Trong khi hầu hết các ứng dụng mà công ty của bạn sử dụng có khả năng tạo ra nhiều giá trị và tăng năng suất theo một số cách, chúng cũng có thể đang làm giảm năng suất - một cách im lặng.

Với quá nhiều ứng dụng để điều hướng, nó khó khăn hơn bao giờ hết đối với nhân viên để tìm thông tin họ cần để làm việc của họ. Họ thường không biết ứng dụng nào lưu trữ thông tin gì. Và thậm chí khi họ biết, họ vẫn gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin cụ thể mà họ đang tìm kiếm.

Đó là một vấn đề đang lặng lẽ làm giảm hiệu quả của các nhóm mọi nơi. Và đó là một vấn đề mà ngày càng nhiều công ty đang giải quyết với phần mềm Tìm Kiếm Doanh Nghiệp.

Đây là một danh mục phần mềm tiến triển nhanh chóng giúp nhân viên có khả năng tìm kiếm thông tin trong dữ liệu, tệp và ứng dụng nội bộ để truy cập thông tin họ cần dễ dàng hơn.

Hãy đọc để tìm hiểu Tìm Kiếm Doanh Nghiệp là gì, làm việc ra sao và những tính năng cần tìm kiếm khi xem xét một nền tảng Tìm Kiếm Doanh Nghiệp vào năm 2024.

Định Nghĩa Tìm Kiếm Doanh Nghiệp

Tìm Kiếm Doanh Nghiệp là một loại phần mềm nơi làm việc mà nhân viên sử dụng để tìm kiếm qua dữ liệu nội bộ, tài liệu và ứng dụng của công ty và nhanh chóng tìm thấy thông tin mà họ đang tìm kiếm.

Đôi khi nó được săn đặt là ‘Google cho công việc’ hoặc ‘ChatGPT cho công việc’ vì nó cung cấp trải nghiệm người dùng tương tự như những sản phẩm đó. Và đôi khi nó được gọi là tìm kiếm tri tuệ hoặc một công cụ thông minh.

Có một vài loại tìm kiếm doanh nghiệp, bao gồm tìm kiếm thống nhất, tìm kiếm liên kết và tìm kiếm doanh nghiệp. Những loại tìm kiếm doanh nghiệp này rộng lớn và tương tự nhau nhưng có sự khác biệt nhỏ nhưng quan trọng. Hãy xem xét tỉ mỉ từng loại trong chi tiết hơn.

Tìm kiếm liên kết là gì?

Tìm kiếm liên minh là một loại công nghệ cho phép người dùng tìm kiếm qua nhiều nguồn nội dung, kho lưu trữ dữ liệu và ứng dụng phần mềm từ một giao diện người dùng duy nhất. Với tìm kiếm liên minh, mỗi vị trí số học được lập chỉ mục một cách riêng biệt và kết quả thông thường được cung cấp dưới dạng một danh sách nguồn.

Một lợi ích quan trọng của tìm kiếm liên minh là khả năng cung cấp cho người dùng một điểm truy cập duy nhất đến một loạt dữ liệu. Nhược điểm duy nhất tuy nhiên là kết quả không được tổ chức theo mức độ liên quan, có nghĩa là người dùng có thể nhận được một số kết quả không hữu ích hoặc trùng lặp.

Unified search là gì?

Tìm kiếm thống nhất là một công nghệ mà người dùng có thể tìm kiếm qua một loạt nguồn dữ liệu, kho lưu trữ nội dung và thông tin từ một ứng dụng duy nhất. Nó khác biệt với tìm kiếm liên minh vì thay vì lập chỉ mục mỗi nguồn nội dung một cách riêng lẻ, nó tạo ra một chỉ mục thống nhất. Điều này có nghĩa là các kết quả do phần mềm tìm kiếm thống nhất cung cấp được sắp xếp theo mức độ liên quan, tự động loại bỏ bản sao và thường hữu ích hơn so với những gì được cung cấp thông qua một công cụ tìm kiếm liên minh.

Một điểm lợi về tìm kiếm thống nhất là mức độ liên quan của kết quả tìm kiếm nó có thể cung cấp cho người dùng. Một nhược điểm là thực tế là, trong một số trường hợp, các nền tảng tìm kiếm thống nhất chỉ có thể kết nối với một số nguồn giới hạn, có nghĩa là phạm vi của chúng bị giới hạn.

Tìm kiếm Doanh nghiệp là gì?

Tìm kiếm Doanh nghiệp là một danh mục công nghệ cho phép người dùng tìm kiếm qua các kho dữ liệu rộng lớn – bao gồm tài liệu, cơ sở kiến thức và tệp tin – từ một thanh tìm kiếm duy nhất. Loại Tìm kiếm Doanh nghiệp này tận dụng trí tuệ nhân tạo, học máy và xử lý ngôn ngữ tự nhiên để tạo ra các câu trả lời độc đáo cho mỗi câu hỏi, lấy từ dữ liệu có thể truy cập.

