Czym jest wyszukiwanie w przedsiębiorstwie?

Jak to działa, dlaczego to ma znaczenie i na co zwracać uwagę przy rozwiązaniu

Wyszukiwanie w przedsiębiorstwie to proces pozyskiwania informacji z systemów, narzędzi i repozytoriów treści firmy za pomocą pojedynczego interfejsu wyszukiwania. Pozwala pracownikom szybko znaleźć istotną wiedzę - bez względu na to, gdzie ta informacja jest przechowywana.

Czym jest wyszukiwanie w przedsiębiorstwie?

Wyszukiwanie w przedsiębiorstwie odnosi się do wykorzystania technologii wyszukiwania do indeksowania, pozyskiwania i wyświetlania treści z wielu wewnętrznych źródeł w organizacji. Te źródła często obejmują dokumenty, bazy danych, e-maile, wiki, intranety i platformy oparte na chmurze.

W przeciwieństwie do publicznych wyszukiwarek internetowych, wyszukiwanie w przedsiębiorstwie jest zaprojektowane dla bezpiecznego wewnętrznego użytku, pomagając pracownikom szybko zlokalizować dokładne informacje, których potrzebują w danych strukturalnych i niestrukturalnych.

Dlaczego wyszukiwanie w przedsiębiorstwie jest ważne?

Nowoczesne organizacje generują i przechowują ogromne ilości informacji. Ale bez niezawodnego sposobu przeszukiwania tych informacji łatwo o to, że wiedza staje się splątana lub zapomniana.

Wyszukiwanie przedsiębiorstwa zajmuje się tym poprzez:

• Zmniejszenie czasu poświęconego na wyszukiwanie: Pracownicy mogą stracić nawet do 30% swojego dnia pracy tylko szukając informacji. Wyszukiwanie w przedsiębiorstwie znacząco redukuje ten czas, wydobywając odpowiedzi w kilka sekund.
  
  
• Poprawa procesu podejmowania decyzji: Dzięki łatwiejszemu dostępowi do dokumentów, wglądom i kontekstowi, zespoły mogą działać szybciej i bardziej pewnie. Prowadzi to do bardziej spójnych wyników i mniej opóźnień.
  
  
• Zachowanie wiedzy instytucjonalnej: W miarę jak zespoły rosną i ewoluują, wyszukiwanie w przedsiębiorstwie zapewnia, że przeszła wiedza pozostaje odkrywalna, a nie zakopana. Utrzymuje cenną wiedzę dostępną nawet po zakończeniu projektów lub odejściu osób.
  
  

Co robi wyszukiwanie w przedsiębiorstwie?

Systemy wyszukiwania przedsiębiorstwa unifikują dostęp do wielu źródeł danych, wykorzystując techniki takie jak indeksowanie, przetwarzanie języka naturalnego (NLP) i ranking trafności. Oto jak to działa:

• Przegląda i indeksuje treści: System łączy się z wewnętrznymi platformami (np. Google Drive, SharePoint, Confluence) i tworzy indeks ich zawartości. Ten proces umożliwia wyszukiwanie poprzez w przeciwnym wypadku niepowiązane dane.
  
  
• Normalizuje i wzbogaca dane: Do danych dodawane są metadane w celu poprawy jakości wyszukiwania - takie jak tagi, informacje o autorze lub rodzaje plików. Ta struktura pomaga doprecyzować trafność wyszukiwania i organizację.
  
  
• Rozumie zapytania: NLP interpretuje intencję użytkownika, nawet jeśli zapytanie nie jest perfekcyjnie sformułowane. To zamyka przepaść między tym, jak ludzie myślą, a tym, jak dane są przechowywane.
  
  
• Klasyfikuje i wyświetla wyniki: Wyniki są sortowane według trafności, popularności, świeżości lub innych skonfigurowanych reguł. To zapewnia, że najbardziej użyteczna zawartość wybija się na czoło.
  
  

Jakie są korzyści z wyszukiwania w przedsiębiorstwie?

Wyszukiwanie przedsiębiorstw oferuje szereg korzyści, które pomagają zespołom pracować mądrzej, szybciej i bardziej współpracująco w całej organizacji.

