जब ज्ञान प्रबंधन के बारे में सोचते हैं, तो कई कंपनियाँ “ज्ञान” की परिकल्पना को सीमित करने की गलती करती हैं। अपने संगठन की परिभाषा की पुनः जांच करें ताकि आप पता लगा सकें कि क्या आप अपने ज्ञान रणनीति को अधिकतम कर रहे हैं।
जब आन्तरिक ज्ञान का प्रबंधन करने के बारे में सोचते हैं, तो कई कंपनियाँ “ज्ञान” की परिकल्पना को सीमित करने की गलती करती हैं। ज्ञान अक्सर टीम द्वारा सीमाबद्ध होता है और यह कुछ प्रकार की जानकारी तक ही सीमित होता है। यहाँ पर ध्यान केंद्रित करने की प्रवृत्ति है उस ज्ञान पर जो सबसे पहले याद आता है: पैक किये गए एक शीट और दस्तावेज जो एक विशिष्ट उद्देश्य को सेवा देने हेतु बनाए गए हैं। ये सामग्री विभिन्न टीमों के बीच भिन्न होती है, लेकिन इसमें आमतौर पर केस अध्ययन, उत्पाद और फीचर एक शीट, और बाहरी संसाधनों जैसे सामान शामिल होते हैं।
यह मानसिकता समझ में आती है: इस प्रकार का ज्ञान बनाने में बहुत प्रयास लगता है और इसे प्रबंधित और सफलता के लिए अनुकूलित करना चाहिए। निर्मित ज्ञान पर ध्यान केंद्रित करने की समस्या यह है कि इससे छोटे, अनौपचारिक जानकारी के टुकड़ों की अनदेखी होती है। सेल्स सामग्री और सहायता दस्तावेज ज्ञान का केवल एक भाग हैं; सही ज्ञान संगठन के भीतर सभी प्रकार की जानकारी को सम्मिलित करता है। ज्ञान को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि एक परिभाषा से शुरू करें जो इसके हर क्षेत्र को ध्यान में रखती है। इस बारे में अधिक जानें ज्ञान के प्रकार: स्पष्ट, निहित, और निहित।
इसको तोड़ना
इसमें कोई गलती नहीं है, जैसे संपत्ति ज्ञान जीतने के लिए, डील बंद करने और राजस्व बढ़ाने के लिए कुंजी होती है। ऐसी सामग्री जो विशेष रूप से किसी आवश्यकता को पूरा करने के लिए बनाई गई है - एक नई सुविधा की व्याख्या, ग्राहक की सफलता को साबित करना, एक प्रतियोगी को हटा देना - हमेशा किसी भी ज्ञान आधार की कुंजी होगी।
जब कंपनियां मानती हैं कि इस प्रकार का ज्ञान सभी है जो उन्हें इन उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए चाहिए, तो गलती होती है। यही वह समय है जब ज्ञान के बाकी हिस्से, अनौपचारिक जानकारी, सामने आती है। अपने काम को करने के लिए आपको जो ज्ञान चाहिए वह केवल आपके सर्वर पर दस्तावेज़ों से ज्यादा है: यह वह आंतरिक नोट है जिसका आपके सेल्स प्रतिनिधि तब संदर्भित करते हैं जब उन्हें Salesforce में एक अवसर बनाने के लिए याद रखने की आवश्यकता होती है; यह वह उत्पाद