Hôm nay, các doanh nghiệp chi tiêu một số tiền đáng kể cho SaaS. Chúng tôi sử dụng các giải pháp SaaS cho gần như mọi thứ bây giờ: xử lý thanh toán, CRM, tổ chức, giao tiếp, quản lý dự án. Tôi có thể nói mãi.

Theo Gartner, các giải pháp SaaS mà chúng tôi sử dụng giờ đây đang trở thành "Bắt Buộc" có nghĩa là các doanh nghiệp đang tin tưởng vào những giải pháp này để giúp họ với các nhiệm vụ kinh doanh quan trọng. Truyền thống, những giải pháp này nằm trong các ứng dụng tại chỗ, yêu cầu phải có một hệ thống phần mềm và phần cứng đầy đủ được định cỡ, mua sắm, giao hàng và cấu hình trước khi công việc trên ứng dụng có thể bắt đầu. Các giải pháp đã chọn con đường SaaS chủ yếu đơn giản để sử dụng như một cú nhấp chuột.

Nhưng, bạn đã bao giờ mua một sản phẩm SaaS mà được cho là giải pháp cho vấn đề của bạn, chỉ để sau đó nhận ra hầu hết đội ngũ của bạn không áp dụng nó sau nhiều tháng (hoặc thậm chí nhiều năm) bạn phải trả tiền cho dịch vụ đó chưa?

Đúng vậy... đó là những gì xảy ra khi bạn giả định rằng đội ngũ của bạn sẽ sử dụng giải pháp SaaS tuyệt vời mà bạn tìm thấy, nhưng không theo dõi tiến độ áp dụng (hoặc không có).

Giải pháp SaaS tồi tệ mà bạn đã mua có thể là một sản phẩm tuyệt vời với trải nghiệm người dùng hoàn hảo, nhưng một số (hoặc hầu hết) nhân viên vẫn sẽ không sử dụng nó... Nó thực sự xảy ra thường xuyên hơn bạn nghĩ.

Và trong vài năm qua, điều đó đã xảy ra với nhiều công ty phần mềm nổi tiếng.

Đây là những ông lớn trong một số ngành, để lại cơ hội cho các startup nhỏ hơn lấp đầy các khoảng trống.

Yammer vẫn đang phải đối mặt với khả năng rằng: "...Công nhân doanh nghiệp đang giữ lấy email như thể bụng chết, và không chuẩn bị để từ bỏ nó". (nguồn)

Không chỉ có Yammer đâu.. Salesforce Chatter đã gặp một số vấn đề tương tự:

"Đừng chỉ bật Chatter lên và mong nó sẽ được sử dụng." - Gary Diora (CloudSherpas.com)

Lợi ích có thể khó thấy ngay lập tức đối với nhiều ứng dụng. Các công cụ và giải pháp mới buộc mọi người ra khỏi vùng an toàn của họ. Họ đơn giản không biết cách thiết lập chúng, hoặc sử dụng chúng một cách tốt nhất. Tất cả những gì cần là một trải nghiệm tệ hại để làm giảm sự chấp nhận.

Nhưng không có lý do gì mà việc chấp nhận SaaS không thể diễn ra một cách suôn sẻ cho doanh nghiệp của bạn. Bạn chỉ cần ảnh hưởng đến cách nhóm của bạn chấp nhận giải pháp SaaS:

5 Cách Để Tăng Cường Sự Chấp Nhận SaaS Trong Nhóm Của Bạn:

1. Thuyết phục các lãnh đạo tích hợp nó vào văn hóa công ty.

Nhóm của bạn sẽ tự tin nếu các lãnh đạo của bạn đang tích cực sử dụng và ủng hộ giải pháp đó. Với tư cách là đội ngũ lãnh đạo, đừng chỉ đưa cho họ một giải pháp bạn đã mua và nói "dùng nó". Sự chấp nhận có thể tạo ra một hiệu ứng domino, nếu thực hiện đúng từ cấp trên xuống dưới.

Dạy cho nhóm của bạn cách sử dụng nó theo cùng một cách là điều quan trọng, và có thể đáng để kết hợp vào việc đào tạo nhân viên mới của bạn. Tổ chức các buổi ăn trưa và học mà, các buổi đào tạo webinar từ xa, và chỉ định một nguồn lực trong nhóm của bạn để giải đáp mọi thắc mắc có thể giúp tăng cường sự chấp nhận của công cụ SaaS của bạn.

2. Định kỳ giữ trách nhiệm lãnh đạo và nhóm nếu họ nên sử dụng nó.

