В мире бизнеса единственное постоянное — это изменение. Будь то принятие новых технологий, изменение руководства или глобальный кризис, требующий быстрой адаптации, управление изменениями и кризисные коммуникации играют решающую роль в успехе организации.

Компаниям необходимо иметь кристально ясную коммуникацию с сотрудниками в период изменений, чтобы обеспечить успех. Неважно, нужно ли вам собрать план управления изменениями или книгу по кризисным коммуникациям, Guru — это инструмент, который вам нужен.

Не недооцените преимущества внутренней коммуникации, которые хорошо управляемая вики или интранет могут принести организации. Guru разработан для того, чтобы помочь каждому выполнять свою работу наилучшим образом, и это включает время изменений. В следующий раз, когда произойдет большое изменение на работе, вот несколько способов, как уникальные функции Guru могут помочь.

Сделайте краткий обзор ключевых документов

Каждому необходимо иметь доступ к этому 18-страничному документу, в котором изложены все изменения, которые компания собирается внедрить. Это может быть наиболее полным источником информации, доступным, но ожидать, что люди прочитают длинный документ и запомнят информацию, может показаться немного нереалистичным.

Перегрузка информации может быть серьезной проблемой в критические моменты изменений. Assist облегчает предоставление четких указаний в период изменений, снижает стресс и позволяет всем немного больше времени посвятить своему дню.

Убедитесь, что люди понимают наиболее важную информацию заранее, используя Assist, чтобы подвести итог самым важным пунктам любых необходимых документов. Вы можете предоставить всем резюме параграфа, короткий список ключевых моментов, простой список ожидаемых вопросов или список действий для выполнения.

Отправляйте важную информацию и сообщайте о срочности

Мы немного поговорили о том, как время изменений может стать идеальным катализатором для перегрузки информации. Каждый завален электронными письмами, сообщениями в Slack, личными сообщениями и настойчивыми просьбами о более подробной информации. Через некоторое время становится понятным, что некоторые люди могут игнорировать постоянный поток коммуникации, чтобы сохранить свое психическое здоровье. Функция объявления от Guru упрощает отправку важных коммуникаций для всей компании и команды. Объявления также могут быть эффективным способом оценить, как сотрудники воспринимают информацию, которую вы отправляете. Используйте аналитику карточек, чтобы увидеть, кто именно открыл карточки и коммуникации, которые вы отправляете. Вы также можете использовать напоминания, чтобы отправить деликатные push-уведомления, чтобы напомнить людям, что у них все еще есть важные сообщения для прочтения.

Быстро находите информацию

С учетом изменений, происходящих с молниеносной скоростью, всем будет важно получить доступ к вашей последней информации как можно скорее. К счастью, все могут легко и быстро получить доступ к информации, когда у вас есть решение для управления знаниями 3-в-1, в которое входит корпоративный поиск.

Когда у вас есть Guru на вашей стороне, поиск ответов становится простым и эффективным. Это избавляет от долгих раздумий о поиске и гарантирует, что вы сможете найти нужную информацию в тот момент, когда она вам понадобится. Вы даже можете улучшить свою работу с информацией, используя Знания триггеры, чтобы предоставлять людям автоматическое знание в контексте, когда они используют определенные веб-страницы.

Настройте свой голос и тон  

Мы все слышали пословицу: "Важно не то, что вы сказали, а как вы это сказали". Ударить в правильный тон в трудные времена может быть сложно. Люди утомлены, они могут чувствовать, что их тянут в разные стороны, и они изо всех сил пытаются справиться с предстоящими изменениями. Обычная эмпатия и уважение, которых обычно ожидают от коммуникации, может не хватать, но вы можете вернуть это с помощью Assist и его простых редакторских инструментов.

Пусть Assist проверит последнюю карточку, чтобы убедиться, что ваш тон достаточно прямолинеен. Рекомендуем быстро сделать копию/вставку того корпоративного письма, которое вы собираетесь отправить, чтобы убедиться, что оно звучит достаточно профессионально. Assist использует генеративный ИИ для создания именно тех ответов, которые подходят вашему выбранному голосу или тону, чтобы вы могли устранить догадки в своем написании и сосредоточиться на фактах.

Преодолейте языковые барьеры

Управление языковыми различиями на работе может быть непростой задачей. Это само по себе создает достаточно проблем в течение обычного рабочего дня, но наличие разных языков может стать очень сложной задачей в период изменений.

Иногда у вас может не быть времени (или денег), чтобы отправить документы вашей команде переводчиков. К счастью, Assist делает преодоление языковых барьеров гораздо проще. Когда у вас есть Assist, вы можете переводить целые документы и офисные коммуникации одним щелчком. Не ждите, не делайте дополнительных шагов, чтобы помочь людям освоиться с новыми изменениями. Используйте Assist, чтобы общаться с молниеносной скоростью независимо от языка.

Рассмотрите возможность создания регулярных коммуникаций через информационный бюллетень

Времена изменений требуют обширной коммуникации между руководством и сотрудниками. Если у вас нет регулярного способа информировать людей на работе, сейчас самое время его установить.

Мы уже говорили о нашей любви к корпоративным информационным бюллетеням в прошлом, и управление изменениями и кризисные коммуникации являются яркими примерами того, почему они все еще полезны. Установление регулярной коммуникации может помочь снизить тревогу сотрудников и дать им знать, чего ожидать по поводу обновлений. Запуск информационного бюллетеня не должен быть сложным. Посмотрите наш блог, чтобы узнать как.

Выявляйте незадаваемые вопросы

Вы обсудили планы с руководителями, знаете, что они их обсудили со своими сотрудниками, и сотрудники знают, что могут обратиться к своим руководителям с любыми дополнительными вопросами. Кажется, что вы все учли, но всё равно беспокоитесь о том, что не ответили на вопросы всех. Если вы хотите узнать больше о том, что действительно думают ваши сотрудники, рассмотрите возможность использования Актуальные темы в ваших каналах Slack, чтобы выявить вопросы, о которых сотрудники могут думать, но не имели времени задать. Добавьте его в конкретный канал, и тогда вы сможете начать заполнять знания, которые вы обнаружили.

Создайте свои собственные планы по управлению изменениями с помощью бесплатных шаблонов от Guru

Нужны дополнительные указания о том, как разработать некоторые планы для своей команды? Нет проблем. Мы вас поддержим! Скачайте наши бесплатные шаблоны для управления изменениями, чтобы начать создавать планы сегодня. Они отлично подходят для пользователей Guru и могут помочь новым пользователям начать создавать свою базу знаний с комфортом.