FAQ है जो आपकी समर्थन टीम को ग्राहक के प्रश्नों का उत्तर देने के लिए हाथ पर रखना चाहिए; यह वह ईमेल टेम्पलेट है जो आपकी सफलता टीम तब चिपकाती है जब एक योजना के उन्नयन के तरीके को एक विशेष समस्या को हल करने के लिए समझाती है। यह सभी छोटे सुझाव और ट्रिक्स और सर्वोत्तम अभ्यास हैं जो अनिवार्यतः पैक या मार्केटिंग-इंजीनियर्ड नहीं हैं, लेकिन कुंजी व्यापार परिणाम प्राप्त करने के लिए समान रूप से महत्वपूर्ण हैं।
ज्ञान एक हिमशैल की तरह है
संपत्तियाँ केवल ज्ञान हिमशैल का सिरा हैं। बेशक, एक संभावित ग्राहक पैकेज वाली मार्केटिंग संपत्तियों के संपर्क में आने के बाद रूपांतरित हो सकता है, लेकिन आप यो कैसे सोचते हैं कि आपका सेल्स प्रतिनिधि बातचीत को उस स्थान पर पहुंचा जहाँ वे आपकी पिच डेक प्रस्तुत कर सकें? आपकी कंपनी का आंतरिक ज्ञान किनारे से - या सतह के नीचे का लाभ उठाने द्वारा। जिस तरह हिमशैल का अधिकांश द्रव्यमान महासागर की सतह के नीचे होता है, उसी तरह आपके टीमों को अपने काम करने के लिए आवश्यक ज्ञान का बहुत अधिक हिस्सा बाहरी-सामना करने वाली सामग्री के दायरे से बाहर है।
राजस्व टीमों को बाहरी और आंतरिक दोनों प्रकार के अंतर्दृष्टि के एक व्यापक ज्ञान नेटवर्क की आवश्यकता होती है, जो उन्हें आत्मविश्वास से और प्रभावी ढंग से संवाद करने में मदद करता है। एक व्यापक ज्ञान आधार में ऐसे महत्वपूर्ण जानकारी शामिल हैं जैसे कि प्रक्रियाएँ, ईमेल टेम्पलेट और खोज कॉल सुझाव, सुरक्षा FAQ, सर्वोत्तम प्रथाएँ, मूल्य निर्धारण जानकारी, ग्राहक उद्धरण और प्रशंसा, और प्रतिस्पर्धात्मक स्थिति। इसके अतिरिक्त उत्पादित सामग्रियाँ जैसे वीडियो, केस अध्ययन, फीचर एक शीट, ब्लॉग पोस्ट, और API दस्तावेज़।
तो, यदि आपके “ज्ञान प्रबंधन” की परिभाषा केवल औपचारिक संपत्तियों तक सीमित रही है, तो संभावना है कि आपकी वर्तमान समाधान उस ज्ञान को ध्यान में नहीं रखती है जो सतह के नीचे होती है। सिर्फ इसलिए कि कोई विशेष जानकारी वह प्रकार की जानकारी नहीं है जिसे PDF पर प्रिंट करने की आवश्यकता है इसका मतलब यह नहीं है कि यह प्रतिनिधियों को सशक्त बनाने और राजस्व को बढ़ाने में मूल्यवान नहीं है। ज्ञान प्रबंधन के बारे में सोचते समय पारंपरिक रूप से ध्यान में नहीं आने वाले ज्ञान के क्षेत्रों की अनदेखी करना केवल आपके संगठन को नुकसान में डालता है। तो, आप अपनी ज्ञान की परिभाषा को सभी आवश्यक क्षेत्रों में शामिल करने के लिए कैसे विस्तारित कर सकते हैं?
