We weten allemaal dat onboarding belangrijk is. Het bepaalt de toon voor nieuwe medewerkers en kan hun ervaring bij een bedrijf maken of breken. Het is dan ook niet verwonderlijk dat werknemers tijdens deze opstartperiode het grootste risico lopen op verloop. Volgens Glassdoor, verbeteren organisaties met een sterk onboardingproces de retentie van nieuwe medewerkers met 82% en de algehele productiviteit met meer dan 70%.

Dit is wat je niet wilt: een traditionele, verouderde onboardingmethodologie die medewerkers overweldigend veel informatie biedt. Nog erger is het dat de informatie-overload die ze tijdens het onboardingproces hebben ervaren, niet gemakkelijk beschikbaar is om later op terug te vallen. Vaak kan dit proces nieuwe medewerkers gefrustreerd achterlaten met meer vragen dan antwoorden.

Probeer Guru.

Begin gratis

Natuurlijk ziet onboarding er niet hetzelfde uit bij twee verschillende bedrijven, maar deze sjablonen zouden een beginpunt moeten geven. Ga je gang en personaliseer deze kaarten door een GRATIS starterspakket met Guru today.

Hier zijn enkele snelle statistieken die de feiten ondersteunen dat traditionele onboarding niet werkt:

• Slechts 37% van de bedrijven verlengt hun onboardingprogramma's voorbij de eerste maand. (Clickboarding)
• 40% van nieuwe medewerkers zegt dat het te lang duurt om een reactie van HR te krijgen op hun vraag. (Digitate)
• Mensen die een negatieve onboardingervaring hebben gehad, zijn tweemaal zo waarschijnlijk om in de nabije toekomst naar een andere kans te zoeken. (Digitate)

“Het traditionele corporate leerportaal (de leerbeheersoftware) wordt zelden gebruikt (behalve voor verplichte compliance-training) en het kost vaak veel klikken om te vinden wat je nodig hebt.” - Harvard Business Review

De vraag wordt dan; hoe kunnen we het onboardingproces verbeteren door bedrijfskennis vrij te geven en deze in de workflow van medewerkers op te nemen? Het implementeren van een kennismanagementoplossing zou wel eens je sleutel kunnen zijn voor een geweldige onboardingproces dat je medewerkers een sterke start geeft en ervoor zorgt dat informatie beschikbaar is wanneer ze onvermijdelijk vergeten hoe ze een vergaderzaal moeten reserveren.

Hoe maak ik een onboardingplan voor medewerkers?

Aan de hand van onze eigen tool als voorbeeld, laten we je zien hoe je een kennismanagementoplossing in je onboardingproces kunt integreren. Gebruik deze sjablonen voor Guru-kaarten om je procesflow voor nieuwe medewerkers te informeren en onboardingschecklists.

De belangrijkste is om het leuk te maken! Juridische documenten en systeemchecklists zijn inherent saai. Waar je kunt, probeer dan een luchtige toon in je documenten te voegen om nieuwe medewerkers eraan te herinneren waarom ze bij je bedrijf zijn gekomen en het proces voor iedereen pijnloos te maken. Dit helpt om de eerste paar weken van uitputting te voorkomen...

Template voor het onboardinginformatie-hub:

Dit zou als een thuisbasis voor je nieuwe medewerkers moeten dienen en zij moeten er altijd op terug kunnen komen wanneer ze duidelijkheid nodig hebben over wat ze precies moeten doen om hun training succesvol af te ronden, en het zou hen moeten toestaan om te krijgen wat ze nodig hebben in de volgorde die zij het nuttigst vinden. Hier is een voorbeeld van hoe we onze onboardingmaterialen in Guru structureren:

Voeg een template voor onboardingdocumenten, apparatuur en systeemchecklists toe.

Vereenvoudig het (vaak saaie) gedeelte van het invullen van documenten van onboarding voor je nieuwe medewerkers. Het creëren van een organisatie-brede checklist voor verplichte items zal het proces stroomlijnen en herhaalbaar maken voor de toekomst. Dit kan ook een geweldige plek zijn om de systemen en technologieën te benadrukken die elk team intern gebruikt. Een contactpersoon voor elke applicatie bieden, zal herhaalde vragen verminderen en de productiviteit verhogen.

Je nieuwe medewerkers leren kennen tijdens hun onboarding.

Zorg ervoor dat een deel van je onboardingproces een stap bevat voor nieuwe medewerkers om een beetje over zichzelf te delen, waar ze vandaan komen, en de beste manieren om met hen samen te werken. Hier bij Guru doen we dit in de vorm van een “Levensverhaalkaart” die beschikbaar is voor alle medewerkers om op terug te komen en hun collega's beter te leren kennen op een meer menselijk niveau. Zo ziet het eruit: