Mọi tổ chức đều phải đối mặt với việc thiếu chia sẻ kiến thức. Dưới đây là 8 cách hàng đầu để kiến thức có thể bị che giấu và cách khuyến khích chia sẻ kiến thức thay vì.
Kiến thức là sự sống còn của bất kỳ tổ chức nào. Đó là tài nguyên, quy trình và công thức bí mật tạo nên sự thành công của một công ty. Đó là tài liệu và thông tin mà tất cả chúng ta phụ thuộc vào để làm việc của mình. Mặc dù quan trọng, kiến thức nội bộ thường không được tối ưu hóa, vì nhiều tổ chức không nhìn thấy hậu quả của việc tiếp cận quản lý kiến thức một cách không cẩn thận. Họ giả định rằng bất kỳ “giải pháp” - hoặc sự thiếu hụt đó - họ áp dụng đều đủ tốt. Chúng tôi ở đây để nói với bạn rằng điều này không phải là trường hợp. Mọi tổ chức đều dễ mắc phải việc quản lý kiến thức không hiệu quả, và hậu quả của nó xa hơn so với những gì họ hiện ra.
Bạn nghĩ rằng tổ chức của bạn không có vấn đề về kiến thức? Nghĩ lại đi.
Dưới đây là 8 dấu hiệu hàng đầu cho thấy tổ chức của bạn sẽ hưởng lợi từ một văn hoá chia sẻ kiến thức:
Bạn chưa chắc chắn rằng những gì bạn đã tìm thấy đã được cập nhật gần đây
Bạn phải tìm kiếm các điểm đến riêng lẻ từng cái một để tìm thứ bạn đang tìm kiếm
Nó chỉ tồn tại trong đầu của một chuyên gia về chủ đề
Nó sống trong một hệ thống mà không phải ai cũng có quyền truy cập
Kiến thức của bạn là thụ động, không chủ động
Kiến thức không chính thức không được ghi lại
Nó sống trong các tài liệu tĩnh mà rườm ra khi làm việc và cập nhật
Bạn không biết kiến thức nào đang được sử dụng hiệu quả
1. Bạn chưa chắc chắn rằng những gì bạn đã tìm thấy đã được cập nhật gần đây
Quan trọng là biết rằng các tài nguyên bạn đang sử dụng là chính xác và cập nhật. Nếu bạn dành thời gian quét các tài liệu để đảm bảo chúng là phiên bản mới nhất - hoặc tệ hơn, chia sẻ tài nguyên lỗi thời ra bên ngoài - bạn đang gặp vấn đề với kiến thức. Phụ thuộc vào cấu trúc đặt tên thư mục hoặc tệp chỉ tạo ra sự không chắc chắn về kiểm soát phiên bản, và không đảm bảo rằng kiến thức trong một tài nguyên đã được cập nhật gần đây. Khi người dùng không tin tưởng vào thông tin trong hệ thống của bạn, họ sẽ không sử dụng nó. Điều đó làm cho việc hỏi thông tin mới nhất từ người khác dễ dàng hơn là xác định xem họ tìm thấy có chính xác không.
Không có một giải pháp quản lý kiến thức, bạn có thể thấy khi tệp cuối cùng được cập nhật, nhưng đó không giống như việc thấy một đồng nghiệm đã \ Ví dụ, Guru cam kết các tác giả chịu trách nhiệm về thông tin họ tạo ra. Nếu một ai đó thêm kiến thức vào Guru, tên họ sẽ được gắn liền với nó và họ trở thành người chịu trách nhiệm xác minh thông tin một cách chính xác theo một lịch trình cố định. Với một giải pháp về kiến thức, người dùng không cần phải tự hỏi xem thông tin họ tìm thấy có mới không; họ biết chắc chắn khi tài nguyên cụ thể được xác minh lần cuối và bởi ai. Tạo niềm tin trong kiến thức của bạn sẽ trao quyền cho đồng đội của bạn làm việc với sự tự tin.
2. Bạn phải tìm kiếm các điểm đến riêng lẻ từng cái một để tìm thứ bạn đang tìm kiếm
Thiếu một nơi chung với tính năng tìm kiếm chung cho tài nguyên của công ty làm cho việc tìm kiếm kiến thức luôn là một hoạt động không hiệu quả. Bạn biết rằng một phần thông tin cụ thể tồn tại ở đâu đó, nhưng bạn không chắc chắn nó ở đâu. Bạn có một từ khóa hoặc đoạn văn bản trong tâm trí mà bạn có thể tìm kiếm, nhưng không có dấu hiệu về nơi mà thông tin đó tồn tại, bạn phải sẵn sàng tìm kiếm trên máy tính của bạn, hộp thư đến, Slack, dịch vụ lưu trữ tệp của bạn và bất kỳ kho lưu trữ trực tuyến nào nơi kiến thức tồn tại.
