Ketika Guru membuka Kantor Pusat kami pada Juli 2021 (sebelum sebagian besar teman-teman kami di bidang teknologi) kami tahu akan ada kesulitan dalam periode penyesuaian. Sementara kami ingin karyawan kami “memasuki” kembali pekerjaan, telah dikatakan (baru-baru ini oleh NY Times dan Economist) bahwa model kerja hybrid secara resmi adalah yang terburuk dari kedua dunia. 

Sementara Google mengundang penampil seperti Lizzo untuk menarik karyawan kembali ke kampus, lainnya melepaskan dan bahkan menyulitkan karyawan yang tidak ingin kembali ke kantor secara rutin.  

KAMU YANG KEHILANGAN, BUKAN KAMI!

Tujuh bulan setelah membuka kembali pintu kami, kami bertanya kepada tim Guru apa yang menghalangi mereka datang ke kantor pusat kami dan apa yang akan mendorong mereka datang lebih sering. Jawaban yang paling dominan tentang mengapa folx yang tinggal cukup dekat dengan kantor tidak datang?  Perjalanan (ini konsisten dengan data nasional yang kami bagikan pada Juni 2021 juga). Jawaban yang paling mendominasi untuk apa yang akan mendorong orang untuk pergi ke kantor lebih sering? Lebih banyak makanan! 

Dalam bukunya Rituals Roadmap, penelitian Erika Swin menunjukkan koneksi organik dan kesetaraan yang dibudidayakan melalui makan bersama dan waktu istirahat yang ditentukan. Swin berbagi bahwa ini bukan hanya tentang rincian makanan itu sendiri, tetapi tentang menciptakan ruang untuk jeda yang konsisten dan berbagi makanan. Penting untuk dicatat bahwa memfasilitasi ritual ini adalah cara yang lebih manusiawi untuk meratakan lapangan bermain hierarkis dalam sebuah organisasi. Seorang CEO dan seorang lulusan baru dapat menikmati makanan yang sama, sebagai setara. 

Menurut Kevin Delaney di Charter,

"Ketika perusahaan-perusahaan di seluruh negeri berjuang untuk mencari tahu bagaimana meyakinkan pekerja untuk kembali ke kantor pusat dan bagaimana menghubungkan mereka kembali setelah mereka di sana, makanan—dengan kekuatannya yang telah ada sejak lama untuk memotivasi dan membangun komunitas—menjadi alat yang semakin berharga." 

Jadi, apakah makanan ringan dan makan siang berbayar adalah kunci untuk menjaga karyawan tetap bahagia? Tidak juga. 

Guru tidak dapat belum mengubah transportasi umum atau memengaruhi cuaca, tetapi kami dapat berinvestasi dan mengembangkan ritual perusahaan kami. Selain “lebih banyak makanan,” kami dapat membagikan cara-cara di mana kami bereksperimen untuk mengembangkan dan meningkatkan pengalaman karyawan untuk tim distribusi kami yang selalu berubah. 

Belajar dengan beralih ke hybrid

Jika kami mendorong 100% fleksibilitas untuk di mana tim kami bekerja sambil menetapkan batasan (ritual) terkait bagaimana, kami akan menciptakan lingkungan yang terdistribusi yang dibangun di atas kepercayaan. Inilah yang telah kami coba dalam pencarian pengalaman digital-secara-default yang tidak menguras energi kami:

Bergerak cepat dan [jangan] merusak hal-hal

Ini adalah manusia sejati yang sedang kita bicarakan! Kami bertanya kepada karyawan kami apa yang mereka inginkan dan kami memenuhi mereka di sana. Selama dua tahun, populasi karyawan jarak jauh Guru meningkat dari 6% menjadi 50% (per April 2022). Ini berarti kami dengan cepat harus menjadi majikan di negara bagian di mana kami sebelumnya tidak memiliki keberadaan. 

Jadikan desain organisasi Anda digital standar 

Ungkapan Marian Wright Edelman “Anda tidak bisa menjadi apa yang tidak bisa Anda lihat” berlaku untuk pemodelan kepemimpinan dan adalah sesuatu yang kami sangat rekomendasikan untuk menciptakan pengalaman yang setara bagi tim yang terdistribusi. Setengah (45%) dari Tim Kepemimpinan Guru (VP & Tingkat C) bekerja secara penuh jarak jauh. Sinyal ini memiliki implikasi besar. 

Ini menetapkan bahwa kerja jarak jauh tidak membuat Anda kurang menjadi seorang pemimpin. Membangun hubungan di sekitar water cooler dengan kepemimpinan yang dulunya hanya tersedia bagi mereka yang secara fisik mampu datang ke kantor, sekarang diberikan kepada karyawan melalui jam kantor informal. 

