מה זה חיפוש ארגוני?

איך זה עובד, למה זה חשוב, ומה לחפש בפתרון

חיפוש ארגוני הוא תהליך של חיפוש מידע ממערכות, כלים ומאגרי תוכן בחברה באמצעות ממשק חיפוש יחיד. זה מאפשר לעובדים למצוא ידע רלוונטי - מהר - לא משנה היכן המידע הזה מאוחסן.

מה זה חיפוש ארגוני?

חיפוש ארגוני הוא השימוש בטכנולוגיית חיפוש לאינדексה, לאחזור ולהצגת תוכן ממקורות פנימיים מרובים בתוך ארגון. מקורות אלה כוללים בדרך כלל מסמכים, מסדי נתונים, דואר אלקטרוני, וויקי, אינטרנט פנימי ופלטפורמות בענן.

להבדל ממנועי חיפוש ציבוריים ברשת, חיפוש ארגוני מותאם לשימוש פנימי מאובטח, מסייע לעובדים לאתר מהר את המידע המדויק שצריכים בתוך נתונים ממוקנים ולא ממוקנים.

למה חיפוש ארגוני חשוב?

ארגונים מודרניים יוצרים ומאחסנים נפחים עצומים של מידע. אך בלעדי דרך אמינה לחיפוש במידע הזה, קל לקבל תבניות אי שוות או לשכוח את הידע.

חיפוש ארגוני מתעסק באשליית זאת על ידי:

• הופחתת זמן החיפוש: ניתן לכורים לאבד עד 30% מיומם רק בחיפוש למידע. חיפוש ארגוני עושה את זה בצורה משמעותית על ידי הצגת התשובות הנכונות בשניות.
  
  
• שיפור תהליכי הקבלת ההחלטות: עם גישה נוחה יותר למסמכים, הבנה והקשר, צוותים יכולים לפעול מהר ובביטחון יותר. לכך נובעות תוצאות עקביות יותר ופחות השהיות.
  
  
• שימור ידע ארגוני: כשקבוצות צומחות ומתפתחות, חיפוש ארגוני מבטיח שידע מהעבר נשמר לגילוי, ולא לטמיע. זה שומר על הידע המיוחד בנגישות לאחר שפרויקטים או אנשים עוברים לשלב הבא.
  
  

מה עושה חיפוש ארגוני?

מערכות חיפוש ארגוני מאחדות גישה למקורות נתונים מרובים, באמצעות תכניקות כמו אינדוקס העבודה, עיבוד שפה טבעית (NLP), ודרגת הרלוונטיות. להלן כיצד זה עובד:

• זינוק ואינדוקס תוכן: המערכת מתחברת לפלטפורמות פנימיות (לדוג' Google Drive, SharePoint, Confluence) ויוצרת אינדקס של תוכנם. תהליך זה מאפשר חיפוש בין נתונים שאחרת לא היו מחוברים.
  
  
• נירמליזציה ומעשיר נתונים: מטא-נתונים מתווספים על מנת לשפר איכות חיפוש - כגון תגים, מידע על המחבר, או סוגי קבצים. מבנה זה מסייע ליישר בדיוק חיפוש וארגון.
  
  
• הבנת שאילתות: NLP פושר את רצון המשתמש, גם אם השאילתא אינה מנוסחת בצורה מושלמת. מחליף את הפער בין איך אדם חושב לאיך הנתונים מאוחסנים.
  
  
• דירוג והצגת תוצאות: תוצאות מסודרות לפי רלוונטיות, פופולריות, חדשנות, או כללים בהתאמה אחרים. זה מבטיח שהתוכן הכי שימושי עולה לראש וישאר רשימה.
  
  

מהן יתרונות חיפוש ארגוני?

חיפוש ארגוני מציע מגוון יתרונות שעוזרים לצוותים לעבוד בצורה חכמה יותר, מהירה יותר ובאופן שיתופי פעולה יותר בכל הארגון.

