Best Practices for Sourcing and Creating Company Wide Information
Optimieren Sie die interne Kommunikation mit bewährten Verfahren zur Weitergabe von unternehmensweiten Informationen. Stellen Sie Relevanz und Handlungsfähigkeit mit den wesentlichen Fragen von Guru sicher.
Jeder glaubt, dass ihre Ankündigungen wichtig und für alle relevant sind. Das ist keine schlechte Sache; das ist die Aufgabe der Abteilungsleiter — sich auf die Ziele ihres Teams zu konzentrieren und dann sicherzustellen, dass diese Ergebnisse und Erkenntnisse geteilt werden.
Denken Sie an die schiere Menge an E-Mails, DMs und anderen Kommunikationen, die der durchschnittliche Mitarbeiter während eines Arbeitstages erhält. Mit allem Schritt zu halten, kann schwer sein, aber genau hier können angemessene interne Kommunikationspraktiken nützlich sein. Es ist die Aufgabe von internen Kommunikationsprofis, die Informationen/Wissen, die sie kommunizieren möchten, zu synthetisieren und zu übersetzen, damit alle Mitarbeiter sie verstehen können.
Bei Guru verwenden wir drei wesentliche Fragen, um sicherzustellen, dass Wissen relevant und handlungsorientiert kommuniziert wird, anstatt einfach nur zu dem "Lärm" der Arbeit beizutragen:
Für wen ist es relevant?
Ist es zeitkritisch?
Ist eine Handlung erforderlich?
Erfassen, Zusammenarbeiten und Verbessern von Inhalten
Unser interner Kommunikationsteam sendet Mitarbeitern alle zwei Wochen einen unternehmensweiten Newsletter über die Funktion "Ankündigungen" von Guru. Die gemeinsame Erstellung dieses Newsletters mit Hilfe der KI-Tools von Guru wie Assist und Answers hat den Erstellungsprozess beschleunigt und es den Teams in verschiedenen Zeitzonen erleichtert, Inhalte beizutragen. In den letzten Monaten hat die KI die Ankündigungen kontinuierlich verbessert, indem sie die Sprache vereinfacht, die Inhalte verdichtet und den Ton angepasst hat. Als Ergebnis stieg die Lesequote der unternehmensweiten Ankündigungen von 68% auf einen Durchschnitt von 89% über einen Zeitraum von vier Monaten.
Unser internes Kommunikationsteam kann das von uns geteilte Wissen weiter verbessern, indem es auf die Ankündigungen und Engagement-Daten reagiert. Zum Beispiel überprüfen wir engagementbezogene Daten von Mitarbeitern, die nicht bestätigt haben, dass sie den Newsletter gelesen haben, und führen qualitative Untersuchungen durch, um zu verstehen, warum sie sich nicht mit den Aktualisierungen beschäftigen. Mit der Unterstützung von generativer KI und unserem kollaborativen Inhaltseditor kann das Team informiertere Entscheidungen darüber treffen, was, wann und mit wem Informationen geteilt werden.
Team-spezifische Kommunikationen
Sobald Teamleiter über die Logik und den Prozess der internen Kommunikation informiert wurden, der sicherstellt, dass Mitteilungen über interne Kanäle überprüft und genehmigt werden, werden sie ermutigt, relevante und handlungsorientierte Ankündigungen an ihre jeweiligen Teams weiterzuleiten. Ein ausgezeichnetes Beispiel für dieses Szenario ist, wenn Führungskräfte ein "Vorlese"-Dokument vor einer Produktaktivierungssitzung bei Guru verteilen. Diese Praxis verbessert die Qualität synchroner Gespräche.
