Bạn nhận thông tin công ty của mình bằng cách nào? Có thể bạn thường xuyên có các cuộc họp nhóm, các cuộc gặp 1:1 với sếp (hoặc những người báo cáo trực tiếp), và những cập nhật cho toàn công ty. Các cuộc họp đồng bộ được lên lịch sẽ luôn là cách tuyệt vời để có được thông tin, nhưng chúng có thể không phải lúc nào cũng lý tưởng cho những nhân viên làm việc từ xa và kiểu làm việc kết hợp.

Có một công cụ rất đơn giản mà các công ty có thể sử dụng để giữ cho mọi người được thông báo, nhưng nó là một công cụ mà ít được sử dụng hơn. Chúng tôi đang nói về các bản tin công ty cổ điển.

Bản tin công ty là gì?

Các bản tin công ty là công cụ được các doanh nghiệp và tổ chức sử dụng để chia sẻ thông tin quan trọng và giá trị với nhân viên của họ. Bản tin có thể cung cấp cho mọi người trong công ty cái nhìn liên chức năng về các chủ đề quan trọng nhất trong công việc.  Các trưởng nhóm có thể có một nơi để chia sẻ nội dung quan trọng đã được biên tập vượt ra ngoài nhóm nhân viên của họ.

Ngoài việc cung cấp thông tin, chúng cũng có thể nổi bật những thành tựu của nhân viên, thể hiện sự trân trọng cho công việc tốt và cho mọi người trong công ty một tiếng nói. Chúng là một cách hiệu quả để giữ cho mọi người được thông báo về các cập nhật quan trọng của nhóm, các mốc dự án, những thắng lợi, thất bại và mọi thứ ở giữa. Và tốt hơn nữa, mọi người có thể xem chúng vào thời gian của riêng họ.

Tại sao các bản tin công ty vẫn quan trọng

Chúng tôi yêu thích việc thấy thông báo khi bản tin hai tháng một lần của chúng tôi được phát hành, và chúng tôi nghĩ rằng khi bạn bắt đầu bản tin của mình, bạn cũng sẽ yêu nó. Chỉ cần nghĩ về những gì một bản tin được biên soạn tốt có thể làm cho sự tham gia của nhân viên.

Kiến thức là sức mạnh, và việc có được kiến thức công ty đúng cách có thể dẫn dắt mọi người đưa ra quyết định được thông báo tốt hơn trong công việc. Một thông báo bản tin về việc ra mắt một chiến dịch tiếp thị mới có thể truyền cảm hứng cho nhóm bán hàng của bạn sử dụng các tagline và thông điệp mới trong các cuộc gọi và email của họ. Nhờ vào các cập nhật tính năng trong bản tin mới nhất của bạn, nhân viên giờ đây có thể tự tin nói chính xác công ty họ đang làm gì với AI tại sự kiện kết nối tiếp theo của họ.

Cũng có điều gì đó để nói về cách các bản tin có thể giúp giảm tải thông tin. Chúng tôi nhận được rất nhiều tin nhắn, email và các giao tiếp chuyên nghiệp khác trong suốt cả ngày. Theo dõi mọi thứ bạn đã đọc/nghe và nhớ nơi để tìm thông tin có thể rất khó. Bản tin của bạn lưu trữ các tin tức công ty quan trọng và hiện tại nhất trong một nơi dễ truy cập.

Cải tiến bản tin công ty của bạn với Guru

Bạn có thể thấy tầm quan trọng của việc có một bản tin công ty, và bạn có thể thấy giá trị mà nó mang lại cho công ty của bạn. Nhưng bạn không thể tưởng tượng công ty của mình sẽ bao giờ có một bản tin thường xuyên.

Thời gian là một yếu tố khá lớn. Mọi người đang cố gắng để làm việc thật hiệu quả nhất có thể, và việc thêm một việc cần làm tái diễn nữa có vẻ như là một ý tưởng tồi. Ngoài ra, bạn không biết liệu mọi người có nhớ để thực sự đọc bản tin hay không. Bạn nhớ các bản tin công ty trước đây. Chà, bạn nhớ đã thấy chúng xuất hiện trong hòm thư của bạn. Bạn không thật sự nhớ chúng đã đề cập đến điều gì, và bạn thường quá bận rộn để đọc chúng khi chúng đến.

