Kurumsal Arama Nedir?

Nasıl Çalışır, Neden Önemli ve Çözümde Aranacaklar

Kurumsal arama, bir şirketin sistemlerinden, araçlarından ve içerik depolarından bilgi almayı tek bir arama arayüzü kullanarak gerçekleştirme sürecidir. Çalışanlara bilgiye hızlıca erişme olanağı sağlar—bilginin saklandığı yerden bağımsız olarak.

Kurumsal Arama Nedir?

Kurumsal arama, bir organizasyon içindeki birden fazla iç kaynaktan içeriği dizinlemek, almak ve göstermek için arama teknolojisini kullanma işlemine atıfta bulunur. Bu kaynaklar genellikle belgeleri, veritabanlarını, e-postaları, wikileri, iç ağları ve bulut tabanlı platformları içerir.

Genel web arama motorlarından farklı olarak, kurumsal arama güvenli iç kullanım için tasarlanmış olup, çalışanlara yapılandırılmış ve yapılandırılmamış veriler arasında ihtiyaç duydukları kesin bilgiyi hızlıca bulmalarına yardımcı olur.

Kurumsal Arama Neden Önemlidir?

Modern organizasyonlar büyük hacimlerde bilgi üretir ve depolar. Ancak bu bilgi üzerinde arama yapmanın güvenilir bir yolu olmadan, bilgiyi izole hale gelmesi veya unutulması kolaydır.

Kurumsal arama, bunu şu yollarla ele alır:

• Aramada harcanan zamanı azaltma: Çalışanlar, bilgi aramak için iş günlerinin %30'unu kaybedebilirler. Kurumsal arama, doğru cevapları saniyeler içinde sunarak bu süreyi önemli ölçüde azaltır.
  
  
• Karar verme sürecini iyileştirme: Belgelere, görüşlere ve bağlama daha kolay erişimle, takımlar daha hızlı ve daha kendinden emin hareket edebilirler. Bu daha tutarlı sonuçlara ve daha az gecikmeye yol açar.
  
  
• Kurumsal bilgiyi koruma: Takımlar büyüdükçe ve evrildikçe, kurumsal arama, önceki bilgilerin keşfedilebilir olmasını, gömülmemesini sağlar. Bu, değerli uzmanlığın projeler veya kişiler ilerleyip gittiğinde bile uzun süre erişilebilir kalmasını sağlar.
  
  

Kurumsal Arama Ne Yapar?

Kurumsal arama sistemleri, dizinleme, doğal dil işleme (NLP) ve ilgi sıralaması gibi teknikler kullanarak birden çok veri kaynağına erişimi birleştirir. İşte nasıl çalışır:

• İçeriği tarar ve dizinler: Sistem, iç platformlara bağlanır (örneğin, Google Drive, SharePoint, Confluence) ve içeriklerinin dizinini oluşturur. Bu süreç, aksi halde bağlantısız veriler arasında arama yapmayı mümkün kılar.
  
  
• Veriyi normalize eder ve zenginleştirir: Arama kalitesini iyileştirmek için metaveri eklenir—etiketler, yazar bilgileri veya dosya türleri gibi. Bu yapı, arama doğruluğunu ve düzenini geliştirmeye yardımcı olur.
  
  
• Sorguları anlar: NLP, kullanıcı niyetini yorumlar, sorgu mükemmel bir şekilde ifade edilmemiş olsa bile. Bu, insanların nasıl düşündüğü ile verilerin nasıl depolandığı arasındaki boşluğu kapatır.
  
  
• Sonuçları sıralar ve gösterir: Sonuçlar ilgi, popülerlik, güncellik veya diğer yapılandırılmış kurallara göre sıralanır. Bu, en yararlı içeriğin en üste çıkmasını sağlar.
  
  

Kurumsal Aramanın Faydaları Nelerdir?

Kurumsal arama, tüm organizasyon içinde daha zeki, daha hızlı ve daha işbirlikçi çalışmalarına yardımcı olan bir dizi fayda sunar.