Ein Mitglied des Umsatzteams von Guru berichtete, dass der Empfang einer Ankündigung mit Vorlesematerial ihnen geholfen hat, alle Informationen zu konsumieren, die sie benötigen, um den wahren Zweck eines bevorstehenden Treffens zu verstehen. In diesem Fall hat ein Manager seinem Team bei der Lautstärkeregelung geholfen und ihnen Material zur Verfügung gestellt, auf das sie beim Beitritt zu einem Treffen zurückgreifen konnten, anstatt nur in Echtzeit mitzuhalten. Diese Ebene der Manager-geführten Priorisierung hilft bei der Schaffung von teamübergreifender Verantwortlichkeit, Ritualen und Informationsrückruf.
Verständnis und Ausrichtung
Das Planen von Ankündigungen im Voraus hat sich ebenfalls als sehr effektiv erwiesen. Die Fähigkeit, Kommunikationen zu planen, ist kognitiv vorteilhaft für die Empfänger, da Rituale und Kadenz Vertrauen aufbauen und das Gefühl der Überwältigung durch unerwartete Kommunikation verringern. Mitarbeiter wissen, dass sie 24 Stunden vor einer Ermöglichungssitzung oder einer Unternehmensversammlung kontinuierlich Materialien und Updates erhalten werden. Auf der anderen Seite können geschäftige Teamleiter die Vorteile der asynchronen Kommunikation nutzen, indem sie ihre Ankündigungen planen.
Kommunikation ohne Verständnis ist nur Lärm. Und Lärm und digitaler Ballast führen zu Überforderung und Belastung. Und Belastung führt zu Burnout.
Gemäß einem Harvard Business Review-Bericht aus 2021 hatten 25% der Menschen, die einen starken Sinn für ihre Arbeit hatten, keine Erfahrungen mit Burnout gemacht. Wenn wir die Priorisierung von Kommunikationen verstehen können, Maßnahmen ergreifen und zur Fokussierungszeit zurückkehren, verbinden wir uns mit den bedeutenden Teilen der Arbeit. Anstatt einfach auf "Ich habe es gelesen" zu klicken, um Benachrichtigungen zum Schweigen zu bringen und diesen gefürchteten roten Punkt loszuwerden, konsumieren Mitarbeiter jetzt Team- und Unternehmenswissen asynchron. Diese Rituale stellen sicher, dass Mitarbeitende klar darüber informiert sind, was sie wissen müssen, was sie tun müssen und bis wann.
Jeder glaubt, dass ihre Ankündigungen wichtig und für alle relevant sind. Das ist keine schlechte Sache; das ist die Aufgabe der Abteilungsleiter — sich auf die Ziele ihres Teams zu konzentrieren und dann sicherzustellen, dass diese Ergebnisse und Erkenntnisse geteilt werden.
Denken Sie an die schiere Menge an E-Mails, DMs und anderen Kommunikationen, die der durchschnittliche Mitarbeiter während eines Arbeitstages erhält. Mit allem Schritt zu halten, kann schwer sein, aber genau hier können angemessene interne Kommunikationspraktiken nützlich sein. Es ist die Aufgabe von internen Kommunikationsprofis, die Informationen/Wissen, die sie kommunizieren möchten, zu synthetisieren und zu übersetzen, damit alle Mitarbeiter sie verstehen können.
Bei Guru verwenden wir drei wesentliche Fragen, um sicherzustellen, dass Wissen relevant und handlungsorientiert kommuniziert wird, anstatt einfach nur zu dem "Lärm" der Arbeit beizutragen:
Für wen ist es relevant?
Ist es zeitkritisch?
Ist eine Handlung erforderlich?
Erfassen, Zusammenarbeiten und Verbessern von Inhalten
Unser interner Kommunikationsteam sendet Mitarbeitern alle zwei Wochen einen unternehmensweiten Newsletter über die Funktion "Ankündigungen" von Guru. Die gemeinsame Erstellung dieses Newsletters mit Hilfe der KI-Tools von Guru wie Assist und Answers hat den Erstellungsprozess beschleunigt und es den Teams in verschiedenen Zeitzonen erleichtert, Inhalte beizutragen. In den letzten Monaten hat die KI die Ankündigungen kontinuierlich verbessert, indem sie die Sprache vereinfacht, die Inhalte verdichtet und den Ton angepasst hat. Als Ergebnis stieg die Lesequote der unternehmensweiten Ankündigungen von 68% auf einen Durchschnitt von 89% über einen Zeitraum von vier Monaten.
