Best Practices for Sourcing and Creating Company Wide Information
Optimaliseer interne communicatie met beste praktijken voor het delen van bedrijfsbrede informatie. Zorg voor relevantie en bruikbaarheid met de essentiële vragen van Guru.
Iedereen gelooft dat hun aankondigingen cruciaal en van toepassing zijn op iedereen. Dat is niet slecht; dat is de taak van afdelingsleiders — om zich te concentreren op de doelstellingen van hun team en er vervolgens voor te zorgen dat die resultaten en inzichten worden gedeeld.
Denk aan de enorme hoeveelheid e-mails, DM's en andere communicatie die de gemiddelde werknemer krijgt tijdens een werkdag. Het bijhouden van alles kan moeilijk zijn, maar dit is precies waar goede interne communicatiepraktijken van pas kunnen komen. Het is de taak van interne communicatieprofessionals om de informatie/kennis die ze willen communiceren samen te vatten en te vertalen, zodat alle werknemers het kunnen begrijpen.
Bij Guru gebruiken we drie essentiële vragen om ervoor te zorgen dat wanneer kennis wordt gecommuniceerd, deze relevant en bruikbaar is in plaats van alleen maar bij te dragen aan het "lawaai" van het werk:
Voor wie is het relevant?
Is het tijdgevoelig?
Is er een actie vereist?
Het vastleggen, samenwerken en verbeteren van inhoud
Ons Interne Communicatieteam stuurt werknemers via de Guru-aankondigingsfunctie tweewekelijks een nieuwsbrief op bedrijfsniveau. Door samen met behulp van Guru's AI-tools zoals Assist en Answers deze nieuwsbrief te maken, is het ontwerpingsproces versneld en is het voor teams in verschillende tijdzones eenvoudiger geworden om inhoud bij te dragen. In de afgelopen maanden verbeterde de AI consequent de aankondigingen door de taal te vereenvoudigen, de inhoud samen te vatten en de toon aan te passen. Als gevolg hiervan is ons bedrijfsbrede aankondigingsleestarief gestegen van 68% tot een gemiddelde van 89% over een periode van vier maanden.
Ons interne communicatieteam kan de kennis die we delen verder verbeteren door actie te ondernemen op de aankondigings- en betrokkenheidsgegevens. Bijvoorbeeld bekijken we de gegevens over betrokkenheid bij het product van werknemers die niet hebben bevestigd dat ze de nieuwsbrief hebben gelezen, en voeren kwalitatief onderzoek uit om te begrijpen waarom ze niet bezig zijn met de updates. Met de ondersteuning van generatieve AI en onze gezamenlijke inhoudseditor kan het team meer geïnformeerde beslissingen nemen over wat, wanneer en met wie informatie wordt gedeeld.
Team-specifieke communicatie
Zodra teamleiders zijn geïnformeerd over de logica en het proces van interne communicatie, waarbij ervoor wordt gezorgd dat communicatie wordt beoordeeld en goedgekeurd via interne kanalen, worden ze aangespoord om relevante en bruikbare aankondigingen door te geven aan hun respectievelijke teams. Een uitstekend voorbeeld van deze situatie is wanneer leiders een 'voorlees' document verspreiden vóór een productactivatiesessie bij Guru. Deze praktijk verbetert de kwaliteit van synchrone gesprekken.
Een van de teamleden van het revenueteam van Guru zei dat het ontvangen van een aankondiging met voorleesmateriaal hen heeft geholpen bij het prioriteren van het consumeren van alle informatie die ze nodig hadden om het ware doel van een komende vergadering te begrijpen. In dit geval hielp een manager zijn team met volumecontrole en gaf hen materiaal waar ze naar konden teruggrijpen wanneer ze deelnamen aan een vergadering in plaats van alleen in realtime mee te doen. Deze laag van manager-geleide prioritering helpt bij het creëren van team-specifieke verantwoordelijkheid, rituelen en informatieherinnering.
Begrip en afstemming
Aankondigingen van tevoren plannen is ook een game changer geweest. Het vermogen om communicatie in te plannen is cognitief voordelig voor de ontvangers omdat rituelen en cadansen vertrouwen opbouwen en het gevoel van overweldigdheid door onverwachte communicatie verminderen. Medewerkers weten dat ze consequent materialen en updates zullen ontvangen 24 uur voor een inzettingsessie of een bedrijfsvergadering. Aan de andere kant kunnen drukke teamleiders profiteren van de voordelen van asynchrone communicatie door hun aankondigingen in te plannen.
Communicatie zonder begrip is slechts ruis. En ruis en digitale rommel leiden tot overweldiging en last. En last leidt tot burn-out.
Volgens een rapport van Harvard Business Review uit 2021, had 25% van de mensen die een sterk gevoel van doel in hun werk hadden geen enkele burn-out ervaren. Als we in staat zijn om de prioritering van communicatie te begrijpen, actie te ondernemen en terug te keren naar focustijd, verbinden we ons met de betekenisvolle delen van het werk. In plaats van meteen op 'Ik heb het gelezen' te klikken om meldingen te dempen en van dat gevreesde rode stipje af te komen, consumeren medewerkers nu team- en bedrijfskennis asynchroon. Deze rituelen zorgen voor duidelijkheid over wat medewerkers moeten weten, wat ze moeten doen, en wanneer.