• גישה מהירה לידע: על פי דו''ח אנטומיה של העבודה של Asana, 26% מהעובדים אומרים כי הם פחות יוצרים בעבודה עקב העומס של האפליקציות. עם חיפוש ארגוני, הם יכולים להפחית את גריעת התזוזה בין אפליקציות לאיתור קבצים, אימיילים או פרויקטים מהעבר. המשתמשים יכולים להתמקד יותר בביצוע מאשר בחיפוש.
  
  
• חוויית עובד מושלמת יותר: צוותים יכולים להישאר בזריזות, לקבל תשובות ללא צורך להפריע לאחרים או לחפש בתיקיות. זה ממעט בכעס ומגביר ביצועים.
  
  
• שיפור בשיתוף פעולה: ראיות משותפות למשאבים עוזרות לצוותים להתאים ולבנות על עבודת זולתם. זה ממריץ הבנה ציבורית ושימוש חוזר.
  
  
• יכולת להשתמש בתוכן מחדש: למצוא ולהשתמש מחדש במסמכים, תבניות ונכסים שכבר קיימים במקום ליצירה מחדש. זה מונע שכפול ומעלה את היעילות.
  
  
• קיימות חוזקה יותר: עם אינדוקסציה מרכזית, קל יותר להבטיח כי מדיניות קריטית או תוכן משפטי זמינים ומעודכנים. זה גם מוריד את סיכוני המידע השקול.
  
  

מהם האופטימים המרכזיים של חיפוש ארגוני?

הפתרונות היעילים ביותר לחיפוש ארגוני משתפים כמה תכונות יסודיות שמבטיחות התרחבות, אבטחה ורלוונטיות בקרב הארגון שלך.

• אינדקסציה מאוחדת: משלבת מידע ממספר מערכות ויישומים לחוויית חיפוש אחת ויחידה. זה מספק מבט עקבי על הידע בארגון.
  
  
• כיוון רלוונטי: משתמש בלמידת מכונה, סינונים ומשוב לשפר את איכות תוצאות החיפוש לאורך הזמן. זה עוזר לוודא שהחיפוש ממשיך להשתפר עם השימוש המתרבה.
  
  
• אבטחה והרשאות: מבטיח שמשתמשים רק רואים תוכן שהם מורשים לגשת אליו. זה מגן על מידע רגיש ופועל על דרישות התאמה.
  
  
• קיימות סבילית: עוסקת בהגדלת נפח התוכן מבלי לאט את העבודה. הביצועים חייבים להישאר גבוהים בעוד שמאגרי הידע גדלים.
  
  
• מותאמות: מאפשרות תצורת הגיון בין מרכאות, מקורות חיפוש וממשק משתמש להתאמה לצרכי עסקיים. פלטפורמה גמישה מסתאם לדרך שבה צוותיך עובדים.
  
  

תכונות לעיון בתוכנת חיפוש ארגונית

כאשר אתה מעריך תוכנת חיפוש ארגונית, התכונות המרכזיות הללו יכולות לעזור לך למצוא פתרון שמשפר חוויית חיפוש דיוקנית, אישית ונמצאת בשלבי גידול.

• חיפוש סמנטי: מבין את המשמעות של השאילתות, לא רק התאמות מילות מפתח. זה עוזר למשתמשים לקבל תוצאות טובות יותר גם עם פניאה או פרסומת לא מדוייקת.
  
  
• חיפוש מאוחד: חיפושים חוצי מערכות או תיקיות מרביות בזמן אמת. הוא מספק תוצאות מקיפות ממערכות שונות במקום אחד.
  
  
• אינטגרציות: מתחברת לכלי הקיימים שלך כמו Slack, Salesforce, SharePoint, או Zendesk. אינטגרציה חלקית מעלה את האימות והשימושיות.
  
