Take Knowledge Management Efforts Org-Wide With Guru's Summer Launch

Việc chia sẻ kiến thức thường cảm thấy như một nỗi đau cá nhân. Bạn bị một nhân viên bán hàng mới chạm vào vai, hoặc bạn nhận được tin nhắn Slack từ một đại diện dịch vụ khách hàng sau một bản cập nhật sản phẩm gần đây. Và trong khi nỗi đau cảm thấy cá nhân, vấn đề là rất phổ biến.

Đối với các nhân viên bán hàng và các đại diện dịch vụ khách hàng, việc hỏi xin sự trợ giúp từ các chuyên gia chủ đề khi họ có một câu hỏi là rất phổ biến. Họ cần truy cập vào các câu trả lời khi khách hàng đặt câu hỏi - và họ cần chúng một cách nhanh chóng và chính xác. Khả năng của họ để là phiên bản tốt nhất của chính họ cho khách hàng của bạn phụ thuộc vào sự tự tin của họ trong những tình huống này.

Nếu không có kiến thức mà họ cần, họ sẽ bị bối rối khi gọi điện, trì hoãn phản hồi qua email, và hỏi các chuyên gia chủ đề trong tổ chức của bạn những câu hỏi tương tự lặp đi lặp lại. Các tương tác này diễn ra hàng trăm - thậm chí hàng nghìn - lần không chỉ giữa các đội nhóm tiếp xúc với khách hàng của bạn, mà còn tại toàn bộ tổ chức của bạn.

Như chúng tôi đã thấy với nhiều khách hàng của mình, kiến thức thực sự là một mạng lưới, với các kết nối trong toàn bộ tổ chức. Từ sản phẩm, đến hỗ trợ, bán hàng, tiếp thị và hơn thế nữa, kiến thức mà chúng tôi cần có xung quanh ta, nhưng thường bị phân tán qua các đội nhóm khác nhau và các công cụ của họ. Kiến thức thực sự là một môn thể thao đồng đội - và là một nỗ lực toàn tổ chức.

Hôm nay, chúng tôi rất vui mừng thông báo về Mùa Hè Ra Mắt của Guru, bao gồm một số tính năng mới sẽ giúp bạn tận dụng chuyên môn từ các đội nhóm của mình và trao quyền cho mọi người trong tổ chức của bạn - từ đội ngũ nhân sự của bạn đến đội ngũ sản phẩm và mọi thứ ở giữa - với kiến thức mà họ cần để thực hiện công việc của họ.

Quản lý kiến thức trong toàn tổ chức của bạn

Kiến thức là nguồn sống của bất kỳ tổ chức nào, và quản lý tất cả kiến thức mà tổ chức của bạn cần để thành công là rất quan trọng. Với các công cụ quản lý kiến thức truyền thống, duy trì một bộ sưu tập kiến thức chính xác, cập nhật có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Chúng tôi rất vui mừng ra mắt hai tính năng mới vào mùa hè này sẽ giúp việc quản lý kiến thức của tổ chức bạn trong Guru dễ dàng hơn bao giờ hết.

Tính năng đầu tiên, AI Gợi ý Thẻ, xây dựng dựa trên khả năng Gợi ý AI của chúng tôi, sẽ chủ động mang đến kiến thức liên quan cho người dùng khi và nơi họ cần. AI Gợi ý Thẻ đơn giản hóa quy trình gán thẻ khi tạo nội dung mới bằng cách gợi ý các thẻ liên quan dựa trên nội dung của thẻ. Các thẻ trong thẻ được xem và sao chép nhiều hơn so với các thẻ không có thẻ, vì vậy AI Gợi ý Thẻ sẽ giúp đảm bảo rằng kiến thức mới được gán thẻ đúng cách để dễ dàng tìm kiếm trong Guru.

Đọc thêm về phần còn lại của bộ công cụ AI Gợi ý của chúng tôi tại đây.

Tối ưu hóa kiến thức của bạn để quản trị và khám phá dễ dàng

Duy trì kiến thức của bạn là rất quan trọng, nhưng giá trị thực sự của nó nằm trong việc sử dụng. Vì vậy, chúng tôi muốn Guru tối ưu hóa việc sử dụng kiến thức của bạn để đảm bảo sự áp dụng và khám phá. Hai trong số các tính năng mới của chúng tôi, Phát hiện Trùng lặp và Tách Kiến thức, sẽ giúp bạn nâng tầm công việc quản lý kiến thức lên một cấp độ mới.

Phát hiện Trùng lặp xác định nội dung có thể trùng lặp trong một cơ sở kiến thức trong Guru để người dùng dễ dàng duy trì và theo dõi kiến thức khi tổ chức của bạn phát triển. Bây giờ, mọi nội dung trùng lặp có thể được xem từ một bảng điều khiển thuận tiện, để quản trị viên có thể chỉnh sửa, lưu trữ, hoặc từ chối các thẻ nơi nội dung có thể trùng lặp.

Với Phát hiện Trùng lặp, các tác giả có thể yên tâm khi xác định rằng sẽ không còn phiên bản thay thế hay tự tạo của kiến thức nào đang nổi lên, và các nhân viên bán hàng có thể tự tin với kiến thức mà họ cần để thực hiện công việc của họ. Phát hiện Trùng lặp cũng có thể được sử dụng như một công cụ kiểm toán kiến thức cho các đội ngũ mới đến với Guru để đánh giá trạng thái của nội dung hiện có.

