Sự Thật Thú Vị: Bạn có biết rằng có thể giữ được tâm trạng tốt trong khoảng 3-4 tuần không? Nghe có vẻ lạ, nhưng tôi là bằng chứng sống cho điều đó. Lễ khai mạc hàng năm của Guru diễn ra từ ngày 14 đến 16 tháng 2, và tôi vẫn bị cuốn hút bởi toàn bộ trải nghiệm.

Lần cuối cùng bạn có buổi gặp gỡ với toàn bộ công ty là khi nào? Thật không may, các bản cập nhật hàng quý và những cuộc họp toàn thể thỉnh thoảng không được tính. Tôi đang nói về một trải nghiệm hoàn toàn hòa nhập với đồng nghiệp, quản lý và rất nhiều người khác trong công ty.

Tại sao các sự kiện nội bộ lại quan trọng

Tôi biết bạn đang nghĩ gì sau khi đọc câu cuối cùng đó:

• Nghe có vẻ đắt đỏ
• Nghe có vẻ mệt mỏi

Thời gian, tiền bạc và năng lượng hiện nay đều rất hạn chế cho mọi người. Mặc dù vậy, tôi vẫn là một người ủng hộ mạnh mẽ cho các sự kiện toàn công ty. Lợi ích từ chúng quá hấp dẫn để không chú ý tới!

Các sự kiện nội bộ như một phương thuốc cho sự gắn kết của nhân viên. Chúng tạo cơ hội cho mọi người có thời gian để ăn mừng công việc của mình, kết nối với đồng nghiệp và thậm chí thể hiện một chút sức sáng tạo. Bạn có thời gian để ăn mừng những thành công, lập kế hoạch cho tương lai và chỉ cần lùi lại một bước khỏi công việc thường ngày và thư giãn.

Các mối quan hệ xã hội rất quan trọng trong công việc. Chúng giúp mọi người cảm thấy gắn bó hơn, hạnh phúc và kết nối với công việc. Có thời gian quan trọng đó để kết nối và xây dựng đội ngũ luôn rất quan trọng, nhưng các tương tác trực tiếp đã trở nên giá trị hơn khi nhiều công ty chuyển sang làm việc từ xa. Vì Guru là công ty làm việc từ xa trước, với gần 65% nhân viên của chúng tôi làm việc từ xa, chúng tôi muốn thật sự làm cho thời gian bên nhau trở nên đáng giá

Lập kế hoạch cho các sự kiện nội bộ theo cách của Guru

Khi nhóm bắt đầu lập kế hoạch cho CKO, chúng tôi có hai mục tiêu chính:

1. Giúp nhân viên sâu sắc hơn các mối quan hệ với các đồng đội đa chức năng
2. Giúp nhân viên hiểu rõ cách vai trò của họ hỗ trợ các mục tiêu của công ty trong năm tài chính sắp tới.

Chúng tôi không thiết kế CKO để trở thành một tuần của các buổi thuyết trình, các cuộc họp dài và báo cáo tài chính. Nó cũng không phải là một buổi tiệc miễn phí (mặc dù chúng tôi cũng thực hiện nhiều điều đó). Chúng tôi muốn mọi người trải nghiệm những điều tốt nhất của cả hai thế giới, vì vậy chúng tôi đã lên kế hoạch cho một sự kiện tập trung vào việc tạo ra sự cân bằng với đủ thời gian cho sự thống nhất chiến lược và niềm vui.  

Bạn có muốn lập kế hoạch cho một sự kiện nội bộ có thể mang lại cho bạn điều tốt nhất của cả hai thế giới không? Đây là cách Guru đã làm.

Tạo sự phấn khích

Bạn đang đảm nhận công việc lập kế hoạch cho một sự kiện toàn thể đầy tính hấp dẫn, để mọi người có cơ hội nạp năng lượng, học hỏi và thư giãn. Bạn không nghĩ rằng điều đó xứng đáng nhận được một chút sự phấn khích sao?

Không có gì sai khi có một chút hứng khởi trước sự kiện, và phần tốt nhất là bạn không cần phải làm quá nhiều để có được nó. Chúng tôi đã tạo ra rất nhiều sự phấn khích trước CKO, và chúng tôi đã làm điều đó hoàn toàn trong các công cụ mà chúng tôi sử dụng mỗi ngày cho công việc.

Chúng tôi đã có một bộ sưu tập dành riêng cho CKO trong Guru với agenda, câu hỏi thường gặp, những điều cần làm và mọi thứ liên quan đến CKO. Các thông báo và tính năng Theo dõi Thẻ của chúng tôi đã giúp thông báo cho mọi người về những thay đổi trong chương trình và thêm một chút hào hứng cho ngày hôm đó. Bất cứ khi nào chúng tôi đăng một thứ gì mới, chỉ cần một thời gian ngắn trước khi cuộc trò chuyện trên Slack và phản ứng emoji bắt đầu diễn ra.

