Tìm Kiếm Doanh Nghiệp là quá trình truy xuất thông tin từ các hệ thống, công cụ và kho lưu trữ nội dung của một công ty bằng cách sử dụng một giao diện tìm kiếm duy nhất. Nó cho phép nhân viên tìm kiếm kiến thức liên quan—nhanh chóng—bất kể thông tin đó được lưu trữ ở đâu.

Enterprise Search Là Gì?

Tìm Kiếm Doanh Nghiệp chỉ đề cập đến việc sử dụng công nghệ tìm kiếm để lập chỉ mục, truy xuất, và hiển thị nội dung từ nhiều nguồn nội bộ trong một tổ chức. Những nguồn này thường bao gồm tài liệu, cơ sở dữ liệu, email, wiki, intranet, và các nền tảng dựa trên đám mây.

Khác với các công cụ tìm kiếm web công cộng, tìm kiếm doanh nghiệp được thiết kế để sử dụng nội bộ an toàn, giúp nhân viên nhanh chóng định vị chính xác thông tin họ cần trên dữ liệu có cấu trúc và không có cấu trúc.

Tại Sao Tìm Kiếm Doanh Nghiệp Quan Trọng?

Các tổ chức hiện đại tạo ra và lưu trữ khối lượng thông tin lớn. Nhưng nếu không có cách tìm kiếm đáng tin cậy qua thông tin đó, dễ dàng để kiến thức bị phân cách hoặc quên lãng.

Tìm Kiếm Doanh Nghiệp giải quyết vấn đề này bằng cách:

Giảm thời gian tìm kiếm: Công nhân có thể mất đến 30% thời gian làm việc của mình chỉ để tìm kiếm thông tin. Tìm kiếm doanh nghiệp giảm đi đáng kể bằng cách hiển thị những câu trả lời đúng ngay trong vài giây.
Nâng cao quyết định: Với việc truy cập dễ dàng đến tài liệu, nhận thức và bối cảnh, nhóm có thể hành động nhanh hơn và tự tin hơn. Điều này dẫn đến kết quả nhất quán hơn và ít trễ hơn.
Bảo tồn kiến thức tổ chức: Khi các nhóm phát triển và phát triển, tìm kiếm doanh nghiệp đảm bảo kiến thức quá khứ vẫn có thể khám phá, không bị chôn vùi. Nó giữ cho kiến thức cần thiết truy cập dễ dàng sau khi dự án hoặc con người di chuyển đi.

Tìm Kiếm Doanh Nghiệp Thực Hiện Công Việc Gì?

Các hệ thống tìm kiếm doanh nghiệp thống nhất quyền truy cập đến nhiều nguồn dữ liệu, sử dụng các kỹ thuật như lập chỉ mục, xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), và xếp hạng liên quan. Dưới Đây là cách hoạt động:

Tìm kiếm và lập chỉ mục nội dung: Hệ thống kết nối với các nền tảng nội bộ (ví dụ: Google Drive, SharePoint, Confluence) và tạo lập chỉ mục nội dung của họ. Quy trình này giúp cho việc tìm kiếm qua dữ liệu khác nhau thông tin thông thường không kết nối.
Chuẩn hoá và làm giàu dữ liệu: Thông tin về phần mềm được thêm vào để cải thiện chất lượng tìm kiếm—như các thẻ, thông tin tác giả, hoặc loại tệp. Cấu trúc này giúp làm sáng tỏ sự chính xác và tổ chức của tìm kiếm.
Hiểu câu truy vấn: NLP giải thích ý định của người dùng, ngay cả khi câu truy vấn không đặt ra hoàn hảo. Nó kết nối khoảng cách giữa cách mà con người nghĩ và cách dữ liệu được lưu trữ.
Xếp hạng và hiển thị kết quả: Kết quả được sắp xếp theo sự liên quan, phổ biến, mới nhất, hoặc các quy tắc được cấu hình khác. Điều này đảm bảo rằng nội dung hữu ích nhất nổi lên phía trên.

Lợi Ích Của Tìm Kiếm Doanh Nghiệp là Gì?

