Предприятийский поиск - это процесс извлечения информации из систем, инструментов и репозиториев контента компании с использованием единого интерфейса поиска. Он позволяет сотрудникам быстро находить соответствующие знания, независимо от того, где хранится эта информация.

Что такое предприятийский поиск?

Предприятийский поиск означает использование технологии поиска для индексации, извлечения и отображения контента из нескольких внутренних источников в организации. Эти источники часто включают документы, базы данных, электронные письма, вики, внутренние порталы и облачные платформы.

В отличие от общедоступных поисковых систем в интернете, предприятийский поиск предназначен для безопасного внутреннего использования, помогая сотрудникам быстро находить точную информацию, необходимую им, в структурированных и нетрадиционных данных.

Почему предприятийский поиск важен?

Современные организации создают и хранят огромные объемы информации. Но без надежного способа поиска по этой информации легко происходит узкое место или она может быть забыта.

Предприятийский поиск решает эту проблему:

Сокращение времени, затрачиваемого на поиск: Сотрудники теряют до 30% рабочего дня, просто ища информацию. Предприятийский поиск значительно сокращает это время, предоставляя правильные ответы за считанные секунды.
Улучшение принятия решений: Благодаря более легкому доступу к документам, идеям и контексту команды могут действовать быстрее и увереннее. Это приводит к более стабильным результатам и меньшим задержкам.
Сохранение институциональных знаний: По мере роста и развития команд предприятийский поиск обеспечивает сохранение прошлых знаний, не позволяя им быть забытыми. Ценные знания остаются доступными долго после завершения проектов или ухода сотрудников.

Что делает предприятийский поиск?

Системы предприятийского поиска объединяют доступ к различным источникам данных с использованием методов, таких как индексация, обработка естественного языка (NLP) и ранжирование по релевантности. Вот как это работает:

Обход и индексирование контента: Система подключается к внутренним платформам (например, Google Drive, SharePoint, Confluence) и создает индекс их содержимого. Этот процесс позволяет искать по ранее отсоединенным данным.
Нормализация и обогащение данных: Добавляется метаданные для улучшения качества поиска - такие как теги, информация о авторе или типы файлов. Эта структура помогает улучшить точность и организацию поиска.
Понимание запросов: NLP интерпретирует намерения пользователя, даже если запрос сформулирован неидеально. Он сокращает разрыв между тем, как люди мыслят и как данные хранятся.
Ранжирование и отображение результатов: Результаты сортируются по релевантности, популярности, новизне или другим настроенным правилам. Это гарантирует, что наиболее полезный контент поднимается наверх.

Каковы преимущества предприятийского поиска?

Enterprise search offers a range of benefits that help teams work smarter, faster, and more collaboratively across the entire organization.

Быстрый доступ к знаниям: Согласно отчету Индекс Вида работы Asana, 26% работников заявляют, что они менее продуктивны на работе из-за перегрузки приложениями. С помощью корпоративного поиска они могут снизить трение при переходе между приложениями для поиска файлов, электронных писем или предыдущих проектов. Пользователи могут сосредотачиваться больше на выполнении, чем на поиске.
Лучший опыт сотрудников: Команды могут находить ответы, не прерывая других или копаясь в папках. Это уменьшает раздражение и повышает производительность.
Улучшенное сотрудничество: Общая видимость ресурсов помогает командам выравниваться и строить на основе работы других. Это способствует пониманию между функциональными областями и повторному использованию.
Повторное использование контента: Находите и повторно используйте документы, шаблоны и ресурсы, которые уже существуют, вместо создания с нуля. Это предотвращает дублирование и повышает эффективность.
Укрепленное соблюдение: Благодаря централизованному индексированию легче гарантировать доступность и актуальность критических политик или юридического контента. Это также снижает риск недостоверной информации.

Каковы ключевые аспекты корпоративного поиска?

Наиболее эффективные решения корпоративного поиска имеют несколько основных характеристик, которые обеспечивают масштабируемость, безопасность и актуальность по всей вашей организации.

Объединенный индекс: Совмещает данные из различных систем и приложений в один поиск. Это обеспечивает последовательное представление знаний по всей организации.
Настройка актуальности: Использует машинное обучение, фильтры и обратную связь для улучшения качества результатов поиска со временем. Это помогает обеспечить постоянное улучшение поиска с увеличением использования.
Безопасность и разрешения: Обеспечивает, чтобы пользователи видели только содержимое, к которому у них есть авторизованный доступ. Это защищает конфиденциальную информацию и обеспечивает соблюдение требований.
Масштабируемость: Обрабатывает увеличение объема контента без замедления. Производительность должна оставаться на высоком уровне по мере роста репозиториев знаний.
Настроенность под пользователя: Позволяет настраивать логику ранжирования, источники поиска и пользовательский интерфейс в соответствии с потребностями бизнеса. Гибкая платформа адаптируется к тому, как работают ваши команды.

Функции, на которые стоит обратить внимание в программном обеспечении корпоративного поиска

При оценке программного обеспечения корпоративного поиска эти ключевые функции могут помочь вам найти решение, которое обеспечивает точный, персонализированный и масштабируемый опыт поиска.