Kembangkan kebijakan “tidak ada pertanyaan bodoh”

Dalam mencari pendapat dan pengalaman yang beragam untuk hasil yang lebih baik, karyawan kami memiliki baik keahlian yang luas maupun kekurangan pengetahuan. Jadi, dalam upaya untuk hidup dan bernapas dalam budaya berbasis pengetahuan, kami mendorong karyawan tidak hanya untuk mendokumentasikan dan membagikan keahlian dalam Guru (kami menggunakan produk kami sendiri sebagai satu-satunya sumber kebenaran) tetapi juga untuk berbicara ketika mereka tidak mengetahui sesuatu. 

Sikapi setiap pertanyaan dengan semangat ini

Setelah mencari dan tidak menemukan informasi, kami merayakan perilaku meminta panduan atau bantuan. Sebagai contoh, kemungkinan besar, jika satu orang tidak mengetahui definisi FTUE (pengalaman pengguna pertama kali) ada orang lain yang memiliki pertanyaan yang sama. 

Kunci dari kebijakan “tidak ada pertanyaan bodoh” adalah bahwa lingkaran ditutup. Setelah pertanyaan itu dijawab (katakanlah di Slack, Google Docs, obrolan Zoom), jawaban itu kemudian ditambahkan ke dalam Guru sehingga orang berikutnya dapat mencari dan menemukan informasi ini sendiri daripada membuang waktu dengan mengajukan pertanyaan yang sama lagi kepada kelompok ahli yang sama. 

Perkuat “batasan” untuk rapat

Sebuah studi yang dirilis oleh Guru dan Loom pada akhir  2021 menemukan bahwa hampir setengah dari responden melaporkan bahwa “40% waktu yang dihabiskan dalam rapat sia-sia. Rapat langsung dan virtual dapat memfasilitasi koneksi manusia yang memuaskan, tetapi tidak jika sebagian besar orang dalam rapat bingung mengapa mereka ada di sana.”  Tanyakan pada diri Anda: 

• Apakah Anda berpikir secara kritis tentang 4 P dari mengelola rapat yang baik? 
• Apakah Anda memiliki mekanisme untuk membagikan atau mengomunikasikan keputusan yang dibuat dalam rapat sehingga tidak semua orang merasa perlu berada di “ruang di mana itu terjadi?”
• Apakah rapat ini bisa menjadi pembaruan status di Slack? Sebuah Loom? Kartu Guru? 

Dukung komunikasi asinkron 

Cara kerja kami dimungkinkan dengan sepenuhnya menerima komunikasi asinkron. Gaya komunikasi ini mungkin sangat efektif, tetapi hanya akan berhasil jika Anda menerapkannya dengan cara yang benar. Jika Anda ingin mulai beralih ke gaya kerja asinkron sebagai default, kami telah menemukan beberapa praktik yang telah membantu kami sepanjang jalan. 

1. Pastikan untuk menetapkan praktik terbaik untuk alat komunikasi Anda, termasuk bagaimana menunjukkan urgensi pesan Anda dan cara terbaik untuk memberikan umpan balik. Tidak yakin apa yang sedang kami bicarakan? Lihat bagaimana Guru menggunakan Slack untuk indikator urgensi kami. 
etter.

2. Jika Anda membatalkan rapat Anda demi membuatnya menjadi asinkron, buatlah harapan yang jelas dan saran kreatif tentang apa yang dapat dilakukuan folxs dengan waktu yang mereka dapatkan kembali. Sebagai contoh, “kami membatalkan rapat ini untuk memberi Anda waktu untuk membaca rencana perusahaan terbaru. Komentar dalam thread dengan sesuatu yang mencerminkan dan sesuatu yang ingin Anda ketahui lebih lanjut.”

3. Ciptakan lingkungan di mana diperbolehkan dan bahkan dirayakan bagi karyawan untuk berhenti sejenak sebelum mereka mengirimkan pesan. Berhenti sejenak sebelum mengirim pesan berarti seseorang mengambil napas untuk mempertimbangkan audiens dan waktu respons dibandingkan dengan langsung bereaksi. 

Jadikan ikatan lintas fungsi sebagai prioritas perusahaan 

Di Guru, kami kini menyediakan dua minggu dalam setahun untuk ikatan tim. Ini berarti waktu, sumber daya, dan perhatian sangat difokuskan pada pembangunan hubungan. Jika tim distribusi berkomitmen untuk ikatan langsung, kami percaya kami akan memupuk empati yang diperlukan untuk kolaborasi efektif secara virtual. 