Chúng tôi hiểu những lo ngại của bạn, nhưng đừng lo lắng. Guru ở đây để giúp.

Với tư cách là nguồn duy nhất của sự thật cho kiến thức công ty, chúng tôi biết một vài điều về những gì cần thiết để tạo ra một bản tin tốt. Và nhờ vào các tiến bộ AI gần đây, chúng tôi không chỉ làm cho bạn dễ dàng hơn bao giờ hết để tạo ra các bản tin mà chúng tôi còn làm cho nhân viên của bạn có thể nhận được nhiều giá trị hơn từ chúng. Bạn có thể tạo, hoàn thiện, gửi và thậm chí lưu trữ bản tin của mình ngay trong Guru. Đây là cách bạn có thể sử dụng Guru để làm cho bản tin của mình có sự thay đổi mà nó xứng đáng có.

Tìm tài liệu bản tin thông qua Các Chủ đề Xu hướng của Guru cho Slack

Không biết nên đề cập đến điều gì trong bản tin của mình? Có rất nhiều thông tin công ty để báo cáo, nhưng bạn muốn đảm bảo rằng bạn đang đề cập đến một điều gì đó sẽ gây được tiếng vang với nhân viên. Bạn có thể thực hiện một số cuộc khảo sát không chính thức hoặc đưa ra một số phỏng đoán có cơ sở, nhưng chúng tôi có một cách tốt hơn cho bạn để có được những gì bạn cần.

Với Guru, bạn không phải tìm kiếm nhiều để tìm thông tin mà nhân viên của bạn quan tâm nhất. Sử dụng Các Chủ đề Xu hướng cho Slack của Guru để khám phá những chủ đề quan trọng đến công ty của bạn. Chỉ cần chọn một số kênh Slack phổ biến, thiết lập Các Chủ đề Xu hướng cho Slack và để thông tin đến với bạn.

Có phải mọi người trong kênh #HR-Help vẫn liên tục hỏi về các thay đổi trong kế hoạch bảo hiểm? Bổ sung một phần giới thiệu về những thay đổi trong kế hoạch và liên kết đến Thẻ có thông tin bảo hiểm trong bản tin tiếp theo của bạn. Có phải mọi người đang ca ngợi tính năng sản phẩm mới nhất của bạn trong kênh #Team-Engineering? Bổ sung video giải thích mà bộ phận tiếp thị đã thực hiện cho tính năng trong bản tin tiếp theo của bạn và lan tỏa sự phấn khích đó đến toàn công ty.

Viết và chỉnh sửa nội dung với Assist

Bạn biết mình muốn đề cập đến điều gì trong bản tin của mình, giờ bạn phải viết nó. May mắn thay, bạn là một người viết nội dung chuyên nghiệp, vì vậy bạn biết cách hoàn hảo để xử lý giọng nói và tông điệu và viết một cách đơn giản và ngắn gọn. Không vấn đề gì, đúng không?

Bạn vừa nói gì? Bạn không phải là một nhà văn chuyên nghiệp, và bạn không biết tại sao chúng tôi lại cho rằng bạn là?

Có thể chúng tôi đã đi quá xa một chút ở đó, nhưng đánh giá của chúng tôi không hoàn toàn sai. Bạn có thể không phải là một nhà văn chuyên nghiệp, nhưng khi bạn có quyền truy cập vào Assist. Và đó là điều tiếp theo tốt nhất để trở thành một chuyên gia viết lách. Assist có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp bạn liên tục tạo ra nội dung bản tin tuyệt vời. Tất cả những gì bạn cần làm là bắt đầu viết, và Assist có thể giúp với phần còn lại.

Sử dụng Assist để rút gọn các tài liệu và văn bản dài để bạn có thể cung cấp cho độc giả những tóm tắt ngắn gọn và hữu ích. Đảm bảo rằng việc viết của bạn giữ được tính giao tiếp trong một số phần và chuyên nghiệp trong những phần khác bằng cách sử dụng tính năng để giúp bạn điều chỉnh tông điệu. Bạn thậm chí có thể sử dụng Assist để dễ dàng dịch bản tin của mình để nhân viên ở các quốc gia khác có thể có cùng trải nghiệm với bản tin.