Khi tất cả thông tin của bạn đều tồn tại tại một nơi, chỉ cần một lần tìm kiếm để tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm. Và không chỉ là một tìm kiếm bất kỳ, mà là ngay trong ứng dụng mà bạn đã đang làm việc. Dù bạn đang ở trên trang web nào, một tiện ích duyệt web như của Guru luôn ở đây với bạn, sẵn sàng cung cấp thông tin mà bạn tìm kiếm. Tương tự như với Slack. Một hành động đơn giản trên Slack khởi đầu Guru bot để mở ra thông tin mà bạn đang tìm kiếm ngay trong ứng dụng Slack của bạn. Quên việc lãng phí thời gian tìm kiếm nhiều lần qua nhiều đích đến khác nhau — chỉ cần một cú nhấp chuột là đủ.
3. Chỉ tồn tại trong bộ óc chuyên gia về vấn đề cụ thể
Chuyên gia về vấn đề (SMEs) giống như các bộ sách âm học. Họ hiểu rõ lĩnh vực chuyên môn của họ đến mức có thể trả lời bất kỳ câu hỏi nào ngay lập tức. Thật không may, hầu hết SMEs không được
được trả tiền chỉ để ngồi xung quanh và phục vụ như các bộ sách âm học cho đồng nghiệp của họ. Thường họ có công việc quan trọng riêng của họ để chăm sóc, và tạm dừng quá trình làm việc của họ để trả lời câu hỏi từ đồng nghiệp làm họ mất tập trung vào việc mang lại giá trị thực sự. Chúng tôi đã giúp khách hàng tính toán từ trước, và số tiền mà họ phải trả để các SMEs giá trị dành thời gian trả lời câu hỏi lặp lại thay vì tập trung vào công việc của họ thực sự là đáng sợ. Hàng ngàn đô la bị lãng phí mỗi tuần đáng sợ.
Các giải pháp quản lý kiến thức cho phép SMEs “kiến thức tràn” kiến thức của họ vào nguồn tài nguyên trực tuyến mà họ có thể cập nhật và chỉnh sửa khi họ cho là phù hợp. Như vậy, khi các thành viên nhóm có câu hỏi, họ có thể trực tiếp đến nguồn thông tin để tìm câu trả lời mà không cần làm phiền nguồn thực tế. Ngoài ra, tính năng xác minh như của Guru thông báo cho người dùng biết rằng thông tin có sẵn được tin tưởng và cập nhật, loại bỏ cần phải kiểm tra lại với SME.
4. Nó tồn tại trong một hệ thống mà không phải ai cũng có quyền truy cập
Khi các tổ chức phát triển và các nhóm cá nhân phát triển quá trình riêng của họ, thường xảy ra sự mất kết nối khi các công cụ khác nhau được áp dụng. Có thể đội marketing của bạn lưu trữ tệp của họ trên Dropbox, nhưng đội sản phẩm của bạn hoạt động độc quyền trên Trello. Nhân viên phụ trách khách hàng cần truy cập thông tin từ cả hai đội này, nhưng có thể không có tài khoản đăng nhập cho cả hai công cụ. Điều này làm họ phụ thuộc vào các đội khác, không thể tự giúp bản thân mình truy cập thông tin họ cần khi cần.
Lưu trữ tất cả tài nguyên của các đội của bạn tại một nơi xây dựng một mạng lưới kiến thức nội bộ mạnh mẽ và trao quyền cho cá nhân tìm kiếm thông tin họ cần để làm việc của họ mà không làm phiền người khác. Tại Guru, tất cả đội của chúng tôi giữ tài nguyên của họ tại Guru, và chúng tôi đều hưởng lợi từ kiến thức chia sẻ. Các đội phụ trách khách hàng của chúng tôi có quyền truy cập vào thông tin quan trọng thuộc sở hữu của marketing, kỹ thuật, và thậm chí bảo mật và tuân thủ quy định. Việc trang bị cho nhân viên khả năng tìm kiếm kiến thức một cách nhanh chóng là rất quan trọng, đặc biệt khi khách hàng và tiềm năng đang chờ trên đường dây. Thiếu kiến thức làm nhà bán hàng và khách hàng đều cảm thấy bực mình.
Mọi thông tin mà đội ngũ của bạn có thể truy cập càng nhiều, họ sẽ càng được trang bị tốt hơn để phục vụ tất cả yêu cầu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
5. Kiến thức của bạn là chủ động, không phải là một cách chờ đợi.
Có lẽ kiến thức của bạn được tổ chức tốt. Bạn hài lòng với cấu trúc thư mục của mình và nghĩ rằng tài nguyên của bạn dễ dàng tìm thấy. Nhưng, đó là tất cả những gì bạn làm: ngồi một cách chủ động chờ đợi người khác tìm thấy. Tìm kiếm một cơ sở kiến thức chủ động hoạt động tốt khi bạn có một kết quả cụ thể trong đầu, nhưng khi bạn không chắc chắn rằng mình cần gì? Với tìm kiếm truyền thống, bạn bị giới hạn trong phạm vi của các thuật ngữ tìm kiếm của mình. Nếu một nhân viên bán hàng biết rằng một trường hợp nghiên cứu cụ thể trong cơ sở kiến thức của bạn sẽ giúp chứng minh một điểm đến một tiềm năng, họ sẽ tìm kiếm trường hợp nghiên cứu đó và gửi nó đi. Nhưng nếu họ không biết rằng cũng có một bài đăng blog cũ trên cùng chủ đề mà sẽ nuôi dưỡng thêm vào điểm họ đang cố chứng minh? Mặc dù liên quan, bài đăng blog đó sẽ không xuất hiện trong một tìm kiếm đơn giản cho một trường hợp nghiên cứu, và nhân viên bán hàng của bạn vừa bỏ lỡ một cơ hội quan trọng.
