什麼是企業搜索？

它是如何運作的、為何重要以及在解決方案中要尋找什麼

企業搜索是通過單一搜索界面從公司的系統、工具和內容存儲庫中檢索信息的過程。 它允許員工快速找到相關知識，無論這些信息存儲在何處。

什麼是企業搜索？

企業搜索指的是使用搜索技術從組織內部多個來源索引、檢索和顯示內容。 這些來源通常包括文件、數據庫、電子郵件、wiki、內部網和基於雲的平台。

與公共網絡搜索引擎不同，企業搜索旨在安全內部使用，幫助員工快速查找他們需要的確切信息，跨結構化和非結構化數據。

為何企業搜索很重要？

現代組織產生並存儲大量信息。 但是，沒有可靠的搜索方式跨這些信息進行搜索，知識很容易變得孤立或被遺忘。

企業搜索通過以下方式解決這個問題：

• 減少搜索時間：工作人員可能在尋找信息時浪費高達 30% 的工作日。企業搜索通過在幾秒內呈現正確答案，大大減少了這一時間。
  
  
• 改進決策制定：通過更容易訪問文件、見解和內容，團隊可以更快速、更自信地採取行動。 這將導致更一致的結果和更少的延遲。
  
  
• 保留機構知識：隨著團隊的成長和演進，企業搜索確保過去的知識仍可被發現，而不會被埋沒。 在項目或人員變動後，它仍使寶貴的專業知識易於獲取。
  
  

企業搜索有何作用？

企業搜索系統統一訪問多個數據源，使用索引、自然語言處理（NLP）和相關性排名等技術。 以下是它的工作方式：

• 爬取並索引內容：系統連接到內部平台（例如 Google 雲端硬碟、SharePoint、Confluence）並創建其內容的索引。 這一過程使得可以跨否則未連接的數據進行搜索。
  
  
• 規範化和豐富數據：添加元數據以改善搜索質量，如標籤、作者信息或文件類型。 這種結構有助於提高搜索準確性和組織性。
  
  
• 理解查詢：NLP解釋用戶意圖，即使查詢不完全正確。 它彌合了人們思維方式和數據存儲方式之間的差距。
  
  
• 排名並顯示結果：結果按相關性、流行度、新穎性或其他設置的規則排序。 這確保最有用的內容浮現至頂。
  
  

企業搜索的好處是什麼？

企業搜索提供了一系列的好處，幫助團隊更智能、更快速、更具合作性地跨整個組織工作。

• 更快速地獲取知識：根據Asana的工作概觀報告，有26%的工人表示由於應用程序過載而在工作中效率降低。 使用企業搜索，他們可以減少在應用程序之間跳動來查找文件、郵件或過去項目的阻力。 用戶可以更專注於執行而不是搜索。
  
  
• 更佳的員工體驗：團隊可以保持連貫，獲得答案而無需打擾他人或深入搜索文件夾。 這降低了挫敗感並提高了生產力。
  
  
• 增進協作：對資源的共享可幫助團隊達成一致並在彼此的工作基礎上建立。 這促進跨部門的理解和重複使用。
  
  
• 內容可重用性：查找和重複使用已經存在的文件、模板和資產，而不是從頭創建。 這可以防止重複，提升效率。
  
  
• 更強的合規性：通過集中索引，更容易確保關鍵政策或法律內容是可訪問且最新的。 這也減少了錯誤信息的風險。
  
  

企業搜索的關鍵方面是什麼？

最有效的企業搜索解決方案共享了幾個核心特徵，確保您組織範圍內擁有可擴展性、安全性和相關性。

• 統一索引：將來自多個系統和應用程序的數據合併為一個可搜索的體驗。 這為組織中的知識提供了一致的視圖。
  
  
• 相關性調整：使用機器學習、過濾器和反饋來隨著時間提高搜索結果的質量。 這有助於確保搜索在使用增加時持續改進。
  
  
• 安全和權限：確保用戶只能看到他們被授權訪問的內容。 這保護了敏感信息並強制執行合規要求。
  
  
• 可擴展性：處理增加的內容量而不會減慢速度。 當知識庫不斷增長時，性能必須保持高水準。
  
  
• 可定制性：允許配置排名邏輯、搜索來源和 UI 以適應業務需求。 靈活的平台適應您的團隊工作方式。
  
  

企業搜索軟件中要尋找的功能

當評估企業搜索軟件時，這些關鍵功能可以幫助您找到提供準確、個性化和可擴展搜索體驗的解決方案。

• 語義搜索：了解查詢背後的含義，而不僅僅是關鍵字匹配。 這有助於用戶即使使用模糊或非精確的措辭也能獲得更好的結果。
  
  
• 聯合搜索：即時搜索跨多個平台或存儲庫。 它從不同系統中提供一個地方獲得全面的結果。
  
  
• 整合：與Slack、Salesforce、SharePoint或Zendesk等現有工具連接。 無縫集成提升採用率和可用性。
  
  
• 個性化：根據用戶行為、角色或偏好定制結果。 這確保了更相關、節省時間的搜索體驗。
  
  
• 分析：追踪使用模式、熱門內容和失敗搜索。 這些見解幫助團隊不斷優化他們的知識策略。
  
  
• AI增強功能：像智能建議或自動標記這樣的功能使系統隨時間變得更智能。 AI使搜索更具主動性和適應性。
  
  

企業搜索的例子

這是企業搜索在實踐中的樣子：

• 客戶支援團隊：在與客戶聊天時快速查閱幫助文章或案例歷史記錄，從而縮短處理時間。 這導致更快的解決和更高的滿意度。
  
  
• 銷售代表：在進行實時通話時搜索產品演示文稿、定價表或競爭對手信息。 這使代表能夠自信且迅速地回應。
  
  
• 人力資源團隊：在不依賴共享文件夾或部落知識的情況下查找內部政策或入職文件。 這有助於優化流程並減少混亂。
  
  
• 工程團隊：從多個平臺檢索技術規範、API文檔或過去的事故報告。 這減少了重復並加快了開發週期。
  
  
• 公司整體搜索：為每位員工提供一個地方在工具、團隊和格式之間找到所需要的一切。 它打破了信息孤島並驅動對齊。
  
  

企業搜索類型

• 內部網搜索：專注於查找存儲在公司內部網或CMS中的內容。 適合跨部門使用的靜態或結構化內容最佳。
  
  
• 桌面或本地搜索：搜索個人設備或服務器。 這在範圍上更有限，不適用於團隊規模擴大。
  
  
• 基於雲的企業搜索：與現代工具（如Google Workspace、Microsoft 365和Notion）連接的集中式SaaS解決方案。 這些工具靈活，設計用於遠程或混合團隊。
  
  
• 聯合搜索：同時查詢多個不同來源並合併結果。 這確保用戶得到跨組織存儲的統一視圖。
  
  
• AI驅動搜索：利用NLP、意圖識別和使用數據提供個性化和預測性結果。 這些系統通過每次搜索互動來不斷改進。

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企業搜索賦予團隊突破信息隔閡、更高效工作和在需要時、在何處需要時訪問所需知識的能力。 無論是提升員工生產力、加速支持還是在各種工具間擴展知識，正確的企業搜索解決方案都能成就不同。

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