Apa Itu Pencarian Perusahaan?

Bagaimana Cara Kerjanya, Mengapa Penting, dan Apa yang Harus Dicari dalam Sebuah Solusi

Pencarian perusahaan adalah proses pengambilan informasi dari berbagai sistem, alat, dan repositori konten perusahaan menggunakan antarmuka pencarian tunggal. Ini memungkinkan karyawan menemukan pengetahuan relevan—dengan cepat—terlepas dari di mana informasi tersebut disimpan.

Apa Itu Pencarian Perusahaan?

Pencarian perusahaan mengacu pada penggunaan teknologi pencarian untuk mengindeks, mengambil, dan menampilkan konten dari berbagai sumber internal dalam sebuah organisasi. Sumber-sumber ini sering mencakup dokumen, basis data, surel, wiki, intranet, dan platform berbasis awan.

Berbeda dengan mesin pencari web publik, pencarian perusahaan dirancang untuk penggunaan internal yang aman, membantu karyawan dengan cepat menemukan informasi yang tepat yang dibutuhkan melintasi data terstruktur dan tidak terstruktur.

Mengapa Pencarian Perusahaan Penting?

Organisasi modern menghasilkan dan menyimpan volume informasi yang besar. Namun tanpa cara pencarian yang dapat diandalkan melintasi informasi tersebut, sangat mudah bagi pengetahuan untuk menjadi terpisah atau terlupakan.

Pencarian perusahaan mengatasi hal ini dengan:

• Mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pencarian: Pekerja dapat kehilangan hingga 30% dari hari kerja mereka hanya untuk mencari informasi. Pencarian perusahaan memangkas waktu tersebut secara signifikan dengan menampilkan jawaban yang tepat dalam hitungan detik.
  
  
• Meningkatkan pengambilan keputusan: Dengan akses yang lebih mudah ke dokumen, wawasan, dan konteks, tim dapat bertindak lebih cepat dan lebih percaya diri. Ini menghasilkan hasil yang lebih konsisten dan lebih sedikit keterlambatan.
  
  
• Mempertahankan pengetahuan institusional: Saat tim tumbuh dan berkembang, pencarian perusahaan memastikan pengetahuan masa lalu tetap bisa ditemukan, tidak terkubur. Ini menjaga keahlian berharga tetap dapat diakses jauh setelah proyek atau orang berpindah.
  
  

Apa yang Dilakukan Pencarian Perusahaan?

Sistem pencarian perusahaan menyatukan akses ke berbagai sumber data, menggunakan teknik seperti pengindeksan, pemrosesan bahasa alami (NLP), dan peringkat relevansi. Begini cara kerjanya:

• Menelusuri dan mengindeks konten: Sistem ini terhubung ke platform internal (mis., Google Drive, SharePoint, Confluence) dan membuat indeks konten mereka. Proses ini memungkinkan untuk melakukan pencarian melintasi data yang sebelumnya tidak terhubung.
  
  
• Menormalisasi dan memperkaya data: Metadata ditambahkan untuk meningkatkan kualitas pencarian—seperti tag, informasi pengarang, atau tipe file. Struktur ini membantu menyempurnakan akurasi pencarian dan organisasi.
  
  
• Memahami pertanyaan: NLP menginterpretasikan tujuan pengguna, bahkan jika pertanyaannya tidak diformulasikan dengan sempurna. Ini menjembatani kesenjangan antara bagaimana orang berpikir dan bagaimana data disimpan.
  
  
• Memberikan peringkat dan menampilkan hasil: Hasil disortir berdasarkan relevansi, popularitas, kebaruan, atau aturan-aturan lain yang dikonfigurasi. Ini memastikan bahwa konten paling berguna muncul ke permukaan.
  
  

Apa Manfaat dari Pencarian Perusahaan?

Pencarian enterprise menawarkan serangkaian manfaat yang membantu tim bekerja lebih cerdas, lebih cepat, dan lebih kolaboratif di seluruh organisasi.

• Akses lebih cepat ke pengetahuan: Menurut Laporan Anatomy of Work Index Asana, 26% pekerja mengatakan mereka kurang produktif di tempat kerja karena kelebihan aplikasi. Dengan pencarian enterprise, mereka dapat mengurangi gesekan saat beralih antar aplikasi untuk mencari file, email, atau proyek yang sudah berlalu. Pengguna dapat lebih fokus pada eksekusi daripada mencari.
  
  
• Pengalaman karyawan yang lebih baik: Tim dapat tetap dalam aliran, mendapatkan jawaban tanpa harus mengganggu orang lain atau menggali melalui folder. Hal ini mengurangi frustrasi dan meningkatkan produktivitas.
  
  
• Kolaborasi yang lebih baik: Visibilitas bersama ke dalam sumber daya membantu tim menyelaraskan dan membangun atas pekerjaan orang lain. Ini mendorong pemahaman lintas fungsional dan penggunaan kembali.
  
  
• Penggunaan kembali konten: Temukan dan manfaatkan kembali dokumen, templat, dan aset yang sudah ada daripada membuat dari awal. Hal ini mencegah duplikasi dan meningkatkan efisiensi.
  
  
• Kepatuhan yang lebih kuat: Dengan indeks sentral, lebih mudah untuk memastikan kebijakan kritis atau konten hukum dapat diakses dan diperbarui. Ini juga mengurangi risiko informasi yang salah.
  
  

Apa Saja Aspek Kunci Pencarian Enterprise?

Solusi pencarian enterprise paling efektif memiliki beberapa karakteristik inti yang memastikan skalabilitas, keamanan, dan relevansi di seluruh organisasi Anda.

• Indeks bersatu: Menggabungkan data dari beberapa sistem dan aplikasi ke dalam satu pengalaman yang dapat dicari. Ini memberikan tampilan konsisten atas pengetahuan di seluruh organisasi.
  