Các giải pháp quản lý kiến thức được cung cấp bởi trí tuệ nhân tạo thúc đẩy kiến thức từ chủ động sang chủ động. Tại Guru, chúng tôi thích nói rằng chúng tôi không phải là trong việc cung cấp kiến thức hữu ích, mà trong việc biến kiến thức trở nên hữu ích. Chúng tôi tin rằng thông tin không chỉ sống trong cơ sở kiến thức của bạn; nó sẽ tìm bạn khi bạn cần nó và giúp bạn làm việc thông minh hơn. Công nghệ AI Suggest của Guru cung cấp thông tin liên quan ngay trong luồng làm việc hiện tại của bạn, dựa trên ngữ cảnh mà nó thu thập từ trang web của bạn. Nếu bạn đang viết email về một tính năng cụ thể, AI Suggest sẽ cung cấp thông tin liên quan mà nói về tính năng đó. Công nghệ AI của Guru trở nên thông minh theo thời gian khi nó học các mẫu cá nhân và tổ chức, làm cho mỗi mảnh kiến thức được cung cấp trở nên liên quan và hữu ích. Với AI thực hiện tất cả công việc phục vụ thông tin, con người được tập trung vào việc làm điều họ làm tốt nhất: làm hài lòng khách hàng.
Psst! Sử dụng cộng cụ chẩn đoán kiến thức của Guru để tìm hiểu xem cơ sở kiến thức của bạn là chủ động hay chờ đợi.
6. Kiến thức không chính thức không được thu thập
Khi nghĩ về quản lý kiến thức, kiến thức chính thức thường được nhắc đến. Kiến thức chính thức bao gồm các tài nguyên như bài đăng blog, trường hợp nghiên cứu và một tờ duy nhất được tạo bởi các nhóm như tiếp thị đặc biệt cho việc phân phối rộng rãi. Nhưng kiến thức chính thức chỉ là một phần của thông tin tạo nên một cơ sở kiến thức hiệu quả. Kiến thức không chính thức cũng quan trọng, nhưng thường bị bỏ qua. Kiến thức không chính thức bao gồm những điều như việc học trên công việc và những hiểu biết thu được bởi cá nhân, thường từ các cuộc trò chuyện và tương tác.
Ví dụ, một nhân viên mới gửi một tin nhắn qua Slack cho quản lý của mình hỏi về một quy trình cụ thể, và quản lý của anh ấy viết ra một câu trả lời có suy nghĩ. Sau đó, quản lý nhận ra nếu nhân viên mới của anh ta có câu hỏi này, khả năng cao các nhân viên mới khác cũng có cùng câu hỏi. Anh ấy sử dụng bot Slack của Guru để lưu câu trả lời đã gõ trong Guru, cho phép tất cả nhân viên truy cập vào câu trả lời mà anh ấy vừa mất thời gian để gõ. Thay vì trò chuyện giúp một nhân viên và sau đó bị mất trong một chuỗi Slack dài, bot của Guru giúp người dùng lưu trữ kiến thức không chính thức, làm cho nó có thể sử dụng cho tất cả nhân viên.
Việc cung cấp cho đội nhóm cách để ghi lại kiến thức không chính thức là rất quan trọng để xây dựng mạng lưới kiến thức nội bộ. Cho dù kiến thức đó từ một tương tác bên ngoài hay từ một cuộc trò chuyện nội bộ, khả năng thêm thông tin đó vào mạng lưới kiến thức một cách nhanh chóng giúp các nhân viên hỗ trợ nhau. Chỉ cần cung cấp cho từng cá nhân một phương tiện để chia sẻ thông tin ngành nghề sẽ tăng kiến thức mà đội nhóm của bạn có để làm việc lên đáng kể.