Tính năng mới của chúng tôi Tách Kiến thức cho phép người dùng dễ dàng tạo kiến thức và tìm kiếm cơ sở dữ liệu kiến thức của Guru từ bất kỳ trang nào chỉ với hai cú nhấp chuột. Bằng cách đánh dấu văn bản trên một trang và nhấp chuột phải, hai tùy chọn mới sẽ xuất hiện trong menu: Tìm kiếm Guru cho “[văn bản được đánh dấu]” và Tạo Thẻ mới trong Guru cho “[văn bản được đánh dấu]”.

Bằng cách cho phép người dùng tìm kiếm và nắm bắt kiến thức trong Guru ở bất kỳ đâu họ làm việc, họ có thể tối ưu hóa quản lý kiến thức của mình và củng cố một văn hóa tạo dựng và nắm bắt kiến thức theo thời gian thực.

Mở rộng và phát triển những nỗ lực về kiến thức của bạn

Nhiều khách hàng của chúng tôi là các công ty dẫn đầu hạng mục đang phát triển với tốc độ chóng mặt. Điều quan trọng là, một khi đã được quản lý và tối ưu, cơ sở dữ liệu kiến thức của bạn có thể mở rộng nhanh chóng như công ty của bạn. Với điều đó trong tâm trí, chúng tôi có ba tính năng mới sẽ giúp bạn chia sẻ kiến thức cả nội bộ qua các nhóm và bên ngoài.

Đầu tiên, khả năng xuất Thẻ và Bảng của bạn dưới dạng PDF. "Tải về dưới dạng PDF" hiện là một tùy chọn trong tab Tùy chọn Thêm trên mỗi thẻ. Khi được chọn, nội dung của thẻ sẽ được tải về tự động và định dạng dưới dạng PDF mà có thể được sử dụng cho tiêu thụ bên ngoài. Đối với bất kỳ ai muốn chia sẻ kiến thức Guru với những người bên ngoài tổ chức của bạn, Xuất PDF là tính năng dành cho bạn.

Khi nói đến việc chia sẻ kiến thức với mọi người bên trong tổ chức của bạn, việc đó cũng dễ dàng hơn. Trước đây, người dùng ở các đội nhóm khác cần truy cập vào toàn bộ Bộ sưu tập Guru để xem một Bảng hoặc Thẻ, ngay cả khi chỉ một phần nhỏ của nội dung trong Bộ sưu tập là liên quan đến đội nhóm đó. Bây giờ, với khả năng cấp quyền mới ở cấp Bảng, Quản trị viên Bộ sưu tập có thể chia sẻ kiến thức một cách có chọn lọc với các đội nhóm khác mà không cần cho họ truy cập vào toàn bộ Bộ sưu tập của mình. Hãy xem video dưới đây để thấy quyền cấp Bảng hoạt động.

Mục tiêu của quyền cấp Bảng là giúp các tổ chức chia sẻ và mở rộng kiến thức của họ. “Các đội nhóm khác tại Houghton Mifflin Harcourt đã bày tỏ sự quan tâm đến việc sử dụng Guru,” Paul Wickes, Cố vấn cao cấp tại HMH cho biết. “Quyền cấp Bảng sẽ chắc chắn giúp cho các đội nhóm khác dễ dàng hơn trong việc tham gia. [...] Tính năng này sẽ giúp chúng tôi tiếp tục phát triển Guru như nguồn chân lý duy nhất của chúng tôi trong khi dân chủ hóa việc mọi người chọn chia sẻ kiến thức của họ.”

Việc giúp các đội nhóm chia sẻ kiến thức liên quan với đồng nghiệp của họ và giữ lại kiến thức cụ thể cho riêng mình là một trong những cách mà chúng tôi tại Guru đang suy nghĩ về việc giúp khách hàng dễ dàng hợp tác và mở rộng kiến thức.

Một cách khác mà chúng tôi đang ưu tiên mở rộng kiến thức là thông qua hai tích hợp AI Gợi ý mới: Freshdesk và Drift. Khi tích hợp vào các giải pháp đối tác, AI Gợi ý của Guru có thể đẩy kiến thức liên quan đến người dùng ở bất cứ đâu họ đang làm việc; trong trường hợp này, trong Freshdesk hoặc Drift. Các đội nhóm cần kiến thức trong email và trò chuyện trực tiếp để giải quyết các câu hỏi về sản phẩm, câu hỏi về giá cả và các câu hỏi cạnh tranh. Huấn luyện theo ngữ cảnh của Guru giúp các đội nhóm duy trì trong công việc của họ - bất kể họ đang phản hồi email trong Freshdesk hay trò chuyện trực tiếp với khách hàng trong Freshchat hoặc Drift.

Điều gì tiếp theo

Chúng tôi cam kết làm cho việc quản lý kiến thức trở nên dễ dàng hơn cho khách hàng. Mặc dù chúng tôi đã đơn giản hóa việc đưa Guru vào toàn tổ chức với sự phát hành này, mùa thu này chúng tôi sẽ tiếp tục hướng đến một số tích hợp mới và các cách mới để mang đến cho bạn kiến thức mà bạn cần để thực hiện công việc của mình.

Nếu bạn muốn nâng cao nỗ lực kiến thức của tổ chức mình, hãy thử Guru miễn phí trong 30 ngày.