Quảng bá bản tin của bạn bằng các thông báo

Cuối cùng nhấn “gửi” trên bản tin của bạn có thể khá hồi hộp. Bạn đã gửi được bản tin của mình đúng lúc mà một nửa công ty đang trong một cuộc họp chưa? Nhân viên ở bờ tây có nhận ra điều gì mà bạn đã gửi đi lúc 5:30 sáng giờ địa phương của họ không? Liệu bản tin có chỉ nằm đó mà không được đọc cho đến khi bản tin tiếp theo được phát hành không?

Thông báo của Guru có thể vừa là một lời nhắc cho mọi người đọc bản tin vừa là cách để những người gửi bản tin biết được liệu người đọc có đang đọc nội dung của họ hay không. Các thông báo cho phép các quản trị viên và lãnh đạo của Guru gửi các cập nhật quan trọng, kịp thời cho toàn bộ công ty, các nhóm cụ thể hoặc cá nhân, và xác nhận khi họ đã đọc chúng. Người đọc bản tin có thể dễ dàng thấy thông báo trên trang chính của họ trên Guru hoặc thậm chí nhận chúng qua Slack ngay khi chúng được gửi.

Điều tuyệt vời nhất về các thông báo là chúng không cần phải là một điều duy nhất. Nếu Guru nhận thấy rằng mọi người không nhấn nút “Tôi đã đọc điều này”, tính năng thông báo của chúng tôi có thể nhẹ nhàng nhắc nhở mọi người một lần nữa sau vài ngày. Đây là cách tốt nhất để giữ cho mọi người trong vòng thông tin mà không quá xâm lấn.

Khôi phục thông tin quan trọng trong bản tin thông qua Answers và tìm kiếm

Bạn nghĩ điều gì sẽ xảy ra với hầu hết các bản tin công ty được gửi đến nhân viên? Ngay cả những bản tin thông tin nhất và viết hay nhất cũng sẽ đến thùng rác hoặc thư mục rác của bạn. Có vẻ như thật tiếc khi đã tập hợp tất cả thông tin quý giá này lại, rồi chỉ xóa nó sau khi đã đọc một lần.

Đừng để tất cả thông tin tuyệt vời đó bị lãng phí sau khi mọi người đã đọc nó. Hãy để nó tiếp tục mang lại giá trị cho người đọc bằng cách tận dụng Answers.

Một trong những lý do mà chúng tôi yêu thích việc sử dụng Guru để tạo và phân phối bản tin là tất cả thông tin tuyệt vời đó ngay lập tức trở thành một phần của cơ sở kiến thức của công ty bạn. Không chỉ là thông tin được lưu trữ tại một nơi dễ truy cập, mà mọi người cũng có thể dễ dàng truy cập nó thông qua Answers hoặc chỉ cần tìm kiếm trong Guru. Cho dù người đọc muốn xem phiên bản mới nhất của bản tin của bạn hay chỉ cần tìm bản tin đề cập đến các cập nhật mới nhất cho nhóm nhân sự, chúng tôi đều có giải pháp cho bạn.

Giúp đỡ từ các chuyên gia

Cần một chút cảm hứng cho bản tin tương lai của bạn? Quản lý Truyền thông Nội bộ Principal của chúng tôi Julia Soffa đã tạo ra video Loom hữu ích này và Thẻ Guru để cho bạn cái nhìn sâu sắc về cách cô ấy xử lý bản tin (k) của Guru.

Làm việc tốt hơn với Guru

Việc tạo ra bản tin cho công ty có vẻ ít đáng sợ hơn nhiều, phải không? Khi bạn có các công cụ đúng đắn bên cạnh, việc tạo ra một bản tin thông tin và hấp dẫn gần như không có gì khó khăn. Thực tế là, có rất nhiều điều mà Guru có thể làm cho công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Như chúng tôi đã nói, kiến thức là sức mạnh, và việc có kiến thức đáng tin cậy bên cạnh bạn có thể làm cho hầu như bất cứ điều gì trở nên dễ dàng hơn. Tại sao bạn không đi xem Guru và tự mình trải nghiệm?