Best Practices for Sourcing and Creating Company Wide Information
Optymalizuj komunikację wewnętrzną najlepszymi praktykami dotyczącymi udostępniania informacji na szeroką skalę w firmie. Zapewnij wartość i możliwość działania dzięki istotnym pytaniom Guru.
Każdy uważa, że ich ogłoszenia są kluczowe i stosowne dla każdego. To nie jest zła rzecz; to obowiązek liderów działów — skupić się na celach swojego zespołu, a następnie upewnić się, że te rezultaty i nauki są dzielone.
Pomyśl o ogromnej ilości e-maili, DM-ów i innych komunikatów, które przeciętny pracownik otrzymuje podczas dnia pracy. Pozostanie na bieżąco we wszystkim może być trudne, ale właśnie tutaj sprawdza się właściwa praktyka komunikacji wewnętrznej. To zadanie specjalistów ds. komunikacji wewnętrznej jest syntetyzować i przetłumaczać informacje/wiedzę, którą chcą przekazać, aby wszyscy pracownicy mogli ją zrozumieć.
W Guru używamy trzech istotnych pytań, aby upewnić się, że kiedy wiedza jest komunikowana, jest ona istotna i możliwa do zastosowania, zamiast tylko dodawać do "szumu" pracy:
Dla kogo jest to istotne?
Czy jest to związane z czasem?
Czy wymagane jest działanie?
Zbieranie, współpraca i ulepszanie treści
Nasz zespół ds. Komunikacji wewnętrznej wysyła pracownikom firmową gazetkę za pośrednictwem funkcji ogłoszeń Guru co dwa tygodnie. Wspólnie tworząc tę gazetkę przy użyciu narzędzi AI takich jak Assist i Answers przyspieszył proces redagowania i ułatwił zespołom z różnych stref czasowych wkładanie treści. W ciągu ostatnich miesięcy AI konsekwentnie poprawiała ogłoszenia, upraszczając język, skracając treść i dostosowując ton. W rezultacie nasz odczyt ogłoszeń w całej firmie wzrósł z 68% do średnio 89% w ciągu czterech miesięcy.
Nasz zespół ds. Komunikacji wewnętrznej może dalej ulepszać wiedzę, którą dzielimy, działając na danych dotyczących ogłoszeń i zaangażowania. Na przykład, analizujemy dane zaangażowania w produkt u pracowników, którzy nie potwierdzili, że przeczytali newsletter, i przeprowadzamy badania jakościowe, aby zrozumieć, dlaczego nie angażują się w aktualizacje. Z wsparciem AI generatywnego i naszego wspólnego edytora treści zespół może podejmować bardziej przemyślane decyzje dotyczące tego, co, kiedy i z kim jest współdzielona.
Komunikacje specyficzne dla zespołu
Kiedy liderzy zespołów zostaną poinformowani o logice i procesie komunikacji wewnętrznej, który obejmuje zapewnienie, że komunikacja jest sprawdzana i zatwierdzana poprzez wewnętrzne kanały, są zachęcani do przekazywania istotnych i działających ogłoszeń swoim odpowiednim zespołom. Doskonałym przykładem tego scenariusza jest, gdy liderzy rozpowszechniają dokument „do wstępnego przeczytania” przed sesją umożliwienia produktu w Guru. Ta praktyka zwiększa jakość rozmów synchronicznych.
Jeden z członków zespołu ds. przychodów Guru powiedział, że otrzymanie ogłoszenia z materiałami do wstępnego przeczytania pomogło mu określić priorytety w przyswajaniu wszystkich informacji, których potrzebował, aby zrozumieć prawdziwy cel nadchodzącego spotkania. W tym przypadku menedżer pomógł swojemu zespołowi w kontrolowaniu ilości i dostarczył im materiał, do którego mogli się odnieść podczas dołączania do spotkania, a nie tylko śledzenia na żywo. Ten poziom priorytetyzacji kierowany przez menedżera pomaga w tworzeniu odpowiedzialności specyficznej dla zespołu, rytuałów i przypomnień o informacjach.
Zrozumienie i wyrównanie
Planowanie ogłoszeń z wyprzedzeniem również okazało się zmieniaczem gry. Możliwość planowania komunikacji jest korzystna poznawczo dla odbiorców, ponieważ rytuały i kadencje budują zaufanie i redukują uczucie przytłoczenia przez nieoczekiwaną komunikację. Pracownicy wiedzą, że będą regularnie otrzymywać materiały i aktualizacje na 24 godziny przed sesją umożliwiającą lub spotkaniem firmowym. Z drugiej strony zabiegani liderzy zespołów mogą korzystać z korzyści komunikacji asynchronicznej, planując swoje ogłoszenia.
Komunikacja bez zrozumienia to tylko hałas. A hałas i zgiełk cyfrowy prowadzą do przytłoczenia i obciążenia. A obciążenie prowadzi do wypalenia.
Według raportu Harvard Business Review z 2021 roku, 25% osób, które odczuwały silne poczucie celu w pracy, nie doświadczyło wypalenia. Gdy jesteśmy w stanie zrozumieć priorytety komunikacji, podejmować działania i wrócić do czasu skupienia, łączymy się z istotnymi częściami pracy. Zamiast natychmiast kliknąć „Przeczytane”, aby uciszyć powiadomienia i pozbyć się tego przenośnego czerwonego punktu, pracownicy teraz konsumują wiedzę zespołów i firm asynchronicznie. Te rytuały zapewniają jasność co do tego, czego pracownicy muszą wiedzieć, co muszą zrobić i do kiedy.
