Best Practices for Sourcing and Creating Company Wide Information
Optimera intern kommunikation med bästa praxis för att dela företagsinformation på bred front. Säkerställ relevans och handlingsbarhet med Gurus väsentliga frågor.
Alla tror att deras annonser är avgörande och tillämpliga för alla. Det är inte dåligt; det är avdelningsledarnas uppgift att vara fokuserade på sina lags mål och sedan se till att dessa resultat och insikter delas.
Tänk på den enorma mängden e-postmeddelanden, DMs och annan kommunikation som den genomsnittliga anställda får under en arbetsdag. Att hålla koll på allt kan vara svårt, men det är precis här rätt interna kommunikationspraxis kan vara till hjälp. Det är internkommunikationsprofessionellas uppgift att sammanställa och översätta den information/kunskap de vill kommunicera så att alla anställda kan förstå den.
På Guru använder vi tre essentiella frågor för att säkerställa att när kunskap kommuniceras, är den relevant och handling kan vidtas istället för att bara lägga till i "bruset" på jobbet:
Vem är det relevant för?
Är det tidskänsligt?
Finns det en åtgärd som krävs?
Fånga, samarbeta och förbättra innehåll
Vårt interna kommunikationsteam skickar anställda ett företagsomfattande nyhetsbrev via Gurus annonseringsfunktion varannan vecka. Samarbetet med att utforma detta nyhetsbrev med hjälp av Gurus AI-verktyg som Assist och Answers har accelererat utkastningsprocessen och gjort det enklare för team i olika tidszoner att bidra med innehåll. Under de senaste månaderna har AI konsistent förbättrat annonserna genom att förenkla språket, kondensera innehållet och justera tonen. Som ett resultat har vår företagsomfattande läsandel av annonser ökat från 68% till ett genomsnitt på 89% under en fyrasperiod.
Vårt interna kommunikationsteam kan ytterligare förbättra den kunskap vi delar genom att agera på annonser och engagemangsdata. Till exempel granskar vi engagemangsdata i produkten på anställda som inte har bekräftat att de läst nyhetsbrevet och genomför kvalitativ forskning för att förstå varför de inte engagerar sig i uppdateringarna. Med stöd av generativ AI och vår gemensamma innehållsredigerare kan teamet fatta mer informerade beslut om vad, när och med vem information delas.
Team-specifik kommunikation
När teamledare har fått utbildning om logiken och processen för intern kommunikation, vilket innebär att säkerställa att kommunikation granskas och godkänns genom interna kanaler, uppmanas de att sända relevanta och handlingsbara uppdateringar till sina respektive team. En utmärkt illustration av detta scenario är när ledare distribuerar ett "förläsnings"-dokument inför en produktaktiveringssession på Guru. Denna praxis förbättrar kvaliteten på synkrona samtal.
En av Gurus intäktsteammedlemmar sa att mottagandet av en uppdatering med förläsningsmaterial hjälpte dem att prioritera att konsumera all nödvändig information för att förstå det verkliga syftet med ett kommande möte. I detta fall hjälpte en chef sitt team med volymkontroll och gav dem material de kunde återkomma till när de deltog i ett möte i stället för att bara följa med i realtid. Detta lager av chefsskapad prioritering bidrar till att skapa team-specifikt ansvar, ritualer och informationsåterkallelse.
Förståelse och anpassning
Att schemalägga uppdateringar i förväg har också varit en spelväxlare. Förmågan att schemalägga kommunikation är kognitivt fördelaktig för mottagarna eftersom ritualer och rytm etablerar förtroende och minskar känslan av överväldigande av oväntad kommunikation. Anställda vet att de konsekvent kommer att få material och uppdateringar 24 timmar innan en möjliggörandesession eller ett företagsmöte. Å andra sidan kan upptagna teamledare omfamna fördelarna med asynkron kommunikation genom att schemalägga sina meddelanden.
Kommunikation utan förståelse är bara brus. Och brus och digitalt kaos leder till överväldigande och börda. Och börda leder till utbrändhet.
Enligt en 2021 Harvard Business Review-rapport, hade 25% av de som kände en stark känsla av syfte i sitt arbete inte upplevt någon utbrändhet. När vi kan förstå prioriteringen av kommunikation, vidta åtgärder och återgå till fokustid, ansluter vi till de meningsfulla delarna av arbetet. Istället för att omedelbart klicka på "Jag har läst" för att tysta aviseringar och bli av med den fruktade röda punkten konsumerar anställda nu team- och företagskunskap asynkront. Dessa ritualer säkerställer tydlighet kring vad anställda behöver veta, vad de behöver göra och när.