Tìm kiếm doanh nghiệp mang lại một loạt các lợi ích giúp các nhóm làm việc thông minh, nhanh chóng và hợp tác hơn trên toàn bộ tổ chức.

Truy cập nhanh hơn vào kiến thức: Theo Báo cáo Chỉ số Cấu trúc Công việc của Asana, 26% số công nhân nói họ ít sản xuất hơn tại nơi làm việc do quá tải ứng dụng. Với tìm kiếm doanh nghiệp, họ có thể giảm ma sát khi nhảy giữa ứng dụng để tìm tệp, email hoặc dự án trước đó. Người dùng có thể tập trung hơn vào thực thi hơn là tìm kiếm.
Trải nghiệm nhân viên tốt hơn: Các nhóm có thể duy trì trạng thái, nhận câu trả lời mà không cần phải gián đoạn người khác hoặc đào qua các thư mục. Điều này giảm bớt sự chán chường và tăng năng suất.
Sự cộng tác cải thiện: Việc nhìn thấy chung vào tài nguyên giúp các nhóm cân bằng và xây dựng trên công việc của nhau. Nó khuyến khích hiểu biết chéo chức năng và tái sử dụng.
Khả năng tái sử dụng nội dung: Tìm và sử dụng lại tài liệu, mẫu và tài sản đã tồn tại thay vì tạo mới. Điều này ngăn chặn sao chép và tăng cường hiệu quả.
Tuân thủ chặt chẽ hơn: Với việc lập chỉ mục trung tâm, dễ dàng hơn để đảm bảo các chính sách hay nội dung pháp lý quan trọng có thể truy cập và cập nhật. Nó cũng giảm thiểu nguy cơ thông tin sai lệch.

Các Khía cạnh Quan trọng của Tìm Kiếm Doanh Nghiệp

Các giải pháp tìm kiếm doanh nghiệp hiệu quả nhất chia sẻ một số đặc điểm cốt lõi đảm bảo khả năng mở rộng, bảo mật và tính liên quan trên toàn tổ chức của bạn.

Chỉ mục thống nhất: Kết hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống và ứng dụng thành một trải nghiệm tìm kiếm duy nhất. Điều này cung cấp một cái nhìn nhất quán về kiến thức trên toàn tổ chức.
Tinh chỉnh tính liên quan: Sử dụng học máy, bộ lọc và phản hồi để cải thiện chất lượng kết quả tìm kiếm theo thời gian. Nó giúp đảm bảo tìm kiếm ngày càng cải thiện khi sử dụng tăng lên.
Bảo mật và quyền hạn: Đảm bảo người dùng chỉ thấy nội dung mà họ được ủy quyền truy cập. Điều này bảo vệ thông tin nhạy cảm và thực thi các yêu cầu tuân thủ.
Khả năng mở rộng: Xử lý thể tích nội dung tăng mà không làm chậm lại. Hiệu suất phải vẫn cao khi kho tri thức mở rộng.
Khả năng tùy chỉnh: Cho phép cấu hình logic xếp hạng, nguồn tìm kiếm, và giao diện người dùng để phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Một nền tảng linh hoạt sẽ thích nghi với cách mà các nhóm của bạn hoạt động.

Các Tính Năng Cần Tìm trong Phần Mềm Tìm Kiếm Doanh Nghiệp

Khi đánh giá phần mềm tìm kiếm doanh nghiệp, các tính năng chính này có thể giúp bạn tìm ra một giải pháp cung cấp trải nghiệm tìm kiếm chính xác, cá nhân và có khả năng mở rộng.