अपने ज्ञान आधार का विस्तार करना
सभी उपलब्ध जानकारी को अपने ज्ञान आधार का हिस्सा बनाने के लिए, आपको पहले यह पुनर्विचार करना होगा कि आपका ज्ञान किस प्रारूप में होता है। परंपरागत संपत्तियों के बाहर ज्ञान बाइट-आकार के सामग्री के रूप में सबसे अच्छा काम करता है, न की लंबे-आकार की दस्तावेजों के रूप में। जब ज्ञान छोटे टुकड़ों में होता है, तो नई जानकारी जोड़ने की बाधा कम होती है। एक फोन कॉल से एक विशेष जानकारी या एक बार-बार पूछे जाने वाले उत्पाद प्रश्न का उत्तर सहेजना आसान होता है जब इसका मतलब एक लंबे दस्तावेज को संपादित करना नहीं है।
आपको ज्ञान को तेजी से और आसानी से सहेजने के लिए एक प्रक्रिया की आवश्यकता होती है। इन्फोग्राफिक्स और ऑनबोर्डिंग गाइड्स जैसी इंजीनियर्ड संपत्तियाँ जैविक रूप से उत्पन्न नहीं होती हैं; इन्हें योजना बनाई जाती है, कार्यान्वित की जाती है, और मार्केटिंग द्वारा वितरित की जाती है। यह प्रक्रिया आपके सभी ज्ञान के लिए काम नहीं करेगी, क्योंकि उपयोगी अंतर्दृष्टियाँ और सर्वोत्तम प्रथाएँ कभी भी उत्पन्न हो सकती हैं: किसी संभावित ग्राहक के साथ कॉल के दौरान, सहयोगी के साथ बातचीत में, या विषय विशेषज्ञ से सवाल पूछने पर। आपको कर्मचारियों को यह जानकारी सहेजने के लिए एक तरीका प्रदान करने की आवश्यकता होती है, जब वह उत्पन्न होती है, और बेहतर है, जहाँ वह उत्पन्न होती है। एक ज्ञान आधार जो आपके कार्यप्रवाह में एकीकृत होता है, इसे जानकारी जोड़ने के लिए आसान बनाता है जब यह उत्पन्न होती है।
एक ज्ञान आधार जो सभी प्रकार की जानकारी का समर्थन करता है, उसकी स्थिति विभाग-निष्क्रिय बनने के लिए भी अनुकुल है। जब आप ज्ञान के बारे में केवल मार्केटिंग संपत्तियों या उत्पाद दस्तावेजों के रूप में सोचने की आदत से बाहर निकलते हैं, तो आप अपने ज्ञान आधार को अन्य टीमों से अंतर्दृष्टियों को शामिल करने के लिए खोलते हैं। टीम जैसे HR और सुरक्षा आम तौर पर समर्पित मार्केटिंग संसाधन प्राप्त नहीं करते हैं, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि उनके पास महत्वपूर्ण जानकारी नहीं होती है जो ग्राहक-सामना करने वाली टीमों को चाहिए। यदि आपके “ज्ञान” आधार में अन्य टीमों से विभिन्न प्रकार का ज्ञान शामिल नहीं है, तो यह वास्तव में ज्ञानवान नहीं है।
ज्ञान शक्ति है
एक सच्ची ज्ञान आधार साधारण संपत्तियों से परे जाती है और सभी विभागों से सभी प्रकार की जानकारी के टुकड़ों को शामिल करती है। वह ज्ञान जो औपचारिक दस्तावेजों की सीमाओं के बाहर मौजूद है, अक्सर आपके टीमों को उनकी नौकरियों को करने की दैनिक आवश्यकता के लिए जानकारी का विशाल भाग बनाता है। लोगों के सिर में या अनौपचारिक सेटिंग्स में रहने वाले ज्ञान को पकड़ने का एक साधन बिना आपको एक हाइव-माइंड ज्ञान संस्कृति को कायम करने का जोखिम उठाता है जो ज्ञान के वैश्विक रूप से प्रवेश को सीमित करता है। जानें कि ज्ञान-प्रेरित संस्कृति होना वास्तव में क्या है।