Семантический поиск: Понимает смысл запросов, а не только совпадения ключевых слов. Это помогает пользователям получать лучшие результаты даже с нечеткими или неточными фразами.
Объединенный поиск: Поиск по нескольким платформам или репозиториям в реальном времени. Это предоставляет исчерпывающие результаты из разных систем в одном месте.
Интеграции: Подключается к вашим существующим инструментам, таким как Slack, Salesforce, SharePoint или Zendesk. Плавное внедрение повышает принятие и удобство использования.
Персонализация: Адаптирует результаты на основе поведения пользователя, роли или предпочтений. Это обеспечивает более актуальные, экономящие время поисковые опыты.
Аналитика: Отслеживает шаблоны использования, популярный контент и неудачные поисковые запросы. Эти выводы помогают командам непрерывно оптимизировать свою стратегию знания.
AI улучшения: Функции, такие как умные предложения или автоматическая маркировка, делают систему более интеллектуальной со временем. AI делает поиск более активным и адаптивным.

Примеры корпоративного поиска

Вот как выглядит корпоративный поиск в действии:

Команды поддержки клиентов: Быстро находите статьи справки или историю общения с клиентом во время чата с клиентом, сокращая время обработки. Это приводит к более быстрому разрешению и повышению удовлетворенности.
Руководители по продажам: Ищите презентации продукта, ценовые листы или информацию о конкурентах во время живых звонков. Это дает возможность сотрудникам реагировать с уверенностью и быстротой.
Команды по управлению персоналом: Находите внутренние политики или документацию по встроенному обучению, не полагаясь на общие папки или тренинги персонала. Это помогает оптимизировать процессы и уменьшить путаницу.
Инженерные команды: Получите спецификации, документацию API или отчеты о прошлых инцидентах из различных платформ. Это уменьшает дублирование и ускоряет циклы разработки.
Поиск по всей компании: Предоставьте каждому сотруднику единое место для поиска всего, что им нужно — по инструментам, командам и форматам. Это ломает силосы и способствует выравниванию.

Типы корпоративного поиска

Поиск внутрикорпоративной сети: Основывается на поиске содержимого, хранящегося в корпоративной интранет-сети или СУБД. Лучше всего подходит для статичного или структурированного контента, используемого в различных отделах.
Поиск на рабочем столе или локальный поиск: Ищет индивидуальные устройства или серверы. Этот метод интересен в меньшей степени и не масштабируется для команд.
Облачный корпоративный поиск: Централизованные решения SaaS, которые соединяются с современными инструментами, такими как Google Workspace, Microsoft 365 и Notion. Эти инструменты гибкие и разработаны для удаленных или гибридных команд.
Федеративный поиск: Запросы множества различных источников одновременно и объединение результатов. Это гарантирует, что пользователи получают унифицированное представление о контенте, сохраненном по всей организации.
Поиск на основе AI: Использует NLP, распознавание намерений и данные использования для предоставления персонализированных и прогностических результатов. Эти системы улучшаются с течением времени с каждым взаимодействием в поиске.

Conclusion

Поиск предприятий позволяет командам преодолеть информационные острова, работать более эффективно и получать необходимые знания тогда и там, где они это нуждаются. Будь то увеличение производительности сотрудников, ускорение поддержки или масштабирование знаний по всем инструментам, правильное решение для предприятий поиска может сделать всю разницу.

Любопытно, как это работает на практике? Смотрите наш демо чтобы увидеть, как поиск предприятий на основе ИИ Guru предоставляет доверенные ответы прямо в рабочем процессе.

‍

Главные выводы 🔑🥡🍕

What is enterprise search?

Enterprise search is a type of workplace software that allows employees to quickly find information by searching across their company's internal data, documentation, and applications. There are a few different types of enterprise search, including unified search, federated search, and enterprise search, which are broadly similar but have subtle yet important differences.

What are the key enterprise search features?

The key features of enterprise search are: connectors and integrations, permission controls, security and privacy, data accuracy, and artificial intelligence.

‍

What are the benefits of enterprise search?

The benefits of enterprise search include higher productivity, better company efficiency, more satisfied customers, improved workplace collaboration, and cost savings as a result of consolidating tools.

‍

How does enterprise search work?

Поиск предприятий работает путем обхода и индексирования содержимого из различных систем, обогащения его метаданными и использования ИИ или алгоритмов для возврата релевантных результатов на основе запросов пользователей.

В чем разница между поиском предприятий и интернет-поиском?

Разница между поиском предприятий и интернет-поиском в том, что поиск предприятий извлекает данные из закрытых, внутренних источников компании, в то время как интернет-поиск индексирует общественный интернет-контент.

‍

Что такое предприятий поиск Microsoft?

Предприятий поиск Microsoft относится к таким инструментам, как поиск Microsoft и поиск SharePoint, которые позволяют пользователям находить информацию в приложениях и службах Microsoft 365.

‍

В чем разница между Elasticsearch и поиском предприятий?

Разница между Elasticsearch и поиском предприятий в том, что Elasticsearch — мощный поисковой движок с открытым исходным кодом, используемый для создания функционала поиска, в то время как поиск предприятий относится к более общему решению для поиска внутреннего бизнес-контента, которое может использовать Elasticsearch в качестве базы данных.

‍

Каков пример предприятий поиска?

Примером предприятий поиска является объединенная строка поиска, которая позволяет сотрудникам находить документы, заявки на поддержку или статьи базы знаний на платформах Google Drive, Slack, Salesforce и SharePoint.

‍

На какие примеры предприятий вы можете указать?

Примеры предприятий включают системы планирования ресурсов предприятия (ERP), управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), облачные платформы и инструменты предприятий поиска, которые помогают управлять данными и процессами в масштабе.