Nó đang trở thành loại Tìm kiếm Doanh nghiệp hiệu quả nhất vì khả năng cung cấp câu trả lời tức thì cho câu hỏi của người dùng. Tuy nhiên, nếu sản phẩm Tìm kiếm Doanh nghiệp không có cơ chế đáng tin cậy để đảm bảo độ chính xác của các câu trả lời sinh ra, người dùng có thể thấy kết quả đôi khi không đáng tin cậy.

Tìm kiếm Doanh nghiệp hoạt động như thế nào?

Giá trị của Tìm kiếm Doanh nghiệp nằm ở sự đơn giản của nó. Nhưng có rất nhiều công nghệ phức tạp đang hoạt động trong nền tảng để tạo ra một trải nghiệm đơn giản cho người dùng – từ kết nối nguồn dữ liệu đến lập chỉ mục dữ liệu và tạo ra kết quả. Hãy xem cách Tìm kiếm Doanh nghiệp hoạt động.

Kết nối: Khi một công ty mua phần mềm Tìm kiếm Doanh nghiệp, việc đầu tiên cần thực hiện là thiết lập “connectors”. Đơn giản, nó phải cung cấp cho nền tảng Tìm kiếm Doanh nghiệp quyền truy cập vào các ứng dụng mà công nhân muốn tìm kiếm. Một số nền tảng Tìm kiếm Doanh nghiệp đi kèm với các connectors tích hợp sẵn. Đây thường là những ứng dụng phổ biến nhất trong các danh mục phần mềm khác nhau như hệ thống lưu trữ tệp và các công cụ CRM. Các nguồn không được tích hợp sẵn vào sản phẩm Tìm kiếm Doanh nghiệp thường có thể được kết nối thông qua các API.
Crawling: Khi một công cụ Tìm kiếm Doanh nghiệp đã thiết lập một số lượng connectors, nó sau đó có thể lục lọi các nguồn đó. Nó có thể quét và trích xuất dữ liệu từ chúng. Một số dữ liệu nó lập chỉ mục có thể là dữ liệu có cấu trúc, được tổ chức một cách cho phép tìm kiếm dễ dàng và có thể bao gồm các tập tin excel. Dữ liệu khác có thể là dữ liệu không có cấu trúc, không được tổ chức một cách chủ đích và có thể bao gồm các loại như tài liệu, tin nhắn trò chuyện và bản ghi video.
Indexing: Khi một sản phẩm Tìm kiếm Doanh nghiệp đã lục lọi các nguồn của một công ty và trích xuất dữ liệu, sau đó nó lập chỉ mục dữ liệu đó. Đơn giản, nó tổ chức dữ liệu vào cơ sở dữ liệu quan hệ, còn được biết đến là “indexes”. Quá trình lập chỉ mục là điều làm cho dữ liệu trở nên có thể tìm thấy bởi công cụ Tìm kiếm Doanh nghiệp.
Querying: Đây là phần trong quá trình Tìm kiếm Doanh nghiệp mà người dùng quen thuộc nhất. Khi một người dùng gõ một câu hỏi vào thanh tìm kiếm, công cụ Tìm kiếm Doanh nghiệp sẽ khớp câu hỏi đó với dữ liệu liên quan đã được lập chỉ mục để cung cấp kết quả.

Lợi ích của Tìm kiếm Doanh nghiệp là gì?

Ngày càng có nhiều công ty ở mọi quy mô chuyển sang phần mềm Tìm kiếm Doanh nghiệp để vượt qua cảnh quá tải ứng dụng, phá vỡ các giọt nước và cung cấp cho công nhân cách truy cập thông tin đơn giản nhưng mạnh mẽ. Và nhiều người thấy kết quả tức thì, ấn tượng. Dưới đây là một số lợi ích của phần mềm Tìm kiếm Doanh nghiệp.

Nâng cao năng suất của nhân viên

Khi mỗi công nhân có sẵn tri thức tập thể của công ty ngón tay, họ sẽ dành ít thời gian tìm kiếm thông tin hoặc kiểm tra lại, và nhiều thời gian làm công việc họ được thuê làm. Đã được chứng minh rằng Tìm kiếm Doanh nghiệp có thể tăng đáng kể năng suất của công nhân.

Hiệu quả của công ty tăng lên

Nếu mỗi công nhân có thể truy cập thông tin đáng tin cậy nhanh chóng và qua đó nâng cao năng suất, hiệu quả của công ty cũng được cải thiện. Quyết định được đưa ra nhanh hơn, dự án thường hoàn thành đúng hẹn hơn và sản phẩm được vận chuyển nhanh hơn.

