Semua orang percaya bahwa pengumuman mereka penting dan relevan bagi semua orang. Itu bukan hal buruk; itulah tugas kepala departemen — untuk fokus secara tajam pada tujuan tim mereka dan kemudian memastikan bahwa hasil dan pembelajaran tersebut dibagikan.

Pikirkan tentang seberapa banyak e-mail, DM, dan komunikasi lain yang diterima karyawan rata-rata selama sehari kerja. Menjaga segalanya agar tetap terkendali bisa sulit, tetapi di sinilah praktik komunikasi internal yang tepat bisa sangat membantu. Itu adalah tugas profesional komunikasi internal untuk mensintesis dan menerjemahkan informasi/pengetahuan yang ingin mereka komunikasikan sehingga semua karyawan dapat memahaminya.

Di Guru, kami menggunakan tiga pertanyaan penting untuk memastikan bahwa ketika pengetahuan dikomunikasikan, itu relevan dan dapat dilaksanakan alih-alih hanya menambah 'kebisingan' di tempat kerja:

• Untuk siapa relevan?
• Apakah bersifat mendesak?
• Apakah ada tindakan yang diperlukan?

Menangkap, berkolaborasi, dan meningkatkan konten

Tim Komunikasi Internal kami mengirimkan newsletter perusahaan kepada karyawan melalui fitur pengumuman Guru setiap dua minggu sekali. Dengan berkolaborasi mengelola newsletter ini dengan bantuan alat AI Guru seperti Assist dan Answers telah mempercepat proses penyusunan dan membuatnya lebih mudah bagi tim di zona waktu yang berbeda untuk memberikan kontribusi pada konten. Selama beberapa bulan terakhir, kecerdasan buatan secara konsisten meningkatkan pengumuman dengan menyederhanakan bahasa, merangkum konten, dan menyesuaikan nada. Sebagai hasilnya, tingkat pembacaan pengumuman secara perusahaan kami meningkat dari 68% menjadi rata-rata 89% selama periode empat bulan.

Tim komunikasi internal kami dapat meningkatkan pengetahuan yang kami bagikan dengan bertindak berdasarkan pengumuman dan data keterlibatan.  Misalnya, kami meninjau data keterlibatan produk pada karyawan yang belum mengonfirmasi bahwa mereka telah membaca newsletter dan melakukan penelitian kualitatif untuk memahami mengapa mereka tidak terlibat dengan pembaruan. Dengan dukungan kecerdasan buatan generatif dan editor konten kolaboratif kami, tim dapat mengambil keputusan yang lebih terinformasi tentang apa, kapan, dan dengan siapa informasi dibagikan.

Komunikasi spesifik tim

Setelah pemimpin tim telah dididik tentang logika dan proses komunikasi internal, yang melibatkan memastikan bahwa komunikasi diulas dan disetujui melalui saluran internal, mereka diharapkan untuk mengirimkan pengumuman yang relevan dan dapat dilaksanakan kepada tim mereka masing-masing. Ilustrasi yang sangat baik dari skenario ini adalah ketika pemimpin mendistribusikan dokumen 'pre-reading' sebelum sesi pemberdayaan produk di Guru. Praktik ini meningkatkan kualitas percakapan sinkron.

Salah satu anggota tim pendapatan Guru mengatakan bahwa menerima pengumuman dengan materi prabaca membantu mereka memprioritaskan untuk mengonsumsi semua informasi yang diperlukan untuk memahami tujuan sesungguhnya dari pertemuan yang akan datang. Kasus ini, seorang manajer membantu tim mereka dengan kontrol volume dan memberikan materi yang dapat mereka referensikan saat bergabung dalam pertemuan daripada hanya mengikuti langsung secara real time. Tingkat prioritas yang diatur oleh manajer ini membantu menciptakan akuntabilitas, ritual, dan recall informasi yang spesifik tim.

Pemahaman dan keselarasan

Penjadwalan pengumuman jauh sebelumnya juga merupakan perubahan besar. Kemampuan untuk menjadwalkan komunikasi bermanfaat secara kognitif bagi para penerima karena ritual dan nada mengukuhkan kepercayaan dan mengurangi perasaan terperangkap oleh komunikasi yang tak terduga. Karyawan tahu mereka akan secara konsisten menerima materi dan pembaruan 24 jam sebelum sesi pemberdayaan atau pertemuan perusahaan. Di sisi lain, pemimpin tim yang sibuk dapat meraih manfaat dari komunikasi asinkron dengan menjadwalkan pengumumannya.

Komunikasi tanpa pemahaman hanyalah bising. Dan kebisingan serta kekacauan digital mengarah pada kelelahan dan beban. Dan beban mengarah pada kejenuhan.

Menurut laporan Harvard Business Review 2021, 25% orang yang merasakan tujuan kuat dalam pekerjaan mereka tidak mengalami kejenuhan. Ketika kita dapat memahami prioritas komunikasi, mengambil tindakan, dan kembali fokus pada waktu, kita terhubung dengan bagian-bagian berarti dari pekerjaan.  Daripada langsung mengklik "Saya sudah membaca" untuk mematikan pemberitahuan dan menghilangkan tanda merah yang ditakuti, karyawan kini mengonsumsi pengetahuan tim dan perusahaan secara asinkron. Ritual-rutinitas ini memastikan kejelasan tentang apa yang perlu diketahui karyawan, apa yang perlu mereka lakukan, dan kapan waktunya.