• Szybszy dostęp do wiedzy: Według raportu Indeksu Pracy Asany Anatomy of Work, 26% pracowników mówi, że są mniej produktywni w pracy z powodu przeciążenia aplikacją. Dzięki wyszukiwaniu przedsiębiorstw mogą zmniejszyć tarcie między aplikacjami w celu odnalezienia plików, e-maili lub wcześniejszych projektów. Użytkownicy mogą skupić się bardziej na wykonaniu zadania niż na wyszukiwaniu.
  
  
• Lepsze doświadczenie pracownika: Zespoły mogą pozostać w flow, uzyskując odpowiedzi bez konieczności przerywania innych lub przeszukiwania folderów. To zmniejsza frustrację i zwiększa produktywność.
  
  
• Poprawiona współpraca: Współdzielenie zasobów pomaga zespołom dostosować się i rozbudować na bazie pracy innych. To sprzyja zrozumieniu międzydziałowemu i ponownemu wykorzystywaniu.
  
  
• Możliwość ponownego wykorzystania treści: Znajdź i wykorzystuj dokumenty, szablony i zasoby, które już istnieją, zamiast tworzyć od zera. To zapobiega powielaniu i zwiększa wydajność.
  
  
• Silniejsza zgodność: Dzięki scentralizowanemu indeksowaniu łatwiej zapewnić, że krytyczne polityki lub treści prawne są dostępne i aktualne. Zmniejsza to również ryzyko dezinformacji.
  
  

Jakie Są Kluczowe Aspekty Wyszukiwania Przedsiębiorstw?

Najskuteczniejsze rozwiązania wyszukiwania przedsiębiorstw dzielą się kilkoma podstawowymi cechami, które zapewniają skalowalność, bezpieczeństwo i adekwatność w całej organizacji.

• Zjednoczone indeksowanie: Łączy dane z wielu systemów i aplikacji w jedno doświadczenie wyszukiwania. To zapewnia spójny widok wiedzy w całej organizacji.
  
  
• Dopasowanie trafności: Wykorzystuje uczenie maszynowe, filtry i opinie do poprawy jakości wyników wyszukiwania w czasie. To pomaga zapewnić, że wyszukiwanie stale się poprawia w miarę wzrostu korzystania.
  
  
• Bezpieczeństwo i uprawnienia: Zapewnia, że użytkownicy widzą tylko treści, do których mają uprawnienia dostępu. To chroni poufne informacje i egzekwuje wymagania zgodności.
  
  
• Skalowalność: Obsługuje zwiększającą się ilość treści bez spowolnienia. Wydajność musi pozostać na wysokim poziomie w miarę rozrostu repozytoriów wiedzy.
  
  
• Możliwość dostosowywania: Umożliwia konfigurację logiki rankingowej, źródeł wyszukiwania i interfejsu użytkownika, aby dopasować się do potrzeb firmowych. Elastyczna platforma dostosowuje się do sposobu pracy twoich zespołów.
  
  

Funkcje do Szukania W Oprogramowaniu Do Wyszukiwania Przedsiębiorstw

Podczas oceny oprogramowania do wyszukiwania przedsiębiorstw, te kluczowe funkcje mogą pomóc znaleźć rozwiązanie dostarczające dokładne, spersonalizowane i skalowalne doświadczenia wyszukiwania.

• Semantyczne wyszukiwanie: Rozumie znaczenie zapytań, a nie tylko dopasowania słów kluczowych. To pomaga użytkownikom uzyskać lepsze wyniki nawet przy niejasnym lub niedokładnym sformułowaniu.
  
  
• Wspólne wyszukiwanie: Wyszukuje w czasie rzeczywistym na wielu platformach lub repozytoriach. Dostarcza kompleksowe wyniki z różnych systemów w jednym miejscu.
  
  
• Integracje: Łączy się z istniejącymi narzędziami, takimi jak Slack, Salesforce, SharePoint lub Zendesk. Bezproblemowa integracja zwiększa przyjęcie i użyteczność.
  
  
• Personalizacja: Dopasowuje wyniki na podstawie zachowań użytkownika, roli lub preferencji. To zapewnia bardziej istotne i oszczędzające czas doświadczenia z wyszukiwaniem.
  