अपने संगठन के भीतर मौजूद विशेषज्ञता का पूरा लाभ उठाने के लिए, आपको एक प्रक्रिया की आवश्यकता है जो ज्ञान की पूर्ण परिभाषा का सम्मान करे: क्रॉस-फंक्शनल, बहु- विभागीय सामूहिक बुद्धिमत्ता।
अब जब आपने ज्ञान की परिभाषा को परिष्कृत कर लिया है, तो आप यह जानने के लिए उत्सुक होंगे कि कहाँ और आपका वर्तमान “ज्ञान” आधार पीछे रह गया है। Guru के ज्ञान आधार निदान का पालन करें यह जानने के लिए कि आपके संगठन का ज्ञान कितना मजबूत है।
जब आन्तरिक ज्ञान का प्रबंधन करने के बारे में सोचते हैं, तो कई कंपनियाँ “ज्ञान” की परिकल्पना को सीमित करने की गलती करती हैं। ज्ञान अक्सर टीम द्वारा सीमाबद्ध होता है और यह कुछ प्रकार की जानकारी तक ही सीमित होता है। यहाँ पर ध्यान केंद्रित करने की प्रवृत्ति है उस ज्ञान पर जो सबसे पहले याद आता है: पैक किये गए एक शीट और दस्तावेज जो एक विशिष्ट उद्देश्य को सेवा देने हेतु बनाए गए हैं। ये सामग्री विभिन्न टीमों के बीच भिन्न होती है, लेकिन इसमें आमतौर पर केस अध्ययन, उत्पाद और फीचर एक शीट, और बाहरी संसाधनों जैसे सामान शामिल होते हैं।
यह मानसिकता समझ में आती है: इस प्रकार का ज्ञान बनाने में बहुत प्रयास लगता है और इसे प्रबंधित और सफलता के लिए अनुकूलित करना चाहिए। निर्मित ज्ञान पर ध्यान केंद्रित करने की समस्या यह है कि इससे छोटे, अनौपचारिक जानकारी के टुकड़ों की अनदेखी होती है। सेल्स सामग्री और सहायता दस्तावेज ज्ञान का केवल एक भाग हैं; सही ज्ञान संगठन के भीतर सभी प्रकार की जानकारी को सम्मिलित करता है। ज्ञान को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि एक परिभाषा से शुरू करें जो इसके हर क्षेत्र को ध्यान में रखती है। इस बारे में अधिक जानें ज्ञान के प्रकार: स्पष्ट, निहित, और निहित।
इसको तोड़ना
इसमें कोई गलती नहीं है, जैसे संपत्ति ज्ञान जीतने के लिए, डील बंद करने और राजस्व बढ़ाने के लिए कुंजी होती है। ऐसी सामग्री जो विशेष रूप से किसी आवश्यकता को पूरा करने के लिए बनाई गई है - एक नई सुविधा की व्याख्या, ग्राहक की सफलता को साबित करना, एक प्रतियोगी को हटा देना - हमेशा किसी भी ज्ञान आधार की कुंजी होगी।
