Bạn không có ý khoe khoang, nhưng nơi làm việc của bạn khá trên đà để có một nền văn hóa dựa trên kiến thức thực sự. Bạn có công cụ, bạn có sự nhiệt tình, và bạn thậm chí có một số nhân viên yêu thích việc bổ sung vào cơ sở dữ liệu kiến thức của mình. Chỉ có một điều bạn đang thiếu: một người quản lý kiến thức được xác thực.

Chúng tôi biết bạn đang nghĩ gì. “Ai cũng yêu thích Guru/ phần mềm quản lý kiến thức mà bạn lựa chọn (có thể là Guru)! Có rất nhiều nhóm đã sử dụng nó, vậy chúng ta có thật sự cần tuyển một người quản lý kiến thức không?”

Chúng tôi sẽ trả lời câu hỏi đó với một câu trả lời đầy nhiệt huyết: có! Người quản lý kiến thức có thể làm nhiều hơn là chỉ giữ cho các thẻ và cơ sở kiến thức của bạn được ngăn nắp. Thực tế, tuyển một người có thể mang lại nhiều lợi ích bất ngờ.

Cải thiện truy cập thông tin và kiến thức

Chúng tôi biết rằng nhiều nhân viên đã sử dụng phần mềm chia sẻ kiến thức của bạn, nhưng một người quản lý kiến thức có thể thật sự giúp nâng tầm trò chơi chia sẻ kiến thức của bạn lên một cấp độ mới. Các đội của bạn đã làm rất tốt việc tìm ra cách chia sẻ kiến thức trong hệ thống đã được thiết lập của bạn, nhưng một người quản lý kiến thức có thể giúp làm mọi thứ trở nên dễ tiếp cận và chia sẻ hơn. Họ là những chuyên gia trong việc tổ chức và phân phối thông tin quan trọng, và họ biết cách biến một hệ thống “khá tốt” thành một hệ thống “thực sự tuyệt vời”.

Cũng cần phải biết rằng quản lý kiến thức không chỉ giới hạn ở việc sản xuất nội dung để chia sẻ. Một người quản lý kiến thức thực thụ có thể giúp thúc đẩy các loại chia sẻ kiến thức khác và hướng dẫn người khác về cách đúng để truyền thông tin.

Không chắc chúng tôi có ý gì? Chúng tôi sẽ để Aprill Allen của Knowledge Bird giải thích:

Tôi coi quản lý kiến thức là một khả năng bao trùm với người quản lý kiến thức như một huấn luyện viên và người tạo điều kiện, thúc đẩy các đội và cá nhân hướng tới việc cải thiện các thực hành chia sẻ kiến thức của họ.

Họ làm điều đó bằng cách cho phép sự lưu thông thông tin thuận lợi hơn giữa các công cụ, nhưng cũng bằng cách tạo ra các điều kiện để kiến thức lưu thông giữa người với người. Những điều kiện đó có thể là cơ hội không chính thức để tập hợp cũng như các cấu trúc chính thức như học tập đồng nghiệp và hướng dẫn.

Đơn giản hóa quy trình ra quyết định

Cách tốt nhất để định dạng thẻ mô tả quy trình bán hàng là gì? Chúng ta thay đổi tiêu đề và hệ thống gán thẻ như thế nào để giúp mọi người dễ dàng tìm kiếm thông tin hơn?

Nơi làm việc của bạn không thiếu những ý tưởng hay. Vấn đề là quyết định ý tưởng hay nào sẽ được theo đuổi. Đôi khi cách dễ nhất để thực hiện mọi thứ là chỉ cần có ai đó nói “có” hoặc “không.”

Sự tuyệt vời của việc có một người quản lý kiến thức trong không gian này là hai chiều. Bạn có được một người có thể là “người quyết định” chính thức, và bạn có một người có chuyên môn cần thiết để đưa ra những quyết định đó. Thay vì lập các cuộc họp lập kế hoạch vô tận và nhận hàng tá ý kiến trái chiều, giờ đây bạn có một người mà bạn có thể dựa vào để đưa ra các quyết định có thông tin.

Thúc đẩy đổi mới và thay đổi tổ chức

Có công ty nào không muốn trở nên đổi mới hơn? Ai cũng muốn nói rằng công ty của họ đã tạo ra sản phẩm “vĩ đại” tiếp theo trong ngành của họ. Quản lý kiến thức là bước đệm quan trọng để đổi mới, và người phù hợp có thể giúp bạn đạt được mục tiêu.