7. Nó sống trong tài liệu tĩnh khó xử lý và cập nhật
Bạn đã làm được: bạn đã tìm thấy đoạn thông tin chính xác mà bạn đang tìm kiếm. Vấn đề duy nhất là, nó tồn tại trong một tệp PDF 20 trang. Hoặc bộ trình chiếu. Để đơn giản là lấy ra thông tin bạn cần, bạn bị buộc phải tải tệp xuống, mở một ứng dụng mới, lọc qua tất cả các trang hoặc slide, và sau đó sao chép thông tin bạn cần. Lưu trữ thông tin độc quyền trong các tài liệu tệp PDF hoặc PPT làm cho việc truy cập các phần nhỏ của nó trở nên khó khăn. Những loại tệp đó cũng là tĩnh và không dễ chỉnh sửa. Làm sao nếu, sau khi nỗ lực tìm kiếm một số liệu, bạn nhận ra rằng nó trích dẫn từ một nguồn từ năm 2015? Để cập nhật tệp PDF đó, bạn sẽ phải xác định ai sở hữu tài nguyên đó, sau đó thông báo cho người đó và yêu cầu họ chỉnh sửa tệp cho bạn.
Cấu trúc kiến thức modul cung cấp cho bạn cơ hội lưu trữ tất cả thông tin bạn cần trong các phần nhỏ dễ tiếp cận. Những chủ đề chính, số liệu và con số từ tệp PDF bạn cần có thể được gạch ngang cho việc sao chép dễ dàng hơn. Tổ chức thông tin theo định dạng động giúp người dùng dễ dàng tìm thấy những gì họ cần và giúp các chuyên gia chủ đề cập nhật nội dung một cách dễ dàng. Hãy nhớ con số từ năm 2015? Nếu sử dụng một cấu trúc modul như Guru, bạn chỉ cần yêu cầu xác minh về kiến thức trong Guru và chuyên gia chủ đề đã thêm nó sẽ được thông báo rằng điều họ viết giờ đã lỗi thời. Họ có thể thêm một con số mới và vấn đề được giải quyết, không cần chỉnh sửa PDF. Và trong trường hợp sử dụng tài liệu như PDF và PPT là phương tiện chính xác để chia sẻ thông tin, Guru cho phép bạn nhúng tài liệu cũng.
8. Bạn không biết kiến thức nào đang được sử dụng một cách hiệu quả
Với sự phát triển của các nguồn lực xung quanh tổ chức của bạn, làm thế nào bạn có thể chắc chắn rằng tài liệu bạn chọn là tốt nhất cho công việc? Bạn có cách đo lường những nguồn lực và tài sản nào ảnh hưởng đến cơ hội? Bạn có cái nhìn về nội dung nào mà đồng nghiệp của bạn đã thành công? Liệu nhóm tiếp thị của bạn có thể tính ROI trên kiến thức họ tạo ra không?
Phân tích vào việc kiến thức của bạn đang được sử dụng làm cho kiến thức đó làm việc chăm chỉ hơn cho bạn. Với phân tích của Guru, ví dụ, bạn có thể xem thông tin nào đang được xem, sao chép và gửi cho các cơ hội và khách hàng nhiều nhất. Bạn có thể kết nối tài liệu trở lại cơ hội và hiểu ra phần nào nội dung nào đang ảnh hưởng vào mục tiêu kinh doanh. Cũng có một log hoạt động mô tả những tài nguyên mà đồng nghiệp của bạn đang gửi. Xem xét xem phần nào của collateral đang được sử dụng bởi các đại diện bán hàng cho những cơ hội cụ thể có thể giúp định hình chiến lược bán hàng. Nếu người khác trong ngành X mở một tài liệu cụ thể, có thể người khác từ đồng đội trong ngành X cũng sẽ thấy giá trị trong tài liệu đó.
Các nhóm tiếp thị có thể rút ra thông tin từ phân tích Guru. Hiểu rõ về những nguồn lực được sử dụng nhiều nhất cung cấp cái nhìn quý giá về những gì các đại diện cần để đóng cửa sổ hỗ trợ và giao dịch. Guru cũng cung cấp phân tích về các tìm kiếm không có kết quả. Việc thấy một số đại diện đã tìm kiếm từ khóa “bảo mật” cho biết rằng phòng tiếp thị cần kiến thức về chính sách bảo mật của công ty bạn. Mối quan hệ của bạn với kiến thức có thể là một con đường hai chiều; hãy để nó cho bạn biết nơi mà nó thành công và nơi mà nó còn hở.
Tại sao bạn cần phải suy nghĩ lại chiến lược quản lý kiến thức của mình
Vẫn nghĩ rằng tổ chức của bạn không có vấn đề về kiến thức? Không một công ty nào có thể tránh khỏi những trở ngại ngày càng phát triển đòi hỏi triển khai một giải pháp quản lý kiến thức. Nếu công ty của bạn đang phát triển và đổi mới, nếu thời gian của các chuyên gia cực kỳ quý giá, nếu bạn có khách hàng để làm hài lòng, bạn cần một giải pháp quản lý kiến thức. Có giá trị có thể đo lường trong việc tối ưu hóa các tài nguyên của công ty để làm cho chúng trở nên dễ tiếp cận và thực thi được. Đừng chấp nhận “đủ khá” khi đến với máu chảy của tổ chức của bạn. Tìm hiểu ngay cách một giải pháp quản lý kiến thức như Guru có thể giúp tổ chức của bạn quản lý kiến thức của mình và thúc đẩy doanh thu.