Iedereen gelooft dat hun aankondigingen cruciaal en van toepassing zijn op iedereen. Dat is niet slecht; dat is de taak van afdelingsleiders — om zich te concentreren op de doelstellingen van hun team en er vervolgens voor te zorgen dat die resultaten en inzichten worden gedeeld.
Denk aan de enorme hoeveelheid e-mails, DM's en andere communicatie die de gemiddelde werknemer krijgt tijdens een werkdag. Het bijhouden van alles kan moeilijk zijn, maar dit is precies waar goede interne communicatiepraktijken van pas kunnen komen. Het is de taak van interne communicatieprofessionals om de informatie/kennis die ze willen communiceren samen te vatten en te vertalen, zodat alle werknemers het kunnen begrijpen.
Bij Guru gebruiken we drie essentiële vragen om ervoor te zorgen dat wanneer kennis wordt gecommuniceerd, deze relevant en bruikbaar is in plaats van alleen maar bij te dragen aan het "lawaai" van het werk:
Voor wie is het relevant?
Is het tijdgevoelig?
Is er een actie vereist?
Het vastleggen, samenwerken en verbeteren van inhoud
Ons Interne Communicatieteam stuurt werknemers via de Guru-aankondigingsfunctie tweewekelijks een nieuwsbrief op bedrijfsniveau. Door samen met behulp van Guru's AI-tools zoals Assist en Answers deze nieuwsbrief te maken, is het ontwerpingsproces versneld en is het voor teams in verschillende tijdzones eenvoudiger geworden om inhoud bij te dragen. In de afgelopen maanden verbeterde de AI consequent de aankondigingen door de taal te vereenvoudigen, de inhoud samen te vatten en de toon aan te passen. Als gevolg hiervan is ons bedrijfsbrede aankondigingsleestarief gestegen van 68% tot een gemiddelde van 89% over een periode van vier maanden.
Ons interne communicatieteam kan de kennis die we delen verder verbeteren door actie te ondernemen op de aankondigings- en betrokkenheidsgegevens. Bijvoorbeeld bekijken we de gegevens over betrokkenheid bij het product van werknemers die niet hebben bevestigd dat ze de nieuwsbrief hebben gelezen, en voeren kwalitatief onderzoek uit om te begrijpen waarom ze niet bezig zijn met de updates. Met de ondersteuning van generatieve AI en onze gezamenlijke inhoudseditor kan het team meer geïnformeerde beslissingen nemen over wat, wanneer en met wie informatie wordt gedeeld.
Team-specifieke communicatie
Zodra teamleiders zijn geïnformeerd over de logica en het proces van interne communicatie, waarbij ervoor wordt gezorgd dat communicatie wordt beoordeeld en goedgekeurd via interne kanalen, worden ze aangespoord om relevante en bruikbare aankondigingen door te geven aan hun respectievelijke teams. Een uitstekend voorbeeld van deze situatie is wanneer leiders een 'voorlees' document verspreiden vóór een productactivatiesessie bij Guru. Deze praktijk verbetert de kwaliteit van synchrone gesprekken.
Een van de teamleden van het revenueteam van Guru zei dat het ontvangen van een aankondiging met voorleesmateriaal hen heeft geholpen bij het prioriteren van het consumeren van alle informatie die ze nodig hadden om het ware doel van een komende vergadering te begrijpen. In dit geval hielp een manager zijn team met volumecontrole en gaf hen materiaal waar ze naar konden teruggrijpen wanneer ze deelnamen aan een vergadering in plaats van alleen in realtime mee te doen. Deze laag van manager-geleide prioritering helpt bij het creëren van team-specifieke verantwoordelijkheid, rituelen en informatieherinnering.
Begrip en afstemming
Aankondigingen van tevoren plannen is ook een game changer geweest. Het vermogen om communicatie in te plannen is cognitief voordelig voor de ontvangers omdat rituelen en cadansen vertrouwen opbouwen en het gevoel van overweldigdheid door onverwachte communicatie verminderen. Medewerkers weten dat ze consequent materialen en updates zullen ontvangen 24 uur voor een inzettingsessie of een bedrijfsvergadering. Aan de andere kant kunnen drukke teamleiders profiteren van de voordelen van asynchrone communicatie door hun aankondigingen in te plannen.
Communicatie zonder begrip is slechts ruis. En ruis en digitale rommel leiden tot overweldiging en last. En last leidt tot burn-out.
Volgens een rapport van Harvard Business Review uit 2021, had 25% van de mensen die een sterk gevoel van doel in hun werk hadden geen enkele burn-out ervaren. Als we in staat zijn om de prioritering van communicatie te begrijpen, actie te ondernemen en terug te keren naar focustijd, verbinden we ons met de betekenisvolle delen van het werk. In plaats van meteen op 'Ik heb het gelezen' te klikken om meldingen te dempen en van dat gevreesde rode stipje af te komen, consumeren medewerkers nu team- en bedrijfskennis asynchroon. Deze rituelen zorgen voor duidelijkheid over wat medewerkers moeten weten, wat ze moeten doen, en wanneer.
Ervaar de kracht van het Guru-platform uit de eerste hand - maak onze interactieve producttour