Sự hài lòng của khách hàng cao hơn

Tìm kiếm Doanh nghiệp có thể cải thiện điểm CSAT và NPS của một công ty. Khi nhân viên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng có thể tìm thấy thông tin đáng tin cậy nhanh chóng, điều đó có nghĩa là họ có thể phản hồi cho khách hàng nhanh hơn và giảm nguy cơ chia sẻ thông tin không đầy đủ hoặc không chính xác.

Hợp tác giữa các nhóm tốt hơn

Để nhân viên trên các nhóm khác nhau hợp tác một cách hiệu quả, họ cần hiểu về ưu tiên, công việc và điểm mạnh của nhóm khác. Ở nhiều nơi làm việc hiện đại, thông tin cụ thể cho từng nhóm được tách biệt trong các công cụ mà mỗi nhóm sử dụng. Nhưng với Enterprise Search, nhân viên có thể tiếp cận kiến thức của các nhóm họ không tham gia và kết quả là cải thiện chất lượng của sự hợp tác của họ.

Giảm chi phí thông qua việc tập trung công cụ

Khi một công ty có một công cụ Enterprise Search hoạt động tốt, họ có thể hủy bỏ đăng ký các công cụ khác và tập trung tech stack của họ. Sản phẩm Tìm kiếm Doanh nghiệp của Guru bao gồm wiki và khả năng mạng nội bộ, có nghĩa là các công ty có thể nhận được lợi ích của ba sản phẩm trong một platform mạnh mẽ.

Các tính năng Tìm kiếm Doanh nghiệp quan trọng nhất là gì?

Danh mục Tìm kiếm Doanh nghiệp đã tăng trưởng trong những năm gần đây và với sự đột phá của công nghệ AI sinh sản, tốc độ tăng trưởng đó sẽ được tăng tốc.

Tuy nhiên, không tất cả các sản phẩm Tìm kiếm Doanh nghiệp đều giống nhau. Một số ưu tiên các khả năng cụ thể hơn nhưng có một số tính năng cơ bản không thể thiếu trên mọi nền tảng. Dưới đây là một tổng quan về các tính năng quan trọng hơn cần tìm kiếm khi xem xét phần mềm Tìm kiếm Doanh nghiệp cho công ty của bạn.

Các kết nối và tích hợp

Hiệu quả của một sản phẩm Tìm kiếm Doanh nghiệp thường phụ thuộc vào số lượng kết nối mà nó có hoặc sự dễ dàng thêm mới các kết nối. Nếu một công ty có nhiều dữ liệu trong cơ sở kiến thức hoặc nền tảng CRM nhưng không thể kết nối với công cụ Tìm kiếm Doanh nghiệp của mình, họ sẽ không thấy nhiều lợi ích. Các kết nối và các kết nối là yếu tố quan trọng để kết hợp tất cả các hệ thống của một công ty và cung cấp cho nhân viên truy cập đến kiến thức tổng hợp của công ty, dù cho nó được lưu trữ ở đâu.

Kiểm soát quyền

Đối với phần mềm Tìm kiếm Doanh nghiệp để mang lại giá trị có ý nghĩa cho một công ty, cần phải có một hệ thống kiểm soát quyền nghiêm ngặt đặt ở vị trí. Điều này quan trọng để đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm không được chia sẻ không cần thiết với nhân viên không được phép truy cập. Ngoài ra, các bộ điều khiển quyền mạnh mẽ có thể giúp tạo trải nghiệm cá nhân hóa hơn cho người dùng, chia sẻ kết quả có tính tới vị trí, chức vụ, độ tuổi và hoạt động gần đây trên nền tảng của nhân viên.

Bảo mật và riêng tư

Mặc dù sự rộng lớn của quyền truy cập vào dữ liệu mà một công cụ Tìm kiếm Doanh nghiệp có, rất quan trọng rằng phần mềm tuân thủ theo chính sách bảo mật của mỗi công ty, có các chứng nhận cần thiết như SOC2 và tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu liên quan, như GDPR. Khi một sản phẩm Tìm kiếm Doanh nghiệp có chính sách bảo mật và quyền riêng tư mạnh mẽ, người dùng có thể tự tin rằng dữ liệu nội bộ của họ sẽ không được chia sẻ với bất kỳ bên thứ ba nào mà không có sự hiểu biết của họ.

