Nếu đội ngũ của bạn đang xem xét việc sử dụng SharePoint cho quản lý kiến thức, chia sẻ tài liệu hoặc giải pháp intranet, bạn không đơn độc. SharePoint, được phát triển bởi Microsoft, luôn là một người chơi quan trọng trong lĩnh vực cộng tác doanh nghiệp và quản lý nội dung. Nhưng khi tổ chức của bạn phát triển và nhu cầu thay đổi, việc khám phá tất cả các lựa chọn để tìm công cụ phù hợp nhất là rất quan trọng. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu những gì SharePoint cung cấp, nơi nó xuất sắc, và cách nó so sánh với Guru, một lựa chọn thay thế mạnh mẽ mà có thể phù hợp hơn với nhu cầu của đội ngũ của bạn.

SharePoint là gì?

SharePoint là một nền tảng cộng tác dựa trên web được phát triển bởi Microsoft. Ban đầu ra mắt vào năm 2001, nó đã phát triển trở thành một công cụ toàn diện để quản lý tài liệu, intranet và cộng tác nội bộ giữa các đội ngũ. Nó là một phần của bộ công cụ Microsoft 365 và tích hợp một cách mượt mà với các công cụ như Outlook, Teams và OneDrive, biến nó trở thành một giải pháp lý tưởng cho các công ty đã sử dụng các hệ sinh thái của Microsoft.

SharePoint đặc biệt được ưa chuộng bởi các doanh nghiệp lớn do tính mở rộng và linh hoạt của nó. Tổ chức sử dụng nó để xây dựng các trang web nội bộ, tạo hệ thống quản lý tài liệu và tạo điều kiện cho việc giao tiếp giữa các phòng ban. Cho dù đội ngũ của bạn cần một thư viện tài liệu trung tâm, một blog nội bộ hoặc một giải pháp intranet mạnh mẽ, SharePoint cung cấp một nền tảng rất có thể tùy chỉnh để đáp ứng những nhu cầu đó.

Tính năng chính của SharePoint

1. Quản lý và chia sẻ tài liệu: SharePoint vượt trội trong việc tạo thư viện cho tài liệu và cho phép cộng tác dễ dàng thông qua kiểm soát phiên bản, quyền truy cập và quản lý truy cập. Người dùng có thể cùng nhau tác giả tài liệu, theo dõi thay đổi và kiểm soát ai thấy gì.
2. Intranet và trang web nội bộ: SharePoint cho phép các công ty xây dựng và tùy chỉnh trang web intranet để chia sẻ tin tức, cập nhật công ty và tài nguyên. Những trang web này có thể được tùy chỉnh cho các nhóm, bộ phận hoặc sử dụng trên toàn công ty.
3. Tích hợp mượt mà với Microsoft 365: Đối với các tổ chức mà sâu chôn trong hệ sinh thái của Microsoft, tích hợp của SharePoint với Teams, Outlook và OneDrive giúp tối ưu hóa quy trình làm việc. Tệp tin có thể tiếp cận trên nhiều nền tảng và cập nhật đồng bộ tự động.
4. Các quy trình làm việc tùy chỉnh và tự động hóa: Với các công cụ như Power Automate (trước đây là Microsoft Flow), SharePoint cho phép doanh nghiệp tạo quy trình làm việc tự động, giảm các công việc thủ công như quy trình phê duyệt và thông báo.
5. Bảo mật cấp doanh nghiệp: Là một phần của Microsoft, SharePoint cung cấp các tính năng tuân thủ tích hợp sẵn, bảo vệ dữ liệu và kiểm soát truy cập mạnh mẽ để đảm bảo quyền riêng tư dữ liệu.

Ai sử dụng SharePoint?