• Bilgiye daha hızlı erişim: Asana'nın Çalışma Anatomisi Endeksi Raporu'na göre, çalışanların %26'sı uygulama yoğunluğundan dolayı işte daha az verimli olduklarını söylüyor. Kurumsal arama ile, dosyaları, e-postaları veya geçmiş projeleri bulmak için uygulamalar arasında atlamaktaki sürtünmeyi azaltabilirler. Kullanıcılar, aramadan çok uygulamaya odaklanabilirler.
  
  
• Daha iyi çalışan deneyimi: Ekipler, başkalarını kesintiye uğratmadan veya klasörler arasında karıştırmadan cevapları alarak ağda kalabilirler. Bu, frustrasyonu azaltır ve verimliliği arttırır.
  
  
• İyileşmiş işbirliği: Kaynaklara paylaşılan görünürlük, ekiplerin uyum sağlamasına ve birbirlerinin çalışmalarını geliştirmesine yardımcı olur. Bu, işlevsel anlayışı ve yeniden kullanımı teşvik eder.
  
  
• İçerik yeniden kullanılabilirliği: Var olan belgeleri, şablonları ve varlıkları yeniden kullanıp oluşturmaktan kaçınır. Bu, kopyalama işlemlerini engeller ve verimliliği arttırır.
  
  
• Daha güçlü uyumluluk: Merkezi indeksleme ile kritik politikaların veya yasal içeriğin erişilebilir ve güncel olması daha kolay olur. Bu ayrıca yanlış bilgi riskini azaltır.
  
  

Kurumsal Arama'nın Anahtarlari Nelerdir?

En etkili kurumsal arama çözümleri, ölçeklenebilirlik, güvenlik ve organizasyonunuzda anlamlılığı sağlayan birkaç temel özelliği paylaşmaktadır.

• Birleşik dizinleme: Birden çok sistem ve uygulamanın verilerini tek bir aranabilir deneyimde birleştirir. Bu, organizasyon içinde bilginin tutarlı bir görünümünü sağlar.
  
  
• Anlamlılık ayarlama: Makine öğrenimi, filtreler ve geri bildirimleri kullanarak zamanla arama sonuç kalitesini artırır. Bu, kullanım arttıkça aramanın sürekli iyileşmesine yardımcı olur.
  
  
• Güvenlik ve izinler: Kullanıcıların erişim yetkisi olduğu içeriği görmelerini sağlar. Bu, hassas bilgileri korur ve uyumluluk gerekliliklerini uygular.
  
  
• Ölçeklenebilirlik: Bilgi havuzları büyüdükçe performansın yavaşlamadan artan içerik hacmini ele alır. Performansın bilgi havuzları büyüdükçe yüksek kalması gerekir.
  
  
• Özelleştirilebilirlik: İşletme ihtiyaçlarına uygun şekilde sıralama mantığı, arama kaynakları ve Kullanıcı Arayüzü yapılandırmasına izin verir. Esnek bir platform, ekiplerinizin çalışma şekline adapte olur.
  
  

Kurumsal Arama Yazılımında Aranması Gereken Özellikler

Kurumsal arama yazılımınızı değerlendirirken, bu temel özellikler doğru, kişiselleştirilmiş ve ölçeklenebilir arama deneyimi sunan bir çözüm bulmanıza yardımcı olabilir.

• Anlamsal arama: Sorguların arkasındaki anlamı anlar, sadece anahtar kelime eşleşmelerini değil. Bu, kullanıcıların belirsiz veya kesin olmayan ifadelerle bile daha iyi sonuçlar almasına yardımcı olur.
  
  
• Federatif arama: Gerçek zamanlı olarak birden çok platform veya havuzda arama yapar. Farklı sistemlerden kapsamlı sonuçları tek bir yerden sunar.
  
  
• Entegrasyonlar: Slack, Salesforce, SharePoint veya Zendesk gibi mevcut araçlarınızla bağlantı kurar. Sorunsuz entegrasyon, benimsemeyi ve kullanılabilirliği artırır.
  