  
• Penyetelan Relevansi: Menggunakan pembelajaran mesin, filter, dan umpan balik untuk meningkatkan kualitas hasil pencarian dari waktu ke waktu. Ini membantu memastikan pencarian terus meningkat seiring penggunaan bertambah.
  
  
• Keamanan dan izin: Memastikan pengguna hanya melihat konten yang mereka berwenang akses. Ini melindungi informasi sensitif dan menegakkan persyaratan kepatuhan.
  
  
• Skalabilitas: Menangani peningkatan volume konten tanpa melambat. Kinerja harus tetap tinggi seiring perkembangan repositori pengetahuan.
  
  
• Dapat disesuaikan: Memungkinkan konfigurasi logika peringkat, sumber pencarian, dan UI untuk sesuaikan kebutuhan bisnis. Platform yang fleksibel menyesuaikan dengan cara kerja tim Anda.
  
  

Fitur yang Harus Dicari dalam Perangkat Lunak Pencarian Enterprise

Saat mengevaluasi perangkat lunak pencarian enterprise, fitur kunci ini dapat membantu Anda menemukan solusi yang memberikan pengalaman pencarian yang akurat, personal, dan skalabel.

• Pencarian Semantik: Memahami makna di balik kueri, bukan hanya padanan kata kunci. Ini membantu pengguna mendapatkan hasil yang lebih baik bahkan dengan frasa yang samar atau tidak tepat.
  
  
• Pencarian Federatif: Mencari di berbagai platform atau repositori secara real time. Ini memberikan hasil komprehensif dari sistem yang berbeda dalam satu tempat.
  
  
• Integrasi: Terhubung dengan alat-alat yang sudah ada seperti Slack, Salesforce, SharePoint, atau Zendesk. Integrasi yang mulus meningkatkan adopsi dan kegunaan.
  
  
• Personalisasi: Menyajikan hasil berdasarkan perilaku pengguna, peran, atau preferensi. Ini memastikan pengalaman pencarian yang lebih relevan dan menghemat waktu.
  
  
• Analitik: Melacak pola penggunaan, konten populer, dan pencarian yang gagal. Wawasan ini membantu tim secara kontinu mengoptimalkan strategi pengetahuan mereka.
  
  
• Peningkatan kecerdasan AI: Fitur-fitur seperti saran pintar atau penambahan tag otomatis membuat sistem lebih cerdas dari waktu ke waktu. AI membuat pencarian lebih proaktif dan adaptif.
  
  

Contoh Pencarian Perusahaan

Beginilah tampilan pencarian perusahaan dalam aksi:

• Tim dukungan pelanggan: Cepat menampilkan artikel bantuan atau riwayat kasus saat chatting dengan pelanggan, mengurangi waktu penanganan. Ini mengarah pada resolusi yang lebih cepat dan kepuasan yang lebih tinggi.
  
  
• Perwakilan penjualan: Mencari dek produk, lembar harga, atau informasi pesaing selama panggilan langsung. Ini memberdayakan perwakilan untuk merespons dengan percaya diri dan kecepatan.
  
  
• Tim HR: Menemukan kebijakan internal atau dokumentasi onboarding tanpa bergantung pada folder bersama atau pengetahuan kelompok. Ini membantu menyederhanakan proses dan mengurangi kebingungan.
  
  
• Tim teknik: Mengambil spesifikasi, dokumen API, atau laporan insiden sebelumnya dari berbagai platform. Ini mengurangi duplikasi dan mempercepat siklus pengembangan.
  
  
• Pencarian di seluruh perusahaan: Memberikan setiap karyawan satu tempat untuk menemukan apa yang mereka butuhkan—melintasi alat, tim, dan format. Ini meruntuhkan silo dan mendorong penyelarasan.
  
  

Jenis-Jenis Pencarian Perusahaan

• Pencarian Intranet: Berfokus pada menemukan konten yang disimpan di intranet perusahaan atau CMS. Terbaik untuk konten statis atau terstruktur yang digunakan di berbagai departemen.
  
  
• Pencarian Desktop atau Lokal: Mencari dalam perangkat individu atau server. Ini lebih terbatas dalam cakupan dan tidak dapat diskalakan untuk tim.
  
  
• Pencarian Perusahaan Berbasis Awan: Solusi SaaS terpusat yang terhubung dengan alat-alat modern seperti Google Workspace, Microsoft 365, dan Notion. Alat-alat ini fleksibel dan dirancang untuk tim remote atau hibrida.
  
  
• Pencarian Federasi: Meminta berbagai sumber yang berbeda secara bersamaan dan menggabungkan hasil. Ini memastikan pengguna mendapatkan pandangan bersatu atas konten yang disimpan di seluruh organisasi.
  
  
• Pencarian yang Didukung AI: Memanfaatkan NLP, pengenalan niat, dan data penggunaan untuk memberikan hasil yang dipersonalisasi dan prediktif. Sistem-sistem ini meningkat dari waktu ke waktu dengan setiap interaksi pencarian.

Peran Tingkat Senior

Pencarian perusahaan memberdayakan tim untuk menembus silo informasi, bekerja lebih efisien, dan mengakses pengetahuan yang mereka butuhkan—kapan dan di mana pun mereka membutuhkannya. Apa pun yang Anda tingkatkan produktivitas karyawan, mempercepat dukungan, atau meningkatkan pengetahuan melintasi alat, solusi pencarian perusahaan yang tepat dapat membuat perbedaan besar.

Penasaran bagaimana cara kerjanya secara langsung? Lihat demo kami untuk melihat bagaimana pencarian perusahaan yang didukung AI oleh Guru memberikan jawaban terpercaya langsung di alur kerja Anda.

‍

\\u200d