Alla tror att deras annonser är avgörande och tillämpliga för alla. Det är inte dåligt; det är avdelningsledarnas uppgift att vara fokuserade på sina lags mål och sedan se till att dessa resultat och insikter delas.
Tänk på den enorma mängden e-postmeddelanden, DMs och annan kommunikation som den genomsnittliga anställda får under en arbetsdag. Att hålla koll på allt kan vara svårt, men det är precis här rätt interna kommunikationspraxis kan vara till hjälp. Det är internkommunikationsprofessionellas uppgift att sammanställa och översätta den information/kunskap de vill kommunicera så att alla anställda kan förstå den.
På Guru använder vi tre essentiella frågor för att säkerställa att när kunskap kommuniceras, är den relevant och handling kan vidtas istället för att bara lägga till i "bruset" på jobbet:
Vem är det relevant för?
Är det tidskänsligt?
Finns det en åtgärd som krävs?
Fånga, samarbeta och förbättra innehåll
Vårt interna kommunikationsteam skickar anställda ett företagsomfattande nyhetsbrev via Gurus annonseringsfunktion varannan vecka. Samarbetet med att utforma detta nyhetsbrev med hjälp av Gurus AI-verktyg som Assist och Answers har accelererat utkastningsprocessen och gjort det enklare för team i olika tidszoner att bidra med innehåll. Under de senaste månaderna har AI konsistent förbättrat annonserna genom att förenkla språket, kondensera innehållet och justera tonen. Som ett resultat har vår företagsomfattande läsandel av annonser ökat från 68% till ett genomsnitt på 89% under en fyrasperiod.
Vårt interna kommunikationsteam kan ytterligare förbättra den kunskap vi delar genom att agera på annonser och engagemangsdata. Till exempel granskar vi engagemangsdata i produkten på anställda som inte har bekräftat att de läst nyhetsbrevet och genomför kvalitativ forskning för att förstå varför de inte engagerar sig i uppdateringarna. Med stöd av generativ AI och vår gemensamma innehållsredigerare kan teamet fatta mer informerade beslut om vad, när och med vem information delas.
Team-specifik kommunikation
När teamledare har fått utbildning om logiken och processen för intern kommunikation, vilket innebär att säkerställa att kommunikation granskas och godkänns genom interna kanaler, uppmanas de att sända relevanta och handlingsbara uppdateringar till sina respektive team. En utmärkt illustration av detta scenario är när ledare distribuerar ett "förläsnings"-dokument inför en produktaktiveringssession på Guru. Denna praxis förbättrar kvaliteten på synkrona samtal.
En av Gurus intäktsteammedlemmar sa att mottagandet av en uppdatering med förläsningsmaterial hjälpte dem att prioritera att konsumera all nödvändig information för att förstå det verkliga syftet med ett kommande möte. I detta fall hjälpte en chef sitt team med volymkontroll och gav dem material de kunde återkomma till när de deltog i ett möte i stället för att bara följa med i realtid. Detta lager av chefsskapad prioritering bidrar till att skapa team-specifikt ansvar, ritualer och informationsåterkallelse.
Förståelse och anpassning
Att schemalägga uppdateringar i förväg har också varit en spelväxlare. Förmågan att schemalägga kommunikation är kognitivt fördelaktig för mottagarna eftersom ritualer och rytm etablerar förtroende och minskar känslan av överväldigande av oväntad kommunikation. Anställda vet att de konsekvent kommer att få material och uppdateringar 24 timmar innan en möjliggörandesession eller ett företagsmöte. Å andra sidan kan upptagna teamledare omfamna fördelarna med asynkron kommunikation genom att schemalägga sina meddelanden.
Kommunikation utan förståelse är bara brus. Och brus och digitalt kaos leder till överväldigande och börda. Och börda leder till utbrändhet.
Enligt en 2021 Harvard Business Review-rapport, hade 25% av de som kände en stark känsla av syfte i sitt arbete inte upplevt någon utbrändhet. När vi kan förstå prioriteringen av kommunikation, vidta åtgärder och återgå till fokustid, ansluter vi till de meningsfulla delarna av arbetet. Istället för att omedelbart klicka på "Jag har läst" för att tysta aviseringar och bli av med den fruktade röda punkten konsumerar anställda nu team- och företagskunskap asynkront. Dessa ritualer säkerställer tydlighet kring vad anställda behöver veta, vad de behöver göra och när.
Upplev kraften i Guru-plattformen förstahands - ta vår interaktiva produktturné