  
• אישיות: מותאמת תוצאות על סמך התנהגות המשתמש, התפקיד, או העדפות. זה מבטיח חוויות חיפוש רלוונטיות יותר, חוסך בזמן.
  
  
• ניתוחים: מעקב אחר תבניות שימוש, תוכן פופולרי, וחיפושים נכשלים. התובנות הללו מסייעות לצוותים לבצע אופטימיזציה שוטפת של רצונות הידע שלהם.
  
  
• שדרוגים בAI: תכונות כמו הצעות חכמות או תיוג אוטומטי מפכים את המערכת להיות יותר אינטליגנטית במהלך הזמן. AI מפכה את החיפוש להיות פרואקטיבי ומותאם.
  
  

דוגמאות לחיפוש תאגידי

הנה כיצד נראה חיפוש תאגידי בפעולה:

• צוותי תמיכה לקוחות: למשוך במהירות מאמרי עזר או תיק תיקים במהלך שיחה ותיחום עם לקוח, ומפחית זמן טיפול. זה מוביל לפתרון מהיר ושביעות רצון גבוהה.
  
  
• נציגי מכירות: לחפש מצגות מוצר, גליונות מחיר, או מידע על מתחרים במהלך שיחות חיות. הכוח נותן לנציגים להגיב בביטחון ומהירות.
  
  
• צוותי משאבי אנוש: למצוא מדיניות פנימית או תיעוד על תהליכי גיוס ללא תלות בתיקי משותפים או הידע השבטי. זה עוזר להפחית תהליכים ולהפחית בלבול.
  
  
• צוותי הנדסה: לאחזר מפרטים, מסמכי API, או דיווחים על אירועים קודמים מעבר למספר פלטפורמות. זה מפחית שכפול ומאיץ מחזורי פיתוח.
  
  
• חיפוש בכל החברה: נתן לכל עובד מקום אחד למצוא את מה שצריך - על פני כלים, צוותים, ופורמטים. זה פורץ סילואים ומניע איחוד.
  
  

סוגי חיפוש במוסד

• חיפוש באינטרנט: מתמקד באיתור תוכן המאוחסן באינטרנט הארגוני או במערכת ניהול תוכן. מתאים לתוכן סטטי או מעוצב המשמש במחלקות שונות.
  
  
• חיפוש בכרטיסיית ה-Rimuin: מחפש כרטיסיים או שרתים אישיים. זה מוגבל יותר בתחום המעשי ולא ניתן להתגבר עליו עבור קבוצות.
  
  
• חיפוש רכסי ענן: פתרונות SaaS ממורכזים המתחברים לכלים מודרניים כמו Google Workspace, Microsoft 365, ו-Notion. כלים אלה גמישים ומיועדים לצוותים מרוחקים או מבוססים היברידי.
  
  
• חיפוש פדרטי: שואל מקורות מרובים, פזורים בו זמנית וממזג תוצאות. פעולה זו מבטיחה למשתמשים תצוגה אחידה של תוכן המאוחסן בכל הארגון.
  
  
• חיפוש המוזן בAI: משתמש ב-NLP, זיהוי כוון, ונתוני שימוש לספק תוצאות אישיות וניבויות. מערכות אלה משפרות בזמן עם כל אינטראקציה של חיפוש.

סיכום

חיפוש הארגון מעצים צוותים לשבור דרך בין סילואי מידע, לעבוד ביעילות יותר, ולגשת לידע שהם צריכים - מתי ואיפה שזקוקים אליו. בין אם אתה משפר את הפרודוקטיביות של העובד, מאיץ את התמיכה, או משתפל בידע בכלים, הפתרון הנכון לחיפוש הארגון עשוי להביא את כל ההבדל.

סקרן איך זה עובד בפועל? צפה בהדגמה שלנו כדי לראות כיצד חיפוש הארגון המופעל על ידי AI של Guru מספק תשובות מהימנות ישירות בתהליך העבודה שלך.

‍

‍