Quản lý tri thức đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng mọi người có thể thực hiện công việc tốt nhất của họ, nhưng còn nhiều yếu tố cần phải hợp lại để có được một chiến lược hiệu quả.

Bạn đã có sự đồng lòng từ các phòng ban, bạn đã từng bước chống lại sự tích trữ tri thức, và bạn thậm chí có thể đang cân nhắc đến phần mềm quản lý tri thức. Điều duy nhất bạn đang thiếu chính là các chuyên gia về lĩnh vực đó.

Chuyên gia về lĩnh vực là gì?

Chuyên gia về lĩnh vực của bạn (còn được gọi là SME) là một người có thẩm quyền về điều gì đó quan trọng trong tổ chức của bạn. Họ có thể là người am hiểu về công nghệ, biết cách triển khai và cải thiện quy trình, hoặc chỉ đơn giản là có rất nhiều kiến thức về một lĩnh vực hay chủ đề nhất định.

Các chuyên gia về lĩnh vực thường là những người đã làm việc trong vai trò của họ lâu đến mức kiến thức của họ gần như trở thành bản năng. Rất nhiều quản lý có thể đáp ứng vai trò chuyên gia về lĩnh vực, nhưng cũng có thể (và thậm chí còn có khả năng hơn) cho những nhân viên bên ngoài quản lý cũng có thể là chuyên gia về lĩnh vực. Các SME của bạn có thể là những người dẫn dắt kỹ thuật, người đóng góp cá nhân, nhà phân tích, và nhiều hơn nữa!

Tại sao các chuyên gia về lĩnh vực lại quan trọng

Tổ chức của bạn đầy những người tài năng và có khả năng, vậy thì có ý nghĩa gì khi chỉ đích danh một người như là "người phải hỏi" về một chủ đề nào đó?

Có một số nhân viên xuất sắc trong tổ chức của bạn, nhưng họ không thể đảm nhận mọi nhiệm vụ trong phòng của họ. Thay vì cố gắng phân chia công việc cho mọi người và yêu cầu chuyên môn cho mọi chủ đề, hãy dựa vào các chuyên gia về lĩnh vực cho những vấn đề cụ thể.

Khi bạn có SME, bạn có một nguồn thông tin đáng tin cậy về những điều quan trọng nhất đối với doanh nghiệp của bạn. Chuyên môn của họ có thể giúp thông báo các quy trình mới, mở rộng vào các thị trường khác nhau, hoặc tập trung vào những cách tốt nhất để phát triển tổ chức của bạn.

Một trong những điều tốt nhất về các chuyên gia về lĩnh vực là cách họ có thể mang lại lợi ích cho hầu hết mọi phòng ban hoặc lĩnh vực nào bạn có thể nghĩ tới. Phòng Marketing có thể có SME cho tất cả mọi thứ liên quan đến Hubspot. Phòng Nhân sự có thể có một SME biết mọi điều về cách tiếp nhận và sa thải nhân viên đúng cách. Nếu có một nhu cầu quan trọng cho công ty của bạn, bạn có thể tìm được một SME để cung cấp thông tin và cái nhìn sâu sắc mà bạn cần.

Khi bạn bắt đầu tận dụng các SME, bạn có thể bắt đầu chứng kiến một hiệu ứng tích cực lan tỏa trong toàn doanh nghiệp. Một người có hiểu biết sâu sắc về vấn đề có thể cho bạn biết những gì bạn có thể đã bỏ lỡ và có những ý tưởng về cách thực hiện những thay đổi. Bỗng nhiên có những quy trình mới và cải tiến, những ý tưởng cho dự án, và những nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Và tất cả đều xảy ra vì bạn đã xác định đúng các SME.

3 phẩm chất của một chuyên gia về lĩnh vực

Làm thế nào bạn có thể xác định các chuyên gia về lĩnh vực khi bạn đang làm việc với nhiều ứng viên tiềm năng? Đừng chỉ kiểm tra các đánh giá hiệu suất mới nhất để xem ai có điểm cao nhất.

Tin hay không thì tùy, có một sự khác biệt giữa những người có hiệu suất cao và những chuyên gia về lĩnh vực thực sự tại nơi làm việc. Các phẩm chất và đặc điểm khác nhau cần phải hợp lại để trở thành một SME hiệu quả. Nếu bạn đang bắt đầu tìm kiếm, hãy xem xét ba đặc điểm quan trọng này.

1. Kinh nghiệm

Một số tổ chức muốn các SME được tin tưởng nhất của họ có nhiều năm kinh nghiệm tại công ty.  Công ty của bạn có thể xác định rằng nhiều năm kinh nghiệm trong một lĩnh vực nhất định quan trọng hơn là thời gian một nhân viên đã làm việc tại công ty.  Những tổ chức khác đặt rất nhiều giá trị vào bằng cấp. SME của bạn có thể có bằng tiến sĩ, bằng cấp, nhiều chứng chỉ khác nhau, hoặc kết hợp cả ba.

Luôn luôn là một ý tưởng tốt để kết hợp cả hai. Nhớ rằng, chỉ đơn giản là giữ một công việc hoặc có một bức tường đầy chứng chỉ và bằng cấp không tự động chứng tỏ ai đó là một SME. Hãy sử dụng phán đoán tốt nhất của bạn, và đừng quên xem xét những điều tích cực khác khi bạn đưa ra lựa chọn.

2. Sự tham gia

Chúng tôi thích một SME thực sự tham gia vào công việc. Đó là những người không chỉ biết về một số chủ đề nhất định, họ cũng là những người tham gia tích cực khi họ đang làm việc.