जब कंपनियां मानती हैं कि इस प्रकार का ज्ञान सभी है जो उन्हें इन उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए चाहिए, तो गलती होती है। यही वह समय है जब ज्ञान के बाकी हिस्से, अनौपचारिक जानकारी, सामने आती है। अपने काम को करने के लिए आपको जो ज्ञान चाहिए वह केवल आपके सर्वर पर दस्तावेज़ों से ज्यादा है: यह वह आंतरिक नोट है जिसका आपके सेल्स प्रतिनिधि तब संदर्भित करते हैं जब उन्हें Salesforce में एक अवसर बनाने के लिए याद रखने की आवश्यकता होती है; यह वह उत्पाद FAQ है जो आपकी समर्थन टीम को ग्राहक के प्रश्नों का उत्तर देने के लिए हाथ पर रखना चाहिए; यह वह ईमेल टेम्पलेट है जो आपकी सफलता टीम तब चिपकाती है जब एक योजना के उन्नयन के तरीके को एक विशेष समस्या को हल करने के लिए समझाती है। यह सभी छोटे सुझाव और ट्रिक्स और सर्वोत्तम अभ्यास हैं जो अनिवार्यतः पैक या मार्केटिंग-इंजीनियर्ड नहीं हैं, लेकिन कुंजी व्यापार परिणाम प्राप्त करने के लिए समान रूप से महत्वपूर्ण हैं।
ज्ञान एक हिमशैल की तरह है
संपत्तियाँ केवल ज्ञान हिमशैल का सिरा हैं। बेशक, एक संभावित ग्राहक पैकेज वाली मार्केटिंग संपत्तियों के संपर्क में आने के बाद रूपांतरित हो सकता है, लेकिन आप यो कैसे सोचते हैं कि आपका सेल्स प्रतिनिधि बातचीत को उस स्थान पर पहुंचा जहाँ वे आपकी पिच डेक प्रस्तुत कर सकें? आपकी कंपनी का आंतरिक ज्ञान किनारे से - या सतह के नीचे का लाभ उठाने द्वारा। जिस तरह हिमशैल का अधिकांश द्रव्यमान महासागर की सतह के नीचे होता है, उसी तरह आपके टीमों को अपने काम करने के लिए आवश्यक ज्ञान का बहुत अधिक हिस्सा बाहरी-सामना करने वाली सामग्री के दायरे से बाहर है।
राजस्व टीमों को बाहरी और आंतरिक दोनों प्रकार के अंतर्दृष्टि के एक व्यापक ज्ञान नेटवर्क की आवश्यकता होती है, जो उन्हें आत्मविश्वास से और प्रभावी ढंग से संवाद करने में मदद करता है। एक व्यापक ज्ञान आधार में ऐसे महत्वपूर्ण जानकारी शामिल हैं जैसे कि प्रक्रियाएँ, ईमेल टेम्पलेट और खोज कॉल सुझाव, सुरक्षा FAQ, सर्वोत्तम प्रथाएँ, मूल्य निर्धारण जानकारी, ग्राहक उद्धरण और प्रशंसा, और प्रतिस्पर्धात्मक स्थिति। इसके अतिरिक्त उत्पादित सामग्रियाँ जैसे वीडियो, केस अध्ययन, फीचर एक शीट, ब्लॉग पोस्ट, और API दस्तावेज़।
तो, यदि आपके “ज्ञान प्रबंधन” की परिभाषा केवल औपचारिक संपत्तियों तक सीमित रही है, तो संभावना है कि आपकी वर्तमान समाधान उस ज्ञान को ध्यान में नहीं रखती है जो सतह के नीचे होती है। सिर्फ इसलिए कि कोई विशेष जानकारी वह प्रकार की जानकारी नहीं है जिसे PDF पर प्रिंट करने की आवश्यकता है इसका मतलब यह नहीं है कि यह प्रतिनिधियों को सशक्त बनाने और राजस्व को बढ़ाने में मूल्यवान नहीं है। ज्ञान प्रबंधन के बारे में सोचते समय पारंपरिक रूप से ध्यान में नहीं आने वाले ज्ञान के क्षेत्रों की अनदेखी करना केवल आपके संगठन को नुकसान में डालता है। तो, आप अपनी ज्ञान की परिभाषा को सभी आवश्यक क्षेत्रों में शामिल करने के लिए कैसे विस्तारित कर सकते हैं?