Kiến thức là sự sống còn của bất kỳ tổ chức nào. Đó là tài nguyên, quy trình và công thức bí mật tạo nên sự thành công của một công ty. Đó là tài liệu và thông tin mà tất cả chúng ta phụ thuộc vào để làm việc của mình. Mặc dù quan trọng, kiến thức nội bộ thường không được tối ưu hóa, vì nhiều tổ chức không nhìn thấy hậu quả của việc tiếp cận quản lý kiến thức một cách không cẩn thận. Họ giả định rằng bất kỳ “giải pháp” - hoặc sự thiếu hụt đó - họ áp dụng đều đủ tốt. Chúng tôi ở đây để nói với bạn rằng điều này không phải là trường hợp. Mọi tổ chức đều dễ mắc phải việc quản lý kiến thức không hiệu quả, và hậu quả của nó xa hơn so với những gì họ hiện ra.
Bạn nghĩ rằng tổ chức của bạn không có vấn đề về kiến thức? Nghĩ lại đi.
Dưới đây là 8 dấu hiệu hàng đầu cho thấy tổ chức của bạn sẽ hưởng lợi từ một văn hoá chia sẻ kiến thức:
Bạn chưa chắc chắn rằng những gì bạn đã tìm thấy đã được cập nhật gần đây
Bạn phải tìm kiếm các điểm đến riêng lẻ từng cái một để tìm thứ bạn đang tìm kiếm
Nó chỉ tồn tại trong đầu của một chuyên gia về chủ đề
Nó sống trong một hệ thống mà không phải ai cũng có quyền truy cập
Kiến thức của bạn là thụ động, không chủ động
Kiến thức không chính thức không được ghi lại
Nó sống trong các tài liệu tĩnh mà rườm ra khi làm việc và cập nhật
Bạn không biết kiến thức nào đang được sử dụng hiệu quả
1. Bạn chưa chắc chắn rằng những gì bạn đã tìm thấy đã được cập nhật gần đây
Quan trọng là biết rằng các tài nguyên bạn đang sử dụng là chính xác và cập nhật. Nếu bạn dành thời gian quét các tài liệu để đảm bảo chúng là phiên bản mới nhất - hoặc tệ hơn, chia sẻ tài nguyên lỗi thời ra bên ngoài - bạn đang gặp vấn đề với kiến thức. Phụ thuộc vào cấu trúc đặt tên thư mục hoặc tệp chỉ tạo ra sự không chắc chắn về kiểm soát phiên bản, và không đảm bảo rằng kiến thức trong một tài nguyên đã được cập nhật gần đây. Khi người dùng không tin tưởng vào thông tin trong hệ thống của bạn, họ sẽ không sử dụng nó. Điều đó làm cho việc hỏi thông tin mới nhất từ người khác dễ dàng hơn là xác định xem họ tìm thấy có chính xác không.
Không có một giải pháp quản lý kiến thức, bạn có thể thấy khi tệp cuối cùng được cập nhật, nhưng đó không giống như việc thấy một đồng nghiệm đã \ Ví dụ, Guru cam kết các tác giả chịu trách nhiệm về thông tin họ tạo ra. Nếu một ai đó thêm kiến thức vào Guru, tên họ sẽ được gắn liền với nó và họ trở thành người chịu trách nhiệm xác minh thông tin một cách chính xác theo một lịch trình cố định. Với một giải pháp về kiến thức, người dùng không cần phải tự hỏi xem thông tin họ tìm thấy có mới không; họ biết chắc chắn khi tài nguyên cụ thể được xác minh lần cuối và bởi ai. Tạo niềm tin trong kiến thức của bạn sẽ trao quyền cho đồng đội của bạn làm việc với sự tự tin.
2. Bạn phải tìm kiếm các điểm đến riêng lẻ từng cái một để tìm thứ bạn đang tìm kiếm
Thiếu một nơi chung với tính năng tìm kiếm chung cho tài nguyên của công ty làm cho việc tìm kiếm kiến thức luôn là một hoạt động không hiệu quả. Bạn biết rằng một phần thông tin cụ thể tồn tại ở đâu đó, nhưng bạn không chắc chắn nó ở đâu. Bạn có một từ khóa hoặc đoạn văn bản trong tâm trí mà bạn có thể tìm kiếm, nhưng không có dấu hiệu về nơi mà thông tin đó tồn tại, bạn phải sẵn sàng tìm kiếm trên máy tính của bạn, hộp thư đến, Slack, dịch vụ lưu trữ tệp của bạn và bất kỳ kho lưu trữ trực tuyến nào nơi kiến thức tồn tại.
