Tutti credono che le loro comunicazioni siano cruciali e applicabili per tutti. Non è una cosa negativa; questo è il compito dei responsabili del dipartimento - essere concentrati sui obiettivi del loro team e poi assicurarsi che questi risultati e apprendimenti siano condivisi.

Pensate alla quantità di e-mail, messaggi diretti e altre comunicazioni che un dipendente medio riceve durante una giornata lavorativa. Rimanere al passo con tutto può essere difficile, ma è proprio qui che le pratiche di comunicazione interna corrette possono essere utili. È compito dei professionisti delle comunicazioni interne sintetizzare e tradurre le informazioni/conoscenze che vogliono comunicare affinché tutti i dipendenti possano capirle.

Da Guru, utilizziamo tre domande essenziali per garantire che quando le conoscenze sono comunicate, siano rilevanti e attuabili invece di aggiungersi solo al "rumore" del lavoro:

• A chi è rilevante?
• È urgente?
• È necessaria un'azione?

Catturare, collaborare e migliorare i contenuti

Il nostro team di Comunicazioni Interne invia ai dipendenti una newsletter aziendale tramite la funzione di annunci di Guru ogni due settimane. Collaborando redigendo questa newsletter con l'aiuto degli strumenti AI di Guru come Assist e Answers ha velocizzato il processo di stesura e reso più facile per i team distribuire i contenuti in fusi orari diversi. Negli ultimi mesi, l'AI ha continuamente migliorato gli annunci semplificando il linguaggio, condensando i contenuti e adattando il tono. Di conseguenza, il tasso di lettura degli annunci aziendali è aumentato dal 68% a una media del 89% in un periodo di quattro mesi.

Il nostro team di comunicazioni interne può migliorare ulteriormente le conoscenze condivise agendo sui dati di annunci e coinvolgimento.  Ad esempio, analizziamo i dati di coinvolgimento nel prodotto sui dipendenti che non hanno confermato di aver letto la newsletter e conduciamo ricerche qualitative per capire il motivo per cui non interagiscono con gli aggiornamenti. Con il supporto dell'AI generativo e del nostro editor di contenuti collaborativo, il team è in grado di prendere decisioni più informate su cosa, quando e con chi condividere le informazioni.

Comunicazioni specifiche del team

Una volta che i leader del team sono stati formati sulla logica e sul processo delle comunicazioni interne, che prevede di assicurarsi che le comunicazioni siano revisionate e approvate tramite canali interni, vengono incoraggiati a trasmettere annunci rilevanti e attuabili ai rispettivi team. Un'eccellente illustrazione di questo scenario è quando i leader distribuiscono un documento "pre-read" prima di una sessione di abilitazione del prodotto presso Guru. Questa pratica migliora la qualità delle conversazioni sincrone.

Uno dei membri del team delle entrate di Guru ha dichiarato che ricevere un annuncio con materiale pre-read li ha aiutati a dare priorità al consumo di tutte le informazioni necessarie per capire il vero scopo di un incontro imminente. In questo caso, un manager ha aiutato il proprio team a gestire il volume e ha fornito loro materiale a cui fare riferimento quando partecipano a un incontro anziché seguire semplicemente in tempo reale. Questo livello di priorizzazione guidato dal manager aiuta a creare responsabilità, rituali e recupero delle informazioni specifici del team.

Comprensione e allineamento

Pianificare gli annunci in anticipo è stata una grande novità. La capacità di pianificare le comunicazioni è beneficiosa dal punto di vista cognitivo per i destinatari poiché i rituali e i ritmi instaurano fiducia e riducono la sensazione di essere sopraffatti da comunicazioni inaspettate. I dipendenti sanno che riceveranno costantemente materiali e aggiornamenti 24 ore prima di una sessione di abilitazione o di una riunione aziendale. D'altro canto, i team leader impegnati sono in grado di cogliere i benefici delle comunicazioni asincrone pianificando i loro annunci.

Comunicare senza comprensione è solo rumore. E il rumore e la confusione digitale portano alla sensazione di essere sopraffatti e gravati. E il peso porta all'esaurimento.

Secondo un rapporto 2021 di Harvard Business Review, il 25% delle persone che sentivano un forte senso di scopo nel loro lavoro non aveva mai provato esaurimento emotivo. Quando siamo in grado di comprendere la priorità delle comunicazioni, agire e tornare al tempo focalizzato, ci colleghiamo alle parti significative del lavoro.  Invece di correre subito a cliccare su "Ho letto" per silenziare le notifiche e liberarsi di quel famigerato pallino rosso, i dipendenti ora consumano conoscenze del team e dell'azienda in modo asincrono. Questi rituali assicurano chiarezza su ciò che i dipendenti devono sapere, ciò che devono fare e entro quando.