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Histórico da Empresa

Xenium HR, com sede em Tualatin, Oregon, é especializada em fornecer soluções abrangentes de recursos humanos adaptadas às necessidades de pequenas e médias empresas. Fundada com os princípios de oferecer serviços excepcionais de RH, a Xenium oferece um espectro completo de soluções, incluindo consultoria de RH, processamento de folha de pagamento, administração de benefícios e treinamento e desenvolvimento de funcionários.

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A Xenium faz parcerias com organizações que podem não ter um departamento de RH interno ou precisam de suporte adicional para gerenciar sua força de trabalho de maneira eficaz. Sua abordagem é profundamente enraizada na construção de relacionamentos fortes e garantindo conformidade com as leis trabalhistas em constante mudança. A equipe de profissionais de RH experientes da Xenium ajuda as empresas a navegar por desafios complexos de RH, permitindo que se concentrem em suas operações principais enquanto mantêm uma força de trabalho saudável e engajada.

O Desafio

A Xenium HR enfrentou desafios significativos com conhecimento disperso entre contribuintes individuais e várias plataformas, incluindo e-mails, um servidor de arquivos local e um sistema SharePoint desatualizado. "Todo aquele conhecimento está lá... mas quando você tem pessoas fazendo perguntas redundantes ou procurando coisas repetidamente, e elas não conseguem ser autossuficientes, é aí que isso se torna um grande problema," explica Brandon Laws, Vice-Presidente de Marketing & Produto. A falta de uma base de conhecimento unificada atrasava as operações e criava inconsistências nas informações utilizadas por diferentes equipes.

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Outro problema chave era a dificuldade em localizar os documentos mais atuais e confiáveis. "Você pode encontrar um modelo ou um arquivo em nossa unidade, mas se houver várias versões diferentes dele, você não sabe em qual confiar," Brandon acrescenta. Isso levou a mais ineficiências, pois os funcionários precisavam verificar informações manualmente, muitas vezes rastreando o criador original, o que desperdiçava tempo valioso.

A Solução

Para abordar esses desafios, a Xenium HR recorreu ao Guru para centralizar seu conhecimento e simplificar o acesso às informações. “Como uma organização de trabalhadores do conhecimento, consultores... tudo o que temos para vender é o nosso tempo. Se tivéssemos informações na ponta dos dedos e nossas pessoas pudesse ser autossuficientes, economizaríamos muito tempo e seríamos mais eficazes para nossos clientes," As robustas capacidades de busca do Guru e as integrações com ferramentas como Microsoft Teams e Chrome foram fundamentais para tornar essa visão uma realidade.

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A Xenium HR também adotou o uso do Guru GPT dentro do ChatGPT, aprimorando ainda mais como acessam e interagem com o conhecimento. “Eu uso o ChatGPT com muita frequência durante o dia, estou lá muitas vezes mais do que estou na plataforma Guru. Portanto, apenas poder alternar para o Guru GPT e fazer uma pergunta... é sem atritos,” Brandon compartilhou. Essa integração permite que os funcionários da Xenium interajam com o Guru de uma maneira que se adapta aos seus fluxos de trabalho diários, facilitando a busca por informações sem interromper sua rotina.

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Brandon aprecia particularmente a integração multiplataforma do Guru, observando: “Eu gosto que o Guru esteja espalhado por diferentes lugares como uma extensão, ChatGPT, Microsoft Teams e Outlook. Esse é um recurso significativo do Guru, onde ele se encontra com as pessoas onde elas estão trabalhando. Se você tivesse apenas uma plataforma unidimensional, não acho que teria a adoção que tem.” Ao se integrar com as ferramentas que os funcionários da Xenium já estavam usando, o Guru garantiu altas taxas de adoção e acesso contínuo a informações críticas.

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Com o Guru, a Xenium foi capaz de mover recursos essenciais e atualizados para uma base de conhecimento centralizada. “Ainda estamos usando aquela [antiga] unidade, mas apenas para armazenar arquivos arquivados. A versão que é para todos os outros, que é pública e para consumo, vai para o Guru,” Brandon observa. Essa transição ajudou a garantir que os funcionários estejam sempre trabalhando com as informações mais atuais e precisas, eliminando a confusão e ineficiências do passado.

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Além disso, a integração com ferramentas como Loom e Scribe permitiu à Xenium incorporar vídeos e documentação de processo passo a passo diretamente no Guru. Brandon destaca isso como um dos seus recursos favoritos, dizendo: "É tão legal poder simplesmente colocar o link lá, e ele automaticamente incorpora um vídeo."

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Para mais detalhes sobre como usar o Guru com o Microsoft Teams, confira o Centro de Ajuda do Guru.

A Abordagem

1. Avaliação e Planejamento: Brandon Laws, Vice-Presidente de Marketing & Produto, se juntou ao Diretor de Operações da Xenium para identificar áreas chave de conhecimento e planejar o processo de migração.
2. Migração de Dados: Templates ativos e documentos críticos foram movidos de seu servidor de arquivos legado para o Guru, garantindo que apenas as informações mais relevantes e atualizadas fossem acessíveis.
3. Implantação da Equipe: O Guru foi introduzido em toda a empresa, com sessões específicas de treinamento lideradas por Brandon. Um Conselho de Conhecimento dedicado foi estabelecido para supervisionar a gestão de conteúdo, verificação e atualizações contínuas.
4. Integração com Ferramentas Existentes: O Guru foi integrado ao Microsoft Teams, Outlook e Chrome para garantir acesso sem interrupções em toda a organização.

O Resultado

Desde a implementação do Guru, a Xenium HR viu melhorias significativas na eficiência, consistência e confiança em suas operações. “O Guru tem sido transformador. A economia de tempo e a facilidade de acesso a informações verificadas foram mudanças significativas para nós. Agora podemos nos concentrar no que fazemos de melhor—consultar nossos clientes,” diz Brandon. Os funcionários agora têm acesso rápido a informações verificadas e confiáveis, o que tem sido crucial para manter um serviço consistente aos clientes. 

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"Antes do Guru, eu não sei se alguém confiava em qualquer coisa," Brandon reflete. A introdução do Guru mudou dramaticamente essa dinâmica, já que as informações armazenadas no Guru agora são confiáveis e facilmente acessíveis em toda a organização. A Xenium HR também estabeleceu um Conselho de Conhecimento dedicado, que tem sido instrumental na manutenção dessa confiança. O conselho garante que o conteúdo seja regularmente verificado e atualizado, prevenindo a disseminação de informações desatualizadas ou incorretas. Esse aumento de confiança não apenas aumentou a confiança interna, mas também impactou positivamente a experiência do cliente, já que os consultores agora podem confiar em informações consistentes e precisas ao fornecer serviços.