Khi tất cả thông tin của bạn đều tồn tại tại một nơi, chỉ cần một lần tìm kiếm để tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm. Và không chỉ là một tìm kiếm bất kỳ, mà là ngay trong ứng dụng mà bạn đã đang làm việc. Dù bạn đang ở trên trang web nào, một tiện ích duyệt web như của Guru luôn ở đây với bạn, sẵn sàng cung cấp thông tin mà bạn tìm kiếm. Tương tự như với Slack. Một hành động đơn giản trên Slack khởi đầu Guru bot để mở ra thông tin mà bạn đang tìm kiếm ngay trong ứng dụng Slack của bạn. Quên việc lãng phí thời gian tìm kiếm nhiều lần qua nhiều đích đến khác nhau — chỉ cần một cú nhấp chuột là đủ.
3. Chỉ tồn tại trong bộ óc chuyên gia về vấn đề cụ thể
Chuyên gia về vấn đề (SMEs) giống như các bộ sách âm học. Họ hiểu rõ lĩnh vực chuyên môn của họ đến mức có thể trả lời bất kỳ câu hỏi nào ngay lập tức. Thật không may, hầu hết SMEs không được
được trả tiền chỉ để ngồi xung quanh và phục vụ như các bộ sách âm học cho đồng nghiệp của họ. Thường họ có công việc quan trọng riêng của họ để chăm sóc, và tạm dừng quá trình làm việc của họ để trả lời câu hỏi từ đồng nghiệp làm họ mất tập trung vào việc mang lại giá trị thực sự. Chúng tôi đã giúp khách hàng tính toán từ trước, và số tiền mà họ phải trả để các SMEs giá trị dành thời gian trả lời câu hỏi lặp lại thay vì tập trung vào công việc của họ thực sự là đáng sợ. Hàng ngàn đô la bị lãng phí mỗi tuần đáng sợ.
Các giải pháp quản lý kiến thức cho phép SMEs “kiến thức tràn” kiến thức của họ vào nguồn tài nguyên trực tuyến mà họ có thể cập nhật và chỉnh sửa khi họ cho là phù hợp. Như vậy, khi các thành viên nhóm có câu hỏi, họ có thể trực tiếp đến nguồn thông tin để tìm câu trả lời mà không cần làm phiền nguồn thực tế. Ngoài ra, tính năng xác minh như của Guru thông báo cho người dùng biết rằng thông tin có sẵn được tin tưởng và cập nhật, loại bỏ cần phải kiểm tra lại với SME.
4. Nó tồn tại trong một hệ thống mà không phải ai cũng có quyền truy cập
Khi các tổ chức phát triển và các nhóm cá nhân phát triển quá trình riêng của họ, thường xảy ra sự mất kết nối khi các công cụ khác nhau được áp dụng. Có thể đội marketing của bạn lưu trữ tệp của họ trên Dropbox, nhưng đội sản phẩm của bạn hoạt động độc quyền trên Trello. Nhân viên phụ trách khách hàng cần truy cập thông tin từ cả hai đội này, nhưng có thể không có tài khoản đăng nhập cho cả hai công cụ. Điều này làm họ phụ thuộc vào các đội khác, không thể tự giúp bản thân mình truy cập thông tin họ cần khi cần.
Lưu trữ tất cả tài nguyên của các đội của bạn tại một nơi xây dựng một mạng lưới kiến thức nội bộ mạnh mẽ và trao quyền cho cá nhân tìm kiếm thông tin họ cần để làm việc của họ mà không làm phiền người khác. Tại Guru, tất cả đội của chúng tôi giữ tài nguyên của họ tại Guru, và chúng tôi đều hưởng lợi từ kiến thức chia sẻ. Các đội phụ trách khách hàng của chúng tôi có quyền truy cập vào thông tin quan trọng thuộc sở hữu của marketing, kỹ thuật, và thậm chí bảo mật và tuân thủ quy định. Việc trang bị cho nhân viên khả năng tìm kiếm kiến thức một cách nhanh chóng là rất quan trọng, đặc biệt khi khách hàng và tiềm năng đang chờ trên đường dây. Thiếu kiến thức làm nhà bán hàng và khách hàng đều cảm thấy bực mình.
Mọi thông tin mà đội ngũ của bạn có thể truy cập càng nhiều, họ sẽ càng được trang bị tốt hơn để phục vụ tất cả yêu cầu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
5. Kiến thức của bạn là chủ động, không phải là một cách chờ đợi.
Có lẽ kiến thức của bạn được tổ chức tốt. Bạn hài lòng với cấu trúc thư mục của mình và nghĩ rằng tài nguyên của bạn dễ dàng tìm thấy. Nhưng, đó là tất cả những gì bạn làm: ngồi một cách chủ động chờ đợi người khác tìm thấy. Tìm kiếm một cơ sở kiến thức chủ động hoạt động tốt khi bạn có một kết quả cụ thể trong đầu, nhưng khi bạn không chắc chắn rằng mình cần gì? Với tìm kiếm truyền thống, bạn bị giới hạn trong phạm vi của các thuật ngữ tìm kiếm của mình. Nếu một nhân viên bán hàng biết rằng một trường hợp nghiên cứu cụ thể trong cơ sở kiến thức của bạn sẽ giúp chứng minh một điểm đến một tiềm năng, họ sẽ tìm kiếm trường hợp nghiên cứu đó và gửi nó đi. Nhưng nếu họ không biết rằng cũng có một bài đăng blog cũ trên cùng chủ đề mà sẽ nuôi dưỡng thêm vào điểm họ đang cố chứng minh? Mặc dù liên quan, bài đăng blog đó sẽ không xuất hiện trong một tìm kiếm đơn giản cho một trường hợp nghiên cứu, và nhân viên bán hàng của bạn vừa bỏ lỡ một cơ hội quan trọng.