Unser internes Kommunikationsteam kann das von uns geteilte Wissen weiter verbessern, indem es auf die Ankündigungen und Engagement-Daten reagiert. Zum Beispiel überprüfen wir engagementbezogene Daten von Mitarbeitern, die nicht bestätigt haben, dass sie den Newsletter gelesen haben, und führen qualitative Untersuchungen durch, um zu verstehen, warum sie sich nicht mit den Aktualisierungen beschäftigen. Mit der Unterstützung von generativer KI und unserem kollaborativen Inhaltseditor kann das Team informiertere Entscheidungen darüber treffen, was, wann und mit wem Informationen geteilt werden.
Team-spezifische Kommunikationen
Sobald Teamleiter über die Logik und den Prozess der internen Kommunikation informiert wurden, der sicherstellt, dass Mitteilungen über interne Kanäle überprüft und genehmigt werden, werden sie ermutigt, relevante und handlungsorientierte Ankündigungen an ihre jeweiligen Teams weiterzuleiten. Ein ausgezeichnetes Beispiel für dieses Szenario ist, wenn Führungskräfte ein "Vorlese"-Dokument vor einer Produktaktivierungssitzung bei Guru verteilen. Diese Praxis verbessert die Qualität synchroner Gespräche.
Ein Mitglied des Umsatzteams von Guru berichtete, dass der Empfang einer Ankündigung mit Vorlesematerial ihnen geholfen hat, alle Informationen zu konsumieren, die sie benötigen, um den wahren Zweck eines bevorstehenden Treffens zu verstehen. In diesem Fall hat ein Manager seinem Team bei der Lautstärkeregelung geholfen und ihnen Material zur Verfügung gestellt, auf das sie beim Beitritt zu einem Treffen zurückgreifen konnten, anstatt nur in Echtzeit mitzuhalten. Diese Ebene der Manager-geführten Priorisierung hilft bei der Schaffung von teamübergreifender Verantwortlichkeit, Ritualen und Informationsrückruf.
Verständnis und Ausrichtung
Das Planen von Ankündigungen im Voraus hat sich ebenfalls als sehr effektiv erwiesen. Die Fähigkeit, Kommunikationen zu planen, ist kognitiv vorteilhaft für die Empfänger, da Rituale und Kadenz Vertrauen aufbauen und das Gefühl der Überwältigung durch unerwartete Kommunikation verringern. Mitarbeiter wissen, dass sie 24 Stunden vor einer Ermöglichungssitzung oder einer Unternehmensversammlung kontinuierlich Materialien und Updates erhalten werden. Auf der anderen Seite können geschäftige Teamleiter die Vorteile der asynchronen Kommunikation nutzen, indem sie ihre Ankündigungen planen.
Kommunikation ohne Verständnis ist nur Lärm. Und Lärm und digitaler Ballast führen zu Überforderung und Belastung. Und Belastung führt zu Burnout.
Gemäß einem Harvard Business Review-Bericht aus 2021 hatten 25% der Menschen, die einen starken Sinn für ihre Arbeit hatten, keine Erfahrungen mit Burnout gemacht. Wenn wir die Priorisierung von Kommunikationen verstehen können, Maßnahmen ergreifen und zur Fokussierungszeit zurückkehren, verbinden wir uns mit den bedeutenden Teilen der Arbeit. Anstatt einfach auf "Ich habe es gelesen" zu klicken, um Benachrichtigungen zum Schweigen zu bringen und diesen gefürchteten roten Punkt loszuwerden, konsumieren Mitarbeiter jetzt Team- und Unternehmenswissen asynchron. Diese Rituale stellen sicher, dass Mitarbeitende klar darüber informiert sind, was sie wissen müssen, was sie tun müssen und bis wann.
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