Każdy uważa, że ich ogłoszenia są kluczowe i stosowne dla każdego. To nie jest zła rzecz; to obowiązek liderów działów — skupić się na celach swojego zespołu, a następnie upewnić się, że te rezultaty i nauki są dzielone.
Pomyśl o ogromnej ilości e-maili, DM-ów i innych komunikatów, które przeciętny pracownik otrzymuje podczas dnia pracy. Pozostanie na bieżąco we wszystkim może być trudne, ale właśnie tutaj sprawdza się właściwa praktyka komunikacji wewnętrznej. To zadanie specjalistów ds. komunikacji wewnętrznej jest syntetyzować i przetłumaczać informacje/wiedzę, którą chcą przekazać, aby wszyscy pracownicy mogli ją zrozumieć.
W Guru używamy trzech istotnych pytań, aby upewnić się, że kiedy wiedza jest komunikowana, jest ona istotna i możliwa do zastosowania, zamiast tylko dodawać do "szumu" pracy:
Dla kogo jest to istotne?
Czy jest to związane z czasem?
Czy wymagane jest działanie?
Zbieranie, współpraca i ulepszanie treści
Nasz zespół ds. Komunikacji wewnętrznej wysyła pracownikom firmową gazetkę za pośrednictwem funkcji ogłoszeń Guru co dwa tygodnie. Wspólnie tworząc tę gazetkę przy użyciu narzędzi AI takich jak Assist i Answers przyspieszył proces redagowania i ułatwił zespołom z różnych stref czasowych wkładanie treści. W ciągu ostatnich miesięcy AI konsekwentnie poprawiała ogłoszenia, upraszczając język, skracając treść i dostosowując ton. W rezultacie nasz odczyt ogłoszeń w całej firmie wzrósł z 68% do średnio 89% w ciągu czterech miesięcy.
Nasz zespół ds. Komunikacji wewnętrznej może dalej ulepszać wiedzę, którą dzielimy, działając na danych dotyczących ogłoszeń i zaangażowania. Na przykład, analizujemy dane zaangażowania w produkt u pracowników, którzy nie potwierdzili, że przeczytali newsletter, i przeprowadzamy badania jakościowe, aby zrozumieć, dlaczego nie angażują się w aktualizacje. Z wsparciem AI generatywnego i naszego wspólnego edytora treści zespół może podejmować bardziej przemyślane decyzje dotyczące tego, co, kiedy i z kim jest współdzielona.
Komunikacje specyficzne dla zespołu
Kiedy liderzy zespołów zostaną poinformowani o logice i procesie komunikacji wewnętrznej, który obejmuje zapewnienie, że komunikacja jest sprawdzana i zatwierdzana poprzez wewnętrzne kanały, są zachęcani do przekazywania istotnych i działających ogłoszeń swoim odpowiednim zespołom. Doskonałym przykładem tego scenariusza jest, gdy liderzy rozpowszechniają dokument „do wstępnego przeczytania” przed sesją umożliwienia produktu w Guru. Ta praktyka zwiększa jakość rozmów synchronicznych.
Jeden z członków zespołu ds. przychodów Guru powiedział, że otrzymanie ogłoszenia z materiałami do wstępnego przeczytania pomogło mu określić priorytety w przyswajaniu wszystkich informacji, których potrzebował, aby zrozumieć prawdziwy cel nadchodzącego spotkania. W tym przypadku menedżer pomógł swojemu zespołowi w kontrolowaniu ilości i dostarczył im materiał, do którego mogli się odnieść podczas dołączania do spotkania, a nie tylko śledzenia na żywo. Ten poziom priorytetyzacji kierowany przez menedżera pomaga w tworzeniu odpowiedzialności specyficznej dla zespołu, rytuałów i przypomnień o informacjach.
Zrozumienie i wyrównanie
Planowanie ogłoszeń z wyprzedzeniem również okazało się zmieniaczem gry. Możliwość planowania komunikacji jest korzystna poznawczo dla odbiorców, ponieważ rytuały i kadencje budują zaufanie i redukują uczucie przytłoczenia przez nieoczekiwaną komunikację. Pracownicy wiedzą, że będą regularnie otrzymywać materiały i aktualizacje na 24 godziny przed sesją umożliwiającą lub spotkaniem firmowym. Z drugiej strony zabiegani liderzy zespołów mogą korzystać z korzyści komunikacji asynchronicznej, planując swoje ogłoszenia.
Komunikacja bez zrozumienia to tylko hałas. A hałas i zgiełk cyfrowy prowadzą do przytłoczenia i obciążenia. A obciążenie prowadzi do wypalenia.
Według raportu Harvard Business Review z 2021 roku, 25% osób, które odczuwały silne poczucie celu w pracy, nie doświadczyło wypalenia. Gdy jesteśmy w stanie zrozumieć priorytety komunikacji, podejmować działania i wrócić do czasu skupienia, łączymy się z istotnymi częściami pracy. Zamiast natychmiast kliknąć „Przeczytane”, aby uciszyć powiadomienia i pozbyć się tego przenośnego czerwonego punktu, pracownicy teraz konsumują wiedzę zespołów i firm asynchronicznie. Te rytuały zapewniają jasność co do tego, czego pracownicy muszą wiedzieć, co muszą zrobić i do kiedy.
