu, cũng như làm cho chúng dễ chia sẻ trong Slack. Tìm hiểu thêm về cách mà Guru tích hợp với Slack để đơn giản hóa quá trình chia sẻ.
- Thay đổi chu kỳ xác minh của bạn. Mặc định là 3 tháng, nhưng bạn có thể muốn cập nhật một số thẻ thường xuyên hơn.
- Chọn chuyên gia về chủ đề (SME) phù hợp để phụ trách xác minh. Trong một cuộc chuyển đổi công việc nhanh chóng, chúng tôi khuyên bạn nên có một người xác minh để sở hữu kiến thức liên quan. Như vậy, nếu cá nhân có câu hỏi ngay lập tức, họ có thể bình luận trên Thẻ để hỏi trực tiếp đến SME.
- Liên kết các Thẻ của bạn với nhau.
Ngoài ra, trong làm việc từ xa, lựa chọn tốt nhất của bạn là giao tiếp quá mức. Kiến thức mà thường được truyền đạt bằng lời nói sẽ không tồn tại. Ngay cả khi đó là cái gì đó không chính thức ("Cách tốt nhất để phản hồi câu hỏi của khách hàng hôm nay") Guru có thể xử lý nó — thực tế, đây là cách chúng tôi chia sẻ kiến thức không chính thức trong nội bộ.
3. Cách thông báo cho mọi người về sự thay đổi trong thông tin quan trọng
Nếu có sự thay đổi trong hướng dẫn, hãy sử dụng tính năng thông báo của Guru để gửi cập nhật đến người dùng, cũng như theo dõi ai đã đọc và người chưa đọc. Theo dõi với những người chưa đọc để đảm bảo thông tin mới đến tay họ.
Một trong những thách thức rõ ràng của việc có một đội ngũ lớn làm việc từ xa là để giữ cho nội dung luôn được cập nhật và đảm bảo rằng bất kỳ thay đổi nào được chia sẻ với đối tượng thích hợp. Thông báo là một trong những tính năng trong Guru mà tôi dựa vào để giúp tôi làm điều đó. Cho dù đó là để thông báo cho nhân viên của chúng tôi về một quy trình hoặc thủ tục nội bộ mới, hoặc để truyền đạt điều gì đó bên ngoài và toàn cầu hơn, việc viết một thẻ nhanh, thông tin và gửi nó qua một thông báo đảm bảo rằng đối tượng thích hợp sẽ được thông báo nhanh chóng và không gây ảnh hưởng.— Bonnie Lynne Smith, Nhà phân tích Chương trình và Học tập, Trilogy Education Services
💡Gợi ý: Có hướng dẫn khác nhau cho các nhóm hoặc khu vực khác nhau? Bạn có thể gửi hướng dẫn tới các nhóm cụ thể dựa trên nhu cầu.
Tương lai của công việc là từ xa.
Tìm hiểu lý do tại sao quản lý kiến thức là thiết yếu.
4. Giữ thông tin đáng tin cậy
Trong môi trường từ xa, sự tin tưởng và giao tiếp là rất quan trọng. Ngay cả khi các nhóm và cá nhân có thể tìm thấy kiến thức họ cần để điều hướng một sự thay đổi lớn (hoặc nhỏ!), nếu họ không thể tin vào nó, họ sẽ kết thúc bằng cách hỏi đồng nghiệp. Đó là nơi sự hiểu lầm có thể xuất hiện, khiến cho nỗ lực duy trì bình tĩnh và hiệu suất trở nên phức tạp. Rất dễ dàng để xác minh một thẻ. Đây là cách bạn thực hiện:
5. Sử dụng mẫu công việc từ xa của Guru
Guru đã tạo ra các mẫu Thẻ công việc từ xa sẵn sàng có trong một khung có thể nhập. Tìm hiểu những gì được bao gồm tại đây, sau đó tìm hiểu cách nhập một khung bộ sưu tập.
6. Kết hợp việc triển khai Guru với một hội nghị trực tuyến để nói về:
- Tại sao việc phụ thuộc vào một nguồn thông tin chính là thiết yếu trong thời gian khủng hoảng
- Cách bạn đang sử dụng sự tin tưởng để điều hướng sự nhầm lẫn và sợ hãi như một công ty
- Cách mà Guru hoạt động
Bạn có muốn tìm hiểu cách mà Guru có thể giúp đội ngũ của bạn chuyển sang làm việc từ xa không? Liên hệ với chúng tôi tại đây.