Các giải pháp quản lý kiến thức được cung cấp bởi trí tuệ nhân tạo thúc đẩy kiến thức từ chủ động sang chủ động. Tại Guru, chúng tôi thích nói rằng chúng tôi không phải là trong việc cung cấp kiến thức hữu ích, mà trong việc biến kiến thức trở nên hữu ích. Chúng tôi tin rằng thông tin không chỉ sống trong cơ sở kiến thức của bạn; nó sẽ tìm bạn khi bạn cần nó và giúp bạn làm việc thông minh hơn. Công nghệ AI Suggest của Guru cung cấp thông tin liên quan ngay trong luồng làm việc hiện tại của bạn, dựa trên ngữ cảnh mà nó thu thập từ trang web của bạn. Nếu bạn đang viết email về một tính năng cụ thể, AI Suggest sẽ cung cấp thông tin liên quan mà nói về tính năng đó. Công nghệ AI của Guru trở nên thông minh theo thời gian khi nó học các mẫu cá nhân và tổ chức, làm cho mỗi mảnh kiến thức được cung cấp trở nên liên quan và hữu ích. Với AI thực hiện tất cả công việc phục vụ thông tin, con người được tập trung vào việc làm điều họ làm tốt nhất: làm hài lòng khách hàng.
Psst! Sử dụng cộng cụ chẩn đoán kiến thức của Guru để tìm hiểu xem cơ sở kiến thức của bạn là chủ động hay chờ đợi.
6. Kiến thức không chính thức không được thu thập
Khi nghĩ về quản lý kiến thức, kiến thức chính thức thường được nhắc đến. Kiến thức chính thức bao gồm các tài nguyên như bài đăng blog, trường hợp nghiên cứu và một tờ duy nhất được tạo bởi các nhóm như tiếp thị đặc biệt cho việc phân phối rộng rãi. Nhưng kiến thức chính thức chỉ là một phần của thông tin tạo nên một cơ sở kiến thức hiệu quả. Kiến thức không chính thức cũng quan trọng, nhưng thường bị bỏ qua. Kiến thức không chính thức bao gồm những điều như việc học trên công việc và những hiểu biết thu được bởi cá nhân, thường từ các cuộc trò chuyện và tương tác.
Ví dụ, một nhân viên mới gửi một tin nhắn qua Slack cho quản lý của mình hỏi về một quy trình cụ thể, và quản lý của anh ấy viết ra một câu trả lời có suy nghĩ. Sau đó, quản lý nhận ra nếu nhân viên mới của anh ta có câu hỏi này, khả năng cao các nhân viên mới khác cũng có cùng câu hỏi. Anh ấy sử dụng bot Slack của Guru để lưu câu trả lời đã gõ trong Guru, cho phép tất cả nhân viên truy cập vào câu trả lời mà anh ấy vừa mất thời gian để gõ. Thay vì trò chuyện giúp một nhân viên và sau đó bị mất trong một chuỗi Slack dài, bot của Guru giúp người dùng lưu trữ kiến thức không chính thức, làm cho nó có thể sử dụng cho tất cả nhân viên.
Việc cung cấp cho đội nhóm cách để ghi lại kiến thức không chính thức là rất quan trọng để xây dựng mạng lưới kiến thức nội bộ. Cho dù kiến thức đó từ một tương tác bên ngoài hay từ một cuộc trò chuyện nội bộ, khả năng thêm thông tin đó vào mạng lưới kiến thức một cách nhanh chóng giúp các nhân viên hỗ trợ nhau. Chỉ cần cung cấp cho từng cá nhân một phương tiện để chia sẻ thông tin ngành nghề sẽ tăng kiến thức mà đội nhóm của bạn có để làm việc lên đáng kể.
7. Nó sống trong tài liệu tĩnh khó xử lý và cập nhật
Bạn đã làm được: bạn đã tìm thấy đoạn thông tin chính xác mà bạn đang tìm kiếm. Vấn đề duy nhất là, nó tồn tại trong một tệp PDF 20 trang. Hoặc bộ trình chiếu. Để đơn giản là lấy ra thông tin bạn cần, bạn bị buộc phải tải tệp xuống, mở một ứng dụng mới, lọc qua tất cả các trang hoặc slide, và sau đó sao chép thông tin bạn cần. Lưu trữ thông tin độc quyền trong các tài liệu tệp PDF hoặc PPT làm cho việc truy cập các phần nhỏ của nó trở nên khó khăn. Những loại tệp đó cũng là tĩnh và không dễ chỉnh sửa. Làm sao nếu, sau khi nỗ lực tìm kiếm một số liệu, bạn nhận ra rằng nó trích dẫn từ một nguồn từ năm 2015? Để cập nhật tệp PDF đó, bạn sẽ phải xác định ai sở hữu tài nguyên đó, sau đó thông báo cho người đó và yêu cầu họ chỉnh sửa tệp cho bạn.