Anda tidak perlu acara perusahaan yang melibatkan seluruh perusahaan untuk berikatan. Ada banyak cara kecil bagi karyawan untuk terhubung satu sama lain. Kami mendorong ikatan lintas tim dan keberuntungan virtual melalui aplikasi Donut (yang cocokkan karyawan secara acak setiap bulan). 

Kami tidak terlalu serius terhadap diri kami sendiri dan membawa sebanyak mungkin diri kami yang autentik ke dalam rapat. Kami sangat bersenang-senang menyelipkan Meja Kecil (terima kasih NPR), pertunjukan bakat, dan Hobi Buatan Sendiri ke dalam rapat departemen. 

Manfaat tim distribusi yang telah kami sadari 

Kami tahu bahwa beberapa “ahli” mengatakan bahwa kerja hybrid adalah yang terburuk dari kedua dunia. Tetapi jujur? Kami belum melihat itu. Dan kami tidak hanya berdasarkan perasaan pribadi kami, buktinya ada di umpan balik yang kami terima dari karyawan. 

Menurut salah satu karyawan, “ketergantungan Guru pada komunikasi asinkron telah mengubah cara saya memandang kerja modern. Saya belum pernah seefisien ini dan merasa seperti memiliki keseimbangan kerja/hidup yang sebenarnya.” 

Jika Anda tidak suka mengandalkan bukti anekdot, lihatlah angka-angkanya. Kami mengukur sentimen karyawan (eNPS) dengan bertanya: Seberapa besar kemungkinan Anda merekomendasikan bekerja di Guru kepada teman atau anggota keluarga? eNPS Guru (Employee Net Promoter Score) terus meningkat menuju tujuan kami 80 (skor 30 dianggap baik).  

Hasil positif ini bisa jadi karena konten digital-secara-default yang konsisten dan koheren memungkinkan pengalaman yang lebih inklusif. Sebagai contoh, setiap pertemuan perusahaan diproduksi dengan mempertimbangkan pengalaman karyawan jarak jauh. Berdasarkan umpan balik dari acara terakhir kami “kualitas konten dan usaha yang dilakukan tim untuk menyelaraskan dan menyatukan kami semua sangat menginspirasi.” 

Yang terburuk dari kedua dunia menjadi yang terbaik dari kedua dunia 

Mari kita kembali ke pertanyaan penting itu: Bagaimana sebuah perusahaan membuatnya menggugah bagi karyawan untuk kembali ke kantor ketika semuanya “digital sebagai default”? Jawaban itu akan sangat tergantung pada perusahaan itu sendiri, tetapi kami tahu perusahaan tidak akan menemukan keseimbangan yang tepat tanpa banyak percobaan dan kesalahan. 

Kami memiliki praktik terbaik digital-secara-default yang terus diuji. Sebagai contoh, kami sedang menguji mengadakan Town Hall bulanan kami dengan resepsi (makanan, ruang untuk menonton di layar besar) untuk peserta kantor sementara presenter Zoom dari meja. Kami tidak tahu apakah itu akan menjadi kunci untuk mendapatkan minat karyawan untuk kembali ke kantor, tetapi kami senang untuk menemukan!

Kami memperkenalkan perilaku komunikasi internal dan budaya berbasis pengetahuan kepada karyawan baru secara lebih formal. Ini memungkinkan mereka untuk terbiasa dengan budaya digital sebagai default kami lebih cepat dan menetapkan mereka untuk sukses lebih awal. 

Intinya: Tidak ada cukup kotak bento mewah dan penampilan Lizzo untuk membawa orang kembali ke budaya kantor yang membosankan yang bekerja melawan mereka. Itulah mengapa kami mendorong komunikasi asinkron, bereksperimen dengan menciptakan pengalaman yang inklusif, dan memperkuat menciptakan budaya berbasis pengetahuan berdasarkan kepercayaan. 

Mari kita abolisi “makan siang meja kantor yang menyedihkan” untuk selamanya.  Selain fakta bahwa salad meja Anda yang layu sedikit lebih mahal daripada pada tahun 2019, kami kini tahu bahwa ada banyak cara bagi orang untuk bekerja sama dengan baik. Sudah saatnya bagi perusahaan untuk benar-benar berkomitmen untuk menciptakan budaya dan lingkungan kerja yang dapat bekerja untuk semua orang. Kami tidak mengatakan bahwa kami tahu jawabannya, tetapi kami tahu bahwa kami senang untuk memberi tahu Anda saat kami menemukannya.