Độ chính xác dữ liệu

Một công cụ Tìm kiếm Doanh nghiệp chỉ tốt như dữ liệu mà nó truy cập được. Như câu ca dao: Dữ liệu xấu vào, dữ liệu xấu ra. Do đó, quan trọng là phần mềm Tìm kiếm Doanh nghiệp có cơ chế đánh giá chất lượng của dữ liệu mà nó sử dụng để đảm bảo người dùng có thể tin tưởng vào kết quả họ nhận được. Đây là một khả năng mà Guru tự hào, đó là lý do tại sao chúng tôi đã phát triển một trung tâm đào tạo trí tuệ nhân tạo để đảm bảo rằng chất lượng dữ liệu luôn được cải thiện.

Trí tuệ nhân tạo

Các khả năng AI không còn là “nice to have” trong phần mềm Tìm kiếm Doanh nghiệp. Chúng là cần thiết. Các nền tảng Tìm kiếm Doanh nghiệp hiện đại cần cung cấp cho nhân viên khả năng nhập câu hỏi hoặc truy vấn, tìm kiếm trên tất cả các ổ thông tin của công ty và nhận kết quả cá nhân hóa bằng ngôn ngữ tự nhiên. Công nghệ AI sinh sản đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra loại trải nghiệm này và hiện là một tính năng cơ bản của bất kỳ sản phẩm Tìm kiếm Doanh nghiệp nào.

Top Các Nền Tảng Phần Mềm Tìm Kiếm Doanh Nghiệp

Trong những năm gần đây, số lượng các sản phẩm Tìm kiếm Doanh nghiệp trên thị trường đã tăng mạnh, được tăng cường bởi các tiến triển trong công nghệ AI. Với khả năng cung cấp cho nhân viên truy cập ngay lập tức đến thông tin được lưu trữ trên các ứng dụng và hệ thống của họ, công cụ này có khả năng phá vỡ các silo, giải quyết quá tải ứng dụng và tăng năng suất của nhân viên.

Trong bài viết này, chúng tôi giải thích Tìm kiếm Doanh nghiệp là gì, chúng tôi tìm hiểu một số lợi ích của nó và định rõ các tính năng quan trọng. Nếu bạn đang nghiên cứu các lựa chọn Tìm kiếm Doanh nghiệp, hãy đọc về phần mềm Tìm kiếm Doanh nghiệp tốt nhất.

‍

Nhận điểm quan trọng 🔑🥡🍕

Tìm kiếm doanh nghiệp là gì?

Tìm kiếm doanh nghiệp là một loại phần mềm được sử dụng trong nơi làm việc cho phép nhân viên nhanh chóng tìm thông tin bằng cách tìm kiếm qua dữ liệu nội bộ, tài liệu và ứng dụng của công ty. Có một vài loại tìm kiếm doanh nghiệp khác nhau, bao gồm tìm kiếm thống nhất, tìm kiếm liên kết và tìm kiếm doanh nghiệp, chúng rộng lớn và tương tự nhau nhưng có sự khác biệt nhỏ nhưng quan trọng.

Những tính năng chính của tìm kiếm doanh nghiệp là gì?

Các tính năng chính của tìm kiếm doanh nghiệp là: các kết nối và tích hợp, kiểm soát quyền, bảo mật và riêng tư, độ chính xác dữ liệu và trí tuệ nhân tạo.

‍

Lợi ích của tìm kiếm doanh nghiệp là gì?

Các lợi ích của tìm kiếm doanh nghiệp bao gồm tăng năng suất, tăng cường hiệu quả của công ty, khách hàng hài lòng hơn, cải thiện sự cộng tác trong nơi làm việc và tiết kiệm chi phí do việc tổng hợp các công cụ.

‍

Làm thế nào Tìm Kiếm Doanh Nghiệp hoạt động?

Enterprise search works by crawling and indexing content from various systems, enriching it with metadata, and using AI or algorithms to return relevant results based on user queries.

What is the difference between enterprise search and web search?

The difference between enterprise search and web search is that enterprise search retrieves data from private, internal company sources, while web search indexes public internet content.

‍

What is Microsoft enterprise search?

Microsoft enterprise search refers to tools like Microsoft Search and SharePoint Search, which let users find information across Microsoft 365 apps and services.

‍

What is the difference between Elasticsearch and enterprise search?

The difference between Elasticsearch and enterprise search is that Elasticsearch is a powerful open-source search engine used to build search functionality, while enterprise search refers to the broader solution for searching internal business content, which may use Elasticsearch as a backend.

‍

What is an example of enterprise search?

An example of enterprise search is a unified search bar that lets employees find documents, support tickets, or knowledge base articles across Google Drive, Slack, Salesforce, and SharePoint.

‍

What are some examples of enterprise computing?

Examples of enterprise computing include systems for enterprise resource planning (ERP), customer relationship management (CRM), cloud platforms, and enterprise search tools that help manage data and processes at scale.