Cấu trúc kiến thức modul cung cấp cho bạn cơ hội lưu trữ tất cả thông tin bạn cần trong các phần nhỏ dễ tiếp cận. Những chủ đề chính, số liệu và con số từ tệp PDF bạn cần có thể được gạch ngang cho việc sao chép dễ dàng hơn. Tổ chức thông tin theo định dạng động giúp người dùng dễ dàng tìm thấy những gì họ cần và giúp các chuyên gia chủ đề cập nhật nội dung một cách dễ dàng. Hãy nhớ con số từ năm 2015? Nếu sử dụng một cấu trúc modul như Guru, bạn chỉ cần yêu cầu xác minh về kiến thức trong Guru và chuyên gia chủ đề đã thêm nó sẽ được thông báo rằng điều họ viết giờ đã lỗi thời. Họ có thể thêm một con số mới và vấn đề được giải quyết, không cần chỉnh sửa PDF. Và trong trường hợp sử dụng tài liệu như PDF và PPT là phương tiện chính xác để chia sẻ thông tin, Guru cho phép bạn nhúng tài liệu cũng.
8. Bạn không biết kiến thức nào đang được sử dụng một cách hiệu quả
Với sự phát triển của các nguồn lực xung quanh tổ chức của bạn, làm thế nào bạn có thể chắc chắn rằng tài liệu bạn chọn là tốt nhất cho công việc? Bạn có cách đo lường những nguồn lực và tài sản nào ảnh hưởng đến cơ hội? Bạn có cái nhìn về nội dung nào mà đồng nghiệp của bạn đã thành công? Liệu nhóm tiếp thị của bạn có thể tính ROI trên kiến thức họ tạo ra không?
Phân tích vào việc kiến thức của bạn đang được sử dụng làm cho kiến thức đó làm việc chăm chỉ hơn cho bạn. Với phân tích của Guru, ví dụ, bạn có thể xem thông tin nào đang được xem, sao chép và gửi cho các cơ hội và khách hàng nhiều nhất. Bạn có thể kết nối tài liệu trở lại cơ hội và hiểu ra phần nào nội dung nào đang ảnh hưởng vào mục tiêu kinh doanh. Cũng có một log hoạt động mô tả những tài nguyên mà đồng nghiệp của bạn đang gửi. Xem xét xem phần nào của collateral đang được sử dụng bởi các đại diện bán hàng cho những cơ hội cụ thể có thể giúp định hình chiến lược bán hàng. Nếu người khác trong ngành X mở một tài liệu cụ thể, có thể người khác từ đồng đội trong ngành X cũng sẽ thấy giá trị trong tài liệu đó.
Các nhóm tiếp thị có thể rút ra thông tin từ phân tích Guru. Hiểu rõ về những nguồn lực được sử dụng nhiều nhất cung cấp cái nhìn quý giá về những gì các đại diện cần để đóng cửa sổ hỗ trợ và giao dịch. Guru cũng cung cấp phân tích về các tìm kiếm không có kết quả. Việc thấy một số đại diện đã tìm kiếm từ khóa “bảo mật” cho biết rằng phòng tiếp thị cần kiến thức về chính sách bảo mật của công ty bạn. Mối quan hệ của bạn với kiến thức có thể là một con đường hai chiều; hãy để nó cho bạn biết nơi mà nó thành công và nơi mà nó còn hở.
Tại sao bạn cần phải suy nghĩ lại chiến lược quản lý kiến thức của mình
Vẫn nghĩ rằng tổ chức của bạn không có vấn đề về kiến thức? Không một công ty nào có thể tránh khỏi những trở ngại ngày càng phát triển đòi hỏi triển khai một giải pháp quản lý kiến thức. Nếu công ty của bạn đang phát triển và đổi mới, nếu thời gian của các chuyên gia cực kỳ quý giá, nếu bạn có khách hàng để làm hài lòng, bạn cần một giải pháp quản lý kiến thức. Có giá trị có thể đo lường trong việc tối ưu hóa các tài nguyên của công ty để làm cho chúng trở nên dễ tiếp cận và thực thi được. Đừng chấp nhận “đủ khá” khi đến với máu chảy của tổ chức của bạn. Tìm hiểu ngay cách một giải pháp quản lý kiến thức như Guru có thể giúp tổ chức của bạn quản lý kiến thức của mình và thúc đẩy doanh thu.
Trải nghiệm sức mạnh của nền tảng Guru trực tiếp - tham gia tour sản phẩm tương tác của chúng tôi
