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公司背景

Xenium HR，總部位於俄勒岡州的圖阿拉丁，專注於提供符合中小型企業需求的綜合人力資源解決方案。 Xenium 的成立宗旨是提供卓越的人力資源服務，提供涵蓋人力資源諮詢、薪資處理、福利管理及員工培訓與發展的全系列解決方案。

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Xenium 與那些缺乏內部人力資源部門或需要額外支持以有效管理員工的組織建立夥伴關係。 他們的做法根植於建立強大的關係，並確保遵守不斷變化的就業法規。 Xenium 的擁有經驗的 HR 專業團隊幫助企業解決複雜的人力資源挑戰，使他們能夠專注於核心業務，同時保持健康且參與的員工。

挑戰

Xenium HR 在個別貢獻者和各種平台上面臨著分散的知識問題，包括電子郵件、本地文件伺服器和過時的 SharePoint 系統。 「所有的知識都在那裡……但是當你有很多人反復詢問冗餘問題或尋找東西，而他們無法自給自足時，這就成了一個大問題。」 行銷和產品副總裁 Brandon Laws 解釋道。 缺乏統一的知識庫使得操作速度變慢，並在不同團隊使用的信息上產生不一致。

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另一個關鍵問題是很難找到最新和可靠的文件。 「我們可能在驅動器上找到一個範本或文件，但如果有許多不同版本，你就不知道該信任哪一個。」Brandon 補充道。 這導致員工必須手動驗證信息，通常必須追蹤原始創建者，這浪費了寶貴的時間。

解決方案

為了解決這些挑戰，Xenium HR 轉向 Guru 以集中其知識並簡化信息的訪問。 「作為一個知識工作者組織，顧問……我們所能銷售的就是我們的時間。 如果我們能夠輕鬆獲取信息，讓我們的員工自給自足，那麼我們將節省很多時間，並為客戶變得更有效率，」 Brandon 說道。 Guru 強大的搜索功能以及與 Microsoft Teams 和 Chrome 等工具的整合是實現這一願景的關鍵。

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Xenium HR 也在 ChatGPT 中使用 Guru GPT，進一步提升了他們訪問和互動知識的方式。 「我每天都經常使用 ChatGPT，我去那裡的時間比在 Guru 平台上的時間多。 所以能夠輕鬆切換到 Guru GPT 並詢問它問題……這是毫不費力的，」 Brandon 分享道。 這一整合使 Xenium HR 的員工能夠以適合他們日常工作流程的方式與 Guru 互動，並更容易找到信息，而不會打斷他們的例行工作。

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Brandon 特別感謝 Guru 的多平台整合，指出：「我喜歡您將 Guru 散佈在不同地方，如擴展、ChatGPT、Microsoft Teams 和 Outlook。 這是 Guru 的一個重要功能，因為它能在員工工作的地方滿足需求。如果您只擁有一個單一平台，我不認為會有您現在所擁有的採用率。」 透過與 Xenium 員工已經使用的工具整合，Guru 確保了高採用率和無縫訪問關鍵資訊。

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有了 Guru，Xenium 能夠將必要的、最新的資源轉移到一個集中化的知識庫中。 「我們仍在使用那個[舊的]驅動器，但僅用於存儲歸檔文件。 對於每個人的公開版本和消費者來說都會放入 Guru 中，」Brandon 提到。 這一轉變有助於確保員工始終使用最新和準確的信息，消除過去的困惑和低效率。

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此外，與 Loom 和 Scribe 等工具的整合使 Xenium 能夠將視頻和逐步流程文檔直接嵌入 Guru。 Brandon 指出這是他最喜愛的功能之一，並表示：「能夠將鏈接直接丟進去，然後自動嵌入視頻，真是太酷了。」

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如需有關如何在 Microsoft Teams 中使用 Guru 的更多詳細信息，請查看 Guru 幫助中心。

方法

1. 評估與計劃：行銷與產品副總裁 Brandon Laws 與 Xenium 的運營總監合作，以確定關鍵知識領域並計劃遷移流程。
2. 數據遷移：將活動模板和關鍵文檔從他們的舊文件伺服器轉移到 Guru，確保僅提供最相關和最新的信息。
3. 團隊推廣：Guru 在全公司範圍內介紹，並由 Brandon 進行特定的培訓會議。 成立了一個專門的知識委員會，負責內容管理、驗證和持續更新。
4. 與現有工具整合：Guru 與 Microsoft Teams、Outlook 和 Chrome 進行整合，以確保組織內的無縫訪問。

結果

自從實施 Guru 以來，Xenium HR 在其運營中見證了效率、一致性和信任度的顯著提高。 「Guru 對我們來說是改變遊戲規則的。 時間節省和對經過驗證信息的輕鬆獲取對我們來說都是改變遊戲的。 我們現在能夠專注於我們最擅長的內容——與客戶的諮詢，」Brandon 說。 員工現在能夠迅速訪問經過驗證的可靠信息，這對於維持一致的客戶服務至關重要。 

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「在 Guru 之前，我不確定是否有人信任任何信息，」Brandon 反思道。 Guru 的引入極大地改變了這一動態，因為存儲在 Guru 中的信息現在在整個組織中是可信任和輕鬆訪問的。 Xenium HR 還成立了一個專門的知識委員會，該委員會在維護這種信任方面發揮了重要作用。 該委員會確保內容定期驗證並保持最新，防止過時或不正確的信息蔓延。 這種增加的信任不僅提高了內部的信心，還對客戶體驗產生了積極影響，因為顧問現在可以在提供服務時依賴一致和準確的信息。