Suy nghĩ về thời gian biểu và thời gian

Thời gian biểu có thể quyết định sự thành công hay thất bại của sự kiện. Một sự kiện toàn công ty đầy những hoạt động liên tiếp có thể cảm thấy bị áp lực, nhưng một sự kiện với chỉ một hoặc hai hoạt động mỗi ngày có thể cảm thấy thưa thớt.  Chúng tôi chọn có nội dung liên quan đến kinh doanh và trọng tâm vào việc giải thích vào buổi sáng và các hoạt động vui vẻ vào buổi tối. Mọi người có xu hướng học tốt hơn vào buổi sáng và cần một nguồn năng lượng mới sau bữa trưa, vì vậy hãy cân nhắc phân chia các hoạt động giữa buổi sáng và buổi tối. Việc có lịch trình trong Guru cũng đã cải thiện trải nghiệm của nhân viên. Có thể nhanh chóng lấy lịch trình khi bạn đang phân vân việc có nên nghỉ ngơi hay không có thể giúp mọi người dễ dàng lập kế hoạch cho ngày của họ hơn.

Mặc dù có nhiều thời gian cho công việc và niềm vui, không thể phủ nhận rằng CKO là một thời gian bận rộn cho tất cả mọi người. Tin tức công ty, các hoạt động xây dựng đội ngũ, giờ vui vẻ, bữa tối —đó là rất nhiều niềm vui, nhưng vẫn...rất nhiều.

Bạn có thể không có nhiều sự linh hoạt trong thời gian biểu của mình, nhưng bạn vẫn có thể làm cho những người chọn ngồi ngoài các sự kiện không hoàn toàn bị lạc lõng. Chúng tôi đã đảm bảo rằng mọi phiên liên quan đến công việc đều có một thẻ Guru đi kèm mà mọi người có thể học được các thông tin thiết yếu hoặc xem các video trình bày những gì đã diễn ra.

Giáo dục mọi người về môi trường của họ

Trụ sở của chúng tôi nằm ở Philadelphia, nhưng nhân viên của chúng tôi ở khắp mọi nơi. Một số người tham gia CKO như họ đang thực hiện một kỳ nghỉ tại nhà. Những người khác được trải nghiệm cảm giác hồi hộp (và sợ hãi) khi ở một nơi hoàn toàn mới. Thay vì để họ phải đoán xem nơi nào để ăn hoặc tìm kiếm một buổi chiều vui vẻ, hãy chuẩn bị cho họ trước!

Thẻ “Hướng Dẫn Tối Ưu đến Philly” của chúng tôi đã là một phần thiết yếu của bộ sưu tập Kiến thức Công ty trong nhiều năm qua, và bạn có thể tin rằng nó đã được cập nhật trước CKO. Mọi người có thể dùng thẻ để tìm hiểu thêm về khu vực lân cận và tìm ý tưởng nhanh chóng về nơi để vui chơi.

Tạo cơ hội kết nối bên ngoài các đội đã định

Thật dễ dàng để tạo ra các nhóm xã hội trong công việc. Bạn có xu hướng giao lưu với những người trong đội của bạn và có thể một vài người khác mà bạn đã làm việc cùng. Các sự kiện nội bộ như CKO đưa mọi người vào bối cảnh chung, và kết quả có thể rất bất ngờ.  Có điều gì đẹp hơn thấy nhân viên tài chính giao lưu với phòng marketing không? Hãy tưởng tượng điều gì có thể xảy ra từ một cuộc trò chuyện giữa VP kỹ thuật và một người trong phòng nhân sự!

Đừng mong đợi mọi người đối xử với sự kiện nội bộ của bạn như một bữa tiệc xã hội tự do mà nó có thể (và nên) trở thành. Chúng tôi đã chắc chắn chia đều mọi người cho các hoạt động nhóm trước để giúp mọi người dễ dàng giao lưu ngoài đội của mình.

Đây là một khu vực khác mà việc có Guru phát huy hiệu quả. Mỗi nhân viên Guru đều điền vào hồ sơ nhân viên Guru của họ với sở thích, điều không thích và các tài năng bí mật đặc biệt của họ. Muốn biết thêm thông tin về người mà bạn đang nói chuyện không? Chỉ cần kiểm tra họ trong Guru, và bây giờ bạn biết nhiều hơn về họ ngoài nội dung họ làm trong UX.

Lợi thế của tương tác trực tiếp

Guru không còn là một công ty được thúc đẩy bởi sự làm việc đồng bộ, trực tiếp, từ 9 đến 5 nữa, và chúng tôi sẵn sàng cá rằng công ty của bạn cũng không. Các tương tác trực tiếp đã trở nên giá trị hơn khi chúng tôi đã chuyển sang một công ty làm việc từ xa, và chúng tôi tự hào mang đến cơ hội cho mọi người tụ họp.

Khi bạn đã quen với việc làm việc không đồng bộ và có được kiến thức mà bạn cần ngay trong tầm tay của mình, những sự kiện lớn như sự kiện của chúng tôi trở nên rất dễ quản lý và thú vị. Nếu bạn muốn điều tương tự cho công ty của mình, chúng tôi biết công cụ mà bạn cần để bắt đầu.