Best Practices for Sourcing and Creating Company Wide Information

सभी मानते हैं कि उनकी घोषणाएँ महत्वपूर्ण और सभी के लिए उत्पादक हैं। यह बुरा नहीं है; यह विभाग अग्रणी का काम है — अपनी टीम के लक्ष्यों पर एक कोन्सेंट्रेट करना और उसके परिणाम और सीखों को साझा करना।

क्या सोचेंगे कि एक दिन में काम करते समय औसत कर्मचारी कितने-कितने ई-मेल, डीएम और अन्य संचार प्राप्त करते हैं। सब कुछ पर होना मुश्किल हो सकता है, लेकिन यह वहाँ उपयुक्त आंतरिक संचार अभ्यास करने के लिए है। कर्मचारियों को समझाने के लिए आंतरिक संचार पेशेवरों का काम होता है और वह जो जानकारी/ज्ञान साझा करना चाहते हैं, उसे सभी कर्मचारियों को समझाने में मदद करना होता है।

गुरु में, हम यह सुनिश्चित करने के लिए तीन आवश्यक सवालों का उपयोग करते हैं कि जब ज्ञान संप्रेषित किया जाता है, तो यह प्रासंगिक और कार्यशील हो, न कि बस काम के "शोर" में जोड़ने के लिए:

• यह किसके लिए प्रासंगिक है?
• क्या यह समय-संवेदनशील है?
• क्या कोई क्रिया आवश्यक है?

हेडलाइन 2

हमारी आंतरिक संचार टीम हर दो सप्ताह में एक कंपनी-व्यापी समाचारपत्र गुरु घोषणाओं की सुविधा के माध्यम से करती है। मिलकर इस समाचारपत्र को गुरु की सहायक की तरह AI उपकरणों जैसे सहायता और उत्तर से ड्राफ्टिंग प्रक्रिया को तेज बनाया और विभिन्न समय क्षेत्रों में टीम के लिए सामग्री में सहायता दी। पिछले कुछ महीनों में, AI ने निरंतर उत्तरों को सरल भाषा में सुनिश्चित करके सामचारों को सुधारा, सामग्री को संक्षिप्त किया और मिजाज को समायोजित किया। नतीजतन, हमारे कंपनी-व्यापी घोषणा पढ़ने की दर 68% से चार महीने की औसत 89% तक बढ़ गई।

हमारी आंतरिक संचार टीम एलान और अनुप्रयोग डेटा पर कार्रवाई करके हम साझा करने वाले ज्ञान को और भी बढ़ा सकते हैं। मिसाल के रूप में, हम उन कर्मचारियों पर उत्पाद में संवेग डेटा की समीक्षा करते हैं जिन्होंने समाचारपत्र पढ़ने की पुष्टि नहीं की है और उनके संदेशों के साथ सम्मिलित होने का कारण समझने के लिए गुणात्मक शोध करते हैं। जनरेटिव AI और हमारे सहयोगी सामग्री संपादक के समर्थन से, टीम को यह निर्णय आसानी से लेने में सक्षम है कि जानकारी किसके साथ, कब और किस तरह साझा की जाए।

टीम विशेष संचार

एक बार टीम नेता को आंतरिक संचार की तर्क और प्रक्रिया का शिक्षित किया जाता है, जिसमें सुनिश्चित किया जाता है कि संदेश आंतरिक चैनल के माध्यम से समीक्षित और मंजूर किए जाते हैं, उन्हें प्रेरित किया जाता है कि वे अपनी संबंधित टीमों को प्रवाहित और क्रियात्मक घोषणाएं पहुंचाएं। इस स्थिति का एक उत्कृष्ट उदाहरण यह है जब नेता गुरु पर उत्पाद सक्षमता सत्र के आगे एक "प्री-पठन" दस्तावेज़ वितरित करते हैं। यह अभ्यास समरेष्ठ वार्तालाप की गुणवत्ता को बढ़ाता है।

गुरु की राजस्व टीम के सदस्यों में से एक ने कहा कि पूर्व-पठन सामग्री भेजने से उन्हें सभी जानकारी प्राप्त करने के लिए उन्हें मदद मिली। इस मामले में, एक प्रबंधक ने अपनी टीम को मात्रा नियंत्रण के साथ मदद की और उन्हें समय रहते समागम में शामिल होने के लिए सामग्री दी जिसे वे वास्तविक समय में अनुसरण करने के बजाय मस-अपफोलो रहते हैं। मैनेजर-नेतृत्वित प्राथमिकता की इस परत में टीम-विशेष जिम्मेदारी, आचरण, और सूचना याद होने में मदद करती है।

समझ और समरूपता

समय से पहले घोषणाएँ न केवल एक खेल बदल लाने वाली बात रही है। प्राप्तकर्ताओं के लिए संचार की अनुसूचना योग्यता में लाभकारी है क्योंकि रिवाज़ों और लहजों से विश्वास स्थापित होता है और अप्रत्याशित संचार से संघर्ष और अधिकतम भावनाओं को कम करने में मदद मिलती है। कर्मचारी यह जानते हैं कि उन्हें माल और अपडेट को स्थायित्व से पूर्व 24 घंटे पहले प्राप्त होगा, जब एक सक्षमता सत्र या कंपनी की बैठक होगी। दूसरी ओर, व्यस्त टीम नेताओं को अपने घोषणाएँ अनुक्रमित करके आसिंक्रोनस संचार के लाभों को स्वीकारने की क्षमता होती है।

समझ के बिना संचार बस शोर है। और शोर और डिजिटल क्लटर अत्यधिक भार और जुल्म करते हैं। और बोझ अत्यधिक दुःख करता है।

2021 हार्वर्ड व्यावसायिक समीक्षा रिपोर्ट के अनुसार, उन 25% लोगों में से जिन्होंने अपने कार्य में मेहनत का मजबूत एहसास महसूस किया है, उनमें से किसी ने भी बर्नआउट का कोई अनुभव नहीं किया था। जब हम संचार की प्राथमिकता को समझ पाते हैं, कार्रवाई करते हैं, और फोकस का समय पुनः प्राप्त करते हैं, तो हम कार्य के महत्वपूर्ण पहलुओं से जुड़ जाते हैं।  अब कर्मचारी मुख्य और कंपनी के ज्ञान को असिंक्रोनस ढंग से उपभोक्त करते हैं, जबकि सूचनाओं को चुप करने और उस मनहूस लाल डॉट से छुटकारा पाने के लिए "मैंने पढ़ा" पर क्लिक करने के लिए न कूदें। ये धारणाएँ स्पष्ट करती हैं कि कर्मचारी को क्या जानना चाहिए, क्या करना चाहिए, और कब तक।