SharePoint được sử dụng rộng rãi trong các ngành nghề nơi quản lý tài liệu, tuân thủ quy định và giao tiếp nội bộ là quan trọng. Điều này bao gồm các lĩnh vực như tài chính, chăm sóc sức khỏe và chính phủ, nơi mà bảo mật và kiểm soát phiên bản là rất quan trọng. Nó cũng là lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp lớn và tập đoàn đa quốc gia cần một nền tảng tập trung, có khả năng mở rộng.

Ưu và nhược điểm của SharePoint

Ưu điểm:

• Tích hợp với Microsoft 365: Nếu công ty của bạn đã sử dụng bộ công cụ của Microsoft, SharePoint cung cấp tích hợp liền mạch, nâng cao năng suất và giảm thiểu sự gián đoạn.
• Quản lý tài liệu: Các thư viện tài liệu tiên tiến, kiểm soát phiên bản và cài đặt quyền truy cập của SharePoint là lựa chọn xuất sắc cho các công ty có nhu cầu chia sẻ tài liệu phức tạp.
• Luồng làm việc có thể tùy chỉnh: Bạn có thể tự động hóa các nhiệm vụ hàng ngày như phê duyệt, thông báo và các quy trình khác, nâng cao hiệu quả vận hành.
• Tính mở rộng: SharePoint được xây dựng để xử lý mọi thứ từ các dự án phòng ban nhỏ đến các hệ thống trên toàn doanh nghiệp lớn.

Nhược điểm:

• Độ phức tạp và khó khăn trong việc học: SharePoint có thể khiến người dùng mới bị át chủ bài, đặc biệt là đối với các công ty không có đội ngũ IT riêng để quản lý tùy chỉnh và cài đặt.
• Chi phí: Tùy thuộc vào tùy chỉnh, nhu cầu lưu trữ và lưu trữ, SharePoint có thể trở thành một đầu tư đắt đỏ, đặc biệt là đối với các công ty nhỏ và vừa​​.
• Hạn chế trong việc tùy chỉnh: Mặc dù SharePoint cung cấp tính linh hoạt, việc tùy chỉnh chi tiết thường đòi hỏi sự cố gắng phát triển đáng kể và có thể dẫn đến việc phức tạp hóa trong việc duy trì hệ thống.

Guru và SharePoint

Khi so sánh SharePoint với Guru, sự lựa chọn thường dựa vào nhu cầu luồng công việc của công ty, dễ sử dụng và mức độ bạn phụ thuộc vào tích hợp bên ngoài.

Ưu điểm của Guru

1. Dễ sử dụng: Không giống như SharePoint, Guru được xây dựng với sự đơn giản và sự tiện nghi trong tâm trí. Nó cung cấp một giao diện trực quan và tích hợp liền mạch với Slack, Teams và Chrome, đảm bảo nhân viên có thể truy cập thông tin trực tiếp trong luồng công việc của họ​​.
2. Quản lý tri thức và tìm kiếm doanh nghiệp dựa trên trí tuệ nhân tạo: Guru vượt trội trong việc sử dụng trí tuệ nhân tạo để tạo ra một "nguồn thông tin duy nhất" cho tổ chức. Với các tính năng như xác minh tri thức tự động và tìm kiếm nâng cao, cùng với một tiện ích trình duyệt hữu ích, Guru đảm bảo người dùng luôn có quyền truy cập vào thông tin chính xác, cập nhật ngay trong luồng công việc của họ.
3. Cá nhân hóa sâu: Guru cho phép các công ty và nhóm tạo trang chủ tùy chỉnh để nhân viên có thể bắt đầu ngày làm việc với tất cả thông tin cần thiết để thực hiện công việc của họ, cùng với các thông báo quan trọng lãnh đạo cần họ biết. Với các gợi ý nội dung AI dựa trên bối cảnh như vai trò và hoạt động của họ, cùng với trợ lý AI cá nhân hóa theo phòng ban, nhân viên có được câu trả lời mà họ cần một cách dễ dàng.
4. Bảo mật: Guru cam kết rằng bạn—và chỉ bạn—sở hữu dữ liệu và nội dung của mình, mà không giữ lại dữ liệu nào bởi các bên thứ ba LLMs. Mô hình AI của đội của bạn là duy nhất và được huấn luyện riêng tư, và bất kỳ nguồn thông tin kết nối nào cũng tuân thủ các quyền riêng tư mà bạn đã đặt. Tìm hiểu thêm về các thực hành bảo mật vững chắc của Guru.