Sự tham gia là điều quan trọng trong công việc đối với mọi người, nhưng điều đó lại đặc biệt đúng đối với các chuyên gia về lĩnh vực. SME nên yêu thích việc lặn sâu vào các chủ đề chuyên môn của họ, hợp tác với đội ngũ của họ, và đưa ra một chút chỉ đạo khi cần thiết.

Chúng tôi không nói rằng những người thích giao tiếp xã hội là những người duy nhất có thể là chuyên gia về những chủ đề nhất định trong công việc. Công nhân tham gia không chỉ nắm bắt được những gì đang xảy ra trong công việc, họ cũng có thể lấp đầy những khoảng trống kiến thức của chính họ và giúp những người xung quanh. Đó là những phẩm chất tuyệt vời cho cả nhân viên và SME!

3. Giao tiếp

Các SME của bạn sẽ không làm việc một mình. Nếu bạn muốn tận dụng tối đa SME của mình, bạn sẽ muốn họ tham gia với những nhân viên khác và trên những dự án khác. Đó là lý do tại sao việc lựa chọn một người là một người giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng.

Kiến thức được tạo ra để được chia sẻ! Một chuyên gia về lĩnh vực có thể truyền đạt kiến thức hữu ích cho người khác sẽ rất phù hợp với vai trò này.

Bất kỳ kinh nghiệm nào trong việc viết, trình bày, hoặc diễn thuyết luôn là một điểm cộng lớn. Hãy nói chuyện với các quản lý và đồng nghiệp để có ý kiến của họ về phong cách làm việc và giao tiếp của SME tiềm năng của bạn.

Cách sử dụng SME của bạn

Sau một thời gian tìm kiếm dài cho một SME, cuối cùng bạn đã tìm thấy người đó! Bây giờ đã đến lúc cho họ biết tin tốt.

“Chúng tôi nghĩ rằng bạn rất giỏi công việc của mình nên chúng tôi đã chỉ định bạn làm SME! Mọi người sẽ dựa vào bạn cho mọi thứ từ bây giờ vì bạn là người mà chúng tôi phải hỏi. Chuẩn bị sẵn sàng để được kéo vào nhiều cuộc họp và cuộc gọi hơn!”

…Nghe có vẻ không quá hấp dẫn đúng không? Có những cách đúng và sai để đạt được mức độ đồng lòng và tham gia mà bạn muốn từ các SME đã xác định. Dưới đây là những điều bạn cần biết.

Tham gia, đừng dựa vào

Bạn có đang tạo một chương trình onboarding mới cho phòng ban của SME không? Có một dự án mới đang đến gần không? Hãy để SME của bạn tham gia ngay lập tức! Khi bạn để họ tham gia ngay từ đầu, họ có thể thêm chuyên môn của mình ngay từ ngày đầu và biết được bất kỳ kết quả nào dự kiến.

SME của bạn sẽ tham gia, nhưng hãy nhớ rằng bạn vẫn có các quản lý và những người ra quyết định khác. Bạn chỉ là một ưu tiên cho SME của mình, họ vẫn còn các nhiệm vụ và dự án khác trong tay. Đừng quá tải họ với những nhiệm vụ không phù hợp hơn cho người khác.

Nếu bạn muốn đảm bảo rằng bạn không chiếm quá nhiều thời gian của họ, hãy lên kế hoạch kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng bạn biết được ưu tiên hiện tại của họ và xem cách mà nhu cầu của bạn phù hợp với của họ (và đừng ngại sử dụng bất kỳ mẫu cuộc họp nào hữu ích của chúng tôi để đảm bảo cuộc họp của bạn diễn ra suôn sẻ).

Thừa nhận những nỗ lực của họ

Tăng lương là một cách tuyệt vời để cho SME biết rằng bạn đánh giá cao công việc khó khăn của họ, nhưng đó chỉ là một cách để thể hiện sự đánh giá. Hãy chắc chắn cho các chuyên gia về lĩnh vực và người khác trong tổ chức thấy rằng công việc của họ rất quan trọng.

Luôn cho họ biết khi nào họ xứng đáng được khen ngợi. Hãy để các chuyên gia về lĩnh vực biết tác động của công việc của họ và cách mà nó sẽ giúp cho các sáng kiến trong tương lai. Cho các quản lý biết khi nào SME đã làm được điều gì đó đáng chú ý và truyền đạt điều đó tới đội ngũ của họ.

Chấp nhận phản hồi của họ

Một trong những lý do mà bạn có một SME là để bạn có thể nhận được ý kiến của họ về những gì bạn đang làm. Đôi khi họ sẽ nghĩ rằng bạn đang đi đúng hướng, nhưng đôi khi bạn có thể không được như vậy.

Họ có thể nghĩ rằng dự án mới này không nên là ưu tiên trong thời điểm hiện tại. Hoặc có thể họ nghĩ rằng đã đến lúc chuyển sang một điều hoàn toàn khác.

Sự khác biệt trong quan điểm có thể là một điều tốt khi bạn làm việc trên các sáng kiến mới. Họ có thể giúp bạn nhìn nhận các vấn đề từ những góc độ khác nhau và đưa ra các giải pháp sáng tạo. Bất kể phản hồi của họ là gì, hãy lắng nghe những gì họ phải nói.

Ghi chép kiến thức của họ

SME đã đủ bận rộn với công việc. Điều cuối cùng họ cần là thêm những cuộc gặp gỡ bất ngờ và những sự gián đoạn làm cản trở chương trình đã kín lịch.

Nhớ rằng, bạn không muốn các chuyên gia về lĩnh vực giữ kiến thức của họ cho riêng mình. Họ nên tìm cách để đưa chuyên môn của mình đến tay những nhân viên khác.

Tài liệu là một phần quan trọng của quản lý tri thức. Tìm một hệ thống đáng tin cậy mà bạn có thể sử dụng để dễ dàng ghi chép và tìm kiếm thông tin quan trọng.