  
• Analityka: Śledzi wzorce użytkowania, popularne treści i błędne wyszukiwania. Te spostrzeżenia pomagają zespołom ciągle optymalizować swoją strategię wiedzy.
  
  
• Udoskonalenia AI: Funkcje takie jak inteligentne sugestie lub automatyczne tagowanie sprawiają, że system staje się bardziej inteligentny z czasem. AI sprawia, że wyszukiwanie staje się bardziej proaktywne i adaptacyjne.
  
  

Przykłady Wyszukiwania Przedsiębiorstw

Oto jak działają narzędzia wyszukiwania przedsiębiorstwa:

• Zespoły wsparcia klienta: Szybkie wyszukiwanie artykułów pomocy lub historii przypadków podczas rozmowy z klientem, skracając czas obsługi. Prowadzi to do szybszego rozwiązania i większej satysfakcji.
  
  
• Przedstawiciele handlowi: Szukaj prezentacji produktów, cenników lub informacji o konkurencji podczas rozmów na żywo. Dzięki temu przedstawiciele są w stanie szybko i pewnie reagować.
  
  
• Zespoły HR: Znajdują wewnętrzne polityki lub dokumentację wprowadzania bez polegania na współdzielonych folderach lub wiedzy plemiennej. To pomaga usprawnić procesy i zmniejszyć zamieszanie.
  
  
• Zespoły inżynieryjne: Pozyskują specyfikacje, dokumentacje interfejsów API lub raporty z poprzednich incydentów z różnych platform. To zmniejsza zdublowanie i przyspiesza cykle rozwoju.
  
  
• Wyszukiwanie w całej firmie: Daj każdemu pracownikowi jedno miejsce, gdzie znajdzie to, czego potrzebuje - w różnych narzędziach, zespołach i formatach. To łamie bariery i napędza harmonię.
  
  

Rodzaje Wyszukiwania Przedsiębiorstw

• Wyszukiwanie w intranecie: Skupia się na wyszukiwaniu zawartości przechowywanej w intranecie firmy lub systemie zarządzania treścią. Najlepsze dla statycznych lub strukturalnych treści używanych przez różne działy.
  
  
• Wyszukiwanie na pulpicie lub lokalne: Wyszukuje indywidualne urządzenia lub serwery. To jest bardziej ograniczone pod względem zasięgu i nieprzystosowane dla zespołów.
  
  
• Wyszukiwanie przedsiębiorstw oparte na chmurze: Skanalizowane rozwiązania SaaS, które łączą się z nowoczesnymi narzędziami takimi jak Google Workspace, Microsoft 365 i Notion. Te narzędzia są elastyczne i zaprojektowane dla zdalnych lub hybrydowych zespołów.
  
  
• Wyszukiwanie federacyjne: Zapytania wielu różnych źródeł jednocześnie i łączenie wyników. To zapewnia użytkownikom ujednolicony widok zawartości przechowywanej w całej organizacji.
  
  
• Wyszukiwanie oparte na AI: Wykorzystuje przetwarzanie języka naturalnego (NLP), rozpoznawanie intencji i dane dotyczące użytkowania do dostarczania spersonalizowanych i przewidywanych wyników. Te systemy poprawiają się z czasem po każdej interakcji z wyszukiwaniem.

Ciągłe uczenie się

Wyszukiwanie w przedsiębiorstwie umożliwia zespołom przełamanie barier informacyjnych, efektywniejszą pracę i dostęp do potrzebnej wiedzy - kiedy i gdzie ich potrzebują. Czy poprawiasz produktywność pracowników, przyspieszasz wsparcie czy skalujesz wiedzę w różnych narzędziach, właściwe rozwiązanie wyszukiwania w przedsiębiorstwie może sprawić ogromną różnicę.

Zastanawiasz się, jak to działa w praktyce? Obejrzyj nasze demo, aby zobaczyć, jak oparte na sztucznej inteligencji wyszukiwanie w przedsiębiorstwie Guru dostarcza wiarygodnych odpowiedzi bezpośrednio w Twoim przepływie pracy.

‍

‍