Tìm kiếm ngữ nghĩa: Hiểu ý nghĩa đằng sau các truy vấn, không chỉ trùng từ khóa. Điều này giúp người dùng nhận kết quả tốt hơn ngay cả với cách diễn đạt mơ hồ hoặc không chính xác.
Tìm kiếm Liên kết: Tìm kiếm trên nhiều nền tảng hoặc kho chứa trong thời gian thực. Nó cung cấp kết quả toàn diện từ các hệ thống khác nhau tại một nơi.
Tích hợp: Kết nối với các công cụ hiện tại của bạn như Slack, Salesforce, SharePoint hoặc Zendesk. Tích hợp liền mạch nâng cao việc sử dụng và tiện ích.
Cá nhân hóa: Tùy chỉnh kết quả dựa trên hành vi người dùng, vai trò hoặc sở thích. Điều này đảm bảo trải nghiệm tìm kiếm hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian hơn.
Phân tích: Theo dõi mẫu sử dụng, nội dung phổ biến và tìm kiếm không thành công. Những cái nhìn này giúp các nhóm liên tục tối ưu hóa chiến lược kiến thức của họ.
Cải tiến trí tuệ nhân tạo: Các tính năng như đề xuất thông minh hoặc đánh dấu tự động làm cho hệ thống thông minh hơn theo thời gian. Trí tuệ nhân tạo làm cho việc tìm kiếm trở nên chủ động và thích ứng hơn.

Ví dụ về Tìm kiếm Doanh nghiệp

Dưới đây là cách tìm kiếm doanh nghiệp hoạt động:

Nhóm hỗ trợ khách hàng: Nhanh chóng tìm kiếm các bài viết hỗ trợ hoặc lịch sử trường hợp khi trò chuyện với khách hàng, giảm thời gian xử lý. Điều này dẫn đến việc giải quyết nhanh hơn và nâng cao sự hài lòng.
Nhân viên kinh doanh: Tìm kiếm màn hình sản phẩm, bảng giá hoặc thông tin về đối thủ trong cuộc gọi trực tiếp. Điều này giúp nhân viên kinh doanh phản ứng một cách tự tin và nhanh chóng.
Nhóm nhân sự: Tìm các chính sách nội bộ hoặc tài liệu hướng dẫn nhập việc mà không cần phụ thuộc vào thư mục chung hoặc kiến thức lễ tân. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình và giảm sự nhầm lẫn.
Nhóm Kỹ thuật: Truy xuất thông số kỹ thuật, tài liệu API hoặc báo cáo sự cố trước từ nhiều nền tảng khác nhau. Điều này giảm bớt sự trùng lặp và tăng tốc chu kỳ phát triển.
Tìm kiếm toàn công ty: Cung cấp một nơi duy nhất cho mỗi nhân viên tìm thấy những gì họ cần - qua các công cụ, nhóm và định dạng. Nó phá vỡ các silo và thúc đẩy sự cùng điều chỉnh.

Các loại Tìm kiếm Doanh nghiệp

Tìm kiếm Intranet: Tập trung vào việc tìm nội dung được lưu trữ trong hệ thống mạng nội bộ hoặc CMS của công ty. Phù hợp với nội dung tĩnh hoặc có cấu trúc được sử dụng trong các bộ phận khác nhau.
Tìm kiếm Desktop hoặc Local: Tìm kiếm trên các thiết bị cá nhân hoặc máy chủ. Phạm vi hẹp hơn và không thể mở rộng cho các nhóm.
Tìm kiếm Doanh nghiệp dựa trên Đám mây: Các giải pháp SaaS tập trung kết nối với các công cụ hiện đại như Google Workspace, Microsoft 365 và Notion. Các công cụ này linh hoạt và được thiết kế cho các nhóm làm việc từ xa hoặc lai.
Tìm kiếm Liên minh: Truy vấn đồng thời từ nhiều nguồn khác nhau và hợp nhất kết quả. Điều này đảm bảo người dùng có cái nhìn thống nhất về nội dung được lưu trữ trên toàn tổ chức.
Tìm kiếm AI được cung cấp bởi trí tuệ nhân tạo: Sử dụng NLP, nhận dạng ý định và dữ liệu sử dụng để cung cấp kết quả cá nhân hóa và dự đoán. Hệ thống này cải thiện theo thời gian với mỗi tương tác tìm kiếm.

Kết thúc

Tìm kiếm doanh nghiệp giúp các nhóm phá vỡ các kho thông tin, làm việc hiệu quả hơn và truy cập kiến thức họ cần - khi và nơi nào họ cần. Cho dù bạn đang cải thiện năng suất của nhân viên, tăng tốc hỗ trợ hoặc mở rộng kiến thức qua các công cụ, giải pháp tìm kiếm doanh nghiệp đúng có thể tạo ra sự khác biệt.