Hãy tưởng tượng sáng chế "Thứ Ba Bánh kếp" của ngành công nghiệp của bạn

Hãy nhớ rằng, quản lý kiến thức không chỉ là việc thu thập và tổ chức thông tin quan trọng. Nó còn giúp khuyến khích việc chia sẻ ý tưởng và hợp tác giữa các nhân viên và các nhóm. Khi bạn thuê một người quản lý kiến thức, bạn đang thuê một người có thể giúp thúc đẩy sự đổi mới. Người quản lý kiến thức của bạn có thể giúp tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận, tổ chức kiến thức quan trọng, và giúp thúc đẩy sự hợp tác giữa các nhóm.

Cải thiện hiệu quả trong các phòng ban

Bạn sẽ ngạc nhiên về cách mọi thứ có thể hiệu quả hơn khi mọi người có thông tin họ cần để làm việc. Rồi đột nhiên, việc thực hiện các nhiệm vụ thiết yếu mất ít thời gian hơn nhiều vì mọi thứ bạn cần đã sẵn có.

Cùng nhau

Hãy cân nhắc xem các nhóm của bạn có thể thực sự làm gì nếu họ có đủ thời gian và năng lực để làm nhiều việc khác nhau. Các dự án mới có thể khởi động, các phiên brainstorming trở thành quy chuẩn, và mọi người đang làm việc đồng bộ vì văn phòng được tổ chức và hiệu quả hơn rất nhiều!

Cách thiết lập cho người quản lý kiến thức của bạn thành công

Chúng tôi sẽ giả định rằng bạn đã chính thức bán mình cho việc đưa vào một người quản lý kiến thức, vì vậy hãy để nói về cách bạn có thể thiết lập cho họ thành công thực sự. Những nơi làm việc muốn người quản lý kiến thức của họ thành công sẽ cần phải làm một chút việc để đặt họ vào môi trường tốt nhất có thể. Nếu bạn nghiêm túc về việc thuê một người quản lý kiến thức, đây là những gì bạn cần làm.

Xác định mục tiêu cuối cùng của bạn

Đưa ra các mục tiêu cụ thể cho mọi người là điều cần thiết cho sự thành công nơi làm việc, và người quản lý kiến thức sắp trở thành của bạn cũng không khác. Bước vào vai trò này tại các tổ chức mới hiểu giá trị của quản lý kiến thức có thể cảm thấy như đang đun sôi đại dương. Vì vậy trước khi bạn đưa họ vào, hãy nghĩ về những gì bạn muốn người quản lý kiến thức của bạn đạt được.

Hãy tưởng tượng cảm giác thỏa mãn khi đánh dấu những mục đó sẽ như thế nào

Nhiều kết quả tuyệt vời bạn thấy từ người quản lý kiến thức của bạn có thể khó định lượng về mặt kết quả kinh doanh cụ thể. Vì vậy thay vì nghĩ về mọi thứ theo doanh thu và mục tiêu bán hàng, hãy nghĩ về cách họ có thể cải thiện việc cấu trúc và chia sẻ kiến thức.

Hãy đặt mục tiêu cho người quản lý kiến thức của bạn xác định và tích hợp hoàn toàn các chuyên gia chủ đề vào hệ thống quản lý kiến thức của bạn trong vòng sáu tháng kể từ khi đưa người quản lý kiến thức của bạn vào. Giao nhiệm vụ cho người quản lý kiến thức của bạn đề xuất một cấu trúc nội dung mới cho thẻ vào lúc đánh giá 90 ngày của họ. Bất kể bạn nghĩ ra gì, hãy chắc chắn rằng bạn đang đưa cho họ những mục tiêu có thể đạt được và có thể hành động.

Hiểu những gì họ có thể làm và không thể làm

Người làm việc kiến thức của bạn có thể làm rất nhiều điều để giúp thu thập, tổ chức và phân phối thông tin quan trọng cho nhân viên của bạn. Họ có thể được coi là những người giao tiếp chuyên nghiệp, những kiến trúc sư thông tin, và là bậc thầy của tổ chức và phân phối.

Người quản lý kiến thức có thể là rất nhiều thứ, nhưng không may, họ không phải là những người làm phép.