अपने ज्ञान आधार का विस्तार करना
सभी उपलब्ध जानकारी को अपने ज्ञान आधार का हिस्सा बनाने के लिए, आपको पहले यह पुनर्विचार करना होगा कि आपका ज्ञान किस प्रारूप में होता है। परंपरागत संपत्तियों के बाहर ज्ञान बाइट-आकार के सामग्री के रूप में सबसे अच्छा काम करता है, न की लंबे-आकार की दस्तावेजों के रूप में। जब ज्ञान छोटे टुकड़ों में होता है, तो नई जानकारी जोड़ने की बाधा कम होती है। एक फोन कॉल से एक विशेष जानकारी या एक बार-बार पूछे जाने वाले उत्पाद प्रश्न का उत्तर सहेजना आसान होता है जब इसका मतलब एक लंबे दस्तावेज को संपादित करना नहीं है।
आपको ज्ञान को तेजी से और आसानी से सहेजने के लिए एक प्रक्रिया की आवश्यकता होती है। इन्फोग्राफिक्स और ऑनबोर्डिंग गाइड्स जैसी इंजीनियर्ड संपत्तियाँ जैविक रूप से उत्पन्न नहीं होती हैं; इन्हें योजना बनाई जाती है, कार्यान्वित की जाती है, और मार्केटिंग द्वारा वितरित की जाती है। यह प्रक्रिया आपके सभी ज्ञान के लिए काम नहीं करेगी, क्योंकि उपयोगी अंतर्दृष्टियाँ और सर्वोत्तम प्रथाएँ कभी भी उत्पन्न हो सकती हैं: किसी संभावित ग्राहक के साथ कॉल के दौरान, सहयोगी के साथ बातचीत में, या विषय विशेषज्ञ से सवाल पूछने पर। आपको कर्मचारियों को यह जानकारी सहेजने के लिए एक तरीका प्रदान करने की आवश्यकता होती है, जब वह उत्पन्न होती है, और बेहतर है, जहाँ वह उत्पन्न होती है। एक ज्ञान आधार जो आपके कार्यप्रवाह में एकीकृत होता है, इसे जानकारी जोड़ने के लिए आसान बनाता है जब यह उत्पन्न होती है।
एक ज्ञान आधार जो सभी प्रकार की जानकारी का समर्थन करता है, उसकी स्थिति विभाग-निष्क्रिय बनने के लिए भी अनुकुल है। जब आप ज्ञान के बारे में केवल मार्केटिंग संपत्तियों या उत्पाद दस्तावेजों के रूप में सोचने की आदत से बाहर निकलते हैं, तो आप अपने ज्ञान आधार को अन्य टीमों से अंतर्दृष्टियों को शामिल करने के लिए खोलते हैं। टीम जैसे HR और सुरक्षा आम तौर पर समर्पित मार्केटिंग संसाधन प्राप्त नहीं करते हैं, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि उनके पास महत्वपूर्ण जानकारी नहीं होती है जो ग्राहक-सामना करने वाली टीमों को चाहिए। यदि आपके “ज्ञान” आधार में अन्य टीमों से विभिन्न प्रकार का ज्ञान शामिल नहीं है, तो यह वास्तव में ज्ञानवान नहीं है।
ज्ञान शक्ति है
एक सच्ची ज्ञान आधार साधारण संपत्तियों से परे जाती है और सभी विभागों से सभी प्रकार की जानकारी के टुकड़ों को शामिल करती है। वह ज्ञान जो औपचारिक दस्तावेजों की सीमाओं के बाहर मौजूद है, अक्सर आपके टीमों को उनकी नौकरियों को करने की दैनिक आवश्यकता के लिए जानकारी का विशाल भाग बनाता है। लोगों के सिर में या अनौपचारिक सेटिंग्स में रहने वाले ज्ञान को पकड़ने का एक साधन बिना आपको एक हाइव-माइंड ज्ञान संस्कृति को कायम करने का जोखिम उठाता है जो ज्ञान के वैश्विक रूप से प्रवेश को सीमित करता है। जानें कि ज्ञान-प्रेरित संस्कृति होना वास्तव में क्या है।
अपने संगठन के भीतर मौजूद विशेषज्ञता का पूरा लाभ उठाने के लिए, आपको एक प्रक्रिया की आवश्यकता है जो ज्ञान की पूर्ण परिभाषा का सम्मान करे: क्रॉस-फंक्शनल, बहु- विभागीय सामूहिक बुद्धिमत्ता।
अब जब आपने ज्ञान की परिभाषा को परिष्कृत कर लिया है, तो आप यह जानने के लिए उत्सुक होंगे कि कहाँ और आपका वर्तमान “ज्ञान” आधार पीछे रह गया है। Guru के ज्ञान आधार निदान का पालन करें यह जानने के लिए कि आपके संगठन का ज्ञान कितना मजबूत है।
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