Lãnh đạo cần phải chịu trách nhiệm, và thường xuyên. Cần phải thiết lập ngay lập tức các thông số, thời gian thực hiện và mục tiêu chấp nhận để dễ dàng hơn. Nếu việc chấp nhận không xảy ra, bạn sẽ phát hiện ra nhanh hơn nhiều bằng cách theo dõi việc nó được sử dụng bao nhiêu và các ưu/nhược điểm của việc nó hoạt động ra sao.

3. Tìm kiếm các công cụ và giải pháp phù hợp với quy trình làm việc của bạn

Cố gắng đừng để mọi người phải ra khỏi con đường của họ vì một cái gì đó không quen thuộc. Bạn không thể mong đội ngũ của bạn mất đà vào những thứ mà trước đó họ vẫn đang làm. Nếu một giải pháp phải mất nhiều công sức để truy cập, mở, sử dụng và thu được giá trị từ, thì họ sẽ không sử dụng nó. Các giải pháp SaaS bạn chọn có cơ hội thành công cao hơn nếu chúng có thể được sử dụng trong thói quen hiện tại của họ.

Tìm một giải pháp phù hợp với quy trình làm việc đã thành công của họ giúp họ dễ dàng đón nhận hơn. Rủi ro của việc thử một cái gì đó mà thực sự nằm ngay trước họ là rất thấp. Thật khó để phá vỡ thói quen, vì vậy khi đánh giá các giải pháp SaaS bạn cần đảm bảo xem xét quy trình làm việc của từng nhân vật sử dụng công cụ.

Quá thường xuyên, bạn thấy rằng đó là những người quản lý là những người quyết định cuối cùng chọn một giải pháp dựa trên tính năng, chức năng và khả năng phân tích của công cụ. Nhưng những gì họ không nghĩ đến là các người sử dụng cuối cùng đang tận dụng nó mỗi ngày. Khi đưa ra quyết định cuối cùng, có thể là một ý tưởng tốt để đưa một vài người sử dụng tiềm năng của công cụ vào quy trình ra quyết định vì họ sẽ có ý tưởng tốt hơn về cách giải pháp sẽ phù hợp với quy trình làm việc của họ.

4. Sử dụng sức mạnh của dữ liệu và phân tích mà bạn có được.

Hầu hết các ứng dụng SaaS cung cấp các phân tích hoặc dữ liệu đơn giản để giúp bạn theo dõi mức sử dụng của các tính năng được sử dụng nhiều nhất. Hãy cẩn thận với bất kỳ công cụ nào không làm như vậy, vì nó sẽ để bạn mù quáng so với những công cụ khác có.

Sử dụng dữ liệu để hiểu việc chấp nhận, hoặc thiếu sự chấp nhận, có thể là một khía cạnh quan trọng trong việc tối ưu hóa lượng giá trị bạn thu được từ bất kỳ công cụ nào. Những người biểu diễn hàng đầu và lãnh đạo trong đội ngũ của bạn nên cung cấp cho bạn thông tin dựa trên mức sử dụng của họ, điều này có thể được sử dụng để giúp định hình và hướng dẫn cho phần còn lại của đội ngũ.

Và, như chúng ta đều biết, đôi khi những gì một người nói họ làm và những gì họ thực sự làm, có thể khác nhau rất nhiều.

Sử dụng dữ liệu để giúp bạn đưa ra quyết định và hiểu sự chấp nhận giờ đây đã trở thành tiêu chuẩn, không còn là ngoại lệ nữa.

5. Trao quyền sử dụng lãnh đạo và nhân bản thành công của họ

Cho phép người sử dụng có quyền lực dạy đội ngũ để đảm bảo họ đang sử dụng giải pháp SaaS của bạn đúng cách và làm thế nào để họ có thể tối ưu hóa nó theo cách tốt nhất có thể. Khám phá những người ủng hộ là quan trọng, nhưng đảm bảo bạn sử dụng hành vi của họ như một mô hình sử dụng thì còn quan trọng hơn đối với việc chấp nhận của phần còn lại của đội ngũ.

Sự minh bạch tạo ra lòng tin, và nếu bạn có những người biểu diễn hàng đầu xác minh rằng một cái gì đó hoạt động, thì đội ngũ còn lại có khả năng cao hơn sẽ theo dõi. Điều này cung cấp cho các thành viên trong nhóm hướng đi thông qua việc mô tả. Nếu không có một con đường rõ ràng đến thành công về cách sử dụng một giải pháp, mọi người sẽ lang thang theo hướng của riêng họ và không khai thác tối đa giá trị tiềm năng.