Chúng tôi không khuyên bạn nên ăn những tờ giấy ghi chú (dù cho chúng có ngon đến đâu)

Hãy nhớ rằng, quản lý kiến thức là trách nhiệm của mọi người tại nơi làm việc, nhưng vai trò của người quản lý kiến thức là đảm bảo rằng mọi người có thể thực hiện được trách nhiệm đó. Họ có thể giúp với các nguyên tắc cơ bản của việc giữ cho kiến thức được tổ chức và phân phối. Tuy nhiên, để điều đó có thể xảy ra, các quản lý và các nhân viên khác cần phải sẵn sàng đóng góp các mảnh ghép của thông tin đó.

Có thể cần thiết để thực hiện một số thay đổi trong tổ chức của bạn để điều đó xảy ra. Nhưng đừng lo lắng, chúng tôi sẽ đi sâu vào điều đó một chút.

Nói chuyện với các thành viên trong đội về nhu cầu quản lý kiến thức của họ

Các đội của bạn mong đợi điều gì từ người quản lý kiến thức? Ví dụ, bộ phận nhân sự có thể muốn cải cách hệ thống phân loại nội dung, và bộ phận bán hàng có thể muốn một cách để tổ chức khách hàng tiềm năng của họ tốt hơn. Dù họ muốn gì, cách duy nhất để biết là hỏi.

Như chúng tôi đã nói trước đó, chúng tôi muốn tránh việc người quản lý kiến thức mới của bạn cảm thấy như đang đun sôi đại dương, vì vậy việc ưu tiên là rất quan trọng. Suy nghĩ về những thay đổi hiệu quả nhất mà một người quản lý kiến thức có thể thực hiện bằng cách đặt ra cho nhóm những câu hỏi đúng.

Điều gì sẽ khiến ngày làm việc của các nhân viên hỗ trợ dễ dàng hơn? Có điều gì bạn có thể làm nội bộ để cải thiện trải nghiệm khách hàng không? Điều gì sẽ giúp đội kỹ thuật giao mã nhanh hơn? Khi bạn tập trung vào những thứ có thể tạo ra nhiều ảnh hưởng nhất, bạn dễ dàng hơn để bắt đầu người quản lý kiến thức của mình một cách đúng đắn.

Tạo một môi trường chào đón

Sẽ rất khó để đóng góp vào cơ sở dữ liệu kiến thức của công ty bạn khi bạn đã quá bận rộn trong tuần và bị nhìn chằm chằm từ quản lý khi họ thấy bạn không làm việc dự án. Thường thì, chuyển sang một nơi làm việc dựa trên kiến thức liên quan đến nhiều thay đổi văn hóa hơn là bất cứ điều gì khác. Nếu bạn thực sự muốn đặt người quản lý kiến thức của bạn lên đường thành công, hãy giúp mọi người dễ dàng làm việc cùng nhau hơn.

Đặt kỳ vọng với các quản lý và các thành viên nhóm rằng việc quản lý kiến thức không phải là hoạt động tùy chọn.  Để nó hoạt động hiệu quả, mọi người cần dành thời gian và nỗ lực để đóng góp.

Các quy tắc của phim kinh dị áp dụng cho các tình huống làm việc hơn bạn nghĩ

Hãy cho mọi người thời gian họ cần để tạo ra và tổ chức kiến thức. Bạn không cần phải dành hàng giờ mỗi ngày để khuyến khích mọi người bổ sung và cải thiện cơ sở dữ liệu kiến thức của bạn. Chỉ cần cho mọi người 15-30 phút để thực hiện các thay đổi và thêm thông tin mới là có thể đủ.

Muốn thực sự giúp cho ngày làm việc của người quản lý kiến thức trở nên dễ dàng hơn? Giúp họ xác định các người tiên phong kiến thức của bạn về các chủ đề và các nhóm khác nhau. Họ sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp người quản lý kiến thức của bạn và xây dựng nền tảng kiến thức của bạn.

Thiết lập cho họ với công nghệ phù hợp

Người quản lý kiến thức của bạn sẽ có rất nhiều kiến thức di sản cần phải phân loại. Giúp họ dễ dàng hơn bằng cách cho họ biết về tất cả các lĩnh vực khác nhau mà kiến thức hiện có tại công ty bạn. Nhận các quản lý từ các nhóm khác nhau tham gia để đảm bảo rằng bạn không bỏ sót bất kỳ điều gì.

Biết được nơi kiến thức của bạn tồn tại có thể giúp việc tìm kiếm công cụ và các hội nhập phù hợp trở nên dễ dàng hơn. Khi bạn biết điều đó, bạn có thể bắt đầu sử dụng một cơ sở kiến thức thật sự tuyệt vời.