Tò mò làm thế nào nó hoạt động trong thực tế? Xem bản demo của chúng tôi để xem cách tìm kiếm doanh nghiệp được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo của Guru mang câu trả lời đáng tin cậy ngay trong quy trình làm việc của bạn.

‍

‌

Nhận điểm quan trọng 🔑🥡🍕

Tìm kiếm doanh nghiệp là gì?

Tìm kiếm doanh nghiệp là một loại phần mềm được sử dụng trong nơi làm việc cho phép nhân viên nhanh chóng tìm thông tin bằng cách tìm kiếm qua dữ liệu nội bộ, tài liệu và ứng dụng của công ty. Có một vài loại tìm kiếm doanh nghiệp khác nhau, bao gồm tìm kiếm thống nhất, tìm kiếm liên kết và tìm kiếm doanh nghiệp, chúng rộng lớn và tương tự nhau nhưng có sự khác biệt nhỏ nhưng quan trọng.

Những tính năng chính của tìm kiếm doanh nghiệp là gì?

Các tính năng chính của tìm kiếm doanh nghiệp là: các kết nối và tích hợp, kiểm soát quyền, bảo mật và riêng tư, độ chính xác dữ liệu và trí tuệ nhân tạo.

‍

Lợi ích của tìm kiếm doanh nghiệp là gì?

Các lợi ích của tìm kiếm doanh nghiệp bao gồm tăng năng suất, tăng cường hiệu quả của công ty, khách hàng hài lòng hơn, cải thiện sự cộng tác trong nơi làm việc và tiết kiệm chi phí do việc tổng hợp các công cụ.

‍

Làm thế nào Tìm Kiếm Doanh Nghiệp hoạt động?

Tìm kiếm doanh nghiệp hoạt động bằng cách lùng sục và chỉ mục nội dung từ các hệ thống khác nhau, bổ sung nó với siêu dữ liệu và sử dụng trí tuệ nhân tạo hoặc thuật toán để trả kết quả phù hợp dựa trên truy vấn của người dùng.

Sự khác biệt giữa tìm kiếm doanh nghiệp và tìm kiếm web là gì?

Sự khác biệt giữa tìm kiếm doanh nghiệp và tìm kiếm web là tìm kiếm doanh nghiệp truy xuất dữ liệu từ các nguồn công ty riêng tư, trong khi tìm kiếm web chỉ mục nội dung công cộng trên internet.

‍

Tìm kiếm doanh nghiệp của Microsoft là gì?

Tìm kiếm doanh nghiệp của Microsoft đề cập đến các công cụ như Tìm kiếm Microsoft và Tìm kiếm SharePoint, cho phép người dùng tìm kiếm thông tin trên các ứng dụng và dịch vụ Microsoft 365.

Sự khác biệt giữa Elasticsearch và tìm kiếm doanh nghiệp là gì?

Sự khác biệt giữa Elasticsearch và tìm kiếm doanh nghiệp là Elasticsearch là một công cụ tìm kiếm mã nguồn mở mạnh mẽ được sử dụng để xây dựng chức năng tìm kiếm, trong khi tìm kiếm doanh nghiệp đề cập đến giải pháp phần nền rộng lớn để tìm kiếm nội dung kinh doanh nội bộ, có thể sử dụng Elasticsearch làm phần nền.

Ví dụ về tìm kiếm doanh nghiệp là gì?

Một ví dụ về tìm kiếm doanh nghiệp là thanh tìm kiếm thống nhất cho phép nhân viên tìm tài liệu, vé hỗ trợ hoặc bài viết cơ sở kiến thức trên Google Drive, Slack, Salesforce và SharePoint.

Những ví dụ về tính toán doanh nghiệp là gì?

Những ví dụ về tính toán doanh nghiệp bao gồm hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP), quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM), các nền tảng đám mây, và các công cụ tìm kiếm doanh nghiệp giúp quản lý dữ liệu và quy trình ở quy mô lớn.