Ưu điểm của SharePoint

1. Các tính năng cấp doanh nghiệp: Đối với các tổ chức lớn cần quản lý tài liệu, kiểm soát quyền truy cập và tính năng tuân thủ phức tạp, SharePoint khó lòng có thể tìm thấy sự vượt trội khác. Nó cung cấp một giải pháp mạnh mẽ hơn cho các ngành đòi hỏi tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu và tuân thủ chặt chẽ.
2. Tùy chỉnh cho các nhóm lớn: Nếu bạn có một đội IT chuyên nghiệp hoặc cần tùy chỉnh chi tiết, SharePoint cung cấp một nền tảng linh hoạt có thể được điều chỉnh cho các trường hợp sử dụng cụ thể, từ các trang web nội bộ đến quy trình làm việc tài liệu phức tạp.
3. Tích hợp Microsoft sâu hơn: Đối với các tổ chức đã phụ thuộc vào các công cụ Microsoft như Teams, Outlook hoặc Power Automate, tích hợp liền mạch của SharePoint có thể cung cấp các cải tiến mạnh mẽ cho các quy trình làm việc hiện có.

Khách hàng đang nói gì

Phản hồi của khách hàng cho cả hai nền tảng đề cao đặc điểm mạnh và yếu của họ.

Người dùng SharePoint đánh giá cao khả năng quản lý tài liệu mạnh mẽ và tích hợp với các sản phẩm Microsoft. Một người đánh giá Capterra đã nói, "{Tôi nghe nhiều người than phiền về SharePoint, tuy nhiên tôi thấy không ngừng rằng nó giúp tạo ra các công cụ hữu ích, hợp tác, tích hợp, tự động hóa và mọi thứ với chi phí rất hợp lý. Được tích hợp chặt chẽ với M365, việc tận dụng toàn bộ những gì nó mang lại chỉ là điều hợp lý."

Người dùng Guru yêu thích giao diện trực quan và quản lý kiến thức được AI hỗ trợ. Một người đánh giá Capterra nói, "Guru thực sự đã cứu lấy chúng tôi, và đã thành công trong bộ phận của chúng tôi đến mức cả công ty chúng tôi giờ đây đều chuyển hệ thống kiến thức của họ sang nền tảng này. Nó thực sự dễ sử dụng và tùy chỉnh và tổ chức, và tôi sẽ khuyên nó đến bất kỳ công ty nào cần một nền tảng trung tâm để chứa thông tin."

Kết luận: Chọn công cụ phù hợp cho đội của bạn

Nếu đội của bạn đã tích hợp sâu vào hệ sinh thái Microsoft và cần quản lý tài liệu cấp cao và các tính năng tuân thủ, SharePoint có thể phù hợp hơn, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên, nếu ưu tiên của bạn là sự dễ sử dụng, tích hợp quy trình làm việc liền mạch và xác minh kiến thức bằng AI, Guru cung cấp một lựa chọn thân thiện và có khả năng mở rộng hơn. Guru đơn giản hóa quản lý kiến thức và cung cấp truy cập nhanh hơn vào thông tin được xác minh, làm cho nó lý tưởng cho các đội làm việc nhanh nhẹn muốn tăng hiệu suất mà không phức tạp như một hệ thống như SharePoint.

Nếu bạn sẵn sàng tối ưu hóa việc chia sẻ kiến thức và nỗ lực hợp tác của đội của bạn, thử Guru ngay và xem nó làm thế nào để nâng cao năng suất của bạn.

‍