  
• Kişiselleştirme: Kullanıcı davranışlarına, rolüne veya tercihlerine göre sonuçları özelleştirir. Bu, daha ilgili, zaman kazandıran arama deneyimlerini garanti eder.
  
  
• Analitik: Kullanım modellerini, popüler içerikleri ve başarısız aramaları izler. Bu bilgiler, ekiplerin bilgi stratejilerini sürekli olarak optimize etmelerine yardımcı olur.
  
  
• AI geliştirmeleri: Akıllı öneriler veya otomatik etiketleme gibi özellikler, sistemi zamanla daha akıllı hale getirir. AI, aramayı daha proaktif ve uyarlamalı hale getirir.
  
  

Kurumsal Arama Örnekleri

İşte kurumsal aramanın uygulamada nasıl göründüğü:

• Müşteri destek ekipleri: Müşteriyle sohbet ederken yardım makalelerini veya vaka geçmişini hızlıca açar, işlem süresini azaltır. Bu, daha hızlı çözüm ve yüksek memnuniyetle sonuçlanır.
  
  
• Satış temsilcileri: Canlı görüşmeler sırasında ürün sunumları, fiyat listeleri veya rakip bilgilerini arar. Bu, temsilcilerin özgüvenle ve hızla yanıt vermesini sağlar.
  
  
• İK ekipleri: Ortak klasörler veya kabile bilgisine güvenmeden iç politikaları veya onboard dokümantasyonunu bulur. Bu, süreçleri optimize etmeye ve karışıklığı azaltmaya yardımcı olur.
  
  
• Mühendislik ekipleri: Çeşitli platformlardan özellikler, API dokümanları veya geçmiş olay raporlarını alır. Bu, tekrarı azaltır ve geliştirme döngülerini hızlandırır.
  
  
• Şirket genel arama: Her çalışanın ihtiyacı olan şeyi bulabileceği tek bir yer sunar - araçlar, ekipler ve formatlar arasında. Bu, hücreleri kırar ve hizayı sağlar.
  
  

Kurumsal Arama Türleri

• İç ağ araması: Şirket iç ağı veya CMS'de depolanan içeriği bulmaya odaklanır. Departmanlar arasında kullanılan statik veya yapılandırılmış içerikler için en iyisidir.
  
  
• Masaüstü veya yerel arama: Bireysel cihazları veya sunucuları arar. Bu, kapsamı daha sınırlıdır ve ekipler için ölçeklenebilir değildir.
  
  
• Bulut tabanlı kurumsal arama: Google Workspace, Microsoft 365 ve Notion gibi modern araçlarla bağlantı kuran merkezi SaaS çözümleri. Bu araçlar esnek ve uzaktan veya hibrit ekipler için tasarlanmıştır.
  
  
• Federasyon araması: Aynı anda birden fazla farklı kaynağı sorgular ve sonuçları birleştirir. Bu, kullanıcıların kuruluş genelinde depolanan içeriğin birleşik görünümünü elde etmelerini sağlar.
  
  
• AI destekli arama: NLP, niyet tanıma ve kullanım verilerini kullanarak kişiselleştirilmiş ve öngörülen sonuçlar sağlar. Bu sistemler, her arama etkileşimiyle zamanla gelişir.

Sonuç

Kurumsal arama, ekiplerin bilgi kümelerini yıkmalarına, daha verimli çalışmalarına ve ihtiyaçları olduğunda ve nerede olduklarında bilgiye erişmelerine olanak tanır. Çalışan produktivitesini artırırken, destek hızlandırırken veya bilgiyi araçlar arasında ölçeklendirirken, doğru kurumsal arama çözümü tüm farkı yaratabilir.

Nasıl işlediğini merak mı ediyorsunuz? Demomuzu izleyin ve Guru'nun AI destekli kurumsal arama çözümünün iş akışınızın içinde güvenilir yanıtlar sağladığını görün.

‍

‍